Creación y publicación de etiquetas de retención
Las etiquetas de retención son una parte clave de la administración del ciclo de vida de los datos en Microsoft Purview. Definen cuánto tiempo se mantiene el contenido y qué acciones se deben realizar cuando finaliza ese tiempo. Las etiquetas admiten el cumplimiento, reducen el riesgo y proporcionan control sobre cómo su organización administra los datos en Microsoft 365.
Puede crear etiquetas de retención para aplicarlas en el nivel de elemento y, a continuación, publicarlas para que los usuarios puedan aplicar esas etiquetas en aplicaciones como SharePoint, Exchange y OneDrive.
Qué hacen las etiquetas de retención
Una etiqueta de retención define cuánto tiempo se debe conservar un elemento, como un correo electrónico, un documento o un chat de Teams, y lo que sucede después. En función de cómo se configure la etiqueta, el contenido puede ser:
- Se conserva durante un período específico y, a continuación, se elimina.
- Se conserva durante un período específico, sin ninguna acción realizada después.
- Etiquetado solo para la clasificación, sin retención ni eliminación.
- Marcado como registro o registro normativo, que limita las acciones que se pueden realizar en el contenido.
Esta configuración ayuda a garantizar que su organización cumple las obligaciones de cumplimiento y tiene un enfoque coherente para la administración de datos.
Dónde se pueden usar las etiquetas de retención
Las etiquetas de retención funcionan en varios servicios de Microsoft 365 que admiten la retención y eliminación de nivel de elemento. Estos incluyen:
- Buzones de Exchange
- Sitios de SharePoint
- Cuentas de OneDrive
- Grupos de Microsoft 365
- Archivos de Teams (a través de SharePoint)
- Páginas de Bucle y Copilot
Las carpetas públicas de Exchange, los chats de Teams y los mensajes de Viva Engage no admiten etiquetas de retención. Use directivas de retención para administrar datos en esas ubicaciones.
Licencias y permisos
Para crear y administrar etiquetas de retención, a su cuenta se le debe asignar uno de estos roles en Microsoft Purview:
- Administración de registros
- Administración de retención
- Administrador de cumplimiento
Para usar el plan de archivos, necesita el rol Administración de retención o View-Only Administración de retención.
Algunas características, como la retención basada en eventos y la revisión de eliminación, requieren Microsoft 365 E5 o complementos equivalentes.
Formas de aplicar etiquetas de retención
Las etiquetas de retención pueden ser:
- Aplicado manualmente por usuarios o administradores en aplicaciones como Outlook, SharePoint o OneDrive.
- Se publica a través de directivas de etiquetas de retención para que estén disponibles en las ubicaciones admitidas.
- Se aplica automáticamente cuando el contenido coincide con condiciones como palabras clave, tipos de información confidencial o clasificadores entrenables.
Creación y publicación de una etiqueta de retención
Las etiquetas de retención se pueden crear en las soluciones de administración del ciclo de vida de datos y administración de registros en Microsoft Purview. La administración de registros incluye la herramienta Plan de archivos, que permite la creación masiva de etiquetas y agrega compatibilidad con metadatos opcionales, como descriptores de plan de archivos. Aunque no es necesario, el plan de archivos puede ayudar a simplificar la administración de etiquetas a gran escala.
Creación de una etiqueta de retención
Para crear una nueva etiqueta de retención:
En el portal de Microsoft Purview, vaya a Soluciones Etiquetas>de retención de> del ciclo de vida de los datos.
SeleccioneCrear una etiqueta.
En la página Nombre de la etiqueta de retención , escriba un nombre y descripciones opcionales para administradores y usuarios.
- El nombre no se puede cambiar después de guardar la etiqueta.
En la página Definir configuración de etiqueta , elija cómo administra la etiqueta el contenido:
Conservar elementos para siempre o durante un período específico para evitar la eliminación permanente durante ese tiempo.
Aplique acciones después de un período específico para eliminar o volver a etiquetar los elementos después de que finalice el período de retención, sin conservarlos.
Basta con etiquetar elementos para clasificar el contenido sin aplicar ninguna acción de retención o eliminación.
En la página Definir el período de retención , establezca el período de retención y cuándo se inicia:
- Las opciones incluyen cuando se crea, modifica, etiqueta o cuando se produce un evento específico.
En la página Elegir lo que sucede después del período de retención , elija lo que sucede cuando finalice el período de retención:
Elimine los elementos automáticamente para quitar permanentemente el contenido etiquetado del almacenamiento.
Inicie una revisión de eliminación para que los revisores asignados decidan qué acción realizar.
Cambie la etiqueta para reemplazarla automáticamente por otra y ampliar el período de retención.
Ejecute un flujo de Power Automate para desencadenar un flujo de trabajo personalizado, como notificar a los usuarios o mover elementos.
Desactive la configuración de retención para dejar de conservar o eliminar contenido, dejando los elementos sin cambios a menos que se controle manualmente.
Revise la configuración y, a continuación, cree la etiqueta de retención.
Publicar una etiqueta de retención.
Para que una etiqueta de retención esté disponible para que los usuarios se apliquen, inclúyela en una directiva de etiqueta de retención y publíquela en ubicaciones admitidas.
Para publicar etiquetas:
Vaya a Administración del ciclo de vida de los datos o Administración de registros y, a continuación, seleccione Directivas>de etiquetas.
Seleccione Publicar etiquetas.
En la página Elegir etiquetas para publicar , agregue la etiqueta de retención que desea publicar.
En la página Ámbito de directiva, puede agregar unidades administrativas.
En la página Elegir el tipo de directiva de retención que se va a crear , elija entre un ámbito de directiva adaptable o estática .
- Los ámbitos adaptables requieren una configuración independiente y permiten el destino por atributos de usuario, sitio o grupo.
En la página Elegir dónde aplicar esta directiva , seleccione publicar la etiqueta en todas las ubicaciones o seleccione ubicaciones específicas para la etiqueta.
Asigne un nombre a la directiva de etiquetas de retención y revise y envíe la configuración para publicar la etiqueta de retención en una directiva de etiqueta de retención.
Editar o eliminar etiquetas de retención
Puede editar determinadas partes de una etiqueta de retención, como sus descripciones o el período de retención. Sin embargo, algunas opciones de configuración no se pueden cambiar después de crear la etiqueta. Estos incluyen el nombre de la etiqueta, el tipo de desencadenador de retención y si la etiqueta marca el contenido como un registro.
Para eliminar una etiqueta de retención, debe cumplir todas estas condiciones:
- No forma parte de una directiva de etiqueta publicada o de aplicación automática
- No se ha aplicado a ningún elemento
- No está configurado para la retención basada en eventos o como registro normativo
Cuando las etiquetas de retención estén disponibles para aplicarlas
La visibilidad de las etiquetas de retención puede variar en función del servicio:
- SharePoint y OneDrive: Las etiquetas suelen aparecer dentro de un día, pero pueden tardar hasta siete días.
- Exchange: Las etiquetas pueden tardar hasta siete días en aparecer y requerir que el buzón tenga al menos 10 MB de datos.
Si las etiquetas no aparecen como se esperaba, compruebe el estado de la directiva en el portal de Microsoft Purview. También puede usar PowerShell para solucionar problemas o reintentar la distribución.
Aplicar etiquetas en aplicaciones de Microsoft 365
Una vez publicado, los usuarios pueden aplicar etiquetas manualmente en estas ubicaciones:
- Perspectiva
- SharePoint y OneDrive
- Sitios de Teams conectados a grupos de Microsoft 365
- Páginas de Bucle y Copilot
Los administradores también pueden establecer etiquetas predeterminadas en carpetas de Outlook o bibliotecas de SharePoint para que se apliquen a todo el contenido sin etiquetar en esa ubicación.
Las etiquetas de retención ayudan a las organizaciones a administrar los datos en función de las necesidades empresariales, normativas o operativas. La creación y publicación de etiquetas garantiza que los usuarios puedan aplicarlas de forma coherente en los servicios de Microsoft 365 admitidos.