Outlooki tegevuste salvestamine CRM-i

Müüjana saate salvestada kogu väljamineva ja sissetuleva suhtluse oma klientidega oma kliendisuhete halduse (CRM) süsteemi. Sel viisil saavad kõik teie ettevõtte töötajad vaadata asjakohaseid tegevusi ja kasutada neid täiustatud teenuste loomiseks, mis aitavad teil rohkem müüa.

Siiski on tüütu ja aeganõudev värskendada CRM-i kõigi oma tegevustega kõigis suhtluskanalites, mida kasutad. Õnneks saate kasutada Müügi Copilot, et salvestada oma Outlooki suhtlused (meilid ja koosolekud) CRM-i ühe puudutuse või klõpsuga.

Märkus.

• Kui kasutad CRM-ina Dynamics 365, pea silmas järgmisi punkte.

  • Kui salvestate meilisõnumi Dynamics 365-i, salvestatakse vastused sellele meilisõnumile automaatselt CRM-i, kui serveripoolne sünkroonimine on lubatud ja kui Dynamics 365 isikupärastamise sätete vahekaardil E-post on valitud mõni suvand peale meilisõnumite valikuta.
  • Saate salvestada e-kirjade mustandid ja kohtumiste mustandid Dynamics 365. E-kirju ei salvestata kohe CRM-i. Need salvestatakse alles pärast nende saatmist. Kohtumised salvestatakse kohe CRM-i. Kui värskendate kohtumist pärast selle salvestamist CRM-i, salvestatakse muudatused automaatselt CRM-i.
  • Kohtumise saate Dynamics 365 salvestada ainult siis, kui kohtumise aeg jääb kõigi osalejate tööaja sisse. Kui kohtumise aeg on väljaspool mõne osaleja tööaega, ei saa kohtumist Dynamics 365-sse salvestada. Lisateavet selle kohta, kuidas Dynamics 365-s kasutajale tööaega määrata, leiate teemast Kasutajale töötundide määramine.

• Kui kasutate CRM-ina Salesforce’i, pidage meeles järgmisi punkte.

  • Te ei saa salvestada mustandmeile ja kohtumiste mustandeid Salesforce’i.
  • Salvestatud meilide vastuseid ja salvestatud sündmuste värskendusi ei salvestata automaatselt.
  • Kui salvestate meili või koosoleku Salesforce’i, kuvatakse see salvestatuna ainult teie jaoks, mitte teiste meilis või koosolekul osalejate jaoks. Teised osalejad peavad meili või koosoleku eraldi Salesforce’i salvestama.

• Outlooki tegevuste salvestamist ühispostkastidest ei toetata.

• Korduvate koosolekute salvestamist CRM-i ei toetata.

• Kui salvestate Outlooki tegevuse (meili või kohtumise) kasutamise Dynamics 365 App for Outlook teel, ei kuvata seda Müügi Copilot salvestatuna. Outlooki tegevus tuleb salvestada Müügi Copilot abil. Kui salvestate Outlooki tegevuse uuesti Müügi Copilot abil, luuakse teie CRM-is duplikaatkirje.

Outlooki tegevuste salvestamine esiletõstetud kaart

Outlooki meili või koosoleku sünkroonimiseks oma CRM-iga toimige järgmiselt.

1. Avage meil või koosolek, mille soovite CRM-i salvestada, ja seejärel avage Müügi Copilot.

2. Valige jaotises Salvesta meil CRM-i süsteemi < tüüpi kaart> käsk Salvesta.

   

   Kui ühendate Müügi Copilot oma Dynamics 365 keskkonnaga ja serveripoolne sünkroonimine pole lubatud, palutakse teil Outlooki tegevuse esmakordsel salvestamisel lubada oma postkastis serveripoolne sünkroonimine. Lisateavet leiate teemast Serveripoolse sünkroonimise kasutamine funktsiooniga Müügi Copilot.

   Teise võimalusena saate salvestada Outlooki tegevuse CRM-i seotud kirjete kaart.

3. Jaotises Kirjega ühenduse loomine saate valida kirje, millega soovite tegevuse ühendada.

   • Vaikimisi näitab Müügi Copilot tehisintellektil põhinevaid soovitusi tegevuste kontaktidega seotud kontode ja müügivõimaluste kohta. Valige üks soovitatud kirjetest, et sellega ühendus luua.

     Märkus.

     Mõned tehisintellektil põhinevad soovitused müügivõimaluste kohta esitatakse ainult siis, kui meili ja koosoleku sisu on inglise keeles.

   • Teise võimalusena võite kasutada otsinguvälja, et leida mõni muu kirje mis tahes kirje tüüp kohta, mille administraator on lisanud rakendusse Müügi Copilot, ja luua sellega ühendus. Samuti saate otsingutulemeid otsingutulemite kitsendamiseks filtreerida.

   • Meili või koosoleku salvestamiseks CRM-i ilma kirjet ühendamata valige Salvesta ilma ühendust loomata. Meil või koosolek on endiselt seostatud väljadel Adressaat, Koopia ja Salakoopia olevate kontaktidega.

   Märkus.

   • Kui otsite kirjet, millega ühendus luua, kuvatakse otsingutulemites kirje nimi ja võtmeväljad, mille administraator valis. Lisateavet võtmeväljade kohta leiate teemast Minivaate võtmeväljade valimine.
   • Saate luua ühenduse kõigi kirjetüüpidega, mille administraator tegevuste jaoks lubas ja Müügi Copilot lisas. Lisateavet kirjetüüpide lisamise kohta leiate teemast Uue kirje tüüp (või Salesforce’i objekti) lisamine.

   Jaotises Seotud kontaktid kaart kuvatakse tegevuses olevad kontaktid, kuna tegevus kuvatakse nende ajaskaalal.

   

4. Sisestage jaotises Meilikategooriate lisamine teave, et meilisõnum või koosolek CRM-is kategoriseerida. Väljad kuvatakse ainult siis, kui teie administraator on kategoriseerimise väljad konfigureerinud.

5. (Valikuline) Valige ja salvestage manused, mida soovite CRM-is talletada.

6. Valige jaotises Manuste salvestamine manused, mida soovite CRM-is talletada, ja salvestage need. See jaotis kuvatakse ainult siis, kui teie administraator on lubanud manuste salvestamise võimaluse.

   

   Manused salvestatakse tegevuskirjesse, mis on seotud CRM-is oleva e-kirja või koosolekuga. Kas manust ei saa salvestada? Vaadake, miks.

7. Valige käsk Salvesta.

   Meil või koosolek ühendatakse valitud kirjega ja salvestatakse CRM-i.

   • Väljal Ühendatud kaart kuvatakse ühendatud kirje ja selle tüüp.
   • Manuse ikoon näitab CRM-i salvestatud manuste arvu.
   • Sildiikoon näitab kategoriseerimisväljade arvu, kui valisite mõne.

   

Märkus.

Kui kasutate CRM-ina Salesforce’i, pidage meeles järgmisi punkte.

• Kui täiustatud meil on välja lülitatud, võidakse kuvada Outlooki tegevuste salvestamisel tõrketeade. Vea parandamise kohta teabe saamiseks minge lehele täiustatud meil välja lülitatud. Kui võtsite ühendust Microsoft toega, et salvestada Outlooki tegevused ilma täiustatud meil sisse lülitamata, salvestatakse tegevus Salesforce’is ülesandekirjena. Kui täiustatud meil on sisse lülitatud, salvestatakse tegevus meilisõnumi kirjena.

• Kui salvestate meilisõnumi Salesforce CRM-i ja Outlooki meilisõnumi kehas olevate märkide arv (sh HTML-märgistus) ületab Salesforce’i meilikirjetes talletatavate märkide maksimaalse arvu, siis meilisõnumit kärbitakse ja seejärel salvestatakse. Teade kärpimise kohta kuvatakse jaotises Ühendatud kaart.

  

Outlooki tegevuste salvestamine seotud kirjest kaart

Müügi Copilot näitab kirjeid, mis on seotud meilisõnumis salvestatud kontaktidega. Kõik sama kirje tüüp kirjed kuvatakse selle kirje tüüp kaart. Alates Kaardid saad salvestada e-kirjad oma CRM-i.

Märkus.

Kui olete esiletõstetud kaart kaudu meili või koosoleku juba CRM-i salvestanud, ei saa te seda seotud kirje kaart uuesti salvestada.

1. Avage meil või koosolek, mille soovite CRM-i salvestada, ja seejärel avage Müügi Copilot.

2. Liikuge kirje tüüp kaart kursoriga üle kirje, kuhu soovite meilisõnumi või koosoleku salvestada, valige Veel toiminguid (...) ja seejärel valige Salvesta ja ühenda meilisõnum. Näiteks kui soovite meilisõnumi kontole salvestada, libistage kursoriga üle konto jaotises Kontod kaart, valige Veel toiminguid (...) ja seejärel valige Salvesta ja ühenda meilisõnum.

   Teise võimalusena valige kirje selle üksikasjade avamiseks. Tehke üksikasjade hulgast valik Veel toiminguid (...) >Salvestage ja ühendage e-post.

   Meil või koosolek ühendatakse valitud kirjega ja salvestatakse CRM-i. Väljal Ühendatud kaart kuvatakse ühendatud kirje ja selle tüüp.

Märkus.

• Kui teie administraator on vaikimisi lubanud kõigi manuste salvestamise võimaluse, salvestatakse sobilikud manused CRM-i automaatselt.
• Kui administraator on manuste salvestamise võimaluse keelanud või kõigi manuste salvestamise võimaluse vaikimisi välja lülitanud, ei salvestata manuseid CRM-i.

Outlooki tegevuste salvestamine CRM-i kiirtoimingute abil meilibännerites

Kui loete kliendi e-kirja välistelt kontaktidelt ja te ei salvestanud meili oma CRM-i, sisaldab meili ülaosas olev ribasõnum kiiret CRM-i toimingut, mida saate kasutada meili salvestamiseks.

1. Avage meilisõnum, mis sisaldab vähemalt ühte väliskontakti.

2. Valige ribareklaamisõnumis käsk Salvesta see e-kiri.

3. Valige paaniMüügi Copilot jaotises Loo ühendus kirjega kirje, millega soovite koosoleku ühendada.

   

4. (Valikuline) Valige ja salvestage manused, mida soovite CRM-is talletada.

   Manused salvestatakse tegevuskirjesse, mis on seotud CRM-is oleva e-kirja või koosolekuga. Kas manust ei saa salvestada? Vaadake, miks.

5. Valige käsk Salvesta.

Märkus.

• Praegu on ribasõnumid, mis sisaldavad CRM-i kiireid toiminguid, saadaval kuni kahes välises e-kirjas kasutaja kohta päevas. Kui te ei soovi, et need bännerid kuvataks, paluge administraatoril need keelata.

Manuse kaalutlused

Kui salvestate e-kirja või koosoleku oma CRM-i, saate salvestada ka kõik manused, mis on osa meilist või koosolekust. Kaaluge siiski järgmisi manustega seotud piiranguid.

• Liiga suuri või keelatud failitüübiga manuseid ei saa CRM-i salvestada. Teie CRM-i administraator konfigureerib failitüübi ja -suuruse piirangud. Kõik selle konfiguratsiooni muudatused võivad Müügi Copilot-s jõustumiseks kuluda kuni tund. Lisateavet failitüübi ja -mahu piirangute konfigureerimise kohta leiate järgmistest teemadest.

  • Dynamics 365: failimahupiirangu ja faililaiendite konfigureerimine
  • Salesforce’i jaoks: failimahu ja ühiskasutuse limiidid

• Tekstisiseseid manuseid ei saa CRM-i salvestada. Tekstisisesed manused on pildid või failid, mis kuvatakse meilisõnumi kehas. Näited hõlmavad meilisignatuure, pilte või faile, mis kleebitakse meilisõnumi kehasse.

• Salesforce’is salvestatakse manused tegevuse kirjetesse failidena .

• Kui jaotises Dynamics 365 on kohtumiste manuste salvestamine serveripoolses sünkroonimises välja lülitatud, ei saa koosolekute manuseid alates Müügi Copilot CRM-i salvestada. Lugege lisateavet kohtumise manuste sünkroonimise kohta.

Märkus.

Jaotis Manuste salvestamine kuvatakse ainult siis, kui teie administraator on manuste salvestamise võimaluse lubanud.

Outlooki tegevuste redigeerimine

Kui soovite pärast tegevuse salvestamist CRM-i värskendada Outlooki tegevuse üksikasju, saate neid redigeerida ja seejärel muudatused uuesti CRM-i salvestada.

Saate värskendada tegevuse järgmisi välju.

• Ühendatud kirje
• E-posti kategooriad
• Seotud kontaktid

Märkus.

Redigeerimine on saadaval ainult tegevuste puhul, mis on salvestatud Dynamics 365-i.

Tegevuse redigeerimiseks valige külgpaanil Müügi Copilot nupp Veel toiminguid (...kaart), valige külgpaanil # käsk Redigeeri salvestatud e-posti üksikasju ja tehke vajalikud muudatused.

Eemaldatud salvestatud meilid CRMist

Kui ühendate Müügi Copilot oma Dynamics 365 keskkonnaga ja lubate serveripoolse sünkroonimise, saate kasutada Müügi Copilot, et eemaldada salvestatud meilid ja koosolekud, mis pole teie CRM-ist enam asjakohased. Sel viisil aitad hoida CRMi puhta ja ajakohasena.

Märkus.

Eemaldamine on saadaval ainult tegevuste puhul, mis on salvestatud Dynamics 365-sse.

1. Avage CRM-i salvestatud meil või koosolek ja seejärel avage Müügi Copilot.

2. Valige vahekaart Dynamics 365 .

3. Valige jaotises Ühendatud kaart nupp Veel toiminguid ( ... ) ja seejärel valige Eemalda meilisõnum Dynamics 365-st.

   

   E-kiri kustutatakse Dynamics 365-st ja saate kinnitussõnumi.

Seotud teave

Outlooki meilide ja sündmuste CRM-i salvestamise konfigureerimine
CRM-kirje otsimine Müügi Copilot abil