Introducción a la adopción de temas

Antes de empezar a trabajar con la adopción, debe comprender los conceptos relacionados con la administración del conocimiento y los temas. En el diagrama siguiente se muestra lo que ocurre durante la detección y el mantenimiento de temas:

• Detección: los usuarios pueden descubrir información en las aplicaciones que usan a diario a través de tarjetas de tema; también pueden descubrir temas en Búsqueda de Microsoft.
• Conservación: los expertos en la materia (SME) refinan los temas a través de las páginas de temas e IA se enriquece de su entrada. El Centro de temas contiene páginas de temas que los usuarios pueden explorar y los expertos pueden administrar.
• Identificación: con conocimientos de Microsoft Graph e inteligencia artificial (IA) y las personas (temas, aptitudes, etc.) se identifican y organizan automáticamente en temas relacionados. El contenido de SharePoint está indexado con contenido de seguridad.
• Extensión: con los conectores de contenido de Microsoft Graph (próximamente), puede ingerir conocimiento de servicios externos y repositorios de datos.

Para obtener más información, puede revisar la información general de una introducción.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• La detección de temas mejorará cuando haya más contenido disponible.
• La seguridad, la privacidad y la ubicación de los datos se conservan aunque la información se presente en una nueva experiencia.
• Los usuarios necesitan una licencia para ver temas.
• Descubrimiento está inicialmente en contenido en inglés.

Para ayudar a prepararse, piense en estas preguntas:

• ¿Qué contenido debería usarse para el descubrimiento de temas?
• ¿Quién administrará los temas?
• ¿Quién verá las tarjetas de tema y contenidos destacados?
• ¿Qué Temas se esperan?

Revise esta lista de requisitos previos para sacar el máximo partido a los temas:

Producto o característica	Descripción
SharePoint Online con páginas modernas de SharePoint	La minería de temas solo incluye contenido en sitios de SharePoint y las tarjetas de tema solo se pueden exponer en páginas modernas.
Microsoft Graph	Puede controlar si los temas se incluyen o excluyen de la búsqueda o Delve con la configuración de Microsoft Graph.

Plan de adopción

Para planear la adopción de Temas, debe:

1. Planee los escenarios de enfoque y destino:

   • Piense en definir y priorizar los escenarios.
   • Piense en las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto que necesita para participar.
   • Determine los resultados empresariales deseados y cómo va a medir el éxito.

2. Involucre a su organización:

   • Identifique los grupos empresariales y los equipos empresariales que necesitan participar y alineelos con los escenarios que está planeando.
   • Empiece a pensar cómo implicar a algunos participantes pioneros para obtener comentarios críticos y anticipados, de modo que pueda iterar para obtener la mejor solución.
   • Empiece a crear la comunidad y piense en cómo los distintos grupos de su organización pueden usar Temas.

3. Entrenamiento de su organización: la mayoría de las personas comprenderán intuitivamente el concepto de temas y cómo las tarjetas de temas compilan información relevante, y comprenderán y verán el valor. Pero es posible que quiera crear un entrenamiento que se adapte a su propia cultura y organización para mostrar cómo desea que se usen los temas. Algunos recursos de entrenamiento:

   • Centro de recursos de Knowledge & Content Services. Incluye información general e información sobre características, vídeos y presentaciones grabados de la hora de la oficina, e información sobre los asociados y sus ofertas.
   • Comparta el contenido de aprendizaje y ayuda del usuario con los usuarios.

4. Compilación de una red de campeones:

   • Puede que ya tenga comunidades de práctica o redes de campeones. Estas redes son excelentes maneras de socializar y evangelizar y involucrar a compañeros en la ayuda entre sí. Y pueden compartir historias de éxito, que pueden ser valiosas. Pueden ofrecer consejos y generar entusiasmo.

5. Vea más recursos en el sitio de adopción.

Escenarios de destino

Determine cómo desea usar Temas en su organización para usarlos correctamente. Estos son algunos escenarios en los que la administración del conocimiento y los temas pueden ayudar a su organización:

• Incorporación de roles & formación: comprender la terminología, los proyectos clave y la cultura de una nueva organización son pasos importantes en la incorporación. La detección sencilla de temas puede ayudar a los nuevos empleados a ponerse en marcha rápidamente con nuevos trabajos, roles o proyectos.
• Búsqueda de experiencia y uso compartido de información: cuando los temas se administran y comparten, las personas de sus organizaciones pueden encontrar más fácilmente información y expertos para ayudarles en su trabajo diario.
• Toma de decisiones expandida y tiempo mejorado de llegada al mercado: cuando la información y los expertos son fáciles de alcanzar, puede tomar decisiones más fácilmente y ahorrar tiempo a los proyectos.

Escenario de ejemplo para la incorporación de roles

Un director de recursos humanos necesita proporcionar información a los nuevos empleados para ayudarlos a incorporarse rápidamente a la empresa y sus equipos. Quieren señalarlos a los recursos, documentos y miembros del equipo correctos que necesitarán incorporar de forma rápida y eficaz. Buscan una solución que permita al nuevo empleado encontrar rápidamente la información que necesita sin tener que buscar en varios repositorios ni abandonar las aplicaciones que ya usa.

Por ejemplo:

• Un empleado (Jordan) está tomando un nuevo rol, o ha sido contratado recientemente y está empezando con un rol. Jordan quiere involucrarse y ser productivo lo más rápido posible. Pero Jordan también necesita ayuda para encontrar un lugar de partida.
• Un colega (Kim) que estaba en el rol antes de que Jordan creara páginas de temas que pueden ayudar a los nuevos empleados y a cualquier otra persona que busque esa información.
• Kim era una pyme y tenía permisos para examinar páginas de temas no confirmadas. Las páginas de temas sin confirmar son excelentes puntos de partida para lo que la IA ha descubierto y creado, y Carlota pudo editarlas para agregar recursos de expertos, definiciones y anclar otros recursos.
• A medida que Jordan lee una nueva publicación en SharePoint, ven un tema resaltado y mantienen el puntero sobre él para obtener rápidamente una definición del término y con quién ponerse en contacto con más preguntas. Antes, Julia habría tenido que buscar esta información y ponerse en contacto con compañeros para averiguar a quién debía preguntar.
• Exponer esta información a través de temas puede ser eficaz. Aunque esta información puede haber estado disponible antes, es posible que haya sido silosada y difícil de encontrar. Incorporarlo a las aplicaciones que Jordan está usando y ayudarles a encontrar a estos expertos también puede impulsar una sensación de compromiso y comunidad. También ayuda a los trabajadores a sentirse más capacitados al trabajar en el nuevo rol.

Al automatizar este escenario, puede asegurarse de que:

• Los nuevos empleados puedan conectar rápidamente con los usuarios adecuados en los proyectos adecuados.
• Los nuevos empleados tengan acceso instantáneo a la información más reciente del proyecto dentro del flujo de su trabajo.
• Se reduzcan en gran medida los tiempos de búsqueda.
• Se reduzcan en gran medida los tiempos de incorporación.

Escenario de ejemplo para el centro de llamadas del cliente

Puede permitir que el servicio de atención al cliente encuentre rápidamente archivos y expertos que le ayuden con preguntas fiscales inusuales y documente rápidamente la respuesta para que otros usuarios puedan acceder fácilmente con Temas.

Por ejemplo, un representante de soporte técnico debe encontrar rápidamente knowledge base artículos, documentos y directivas para que puedan dar soporte a los clientes. Quieren encontrar la información correcta en el momento adecuado, sin tener que examinar manualmente varias bases de datos, repositorios o aplicaciones, ni enviar una llamada. Además, buscan una solución que les permita permanecer dentro de sus directivas, regulaciones y directrices de acceso y aviso de llamadas principales en el flujo de sus conversaciones, de modo que puedan responder rápidamente a las preguntas y actualizar el caso.

Al automatizar este escenario con Temas, puede asegurarse de que:

• Los tiempos de las llamadas de soporte técnico se reducen.
• Las escalaciones para la compatibilidad con 2.º y 3º nivel se reducen.
• El número de devoluciones de llamada en un caso determinado se reduce.
• La satisfacción del cliente aumenta.

Priorizar los escenarios

Después de identificar los escenarios, puede priorizar los escenarios:

Una forma de priorizarlos es trazar los escenarios en una cuadrícula que muestre el impacto frente a la facilidad de implementación. Busque escenarios que tengan un impacto alto y que sean fáciles de implementar y que sean su prioridad máxima. Los escenarios de impacto bajo y difíciles de implementar son la prioridad más baja. Cuando usted obtiene un resultado rápido con un escenario de alto impacto y fácil de implementar, este ayuda a que las personas se entusiasmen y vean las posibilidades de usar temas.

Seleccione un par de escenarios clave en los que centrarse inicialmente, trabaje con sus primeras adopciones para obtener algunos comentarios y, a continuación, impleméntelos en fases. De esta forma, puede iterar, realizar mejoras y obtener comentarios para que pueda aumentar la adopción con el tiempo.

Identificación de las partes interesadas

Identifique las partes interesadas del proyecto. Los roles clave son el patrocinador ejecutivo, el propietario de Success y Los campeones.

Rol	Responsabilidades	Departamento
Patrocinadores ejecutivos	Comunicar a la empresa valores y visión de alto nivel	Liderazgo ejecutivo
Clientes potenciales del proyecto	Supervisar todo el proceso de ejecución e implementación del lanzamiento	Administración de proyectos
Administradores de información	Configuración y configuración de temas	Departamento de TI
Gerentes de información	Administración de temas y supervisión de la taxonomía	Cualquier departamento
Administradores de taxonomía	Supervisión de la taxonomía	Cualquier departamento
Expertos en la materia y colaboradores de temas	Generar o revisar temas y descripciones	Cualquier departamento
Expertos:	Ayudar a promocionar y administrar el tratamiento de objeción	Cualquier departamento (personal)
Administrador de inquilinos	Configurar la configuración de nivel de inquilino	Departamento de TI
Administrador de Power Platform	Configuración del entorno de Dataverse	Departamento de TI
Administrador de búsqueda o gerente	Configurar las opciones de búsqueda	Departamento de TI

En una organización mayor, es posible que también tenga varias personas en estos roles y que tenga que impulsar la coordinación entre ellos. En una empresa más pequeña, una sola persona puede realizar varios de estos roles. Los diferentes roles participan de varias maneras en las distintas fases del proyecto. Por ejemplo, los administradores están más implicados en la configuración de las características, mientras que los expertos en la materia y los expertos en la materia no se involucran hasta que empiece a definir temas.

Aunque se recomienda que cada uno de estos roles se cumpla a lo largo de la implementación, es posible que no los necesite para empezar a trabajar con la solución identificada.

Creación de un plan de éxito

Use estos indicadores para medir el éxito de los temas de su organización. Mira:

1. Uso del tema:
   • Impresiones de temas
   • Cantidad de temas: tanto los que están confirmados como los que no están confirmados en la lista de temas seleccionados.
   • Número de páginas de temas publicadas.
2. Comentarios de usuarios finales de tarjetas de tema.
3. Realizar encuestas de satisfacción de los empleados. Los temas deben mejorar la capacidad de los empleados para encontrar información, por lo que deben encontrar formas de recopilar sus comentarios y comentarios sobre esa experiencia.
4. Impacto positivo en el análisis de búsqueda. Dado que los temas aparecen en la experiencia de búsqueda, con el tiempo es posible que veas unas tasas más bajas de búsquedas abandonadas porque las personas son más fáciles de encontrar los temas en la búsqueda.

Creación de una red de campeones

Cree una red de campeones en su organización. Los campeones son importantes porque pueden:

• Crear un círculo de influencia dentro de sus equipos
• Administración de temas de unidad & mantenimiento

Puede reclutar campeones de diferentes roles: administradores de conocimiento y expertos en la materia.

Muchas redes de campeones usan Viva Engage como plataforma. En Viva Engage, las personas pueden publicar preguntas y obtener respuestas, y compartir casos de éxito. Puede confiar en la red de personas de toda la empresa para ofrecer consejos a sus compañeros y mostrar cómo su equipo usa Temas para que otros equipos puedan pensar en sus propios escenarios.

Algunas organizaciones usan hackathons (formales o informales, virtuales o en persona) para reunir grupos de personas para trabajar en un proyecto específico. Por ejemplo, podría reunir a sus expertos en la materia y hacer que trabajen juntos para conservar un conjunto de páginas de temas.

Piensa en cómo puedes reconocer a tus campeones. Recompensar sus actividades, darles reconocimiento y generar una comunidad atractiva puede hacer que los empleados sientan que están contribuyendo a algo importante mientras recuperan algo de sus inversiones.

Ahora que está listo para implementar, quiere asegurarse de que está fomentando el compromiso continuo.

• Mantenga grupos de Viva Engage activos para los campeones.
• Compartir historias de éxito.
• Hospede periódicamente eventos de interacción para compartir historias o presentar nuevas características.
• Establezca desafíos y lleve a cabo competiciones.

Pasos siguientes

Cuando esté listo para implementar Temas, tendrá que involucrar a las personas.

• Empiece a presentar el conjunto de características y haga que piensen en sus escenarios.
• Reúna a las partes interesadas y cree escenarios.
• Impulse la comunidad y piense en cómo va a conseguir su participación.
• A continuación, complete los pasos de preparación. Algunos pueden ser preparación técnica y otros preparación empresarial.
• Por último, socialice y promueva.
• Únase a la discusión y vea los eventos más recientes en la Comunidad de temas.