Creación y configuración de ámbitos adaptables
Al administrar la retención en Microsoft Purview, es importante controlar a qué usuarios, grupos o sitios se aplica una directiva. Puede hacerlo mediante un ámbito estático o adaptable.
Los ámbitos estáticos permiten seleccionar manualmente ubicaciones o usuarios específicos, pero no se actualizan automáticamente. Los ámbitos adaptables usan consultas para definir la pertenencia al ámbito, lo que permite que la directiva se actualice automáticamente a medida que cambian los usuarios o los recursos.
Los ámbitos adaptables se admiten en directivas de retención, directivas de etiquetas de retención y directivas de cumplimiento de comunicaciones. Una sola directiva puede incluir uno o varios ámbitos adaptables.
Comparación de ámbitos adaptables y estáticos
| Tipo de ámbito | Description | Más adecuado para |
|---|---|---|
| Estático | Puede elegir manualmente los usuarios, grupos o ubicaciones que se van a incluir. La pertenencia permanece igual a menos que la actualice. | Entornos a pequeña escala o estables |
| Adaptable | La pertenencia se define mediante consultas basadas en atributos como departamento o región. Las actualizaciones de pertenencia se actualizan automáticamente a medida que cambian los usuarios o sitios. | Entornos grandes o dinámicos |
¿Por qué usar ámbitos adaptables?
Los ámbitos adaptables le ayudan a:
- Orientar directivas basadas en atributos de usuario o sitio.
- Ajustar automáticamente la cobertura de directivas a medida que cambian los usuarios o sitios.
- Reducir el número de directivas evitando la necesidad de varias configuraciones estáticas.
- Reutilizar ámbitos en varias directivas para garantizar una selección de destino coherente.
Ejemplo: Aplique un período de retención más largo a todos los ejecutivos mediante la creación de un ámbito que incluya a los usuarios con un puesto de Ejecutivo. El ámbito se actualiza a medida que se agregan nuevos ejecutivos.
Tipos de ámbito y ubicaciones admitidas
Cada tipo de ámbito adaptable se puede usar para dirigirse a cargas de trabajo específicas de Microsoft 365:
| Tipo de ámbito | Se aplica a |
|---|---|
| Usuarios | Buzones de Exchange, cuentas de OneDrive, chats de Teams, interacciones de Copilot |
| Sitios de SharePoint | Sitios de SharePoint, cuentas de OneDrive |
| Grupos de Microsoft 365 | Grupos de buzones y sitios, canales de Teams, mensajes de la comunidad Viva Engage |
Configuración de ámbitos adaptables
Antes de crear un ámbito adaptable:
- Elija el tipo de ámbito: Usuarios, Grupos de Microsoft 365 o Sitios
- Asegúrese de que tiene asignado uno de estos roles:
- Administración de registros
- Administración de retención
- Administrador de cumplimiento
- Administrador de datos de cumplimiento
- Administración de la organización
- Administrador de Cumplimiento de comunicaciones
Nota:
Si su organización usa unidades administrativas de Microsoft Entra, se limita a las unidades asignadas. Solo puede crear ámbitos y administrar directivas dentro de esas unidades. Si un usuario se encuentra fuera de las unidades asignadas, no se incluirá, aunque coincida con la consulta.
Crear un ámbito adaptable
Para crear un ámbito basado en atributos dinámicos:
En el Microsoft Purview portal, vaya a Configuración>Roles y ámbitos>Ámbitos adaptables.
Seleccione Crear ámbito.
En la página Nombre del ámbito de la directiva adaptable, escriba un nombre y una descripción opcional.
En la página Asignar unidad de administración, elija Directorio completo o seleccione unidades de administración si se usan.
En la página ¿Qué tipo de ámbito desea crear?, elija el tipo de ámbito en función del destino de la directiva:
- Usuarios para usar atributos de Microsoft Entra ID, como el nombre, el departamento o el puesto.
- Sitios de SharePoint para usar propiedades de SharePoint como nombre de sitio, dirección URL o cadenas refinables.
- Grupos de Microsoft 365 para usar atributos de grupo como nombre, descripción o dirección de correo electrónico.
Defina la pertenencia al ámbito mediante condiciones basadas en:
En Usuarios o Grupos, seleccione atributos como Departamento, País o Región o Puesto.
En Sitios, elija propiedades como Nombre del sitio, Dirección URL o Plantilla.
Use el Generador de consultas avanzadas para una lógica más compleja:
- Usuarios y grupos: usar consultas OPATH
- Sitios: usar el lenguaje de consulta de palabras clave (KQL)
Revise la configuración del ámbito y seleccione Enviar para crear el ámbito adaptable.
Nota:
Los ámbitos adaptables pueden tardar hasta cinco días en rellenarse por completo. Espere el tiempo antes de asignarlos a las directivas.