Administración de temas a escala en temas

Al indexar los sitios de SharePoint o toda la organización para temas, es posible que se generen muchos temas. Cuando esto sucede y ve miles de temas sugeridos en la página Administrar temas , puede ser difícil saber por dónde empezar. En este artículo se describe cómo Topics le ayuda a optimizar qué temas e información se muestran a los usuarios que buscan información, incluso en organizaciones grandes con un gran número de temas.

En primer lugar, un recordatorio de las cuatro fases de los temas:

• Sugerido: se ha identificado un tema en AI y tiene suficientes recursos compatibles, conexiones y propiedades. (Se marcan como un tema sugerido en la interfaz de usuario).

• Confirmado: tema que ha sido descubierto por la inteligencia artificial y que se ha validado. La validación de temas se produce cuando:

  • Un administrador de conocimiento confirma un tema. Un administrador de conocimiento confirma un tema en la página Administrar temas .

  • Varios usuarios confirman un tema. Debe haber un neto de dos votos positivos recibidos de los usuarios que votaron mediante el mecanismo de comentarios en la tarjeta del tema. Por ejemplo, si un usuario votó positivo y un usuario votó negativo para un tema determinado, necesitaría dos votos positivos más para que se confirmara el tema.

• Publicado: tema que se ha mantenido. Se han realizado modificaciones manuales para mejorar su calidad, o bien ha sido creada por un usuario.

• Quitado: tema que se ha rechazado y que ya no será visible para los espectadores. Un tema se puede quitar en cualquier estado (sugerido, confirmado o publicado). La eliminación de temas se produce cuando:

  • Un administrador de conocimiento quita un tema. Un administrador de conocimiento quita un tema de la página Administrar temas .

  • Varios usuarios emiten votos negativos mediante el mecanismo de comentarios en la tarjeta del tema. Para que se quite un tema, debe haber un neto de dos votos negativos recibidos de los usuarios. Por ejemplo, si un usuario votó negativo y un usuario votó positivo para un tema determinado, necesitará dos votos negativos más para que se elimine el tema.

  Cuando se quita un tema publicado, la página con los detalles seleccionados deberá eliminarse manualmente a través de la biblioteca de páginas del centro de temas.

Rol de administrador de conocimiento

Al configurar Temas, agregará un grupo de usuarios a los que se conceden permisos para ver la página Administrar temas en el centro de temas. Solo aparecerá para estos usuarios que tienen el rol de curación principal para los temas. Tendrán acceso a los datos sobre los temas y podrán ver listas de todos los temas a los que tienen acceso para revisarlos y seleccionarlos.

Los empleados de este rol deben tener permisos amplios para ver una amplia variedad de temas. O bien, si los permisos están segmentados, es posible que desee seleccionar un grupo de usuarios que representen distintas áreas de la empresa y puedan seleccionar sus propias áreas.

Al revisar por primera vez los temas en el centro de temas, los temas sugeridos son puramente definidos por IA. Es posible que los administradores de conocimiento quieran revisar cada uno de ellos antes de implementar Temas en una amplia comunidad de usuarios. Cuando se trabaja a escala, este enfoque rara vez es práctico debido a los miles de temas.

El enfoque recomendado es encontrar un equilibrio entre los temas más pertinentes o importantes para el conjunto inicial de usuarios y centrarse en el mantenimiento de esos temas antes de la implementación de Temas. Empiece a recopilar comentarios de los usuarios y permita que crowdsourcing determine los patrones de uso y contribución de los usuarios para informar de las estrategias sugeridas en este artículo.

Es importante reconocer que el sistema identificará y mostrará a todos los usuarios temas publicados sugeridos por la inteligencia artificial y mantenidos por el usuario. Sin embargo, esto no significa que todos los temas sugeridos se muestren a todos los usuarios finales. La configuración de seguridad en vigor mostrará solo los temas a los que cada empleado puede acceder en función de los permisos establecidos en el propio contenido.

Como administrador de conocimientos con permisos para ver la página Administrar temas , es posible que vea un número mucho mayor de temas enumerados debido a sus propios permisos elevados, en función de su rol en la organización y el nivel de acceso. También tendrá acceso a vistas que le permiten ver los temas enumerados en una sola ubicación en lugar de acceder a ellas mediante resaltados o búsqueda.

Además, es probable que haya un porcentaje más pequeño de temas que verán la mayoría de los usuarios y un conjunto mayor de temas que se verán con mucha menos frecuencia debido a los permisos. Como resultado, es bueno centrarse primero en las tareas de mantenimiento en los temas que son más importantes para su organización y que son los más probables que se vean de forma más amplia.

En este artículo se tratan algunas estrategias para el mantenimiento. Estas estrategias podrían significar que los temas menos frecuentes o menos comunes podrían no estar totalmente mantenidos por los administradores de conocimiento. Sin embargo, estos temas sugeridos siguen siendo útiles y pueden proporcionar información o un puntero a una persona, lo que puede ahorrar a un empleado horas de búsqueda de un punto de partida. Permitir actualizaciones de crowdsourced a temas es beneficioso y proporciona más contenido y cobertura para los temas menos comunes.

En este artículo se proporcionan algunas instrucciones y procedimientos recomendados para abordar la administración y el mantenimiento de temas.

Descripción de los temas sugeridos

Cuando la inteligencia artificial detecta los temas, se marcan como un tema sugerido, tanto en la página Administrar temas como en las tarjetas de tema que se presentan a los usuarios. Cualquier tema que no se haya marcado como quitado se mostrará a los usuarios, lo que incluye temas confirmados, publicados y sugeridos. Los temas de los tres estados están disponibles para los usuarios finales.

Dentro de una tarjeta o página de tema, usamos varias indicaciones para mostrar cómo la inteligencia artificial ha generado la información. El sistema usa una variedad de pruebas para agregar los recursos, principalmente a través del propio contenido.

• Las etiquetas muestran que se sugiere un tema y que temas lo detectaron.

  

• Información sobre los estados de la tarjeta de donde procede una definición especificando su origen.

• Las personas sugeridas se derivan agregando personas que han escrito o editado documentos con pruebas de temas. Si una persona escribe un documento que tiene un nombre de tema en el título y ese documento tiene muchas vistas, es posible que solo necesite un documento para establecer la persona como relacionada. Sin embargo, en muchos casos es mejor más evidencia y las personas que aparecen en la lista han trabajado en varios documentos.

  

• Para los archivos y páginas que se muestran, el sistema identifica cuántas veces se ha mencionado el tema en el documento, pero el tema también debe mencionarse en un contexto específico que identifique la referencia al tema de tipo específico (por ejemplo, proyecto o equipo). Esto es lo que cuenta como evidencia para la inteligencia artificial. El sistema también tiene en cuenta la aparición de un nombre de tema en los títulos de documentos, tipos de documentos y otras características de análisis (como vistas).

  

  

  

Estos atributos demuestran que la inteligencia artificial ha agregado el contenido y cómo la inteligencia artificial ha tomado esa determinación.

Comunicación

Al comunicarse con los usuarios sobre temas, es importante aclarar la diferencia entre los temas sugeridos por IA y el contenido y sus equivalentes seleccionados.

Como lector, debe ver los temas sugeridos con un ojo más crítico. No deben percibirse como fuentes autoritarias de la verdad organizativa. En su lugar, son una herramienta de búsqueda de formas para acceder a los conocimientos tácitos que se presentan a través del contenido al que tiene acceso. La inteligencia artificial ha descubierto el tema y tiene suficiente evidencia para mostrarlo, pero su valor no ha sido confirmado por una persona.

Controles de crowdsourced

Los temas sugeridos se pueden mejorar mediante el mantenimiento de la página y a través de comentarios de crowdsourced sobre el tema.

Cuando los usuarios interactúan con un tema sugerido, es posible que se les haga una pregunta sencilla en la interfaz de usuario. Por ejemplo: ¿Este tema era relevante para la página?¿Esta persona es relevante para el tema?¿Esta definición era precisa? Mediante el uso de los comentarios a estas preguntas, la precisión de los temas puede aumentar sin necesidad de que un individuo con nombre pueda seleccionar la página.

La página principal de un centro de temas es otra ubicación donde se recopilan comentarios sobre temas sugeridos. En el centro de temas, un usuario puede ver los temas a los que se ha asociado y se le ofrece la opción de confirmar esta asociación o quitarla.

Al permitir una amplia cantidad de recursos de temas, debe tener en cuenta los siguientes factores:

• Los usuarios verán la opción Editar en las páginas del tema y podrán editar las páginas en la misma experiencia que otras páginas modernas de SharePoint.

• No se pueden quitar algunos elementos web de tema sugeridos . El nombre del tema, los nombres alternativos, la definición, las personas sugeridas y los recursos sugeridos no se pueden quitar.

• Un tema sugerido o confirmado que se ha publicado puede tardar algún tiempo en moverse a la lista Publicado en la página Administrar temas .

  • El tiempo estimado para que un tema aparezca en la búsqueda, los resaltados, los hashtags o las anotaciones es de 2 horas.

  • El tiempo estimado para que un tema aparezca en la lista Publicado en la página Temas administrados no es superior a 24 horas en la mayoría de los casos. Debería verlos en un plazo de 2 horas, pero como hay una sincronización completa cada 24 horas, la espera no debe ser superior a 24 horas.

• Es posible que un usuario deje un tema publicado en estado de desprotección o edición. Un administrador de conocimientos puede verlos en la biblioteca de páginas del centro de temas y puede descartar los cambios del usuario para volver a publicar el tema o ponerse en contacto con ese usuario para solicitar que lo compruebe.

La visibilidad del tema y el contenido se basan en los permisos de un usuario

Al revisar la lista de temas sugeridos como administrador de conocimiento, tenga en cuenta que el contenido de un tema sugerido se basará dinámicamente en los permisos. Es posible que el contenido sugerido y las personas que se muestran a usted no sean los mismos que los que se presentan a cualquier usuario u otro administrador de conocimiento.

En función de los permisos para ver el contenido asociado a un tema, cada usuario podría ver un conjunto diferente de recursos sugeridos, personas, nombres alternativos y definición.

Priorizar los temas para la curación

Puede usar las siguientes estrategias para identificar temas que probablemente sean destacados y, por lo tanto, son buenos candidatos para la curación.

Taxonomías

El uso de taxonomías existentes puede proporcionar una lista de temas que probablemente sean destacados para los usuarios. Por ejemplo, podrían ser:

• Productos y servicios que proporciona su organización

• Teams en su organización

• Proyectos de alto perfil

Este enfoque también podría adoptarse a nivel departamental o funcional, con expertos en la materia que comprendan ese área de la organización. El objetivo no es que revisen una selección o todos los temas. Más bien, aportan su propia experiencia en el dominio para guiar la curación selectiva.

Búsqueda

Los términos de búsqueda comunes a menudo se detectan como temas. Mediante el uso de los informes de consulta principales en Microsoft Search, puede identificar los términos de búsqueda más frecuentes en su organización. Si se han descubierto temas para estos términos, son buenos candidatos para la curación. Estos temas se pueden presentar como tarjetas de respuesta en Microsoft Search.

Si actualmente usa marcadores de Microsoft Search, tenga en cuenta cuál de ellos se puede reemplazar por un tema. Una tarjeta de respuesta de marcador contiene un título, una descripción y una dirección URL. En algunas circunstancias, una tarjeta de tema puede ser más útil para un usuario y una tarjeta de tema también muestra recursos y personas.

En la experiencia de búsqueda del usuario, cuando un usuario busca un término como viajes, los resultados de búsqueda se muestran en el orden de prioridad siguiente en Microsoft Search:

1. Temas publicados o confirmados

2. Marcadores

3. Temas sugeridos

Impresiones y puntuaciones de temas

El recuento de impresiones y las puntuaciones de temas son métricas importantes para comprender el comportamiento de un tema. El valor de estas métricas se limitará cuando solo los administradores de conocimiento o los equipos de TI tengan acceso a los temas. La exposición de temas a un grupo piloto de usuarios generará datos más representativos para estas medidas.

Es probable que los temas con un alto número de impresiones interactúen con más frecuencia. Las puntuaciones de temas de estos temas darán una idea de la riqueza de esos temas. Los temas con un alto número de impresiones y una puntuación baja son buenos objetivos para la curación.

Términos clave de la arquitectura de información de sitios organizativos más grandes

Es posible que los sitios de portal más grandes de su organización hayan invertido tiempo en organizar su arquitectura de información y la navegación de su sitio en torno a áreas de temas clave para sus unidades de negocio, líneas de producto, proyectos principales, etc. Revisar estos términos e identificar y seleccionar temas para estos términos puede ayudar a los usuarios que buscan información sobre estas áreas.

Aprovechar las bases de conocimiento internas o los sitios wiki

Si su organización ha invertido en bases de conocimiento o sitios wiki, estos pueden proporcionar una lista de temas que se usarán para los esfuerzos iniciales de mantenimiento. Si son especialmente grandes, seleccione los temas más vistos o editados como punto de partida.