Usein kysyttyjä kysymyksiä sähköisten asiakirjojen yhdistämisestä ostotilauksiin Copilotin avulla (esiversio)

[Tämä artikkeli on esijulkaisuasiakirja, ja se voi muuttua.]

Nämä usein kysytyt kysymykset käsittelevät tekoälyn vaikutusta Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja -ominaisuuteen Business Centralissa.

Tärkeää

  • Tämä on tuotantovalmis esiversiotoiminto.
  • Tuotantovalmiisiin esiversiotoimintoihin sovelletaan lisäkäyttöehtoja.

Mikä on sähköisten asiakirjojen sovitusapuri?

Modernit liiketoimintatapahtumat ohjautuvat sähköisiin asiakirjoihin. Ne edustavat keskeisiä asiakirjoja, kuten laskuja ja kuitteja, jotka liikkuvat molempiin suuntiin toimituksen ja vastaanoton kautta. Sähköisiä laskuja voidaan luoda ja lähettää digitaalisesti jäsennetyssä muodossa, joka helpottaa automaattista laskujen käsittelyä. Saapuvien digitaalisten laskujen käsittely voi kuitenkin olla haasteellista ostoreskontratiimeille.

Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä (PK-yrityksissä) ostoreskontratiimin merkitys on keskeinen toimittajan velvoitteiden tarkassa seurannassa. Tiimin keskeinen tehtävä on kirjata saapuvat laskut tarkasti. Tarkkuus voi kuitenkin olla haastavaa etenkin täsmäytettäessä ulkoisia toimittajien laskuja ja aiemmin luotuja ostotilauksia. Koodien, kuvausten ja mittayksiköiden ristiriidat ovat usein haastavia, sillä kyseiset elementit eivät aina täsmää eri järjestelmissä ja yrityksissä. Lisäksi odottamattomat kustannukset, kuten kuljetusmaksut, voivat näkyä erillisinä rivinimikkeinä, jotka on muutettava manuaalisesti. Kirjanpitäjien on sisällytettävä asiakirjoihin myös laskun numerot ja päivämäärät. On tärkeää huomata, että ostotilausten ja ulkoisten laskujen suhde ei ole aina yhden suhde yhteen. Samalle ostotilaukselle voidaan useita ulkoisia laskuja.

Business Centralissa luotiin aiemmin uusia ostolaskuja vastaanotettujen sähköisten laskujen perusteella. Laskujen ja aiemmin luotujen ostotilausten manuaalinen täsmäyttäminen on prosessi, joka vie paljon aikaa ja on virhealtis.

E-tiedostot Vastaava tuki -toiminto käyttää luotua tekoälyä tämän prosessin virtaviivaistamiseen automatisoimalla ulkoisten sähköisten laskujen analyysin. Ominaisuus antaa kirjanpitäjille mahdollisuuden pyytää Copilotia täsmäyttämään saapuvien sähköisten laskujen rivit ja ostotilausten rivit Business Centralissa.

Mitä ominaisuuksia sähköisten asiakirjojen kohdistusapurissa on?

Copilot mahdollistaa tekoälypohjaisen tuen, kun vastaanotettu digitaalinen lasku kohdistetaan aiemmin luotuihin ostotilauksiin Business Centralissa. Copilot vastaa rivejä tietojen perusteella:

  • Kuvausten samankaltaisuus
  • Mittayksiköt
  • Laskutettavissa olevat määrät
  • Summat

Copilot tunnistaa samankaltaiset kuvaukset, jos niissä on oikeat mittayksiköt ja hinnat. Se voi etsiä vastaavuuksia myös monimutkaisemmissa tapauksissa. Se voi esimerkiksi tunnistaa, onko sähköisessä laskussa kaksi riviä, joissa on sama tuotevariantti, ja vain yhden rivin ostotilauksessa. Business Central vastaa näitä rivejä, kunhan kuvaukset ovat samankaltaisia ja hinnat ovat samat.

Copilot ei yhdistä sähköisiä asiakirjoja päätepistepalveluun digitaalisten tositteiden noutoa tai lähettämistä varten. Tämä tehtävä pysyy täysin käyttäjän hallinnassa ja on edellytys Copilotin hyödyntämiseen. Tämä ehto pitää paikkansa riippumatta siitä, lisätäänkö digitaaliset asiakirjat Business Centraliin käyttämällä päätepistepalveluyhteyttä vai manuaalisesti.

Mikä on sähköisten asiakirjojen kohdistusapurin käyttötarkoitus?

Sähköisen asiakirjan kohdistusapuri -ominaisuuden tavoite on auttaa ostoreskontratiimiä kohdistamaan aiemmin luodut ostotilaukset ja saapuvat sähköiset laskut. Suurin osa tästä aktiviteetista liittyy merkkijonojen yhteensopivuuteen. Business Central tarjoaa ominaisuuden, joka automatisoi osan tästä toiminnasta. LlM:t (suuren kielen mallit) on tunnistettu mahdollisuudeksi täydentää tätä ominaisuutta ja vähentää manuaalista työtä entisestään.

Miten sähköisten asiakirjojen vastineiden arviointiapu arvioitiin? Mitä mittareita suorituskyvyn mittaamisessa käytetään?

Ominaisuutta testattiin käyttämällä seuraavien tietojen yhdistelmiä:

  • Ulkoisen nimikkeen kuvaukset
  • Mittayksiköt
  • Määrät ja summat
  • Vakiomuotoiset nimikekuvaukset
  • Eri kielet
  • Muut parametrit, jotka koskevat kunkin kentän tyypillisiä vaihtelua ja tietorajoituksia

Testitiedot ilmaisevat sekä tyypillistä käyttöä että haitallisten toimijoiden käyttöä. Suorituskykyä mitattiin vertaamalla sitä samojen sähköisten laskujen ja ostotilausten tietojen manuaaliseen kohdistamiseen.

Mitä rajoituksia sähköisten asiakirjojen kohdistusapurissa on? Miten käyttäjät voivat minimoida sähköisten asiakirjojen kohdistusapurin rajoitukset, kun he käyttävät järjestelmää?

Sähköisen asiakirjan kohdistusavustaja toimii parhaiten, kun ulkoisen (sähköisen laskun) ja sisäisen (Business Centralin) nimikekuvauksen ja mittayksiköiden kieli on sama. Jos kieliä on useita tai nimikekuvauksia on useilla kielillä, tuloksena on usein vähemmän vastineita ja ehdotuksia.

Sähköisten laskujen nimikkeiden ja ostotilausten nimikkeiden ehdotettu kohdistus toimii parhaiten englannin kieltä käytettäessä. Vaikka voit käyttää tätä ominaisuutta millä tahansa kielellä, jota Business Central tukee, saatat kokea vähemmän kohdevastaavuuksia muilla kielillä. Lue lisätietoja kohdasta Millä maantieteellisillä alueilla ja kielillä sähköisten asiakirjojen kohdistusapuri on saatavana?.

Millä maantieteellisillä alueilla ja kielillä sähköisten asiakirjojen kohdistusapuri on saatavana?

Tämä Copilot-ominaisuus on käytettävissä kaikissa tuetuissa Business Centralin maissa/alueilla. Ominaisuus kuitenkin käyttää Microsoft Azure OpenAI Servicea, joka on tällä hetkellä saatavana Business Centralissa joillakin maantieteellisillä alueilla. Jos ympäristösi sijaitsee maassa tai alueella, jossa Azure OpenAI Service ei ole käytettävissä, järjestelmänvalvojien on sallittava tietojen siirto maantieteellisten alueiden välillä. Lue lisää Copilot tietojen siirrosta eri maantieteellisten alueiden välillä.

Ominaisuus vahvistetaan ja sitä tuetaan vain englanniksi. Vaikka sitä voi käyttää muilla kielillä, se ei välttämättä toimi tarkoitetulla tavalla. Kielen laatu voi vaihdella käyttäjän vuorovaikutus- tai järjestelmäasetusten mukaan, mikä voi vaikuttaa tarkkuuteen ja käyttökokemukseen. Vastausten laatu voi olla myös huonompi, jos Business Centralin käyttäjän kieliasetus poikkeaa Business Central -tietokannassa olevien yritystietojen ensisijaisesta kielestä. Kun Copilot tekee hakuja verkossa, muut kuin englanninkieliset verkkosivustot saattavat heikentää laatua tai olla ilman ehdotuksia.

Lue lisätietoja Copilot-maan/alueen käytettävyydestä ja tuetuista kielistä.

Mitkä operatiiviset tekijät ja asetukset mahdollistavat ominaisuuden tehokkaan ja vastuullisen käytön?

Copilot täydentää Business Central jo tarjoamaa kartoitusalgoritmia ja yhdistää viivat, joita algoritmi ei ole hyödyntänyt.

Mitä käyttäjien odotetaan tekevän sähköisten asiakirjojen kohdistusapuria käytettäessä?

Kun saapuvat sähköiset laskut on yhdistetty ostotilauksiin, asiakirjojen rivit on yhdistettävä.

Ostotilauksen yhdistämismääritys -sivulla on näkyvissä molempien asiakirjojen kaikki rivit. Täällä voit tehdä kartoituksen manuaalisesti, mikä voi olla hankalaa, jos rivejä on paljon.

Sähköisten asiakirjojen kohdistusapuria voidaan käyttää yhdistämään rivit seuraavien ehtojen perusteella:

  • Kuvausten samankaltaisuus
  • Mittayksiköt
  • Laskutettavissa olevat määrät
  • Summat

Copilotin osumat saattavat olla virheellisiä tai epätäydellisiä. Niiden tarkkuus onkin aina tarkistettava, ennen kuin ne päätetään säilyttää. Copilotin vastineet ja ehdotukset tallennetaan Business Centraliin, kun valitaan Säilytä se ja poistutaan Copilotista. Ennen kuin päätät säilyttää niitä, voit muokata ja korjata kaikkia vastineita tai ehdotuksia.

Mitä järjestelmänvalvojilta ja käyttäjiltä odotetaan sähköisten asiakirjojen kohdistusapuria käytettäessä?

Käyttäjien, kuten kirjanpitäjien, tai muiden sähköisiä laskuja vastaanottavien on aina tarkistettava Copilotin vastineiden ja ehdotusten tarkkuus, ennen kuin he valitsevat niiden säilyttämisen. Ostotilausrivit kannattaa tarkistaa, sillä näin voidaan varmistaa näin niiden tarkkuus ja löytää mahdolliset ristiriidat. Sähköisten asiakirjojen kohdistusapurin käyttäminen on käyttäjän päätettävissä. Vaikka järjestelmänvalvoja on ottanut sähköisten asiakirjojen kohdistusapurin käyttöön ja se on käytettävissä, käyttäjä voi silti valita, käytetäänkö sitä aina, joskus vai ei koskaan.

Järjestelmänvalvojat päättävät viime kädessä, käytetäänkö Business Centralissa Copilotin ominaisuuksia. Jos he sallivat Copilot, järjestelmänvalvojien on varmistettava, että he myöntävät asianmukaisen käyttöoikeuden.

Note

  • Ominaisuutta ei tueta Business Centralin paikallisissa versioissa tai yksityisissä pilvipalveluissa.
  • Kumppanit eivät voi laajentaa tätä ominaisuutta. Kumppanikehittäjät eivät voi muokata, korvata eivätkä laajentaa tätä ominaisuutta.

Onko Copilot ainoa tapa kohdistaa sähköiset asiakirjat ostotilauksiin?

Ei, on sinusta kiinni, käytätkö Copilot. Business Central tarjoaa ei-tekoälypohjaisia tapoja yhdistää vastaanotetun sähköisen laskun kohteet Business Central ostotilauksiin. Organisaatiot voivat myös käyttää molempia vaihtoehtoja samanaikaisesti.

Miten annan palautetta tekoälyn luomasta sisällöstä?

Aina kun Copilot antaa vastineita tai ehdotuksia, Microsoftille voidaan antaa palautetta suoraan Copilot-ikkunasta Tykkää- ja Ei tykkää -ohjausobjekteilla. Palautteesi pysyy anonyyminä ja me käytämme näitä tietoja palvelun laadun parantamiseen.

Mitä tietoja Microsoft kerää ja miten niitä käytetään?

Microsoftin tietosuojatiedot koskevat Dynamics 365 Business Centralia ja muita Microsoftin tuotteita ja palveluita. Alla olevat tiedot lisäävät läpinäkyvyyttä siitä, mitä tietoja kerätään ja miten niitä käytetään käyttäessäsi Microsoftin Copilot- ja Agent-toimintoja Business Centralissa.

  • Diagnostiikkatiedot: Kaikki kehotteet (syötteet) ja vastaukset (tulosteet) tallennetaan turvallisesti Business Centraliin 20 päivän ajaksi tukipyyntöihin vastaamisen helpottamiseksi. Nämä diagnostiikkatiedot tallennetaan Business Central yrityksen tietojen rinnalle samalle maantieteelliselle ja yhteensopivuuden rajalle. Tietoja ei lasketa tietokantakiintiöihin. Kehotteet ja vastaukset voivat sisältää yrityksen tietoja ja henkilötietoja. Microsoftin henkilöstö voi käyttää tietoja vain osana asiakastukipyyntöä. Asiakkaan lukituskäytäntöjä toteuttavat organisaatiot saavat tietojen käyttöpyynnön hyväksyntää varten, ennen kuin Microsoft voi käyttää näitä tietoja osana tukipyyntöä. Lue lisätietoja Business Centralin suojauksen lukitusruudusta.

    Microsoft ei käytä yrityksesi tietoja, kehotteita tai vastauksia tekoälymallien kouluttamiseen. Lue lisätietoja Dynamics 365:n ehdoista Azure OpenAI:tä hyödyntäville ominaisuuksille.

  • Käyttötiedot: Microsoft kerää business central -palvelun käyttämiseen ja parantamiseen tarvittavat vähimmäistiedot, mukaan lukien anonymisoidut tiedot tekoälyn käytöstäsi. Käyttötiedot eivät sisällä kehotteita (syötteitä) tai vastauksia (tulosteita), eivätkä ne sisällä asiakastietoja tai henkilötietoja.

  • Palaute: Microsoft kerää palautetta, jonka käyttäjät antavat käyttöliittymässä käyttämällä like-kuvaketta (peukku ylös) tai (peukalo alas). Kun annat palautetta, tallennamme, piditkö tai etkö pitänyt jostakin, mikset pitänyt jostakin (jos jaat syyn) ja mihin tekoälytoimintoon palautteesi liittyy.

    Emme kerää automaattisesti kehotetta (syötettä) tai tekoälyvastausta (tulostetta), kun annat palautetta.

Sähköisten asiakirjojen yleiskatsaus
Yhdistä sähköiset asiakirjat tilausriveihin Copilotin avulla
Copilot-tietojen siirtäminen maantieteellisten alueiden välillä

Löydä maksuttomat verkko-opetusmoduulit Business Centralissa

  • Last updated on