Miten onnistuu suojatun (sallittu lomakemuotoinen täyttäminen) word-asiakirjan täyttö yhteismuokkauksessa?

Question

Yritämme jakaa lomakemuotoista Word-dokumenttia (suojattu niin että lomakemuotoinen täyttäminen sallittu) yhteismuokkaukseen, mutta kun dokumentti jaetaan organisaation ulkopuolisille, niin avaa kyllä lukutilaan, mutta muokkaustilaan siirtyminen aiheuttaa virheilmoituksen:

"Word online ei voi avata tiedostoa muokattavaksi, koska ainakin yhdessä sen osassa on käytössä tiedostosuojaus. Avaa tiedosto muokattavaksi sovelluksessa Microsoft Word":

Kun klikkaa "Avaa Wordissa" -ei kuitenkaan dokumenttia avaa vaan kuva jää harmaaksi ei dokumentti aukea. Pitäisikö tämän toimia? Tarvitseeko dokumentille tehdä jotain muuta jotta sen saa yhteismuokkaukseen lomaketäytöllä suojattuna, kun virheilmoitus kuitenkin vihjaa siihen suuntaan että pitäisi onnistua?

Answer 1

Hei Tiina,

Tutkiskelin ja testailin asiaa hivenen ja en onnistunut replikoimaan kuvaamaasi ongelmaa, mutta sitten huomasin tämänartikkelin. Varsinkin sen kohdan "Rajoita Muokkaamista."

Oletteko varmasti lisänneet kaikki kohdat lomakkeesta muokattaviksi, vai laitteko kenties että vain tietyt ihmiset voivat muokata näitäkin kohtia? Onko henkilöillä jotka täyttävät lomaketta sama versio Wordistä vai eri?

Ystävällisin terveisin,

Olli

Answer 2

Hei Olli,

Word-asiakirjalla suojaus on tehty niin, että käyttöön on otettu Word-lomakkeen muokkausrajoitus:

Eli ei ole rajoitettu tietyille ihmisille, tai yksittäisten osien suojaamista, vaan perus-Wordin asetuksella (kuten kuvassa).

Nyt jos tällaisen dokumentin laittaa Jaa-toiminnolla muokattavaksi ja yrittää päästä O365-kautta muokkaamaan, niin ensin herjaa ettei selaimessa onnistu, mutta jos avaa desktop-versiolla niin ei onnistu siltikään. Katsoin läpi linkittämäsi artikkelin, mutta en löytänyt sieltä apua.

T: Tiina

P.S Voin jakaa sinulle ko. testidocin jolla olemme asiaa yrittäneet tehdä, jos laitat minulle spostiosoitteen tulemaan minne voin jaon tehdä?

P.P.S Kysyin asiasta eräässä koulutuksessa, ja siellä sanottiin että käytettävä Flow:ta SharePoint-jaon sijaan. En kuitenkaan halua vielä luovuttaa vaan tsekata onnistuuko sittenkin suoraan SharePointin kautta, koska olisi fiksumpi/yksiselitteisempi vaihtoehto

Answer 3

Hei Tiina,

Eli SharePoint? Käytät sitten varmaan Office for Business lisenssiä jota en itse ole koskaan käyttänyt ja ei varsinaisesti ole tuettu näillä foorumeilla. Suosittelisin joko avamaan uuden tapauksen englanninkielisellä yhteisöllämme jossa For Business on tuettu, tai sitten olemaan yhteydessä lisenssinne IT-tukeen... eli järjestelmänvalvojaanne. Heillä tulisi olla tarpeellinen koulutus ja työkalut auttamaan asiassa eteenpäin.

Jos kohtaat ongelmia perus Officen kanssa palaathan asiaan.

Ystävällisin terveisin,

Olli