Crear y administrar plantillas de Word

Microsoft Word proporciona medios muy eficaces para presentar sus datos de Dynamics 365 Sales en un documento estandarizado y con un formato correcto. Utilice plantillas de Word para garantizar que todos los documentos que salgan a sus clientes tengan un aspecto coherente con la marca de la organización. Puede crear y compartir fácilmente la plantilla con otros usuarios.

Requisitos de licencia y rol

Tipo de requisito	Debe tener
Licencia	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise o Dynamics 365 Sales Professional Más información: Precios de Dynamics 365 Sales
Roles de seguridad	Gerente de ventas, gerente de Sales Professional o vicepresidente de ventas Más información: Roles de seguridad predefinidos para Sales

Crear una plantilla de Word

Las plantillas ayudan a los usuarios a generar documentos estandarizados con datos de Dynamics 365 Sales.

Según la licencia que tenga, seleccione una de las siguientes pestañas para saber cómo crear plantillas de Word para Dynamics 365:

Sales Premium y Sales Enterprise

1. En la aplicación Centro de ventas, seleccione el icono Configuración () y, después Configuración avanzada.

2. Siga las instrucciones de Usar plantillas de Word para crear documentos estandarizados para crear una plantilla de Word.

Sales Professional

Siga los pasos de este artículo para crear correctamente las plantillas de Word en Dynamics 365 Sales Professional.

Paso 1: Crear una plantilla de Word

1. Asegúrese de que tiene el rol Administrador del sistema en Dynamics 365 Sales Professional.

2. En el mapa del sitio, seleccione Configuración de ventas.

3. En Opciones avanzadas, seleccione Plantillas de Excel y Word.

4. Seleccionar Nueva plantilla.

5. En el panel Crear tipo de plantilla, seleccione Plantilla de Word y, a continuación seleccione Siguiente.

   

6. En el panel Seleccionar entidad, seleccione la entidad a la que se aplica la plantilla. La plantilla usará los datos de esta entidad.

   

7. Para agregar los campos que desea incluir en la plantilla de Word, seleccione Elija entidades relacionadas. Se abre el cuadro de texto Resumen de configuración.

   Las relaciones que seleccione en esta pantalla determinan qué entidades y campos estarán disponibles más adelante, cuando defina la plantilla de Word. Seleccione solo las relaciones que necesita para agregar los datos de Dynamics 365 Sales Professional a la plantilla de Word. Cuando acabe, seleccione Listo.

   Aquí se muestran algunas relaciones de ejemplo para la entidad de cuenta:

   • Relación 1:N. Una cuenta puede tener varios contactos.

   • Relación N:1. Un cliente potencial, una cuenta o un contacto puede tener varias cuentas.

   • Relación N:N. Una cuenta puede tener varios listas de marketing. Una lista de marketing puede tener varias cuentas.

   Nota

   Para asegurar que los documentos se descargan en un tiempo razonable, existe un límite máximo de 100 registros relacionados devueltos para cada relación. Por ejemplo, si exporta una plantilla para una cuenta, y desea incluir una lista de los contactos, el documento devolverá a lo sumo 100 de los contactos de la cuenta.

8. En el panel Seleccionar entidad, seleccione Siguiente.

9. En el panel Descargar plantilla, seleccione Descarcar archivo para crear un archivo Word en su equipo local con la entidad exportada incluida como datos XML.

10. Para cargar la plantilla más tarde, active la casilla Cargar la plantilla más adelante y seleccione Listo.

11. Para cargar la plantilla después de personalizar los datos, vaya a la lista de plantillas y seleccione Cargar plantilla. Para obtener más información, consulte el Paso 4: Volver a cargar plantilla de Word a la aplicación Sales.

Paso 2: Habilite la pestaña Desarrollador

Siga las instrucciones en Paso 2: Habilite la pestaña Desarrollador para habilitar la pestaña Desarrollador en Word.

Paso 3: Definir la plantilla de Word

Siga las instrucciones en Paso 3: Definir la plantilla de Word para definir la plantilla de Word.

Paso 4: Cargue la plantilla de Word nuevamente en la aplicación Sales

Cuando haya creado la plantilla de Word según sus preferencias, guárdela para poder cargarla en aplicaciones Dynamics 365 Sales Professional.

Los administradores pueden usar la página Configuración avanzada para cargar la plantilla de Word en Dynamics 365 Sales Professional.

Nota

Los usuarios de la organización pueden ver las plantillas que tienen disponibles si seleccionan el botón Plantillas de Word en la barra de comandos de la lista de registros.

1. En el mapa del sitio, seleccione Configuración de ventas.

2. En Opciones avanzadas, seleccione Plantillas de Excel y Word.

3. Seleccione Cargar plantilla.

4. En el panel Cargar plantilla, seleccione Elegir archivo. Encuentre y seleccione el archivo a cargar.

   

5. Seleccione Cargar.

6. En el panel Resumen, revise el archivo que está cargando y luego seleccione Finalizar.

¿No encuentra las opciones en su aplicación?

Hay tres posibilidades:

• No tienes la licencia o rol necesario. Consulte la sección Requisitos de licencia y rol en la parte superior de esta página.
• Su administrador no ha activado la característica.
• Su organización está usando una aplicación personalizada. Consulte al administrador para conocer los pasos exactos. Los pasos descritos en este artículo son específicos de las aplicaciones Centro de ventas y Sales Professional lista para usar.

Información relacionada

• Exportar registros de ventas a PDF
• Habilitar la generación automática de documentos de ofertas y facturas en Sales Professional