Kuluagentin yleiskatsaus

[Tämä artikkeli on esijulkaisuasiakirja, ja se voi muuttua.]

Expense-agentti on tekoälyavusteinen agentti, joka automatisoi kulunkäsittelyn Business Central. Se käsittelee vastaanoton saannin, tietojen poiminnan, luokittelun, itemisoinnin ja kulurivin luonnin ja ryhmittelee kulut kuluraporteiksi tarkistusta ja hyväksyntää varten.

Important

Työntekijät lähettävät kuluja erillisen verkkosovelluksen kautta osoitteessa https://app.expenses.dynamics.com/ tai lähettämällä kuitit edelleen jaettuun postilaatikkoon. Kumpikaan menetelmä ei edellytä Business Central käyttöoikeutta. Agentti käsittelee lähetetyt kuitit, poimii tarvittavat tiedot ja luo kulutietueet Business Central. Käyttäjät tarkastelevat tuloksia ja lähettävät kuluraportteja hyväksyttäväksi verkkosovelluksen kautta.

Kaikki taloustiedot, kirjauspolut ja kirjauslogiikka käsitellään Business Central, joten olemassa olevia sääntöjä, käyttöoikeuksia ja työnkulkuja sovelletaan edelleen.

Copilot käytettävyys ja kielituki

Tämä Copilot ominaisuus on käytettävissä tietyillä mailla ja alueilla sekä tuetuilla kielillä, jotka on lueteltu Copilot maan tai alueen käytettävyydestä ja tuetuista kielistä.

  • Maantieteelliset seikat: Tämä ominaisuus edellyttää Microsoft Azure OpenAI Service, joka ei ole käytettävissä kaikilla maantieteellisillä alueilla. Jos ympäristösi sijaitsee maassa tai alueella, jossa Azure OpenAI Service ei ole käytettävissä, järjestelmänvalvojien on sallittava tietojen siirto maantieteellisten alueiden välillä. Lisätietoja on kohdassa Copilot-tietojen siirtäminen maantieteellisten alueiden välillä.
  • Kielessä huomioitavat seikat: vaikka voitkin käyttää ominaisuutta kielissä, joita ei tueta, se ei ehkä toimi tarkoitetulla tavalla. Kielen laatu voi vaihdella käyttäjän vuorovaikutus- tai järjestelmäasetusten mukaan, mikä voi vaikuttaa tarkkuuteen ja käyttökokemukseen.

Kuluagenttien toiminta

Kuluagentti hallitsee koko kulun elinkaarta kuittien tallentamisesta kuluraporttien hyväksymiseen ja julkaisemiseen. Seuraavissa osioissa esitellään prosessin kukin vaihe.

Kuittien käsittely

Agentti vastaanottaa kuitit kahdesta kanavasta:

Tuettuja tiedostomuotoja ovat esimerkiksi JPEG, PNG ja PDF. Agentti voi käsitellä kuitit useilla kielillä, mukaan lukien rakenteettomia asiakirjoja, kuten reittejä ja eriteltyjä kuitteja.

Tietojen poiminta

Kustakin kuitista agentti tunnistaa ja poimii:

  • Myyjän nimi
  • Kulun päivämäärä
  • Kokonaissumma
  • Valuutta
  • Maksutapa
  • Rivinimikkeen tiedot (kun käytettävissä ja kohde täytyy eritellä)

Luokittelu ja sääntösovellus

Agentti luokittelee automaattisesti jokaisen kulun määritettyihin kululuokkiin ja aliluokkiin kuhunkin luokkaan liittyvän kuitin sisällön ja kuvausten perusteella. Se käsittelee myös erityiskulut ja päivärahatyypit:

  • Päiväraha laskettuna ladatuista matkasuunnitelmatiedoista
  • Mittarilukemat laskettu matkakartasta verkkosovelluksessa

Business Central määritetyt yrityskäytännöt ja säännöt pakotetaan tässä vaiheessa.

Kuluraporttirivin luominen

Agentti luo kuluraporttirivit sekä verkkosovellukseen että Business Central poimittuihin tietoihin. Seuraavat kentät täytetään automaattisesti:

  • Kauppias
  • Description
  • Kuittauksen numero
  • Summa
  • Valuutta
  • Maksutapa
  • Kulun päivämäärä
  • Kululuokka

Erittely

Jos valittu luokka edellyttää nimikkeistystä, verkkosovelluksessa näytetään lisävälilehti. Agentti poimii ja määrittää seuraavat:

  • Aliluokat, joissa on vastaavat määrät kullekin eritellylle riville

Osallistujat

Jos valittu luokka edellyttää osallistujia, verkkosovelluksessa näytetään ylimääräinen välilehti, jossa käyttäjän on tarjottava:

  • Kulutapahtumaan liittyvät osallistujat

Muistio

Käyttäjä voi automaattisesti määrittää itsensä osallistujaksi ja lisätä vieraita joko sisäisiä (työntekijöitä) tai ulkoisia.

Päivärahakulut

Jos valittu luokka on määritetty diem-tyyppinä, agentti poimii lisätietoja:

  • Kulun sijainti
  • Alkamispäivä ja -aika
  • Päättymispäivä ja -aika

Kilometrikorvauskulut

Mittarilukemien tyyppisissä kuluissa esitetään erillinen käyttöliittymä, jossa on seuraavat kentät:

  • Lähtökohta
  • Lopetuspiste
  • Kilometrikorvaus
  • Edestakainen

Käyttäjän on annettava aloitus- ja lopetuspisteet. Agentti laskee käytettävissä olevat reitit ja näyttää ne, mukaan lukien nopeimmat ja vaihtoehtoiset vaihtoehdot. Käyttäjä valitsee ensisijaisen reitin ja voi tarvittaessa ottaa käyttöön Kiertomatka-vaihtoehdon .

Muistio

Kun käyttäjä valitsee reitin ja vahvistaa kulun, valittua reittiä kuvakaappaus tallennetaan ja liitetään kulutietueeseen.

Käyttäjäarvostelu

Kulukäyttäjät voivat tarkastella, muokata ja lähettää kuluja verkkosovelluksen kautta.

Tähän prosessiin ei tarvita Business Central -käyttöoikeutta, ellei se käsittele Business Central sisällä.

Käyttäjän on tarkistettava kaikki kulut ennen raportin lähettämistä. Kun agentti suorittaa poiminnan ja luokittelun, käyttäjän on vahvistettava kaikkien tietojen tarkkuus. Kun tarkistus on valmis, käyttäjä voi lähettää kuluraportin hyväksyttäväksi.

Automatisoitu työnkulku

Agentti suorittaa seuraavan jakson automaattisesti:

  1. Kuittien käsittely
  2. Tietojen poiminta
  3. Luokittelu ja nimikkeistys
  4. Kulun luonti
  5. Kuukausittaisen kuluraportin luominen
  6. Hyväksyntään lähettäminen
  7. Hyväksyntäkäytännön vahvistus
  8. Hyväksyttyjen kuluraporttien kirjaaminen

Asennus ja edellytykset

Ennen kuin voit käyttää kuluagenttia, järjestelmänvalvojan on suoritettava muutama määritysvaihe Business Central ja Microsoft 365 -hallinta Centerissä. Seuraavat osiot kuvaavat kutakin vaatimusta.

Tekoälyn alihankkijan vaatimus

Kuluagentti käyttää Anthropic-malleja. Jotta voit käyttää agenttia, sinun on otettava Anthropic käyttöön alihankkijana Microsoft 365 -hallinta Centerissä. Lue lisää osoitteesta Anthropic Microsoft Online Servicesin alihankkijana.

Aktivointi ja määrittäminen

Järjestelmänvalvojat mahdollistavat agentin Business Central:ssä käyttämällä erillistä EA hexagon-kuvaketta, jossa he määrittävät tarvittavat asetukset. Lisätietoja on kohdassa Kuluagentin asennus.

Käytön laskuttaminen

Kuluagentti käyttää Copilot saldoa tekoälyn käsittelyä varten. Se maksaa 50 Copilot saldoa yhdestä kuitin käsittelystä (yksi kulun luonti) monimutkaisuudesta riippumatta; se kattaa koko prosessin poimimisesta luokittelun ja erittelyn, ryhmittelyn kuluraportteihin ja hyväksynnän kautta. Määritä laskutusmalli Business Central ympäristöllesi ennen agentin käyttöä. Lue lisää artikkelista Kulutukseen perustuvan laskutuksen hallinta.

Miten agentti toimii

Kuluohjelma toimii taustalla ja käyttää tekoälyä käsitelläkseen kuitteja ja luodakseen kuluja. Agentti ilmoittaa käyttäjille, kun heidän tarkistustaan tarvitaan, kuten silloin, kun ne poimitaan ja luokitellaan kuluiksi, jotka ovat valmiita tarkistettavaksi.

Agentti on vuorovaikutuksessa Business Central kanssa samalla tavalla kuin käyttäjän. Se vastaanottaa luonnollisen kielen ohjeet, jotka määrittelevät kulut ja sivun metatietojen käytön (kuvatekstit, työkaluvihjeet ja muut ominaisuudet) sekä omat ohjeet kunkin käsittelyvaiheen määrittämiseen.

Agenttitoiminnan tarkistaminen

Järjestelmänvalvojat ja käyttäjät voivat tarkistaa agentin käsittelyvaiheet, tuodut kuitit ja kulutiedot. Verkkosovellus ja Business Central sekä näyttää agentille annetut luokitellut tiedot alkuperäisen poimitun tiedon rinnalla, jotta käyttäjät voivat vertailla ja korjata arvoja tarpeen mukaan.

Käsittelet työnkulkua yksityiskohtaisesti

Vastaanotto verkkosovelluksen kautta

Kuluagentti-verkkosovellus on saatavilla osoitteessa https://app.expenses.dynamics.com/.

  • Edellyttää vain rekisteröityä Kulukäyttäjää, jolla on Microsoft Entra ID. Business Central käyttöoikeutta ei tarvita.
  • Kuitin lataaminen käynnistää poiminnan ja tekoälyn käsittelyn
  • Poimitut tiedot tallennetaan JSON-esityksenä
  • Uusi kulutustietue luodaan

Vastaanotto jaetun postilaatikon kautta

Kun otat jaetun postilaatikon käyttöön, Kuluagentti käyttää sisäistä sähköpostin käsittelijää Business Central.

  • Käsittelee sähköpostiviestejä, joissa on liitteitä tai sisäistä sisältöä.
  • Merkitsee jokaisen sähköpostin kuluna.
  • Lähettää liitteet ja sisällön tekoälymalliin analysointia ja purkamista varten.

Muistio

Suositellaan dedikoitua postilaatikkoa.

Luokittelu, vahvistus ja ongelman havaitseminen

Poimimisen jälkeen agentti:

  • Määrittää kululuokat ja kulun aliluokat , kun nimikkeistys vaaditaan
  • Täyttää kaikki asianmukaiset kentät
  • Merkitsee ongelmat, kun:
    • Business Centralissa ei ole valuuttaa.
    • Purkamisen aikana ilmeni ongelma

Käyttäjien on ratkaistava ongelmat ennen kulun lähettämistä.

Kuluraportin luominen

Agentti luo kuukausittaiset kuluraportit työntekijää kohti ryhmittelemällä kaikki kauden kulut yhteen raporttiin. Agentti merkitsee ongelmat seuraavissa tilanteissa:

  • Osallistujia tarvitaan, mutta niitä ei ole määritetty
  • Määrä ylittää käytäntörajoitukset
  • Kulu ei ole palautettavissa
  • Pakolliset kentät puuttuvat
  • Oikeutus puuttuu (käytännön vaatiessa)

Raportteja voidaan tarkastella verkkosovelluksessa tai Business Central (lisensoiduille käyttäjille).

Rekisterinpitäjät ja hyväksyjät voivat tarkastella ja säätää:

  • Palautettavuus
  • Maksutapa
  • Summa
  • Dimensiot
  • Projekti ja tehtävänumerot
  • Laskutettava/ei-laskutettava tila

Hyväksynnän jälkeen kuluraportit voidaan julkaista.

Muistio

Jos täytät Project No. ja Project Task No. -kentät kuluraporttirivillä, kulut luovat myös Project Kirjanpitokirjaus.

Kirjaukset ja hyvitys

Kuluraportin kirjaaminen Business Central luo:

  • Kulujen pääkirjamerkinnät
  • Työntekijätapahtumat
  • Työntekijän kirjanpidon yksityiskohtaiset kirjaukset
  • KP-tapahtumat
  • ** Projektikirjaukset (jos sovellettavissa)

Kirjauksen jälkeen voit maksaa työntekijälle takaisin maksukirjauskansioiden kautta käyttämällä Tilityyppinä Työntekijä-kenttää.

Seuraavat vaiheet

Copilotin ja agentin ominaisuuksien määrittäminen
Kuluagenttien vastaavien tekoälyn usein kysytyt kysymykset
Kuluagenttien yleisten ongelmien vianmääritys

  • Last updated on