Henkilökunnan lisääminen Bookingsiin

Bookingsin Henkilökunta-sivulla voit luoda henkilöstöluettelon ja hallita työntekijöiden tietoja, kuten nimiä, puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita. Täällä voit myös määrittää työajat jokaiselle työntekijälle.

Alkuvalmistelut

Vaikka Bookings on Microsoft 365:n ominaisuus, kaikilla henkilöstön jäsenillä ei tarvitse olla Microsoft 365 -tiliä. Kaikilla henkilöstön jäsenillä on oltava kelvollinen sähköpostiosoite, jotta he voivat vastaanottaa varauksia ja tehdä muutoksia.

Katso: Henkilöstön lisääminen Bookingsiin

Ohjeet

  1. Valitse kalenterisi aloitussivulta.

  2. Siirry vasemmanpuoleisessa ruudussa henkilöstön vaihtoehtoon ja valitse Lisää uusia työntekijöitä.

  3. Kun lisäät henkilöä omasta organisaatiosta, kirjoita hänen nimensä Lisää henkilöitä -kenttään ja valitse heidät, kun he näkyvät avattavassa valikossa. Muut kentät täytetään automaattisesti.

    Kun henkilöstön jäsen on lisätty, voit muokata kaikissa Bookings-viesteissä näkyvää nimeä valitsemalla x nimen vieressä ja muokkaamalla Lisää henkilöitä -kenttää. Tästä voi olla hyötyä, jos haluat, että henkilöstön jäsenillä on tietty titteli tai nimi, joka näytetään asiakkaille, esimerkiksi luetteloimalla Adele Vancen nimeksi "Dr. Vance, MD".

  4. Jos haluat lisätä organisaation ulkopuolisen henkilön, täytä hänen sähköpostinsa ja muut tietonsa manuaalisesti.

    Huomautus

    Vuokraajan ulkopuolinen henkilökunta ei voi jakaa tavoitettavuustietoja Bookingsin kanssa.

  5. Valitse jokaiselle henkilöstön jäsenelle rooli: ryhmän jäsen, aikatauluttaja, tarkastelija tai vieras.

    • Ryhmän jäsen voi hallita varauksia oman kalenterinsa kautta ja tavoitettavuuttaan varauspostilaatikosta käsin. Kun lisäät tai muokkaat varausta jonkun kalenterissa, tämä henkilö määritetään henkilöstön jäseneksi.
    • Aikatauluttaja voi hallita kalenterin varauksia ja asiakastietoja. Jäsenillä, joille on määritetty tämä rooli, on vain luku -oikeudet asetuksia, henkilöstöä ja palveluja varten.
    • Tarkastelijat voivat nähdä kaikki kalenterin varaukset, mutta heillä ei ole oikeuksia niiden muokkaamiseen tai poistamiseen. Heillä on vain luku -oikeudet asetuksiin.
    • Vieraita voidaan määrittää varauksia varten, mutta heillä ei ole oikeutta varauspostilaatikon avaamiseen.
  6. Valitse Ilmoita koko henkilöstölle sähköpostitse, kun hänelle määritetty varaus luodaan tai sitä muutetaan, jotta henkilökunnan sähköpostit otetaan käyttöön. Seuraavassa on esimerkkisähköpostiviesti:

    Ilmoitusviesti Bookingsista.

  7. Valitse Office 365 -kalenterin tapahtumat vaikuttavat käytettävyyteen, jos haluat henkilöstön jäsenten kalenterien tavoitettavuustietojen vaikuttavan varauspalveluiden käytettävyyteen Bookingsin kautta.

    Jos esimerkiksi henkilöstön jäsenellä on ryhmäkokous tai henkilökohtainen tapaaminen, joka on ajoitettu keskiviikkona kello 15.00, Bookings näyttää kyseisen henkilöstön jäsenen olevan varattuna kyseisenä ajankohtana. Tämä aika näkyy varattuna tai alustavana varauksena Bookings-kalenterinäkymässä, kuten alla olevassa esimerkissä.

    Bookings-kalenterin näkymä.

Tärkeää

Suosittelemme, että jätät tämän asetuksen käyttöön (se on oletusarvoisesti käytössä), jotta vältät päällekkäiset varaukset ja optimoit henkilöstön jäsenten käytettävyyden.

  1. Valitse Käytä aukioloaikoja, jos haluat määrittää kaikki henkilöstön jäsenten varattavissa olevat ajat aukioloaikojen mukaan, jotka olet määrittänyt Aukioloajat -osassa Yrityksen tiedot -sivulla.

    Poistamalla tämän ruudun valinnan henkilöstölle voidaan antaa mukautettuja tunteja, jotka rajoittavat sitä, milloin heille voidaan varata aika. Tästä on hyötyä tilanteissa, joissa henkilöstön jäsen on paikalla vain tiistaisin ja keskiviikkoisin, tai hänellä on aamuisin vain tietyntyyppisiä tapaamisia ja iltapäivällä muuntyyppisiä tapaamisia.

    Huomautus

    Bookings tukee jopa sataa henkilöstön jäsentä Bookings-kalenterissa.

Voit tehdä Bookings-käyttäjästä pääkäyttäjän lisäämättä häntä henkilöstöön Bookingsissa

Haluat ehkä lisätä henkilön henkilöstöluetteloosi Bookingsissa ilman, että hän on asiakkaiden käytettävissä. Kun teet hänestä pääkäyttäjän, hänestä tulee varauspostilaatikon järjestelmänvalvoja. Varauspostilaatikon järjestelmänvalvojana toimiminen on määritetty niin, että hänellä on täydet käyttöoikeudet varauspostilaatikkoon ja lähetysoikeudet.

Huomautus

Nämä vaiheet toimivat vain, jos lisättävälle käyttäjälle ei ole vielä määritetty tarkastelijan roolia Bookingsissa.

  1. Muodosta yhteys Microsoft 365:een PowerShellin avulla.

  2. Määritä PowerShellin avulla täydet käyttöoikeudet seuraavilla komennoilla:

    Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false
    

    Postilaatikko yhdistetään oletusarvoisesti automaattisesti Outlookiin. Jos et halua, että varauksen postilaatikko näkyy käyttäjän Outlookissa, määritä täydet käyttöoikeudet seuraavilla komennoilla:

    Add-MailboxPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -User <adminusers@emailaddress> -AccessRights FullAccess -Deny:$false -AutoMapping:$false
    
  3. Määritä sitten lähetysoikeudet suorittamalla tämä komento.

    Add-RecipientPermission -Identity <bookingmailbox@emailaddress> -Trustee <adminusers@emailaddress> -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    

Tässä on esimerkki PowerShell-komennosta, joka lisää Allie Bellewin Contoson päivähoidon varauspostilaatikkoon.

  1. Suorita ensin tämä komento:

    Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
    

    Postilaatikko yhdistetään oletusarvoisesti automaattisesti Outlookiin. Jos et halua, että varauksen postilaatikko näkyy käyttäjän Outlookissa, määritä täydet käyttöoikeudet seuraavilla komennoilla:

    Add-MailboxPermission -Identity "daycare@contoso.com" -User "Allie Bellew" -AccessRights FullAccess -AutoMapping:$false -InheritanceType All
    
  2. Suorita sitten tämä komento:

    Add-RecipientPermission -Identity "daycare@contoso.com" -Trustee "Allie Bellew" -AccessRights SendAs -Confirm:$false
    

Allie Bellewilla on nyt järjestelmänvalvojan oikeudet, mutta hän ei näy varattavissa olevana henkilönä Bookingsissa.