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Introducción a la activación de equipos compartidos para aplicaciones de Microsoft 365

Sugerencia

La información de este artículo está pensada para administradores y profesionales de TI. Para obtener información sobre cómo activar una copia personal de Office, vea Activar Office.

La activación de equipos compartidos le permite instalar Aplicaciones de Microsoft 365 en un equipo de su organización para su uso por parte de varios usuarios. Estos son algunos ejemplos de escenarios admitidos:

  • Tres trabajadores de una fábrica comparten el mismo equipo físico, con cada trabajador que usa Office en ese equipo durante su turno de ocho horas.
  • Quince enfermeras de un hospital usan Office en 10 equipos diferentes a lo largo del día.
  • Cinco empleados se conectan de forma remota al mismo equipo para ejecutar Office.
  • Office es utilizado por varios empleados en un equipo ubicado en una sala de conferencias u otro área común dentro de la empresa.
  • Varios usuarios acceden a una instancia de Office hospedada a través de Servicios de Escritorio remoto (RDS).

La activación de equipos compartidos es necesaria para escenarios en los que varios usuarios comparten el mismo equipo y los usuarios inician sesión con su propia cuenta. Normalmente, los usuarios pueden instalar y activar aplicaciones de Microsoft 365 solo en un número limitado de dispositivos, como 5 equipos. El uso de aplicaciones de Microsoft 365 con la activación del equipo compartido habilitada no cuenta con ese límite. Si los usuarios tienen sus propios equipos y nadie más usa esos equipos, use la activación de clave de producto para aplicaciones de Microsoft 365.

Nota:

Para activar aplicaciones de Microsoft 365, TLS 1.2 debe estar habilitado de forma predeterminada en el sistema operativo. Algunos sistemas operativos anteriores, como Windows 7 Service Pack 1 (SP1) y Windows Server 2012, necesitan una actualización aplicada para habilitar TLS 1.2 de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Actualizar para habilitar TLS 1.1 y TLS 1.2 como protocolos seguros predeterminados en WinHTTP en Windows Sin embargo, no se admite la ejecución de aplicaciones de Microsoft 365 en estos sistemas operativos anteriores. Para obtener más información, vea Fin de los recursos de soporte técnico para Office.

Habilitación de la activación de equipos compartidos para aplicaciones de Microsoft 365

Para usar la activación de equipos compartidos, necesita un plan de Office 365 (o Microsoft 365) que incluya aplicaciones de Microsoft 365 y también admita la activación de equipos compartidos. La activación de equipos compartidos está disponible para los siguientes planes:

  • Cualquier plan que incluya Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas. Por ejemplo, Office 365 E3 o Microsoft 365 E5.
  • Cualquier plan que incluya la versión de escritorio de Project o Visio. Por ejemplo, Project Plan 3 o Visio Plan 2.
  • El plan Microsoft 365 Empresa Premium, que incluye Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas.

Nota:

  • El plan Microsoft 365 Business Premium es el único plan de negocio que incluye compatibilidad con la activación de equipos compartidos. Hay otros planes empresariales, como Microsoft 365 Business Standard, que incluyen Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas, pero esos planes empresariales no incluyen compatibilidad con la activación de equipos compartidos.
  • La activación de equipos compartidos está disponible para los planes de Educación que incluyen Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas. Por ejemplo, Office 365 A3 o Microsoft 365 A5.
  • La activación de equipos compartidos no está disponible para Office para Mac.

Asegúrese de asignar a cada usuario una licencia para Aplicaciones de Microsoft 365 y de que los usuarios inicien sesión en el equipo compartido con su propia cuenta de usuario.

Si desea habilitar la activación de equipos compartidos durante la instalación inicial de Aplicaciones de Microsoft 365, puede indicar a la Herramienta de implementación de Office que lo haga durante la instalación.

Si Aplicaciones de Microsoft 365 ya está instalado y desea habilitar la activación de equipos compartidos, hay tres opciones entre las que elegir. No se requiere una reinstalación. El dispositivo debe reiniciarse para aplicar el cambio.

Nota:

Si un usuario ya activó las aplicaciones de Microsoft 365 antes de habilitar la activación del equipo compartido, tiene que restablecer la activación para permitir que funcione la activación del equipo compartido.

Opción 1: Usar la directiva de grupo para habilitar la activación de equipos compartidos

Use la directiva de grupo descargando los archivos de plantilla administrativa más actuales (ADMX/ADML) para Office y habilitando la directiva "Usar activación de equipo compartido". Esta directiva se encuentra en Configuración del equipo\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016 (máquina)\Configuración de licencias.

Nota:

Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas no admite el uso de la directiva de grupo para habilitar la activación de equipos compartidos, por lo que deberá usar otro método para habilitar la activación de equipos compartidos.

Opción 2: Usar el Editor del Registro para habilitar la activación de equipos compartidos

Use el Editor del Registro para agregar un valor string (Reg_SZ) de SharedComputerLicensing con una configuración de 1 en HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration.

Opción 3: Usar el Asistente de soporte técnico y recuperación de Microsoft para habilitar la activación de equipos compartidos

Support and Recovery Assistant automatiza completamente todos los pasos para comprobar los requisitos de activación de equipos compartidos y habilitar la activación de equipos compartidos. Está disponible en dos versiones: enterprise e UI. Use la versión más adecuada para su situación.

Versión enterprise (línea de comandos) del Asistente para soporte técnico y recuperación de Microsoft

La versión Enterprise del Asistente para soporte técnico y recuperación de Microsoft es una versión de línea de comandos. Esta versión admite scripting para administrar varios dispositivos, incluidos los dispositivos a los que no se puede acceder inmediatamente. Descargue la versión enterprise.

Versión de la interfaz de usuario del Asistente para soporte técnico y recuperación de Microsoft

Se recomienda la versión de la interfaz de usuario del Asistente para soporte técnico y recuperación de Microsoft si necesita restablecer la activación de Office en un solo dispositivo o en algunos dispositivos individuales. Descargue la versión de la interfaz de usuario.

Comprobación de que la activación del equipo compartido está habilitada

Una vez instaladas las aplicaciones de Microsoft 365, puede comprobar que la activación del equipo compartido está habilitada en ese equipo.

Funcionamiento de la activación de equipos compartidos para aplicaciones de Microsoft 365

Esto es lo que ocurre después de instalar Aplicaciones de Microsoft 365 en un equipo con la activación del equipo compartido habilitada.

  1. Un usuario inicia sesión en el equipo con su cuenta.

  2. El usuario inicia un programa de Office, como Word.

  3. Aplicaciones de Microsoft 365 se pone en contacto con el servicio de licencias de Office en Internet para obtener un token de licencia para el usuario.

    Para determinar si el usuario tiene licencia para usar aplicaciones de Microsoft 365, el servicio de licencias de Office debe conocer la cuenta del usuario para Office 365. En algunos casos, Aplicaciones de Microsoft 365 solicita al usuario que proporcione la información. Por ejemplo, el usuario podría ver el cuadro de diálogo Activar Office .

    Pantalla de activación de Office que pide al usuario que escriba su dirección de correo electrónico asociada a la suscripción de Office.

    Si el entorno sincroniza office 365 (Identificador de Microsoft Entra) y cuentas locales de Active Directory (AD), es poco probable que los usuarios encuentren mensajes. Las aplicaciones de Microsoft 365 pueden recuperar automáticamente la información necesaria sobre la cuenta del usuario en Office 365.

  4. Si el usuario tiene licencia para aplicaciones de Microsoft 365, se almacena un token de licencia en el equipo en la carpeta de perfil del usuario y se activa Aplicaciones de Microsoft 365. El usuario ahora puede usar aplicaciones de Microsoft 365.

Estos pasos se repiten para cada usuario que inicia sesión en el equipo compartido. Cada usuario obtiene un token de licencia único. El hecho de que un usuario active Aplicaciones de Microsoft 365 en el equipo no significa que aplicaciones de Microsoft 365 esté activado para todos los demás usuarios que inicien sesión en el equipo.

Si un usuario va a otro equipo que también está habilitado para la activación del equipo compartido, se producen los mismos pasos. Hay un token de licencia diferente para cada equipo en el que el usuario inicia sesión.

Si un usuario vuelve a iniciar sesión en un equipo compartido, Aplicaciones de Microsoft 365 usa el mismo token de licencia, si sigue siendo válido.

Más detalles sobre la activación de equipos compartidos para aplicaciones de Microsoft 365

Renovación de tokens de licencia El token de licencia almacenado en el equipo compartido solo es válido durante 30 días. A medida que se acerca la fecha de expiración del token de licencia, Aplicaciones de Microsoft 365 intenta renovar automáticamente el token de licencia cuando el usuario inicia sesión en el equipo y usa Aplicaciones de Microsoft 365.

Si el usuario no inicia sesión en el equipo compartido durante 30 días, el token de licencia puede expirar. La próxima vez que el usuario intente usar Aplicaciones de Microsoft 365, Aplicaciones de Microsoft 365 se pone en contacto con el Servicio de licencias de Office en Internet para obtener un nuevo token de licencia.

Conectividad a Internet Dado que el equipo compartido tiene que ponerse en contacto con el servicio de licencias de Office en Internet para obtener o renovar un token de licencia, es necesaria una conectividad confiable entre el equipo compartido e Internet.

Modo de funcionalidad reducida Si el usuario no tiene licencia para Aplicaciones de Microsoft 365 o si el usuario cerró el cuadro de diálogo Activar Office , no se obtiene ningún token de licencia y no se activa Aplicaciones de Microsoft 365. Aplicaciones de Microsoft 365 ahora está en modo de funcionalidad reducida. En este modo, el usuario puede ver e imprimir documentos de Office, pero no puede crear ni editar documentos. El usuario también ve un mensaje en el programa de Office que indica que la mayoría de las características están desactivadas.

Pantalla de documento de Word con una barra roja que indica que el producto no tiene licencia y que la mayoría de las características están desactivadas.

(Para la versión 2205 y versiones posteriores) Si el modo de visor está habilitado en el dispositivo, el usuario se coloca en modo de visor en lugar del modo de funcionalidad reducida.

Límites de activación Normalmente, los usuarios pueden instalar y activar aplicaciones de Microsoft 365 solo en un número limitado de dispositivos, como 5 equipos. El uso de aplicaciones de Microsoft 365 con la activación del equipo compartido habilitada no cuenta con ese límite.

Microsoft permite a un solo usuario activar aplicaciones de Microsoft 365 en un número razonable de equipos compartidos en un período de tiempo determinado. El usuario recibe un mensaje de error en el improbable caso de que se supere el límite.

Mensaje de error de Microsoft Excel que indica que la cuenta de Office 365 se ha usado para activar demasiados equipos.

Se recomienda el inicio de sesión único Se recomienda usar el inicio de sesión único (SSO) para reducir la frecuencia con la que se solicita a los usuarios que inicien sesión para la activación. Con el inicio de sesión único configurado, Aplicaciones de Microsoft 365 se activa con las credenciales de usuario que el usuario proporciona para iniciar sesión en Windows, siempre y cuando se le asigne una licencia para Aplicaciones de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Modelos de identidad de Microsoft 365 y Microsoft Entra ID.

Si no usa el inicio de sesión único, debe considerar la posibilidad de usar perfiles móviles e incluir la carpeta %localappdata%\Microsoft\Office\16.0\Licensing como parte del perfil móvil.

Itinerancia de tokens de licencia A partir de la versión 1704 de Aplicaciones de Microsoft 365, puede configurar el token de licencia para que se mueva con el perfil del usuario o se encuentre en una carpeta compartida de la red. Anteriormente, el token de licencia siempre se guardaba en una carpeta específica del equipo local y se asociaba a ese equipo específico. En esos casos, si el usuario inició sesión en otro equipo, se le pedirá que active Aplicaciones de Microsoft 365 en ese equipo para obtener un nuevo token de licencia. La capacidad de recorrer el token de licencia es especialmente útil para escenarios de infraestructura de escritorio virtual (VDI) no persistente.

Para configurar la itinerancia de tokens de licencia, puede usar la herramienta de implementación de Office o la directiva de grupo, o bien puede usar el Editor del Registro para editar el Registro. Independientemente del método que elija, debe proporcionar una ubicación de carpeta única para el usuario. La ubicación de la carpeta puede formar parte del perfil móvil del usuario o una carpeta compartida en la red. Las aplicaciones de Microsoft 365 deben poder escribir en esa ubicación de carpeta. El uso de una carpeta compartida en la red puede provocar problemas de latencia de red, lo que afecta negativamente al tiempo que se tarda en abrir programas de Office. La ubicación solo es necesaria si prefiere no usar la ubicación predeterminada, que es %localappdata%\Microsoft\Office\16.0\Licensing.

  • Si usa la directiva de grupo, descargue los archivos de plantilla administrativa más actuales (ADMX/ADML) para Office y habilite la configuración de directiva "Especificar la ubicación para guardar el token de licencia usado por la activación de equipos compartidos". Esta configuración de directiva se encuentra en Configuración del equipo\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016 (máquina)\Configuración de licencias.

  • Si usa la herramienta de implementación de Office, incluya SCLCacheOverride y SCLCacheOverrideDirectory en el elemento Property del archivo configuration.xml. Para obtener más información, consulte Opciones de configuración para la Herramienta de implementación de Office.

  • Para editar el registro, vaya a HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration, agregue un valor de cadena de SCLCacheOverride y establezca el valor en 1. Además, agregue un valor de cadena de SCLCacheOverrideDirectory y establezca el valor en la ruta de acceso de la carpeta para guardar el token de licencia.

    Nota:

    Si usa Microsoft Application Virtualization (App-V) para implementar aplicaciones de Microsoft 365, la ubicación del Registro se HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Common\Licensing.