Comience con una implementación piloto de Microsoft 365 para los trabajadores de primera línea

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  • Se aplica a:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Antes de comprometerse a una implementación completa de Microsoft 365 for frontline workers en toda la organización, es una buena idea probarlo primero con un pequeño conjunto de personas de la organización. Comenzar primero con un programa piloto puede ayudar a:

  • Validar la preparación del usuario.
  • Identificar y mitigar problemas.
  • Garantizar una implementación correcta en toda la organización.

Por ejemplo, un piloto puede ayudarle a determinar:

  • Si los escenarios identificados coinciden con las necesidades empresariales de su organización.
  • Qué elementos deben modificarse o personalizarse aún más para su organización.
  • Qué información de entrenamiento y orientación debe proporcionar a los usuarios antes, durante y después de empezar a trabajar con estas nuevas herramientas.

La ejecución de un programa piloto forma parte del proceso de adopción general. Para obtener más información sobre la adopción de Microsoft 365 en su organización, consulte:

Pasos para ejecutar un programa piloto

Reunir a su gente

Reúna a un grupo de personas de su empresa, TI y comunidades de primera línea para actuar como las partes interesadas y el grupo de toma de decisiones del piloto de Microsoft 365 para trabajadores de primera línea. Asegúrese de incluir a individuos de las tres comunidades para darse la mejor oportunidad de éxito.

A continuación, identifique la comunidad piloto de la fase 1 y asegúrese de que incluye trabajadores de primera línea reales en la agrupación lógica más pequeña de su organización. Por ejemplo, un restaurante, una división de una tienda departamental, una tienda, una sala clínica, un recinto, una planta, un centro de distribución, etc. La clave es optimizar el promedio de trabajadores de primera línea que forman parte solo de un equipo. Los administradores o especialistas pueden estar en más de un equipo.

Procedimiento recomendado

Es importante incluir todos los roles de esa agrupación lógica más pequeña, desde administradores hasta trabajadores a tiempo parcial o estacionales, para descubrir información valiosa y habilitar escenarios de comunicación modernos.

Puntos de decisión

Al final de esta fase, debería poder responder a estas preguntas:

  • ¿Quién participará en su piloto?
  • ¿Cuál es la agrupación lógica más pequeña para su organización?

Planear el piloto

Estos son algunos consejos para un piloto exitoso.

  • Establezca fechas de inicio y finalización y defina objetivos claros para medir el éxito. Estos objetivos pueden ayudarle a planear el lanzamiento una vez completado el piloto.
  • Cree un plan de prueba, un proceso para recopilar comentarios y un plan de comunicación.
  • Dé tiempo suficiente para ejecutar el piloto y evaluar su impacto. Se recomienda un mínimo de 30 días.
  • Incluya a las partes interesadas y participantes adecuadas, sabiendo que puede agregar más usuarios a lo largo del piloto, si es necesario. Por Microsoft 365 for frontline workers, asegúrese de que las partes interesadas y los participantes incluyan no solo a los líderes empresariales y al personal de TI, sino también a los administradores y trabajadores de primera línea, para que pueda:
    • Asegúrese de comprender sus desafíos al planear la implementación.
    • Asegúrese de que la implementación tiene un efecto positivo en esos desafíos.
  • Comience poco a poco y tómese tiempo para pausar, evaluar los resultados y ajustar el piloto.

Para un piloto exitoso para los trabajadores de primera línea, la simplicidad es clave. En la mayoría de las organizaciones, esta comunidad no suele proporcionar ninguna tecnología de comunicación o colaboración compatible con la empresa, pero es probable que ya usen herramientas de consumidor no admitidas para satisfacer algunas necesidades básicas.

Un procedimiento recomendado es comenzar donde están los usuarios e imitar las funcionalidades que usan en las herramientas de consumidor de hoy en día. A medida que avanza el piloto y comienza el proceso de iteración, puede aumentar la experiencia.

Puntos de decisión

  • ¿Qué funcionalidades incluirá en la fase 1 del piloto?
  • ¿Los trabajadores de primera línea necesitan turnos para la administración de horarios?
  • ¿Sus trabajadores de primera línea necesitan Walkie Talkie para las comunicaciones push-to-talk (PTT)?

¿No está seguro de qué herramientas de consumidor usan actualmente estos usuarios?

Use una encuesta para realizar un inventario de las herramientas, funcionalidades y escenarios en los que los usuarios confían hoy en día.

Configurar Microsoft 365 y Teams

Determine qué dispositivos admitir. Por ejemplo, puede usar los clientes móviles de Teams en Android e iOS para el acceso desde fuera a Teams y las aplicaciones de trabajo de primera línea. Consulte Obtención de clientes de Teams y Administración de dispositivos para trabajadores de primera línea.

Consulte Información general sobre la configuración de Microsoft 365 for frontline workers y la implementación de Teams para obtener instrucciones sobre cómo configurar Microsoft 365, Teams y los demás servicios que necesita para el piloto.

Puntos de decisión

  • ¿Qué características de mensajería de canal y chat incluirá en el piloto?
  • ¿Creará equipos desde cero o desde una plantilla de equipo?

Procedimiento recomendado

Mantenga los canales simples. Se recomienda resistir la necesidad de crear un canal para cada área de conversación posible y, en su lugar, simplificar las cosas. No pasa nada si los canales se crean con el tiempo según sea necesario.

Después de configurar los equipos y los canales, configure las aplicaciones de primera línea que desea usar en el piloto, entre las que se incluyen:

Comunicación

Informe a los trabajadores de primera línea de su participación en el piloto, los objetivos piloto y proporcione formación, si es necesario, sobre los conceptos básicos.

Por ejemplo, puede ser una instrucción para ir a Google Play o Apple Store en sus dispositivos móviles, descargar la aplicación Teams e iniciar sesión con sus credenciales de empresa. Compartir recursos de Microsoft Teams ayuda a & aprendizaje, según sea necesario. Hemos diseñado Teams con una interfaz fácil de usar que la mayoría de los trabajadores de primera línea deben encontrar intuitivo.

Procedimiento recomendado

¡No olvide entrenar a sus gerentes en turnos! Si va a incluir turnos en el piloto, considere la posibilidad de realizar una sesión de entrenamiento con los administradores sobre cómo crear, administrar y publicar programaciones en su equipo.

Medida

Mida el uso y evalúe los comentarios de los usuarios. Los informes de uso le ayudan a comprender los patrones de uso y actividad y, junto con los comentarios del usuario, proporcionan información valiosa.

Consulte Informes de Microsoft 365 en el Centro de administración, Análisis de uso de Microsoft 365 y Análisis e informes de Teams.

Capacitar a los trabajadores de primera línea es más acerca de las personas que de la tecnología. Para comprender el impacto de Teams, concentrarse en la experiencia de los trabajadores de primera línea. Sonéctelos antes, durante y después del piloto con el fin de comprender sus necesidades, puntos de dolor y reacciones. Es posible que quiera configurar un canal de comentarios en Teams para recopilar comentarios sobre sus experiencias.

Si va a iterar el piloto y agregar nuevas características a lo largo del tiempo, estos comentarios pueden ayudar a guiar el orden, el ritmo o incluso si se necesitan características adicionales.

Procedimiento recomendado

Nutre a sus campeones y resalte sus victorias. Recompense a sus trabajadores de primera línea por adoptar estas nuevas herramientas y usarlas de maneras innovadoras relacionadas con los resultados empresariales de su empresa. Esto ayuda a garantizar la adopción continua de Teams y el valor para su empresa.

Iteración y expansión

Ahora que ha completado correctamente su primer piloto con un grupo inicial de trabajadores de primera línea, es el momento de expandirse. Considere una de las siguientes opciones de expansión:

  • Expanda el número de equipos.
    • En lugar de una ubicación, ¿puede hacer una región?
  • Expanda características y funcionalidades.
    • ¿Hay alguna característica clave que los trabajadores de primera línea sugirieron que no se incluyeron en el conjunto de características inicial?

Se recomienda trabajar en este proceso tantas veces como sea necesario para llegar a una solución, un conjunto de procedimientos recomendados y documentación de entrenamiento para los trabajadores de primera línea.