Comprender la precedencia de directivas y etiquetas en Microsoft Purview
En Microsoft Purview, un solo elemento puede estar sujeto a varias configuraciones de retención a la vez. Esto incluye directivas de retención, etiquetas de retención o ambas. Estas opciones se pueden configurar para conservar el contenido, eliminar contenido o hacer ambos.
Cuando se aplican varias configuraciones, no es cuestión de que una etiqueta o una directiva "ganen". En su lugar, Microsoft Purview evalúa todas las configuraciones para decidir lo siguiente:
- Cuánto tiempo se debe conservar el elemento
- Cuándo se debe eliminar el elemento
Estos resultados se calculan por separado. Por ejemplo, un elemento puede conservarse en una configuración y eliminarse en otra. Si esa configuración entra en conflicto, los principios de retención ayudan a determinar lo que sucede.
Principios que determinan la retención y eliminación
Microsoft Purview sigue un conjunto coherente de reglas al decidir cómo interactúan las acciones de retención y eliminación:
1. La retención tiene prioridad sobre la eliminación
Si un elemento tiene la configuración de retención y eliminación, la configuración de retención siempre tiene prioridad. El elemento se conserva hasta que finaliza el período de retención, incluso si otra configuración intenta eliminarlo antes.
Ejemplo: un correo electrónico está sujeto a una directiva que elimina los elementos después de tres años y una etiqueta que conserva los elementos durante cinco años. El correo electrónico se conserva durante cinco años antes de que se elimine permanentemente.
2. El período de retención más largo se aplica
Cuando varias configuraciones requieren que se conserve el contenido, se usa el que tiene la duración más larga. Esto garantiza que el contenido se conserve durante el período completo requerido por cualquier configuración.
Ejemplo: un documento está sujeto a dos directivas de retención. Uno mantiene contenido durante cinco años, y el otro durante diez años. El documento se conserva durante diez años.
Nota:
Los períodos de retención pueden comenzar en momentos diferentes, como cuando se crea o se modifica por última vez un elemento. Esto afecta al tiempo total de retención del elemento.
3. La configuración de eliminación de etiquetas tiene prioridad sobre las directivas
Si la configuración de retención entra en conflicto en cuándo eliminar contenido, Microsoft Purview favorece la configuración más específica:
- Una etiqueta de retención aplicada a un elemento tiene prioridad sobre una directiva aplicada al contenedor.
- Entre las directivas, las que se limitan a usuarios o ubicaciones específicos tienen prioridad sobre las directivas que se aplican ampliamente a un servicio completo.
Ejemplo (etiqueta):un documento tiene una etiqueta de retención que la elimina después de siete años y también está sujeta a dos directivas con acciones de eliminación después de cinco y diez años. El documento se elimina después de siete años.
Ejemplo (directivas): un correo electrónico se incluye en dos directivas de retención. Se aplica a todos los buzones y elimina el contenido después de diez años. El otro solo se aplica a un buzón específico y elimina el contenido después de cinco años. El correo electrónico se elimina después de cinco años.
4. Si la configuración de eliminación es igual, el período de eliminación más corto gana
Si hay varias directivas de ámbito con diferentes acciones de eliminación y ninguno de los principios anteriores se aplica, se usa el período de eliminación más corto.
Ejemplo: Un archivo de OneDrive se incluye en dos directivas con ámbito. Una elimina después de diez años, la otra después de siete. El archivo se elimina después de siete años.
Uso del diagrama de flujo para determinar los resultados
Si se aplican varias configuraciones de retención al mismo elemento, puede usar el diagrama de flujo de retención de Microsoft Purview para recorrer lo que sucede. El diagrama de flujo presenta un proceso de decisión paso a paso mediante preguntas de sí/noor-no para determinar:
- Si se conserva un elemento
- Cuándo se eliminará
Esta herramienta le ayuda a aplicar los principios descritos anteriormente a escenarios más complejos.
Caso especial: retenciones de eDiscovery
Si un elemento está sujeto a una suspensión de eDiscovery, no se puede eliminar permanentemente. Una vez quitada la suspensión, se reanuda la otra configuración de retención.
Sugerencias para aplicar estos principios
- La retención y la eliminación se determinan por separado, no por cual configuración prevalece.
- Las etiquetas de retención siempre tienen prioridad sobre las directivas para su eliminación.
- Use directivas con ámbito cuando necesite un control más preciso.
- Comprenda cómo se configura el inicio del período de retención. Esto afecta a cuánto tiempo se mantiene el contenido.