Toimittajan laskutusautomaation asetusvaihtoehdot

Tässä artikkelissa kuvataan vaihtoehtoja toimittajalaskujen automaation määrittämiseen ja määrittämiseen. Laskuautomaatio-ominaisuus käyttää seuraavia määritysparametrityyppejä:

• Parametrit ennakkomaksujen automaattiselle kohdistamiselle tuoduissa laskuissa.

• Parametrit, joilla lähetetään tuodut toimittajan laskut työnkulkujärjestelmään ja täsmäytetään kirjatut tuotteen vastaanottorivit odottaviin toimittajan laskurivit.

• Prosessin automatisoinnin taustatehtävien parametrit ovat seuraavat:

  • Tuotujen toimittajalaskujen lähettäminen työnkulkujärjestelmään.
  • Kirjattujen tuotteen vastaanottorivien täsmäyttäminen automaattisesti odottaviin toimittajan laskuriveihin.
  • Manuaalisten, automaattisesti tuotteen vastaanottoriveille täsmäytettyjen laskujen täsmäytyksen vahvistaminen. Eri liiketoimintaprosesseissa käytetään tätä kehystä määrittämään, kuinka usein valittu prosessi suoritetaan. Täsmäytä tuotteen vastaanotto laskuriveihin- ja Lähetä toimittajan laskut työnkulkuun -taustaprosesseissa on valittavana toistuvuusasetukseksi Tunti ja Päivittäin.

Voit määrittää taustatehtävän tai määrittää sen tiedot valitsemalla Järjestelmän hallinta>Asetukset>Prosessin automatisoinnit ja valitsemalla sitten Taustatehtävä -välilehti.

Jos haluat saavuttaa kosketuskyvyttömän automaation tuontiprosessista toimittajan laskun kirjauksen kautta, määritä Toimittajan laskutyönkulku. Määritä työnkulku valitsemalla Ostoreskontra>Asetukset>Ostoreskontran työnkulut. Jos haluat varmistaa, että lasku voidaan käsitellä alusta loppuun ilman manuaalisia toimia, sisällytä työnkulun määrityksiin automaattinen kirjaustehtävä.

Parametrit ennakkomaksujen automaattiselle kohdistamiselle tuoduissa laskuissa

• Ota tuodut laskut käyttöön automaattisesti ennakkomaksuna – Kun määrität tämän asetuksen arvoksi Kyllä, järjestelmä hakee automaattisesti vastaavan ostotilauksen ennakkomaksut, kun tuot toimittajan laskuja. Jos se havaitsee, että ennakkomaksut voivat olla voimassa, se lisää yhden ylimääräisen rivin ennakkomaksuihin tuomassasi toimittajalaskussa.
• Estä seurannan automaattinen prosessi ennakkomaksun kohdistusvirheen sattuessa – Kun tämän asetuksen arvona on Kyllä, laskut estetään, jos ennakkomaksua ei voi kohdistaa. Kuten muissa automaattisissa prosesseissa, kuten tositteiden täsmäytysprosessissa ja työnkulkuun lähettämisen prosessissa, automaattisessa laskutusprosessissa ei poimita estettyjä laskuja, ennen kuin ennakkomaksu on kohdistettu manuaalisesti.

Parametrit tuotujen toimittajan laskujen lähettämiseen työnkulkujärjestelmään

Tuodut toimittajan laskut lähetetään työnkulkujärjestelmään tietyillä parametreilla. Lisäksi joillakin parametreilla täsmäytetään kirjatut tuotteen vastaanottorivit odottaviin toimittajan laskuriveihin. Ostoreskontran parametrit -sivun Toimittajan laskuautomaatio -välilehdessä määritettävät parametrit on jaettu seuraaviin osiin:

• Toimittajan laskutyönkulku
• Täsmäytä tuotteen vastaanotot automaattisesti

Seuraavat parametrit ovat käytettävissä:

• Lähetä tuodut laskut automaattisesti työnkulkuun:

  • Jos tämän asetuksen arvoksi määritetään Kyllä, laskut lähetetään automaattisesti työnkulkujärjestelmään, jos niille tehtiin Täsmäytä tuotteen vastaanotot laskuriveihin -työ ja jos Sisältyy automaattiseen käsittelyyn -asetus on valittuna. Jos asetukseksi valitaan Kyllä, otat käyttöön prosessin, jossa käyttäjän toimia ei tarvita missään vaiheessa tulosten tuonnista kirjaamiseen. Tämä Kyllä-asetus voidaan määrittää vain, jos yrityksessä on määritetty aktiivinen toimittajan laskutyönkulku. Määritä työnkulku valitsemalla Ostoreskontra>Asetukset>Ostoreskontran työnkulku.
  • Jos valitset tämän vaihtoehdon arvoksi Ei, sinun on lähetettävä laskut työnkulkujärjestelmään manuaalisesti.

• Tarkista tuotteen vastaanoton tila ennen työnkulkuun lähettämistä:

  • Jos määrität tämän vaihtoehdon arvoksi Kyllä, järjestelmä ei voi lähettää tuotua laskua automaattisesti työnkulkujärjestelmään, ennen kuin vastaava tuotekuittausmäärä on yhtä suuri kuin laskun määrä.

  • Jos määrität tämän vaihtoehdon arvoksi Ei, järjestelmä lähettää laskun työnkulkujärjestelmään, kun yritysten määrä on saavutettu, vaikka tuotteen vastaanoton määrä ei olisikaan yhtä suuri kuin laskun määrä.

    Tarkista tuotteen vastaanoton tila ennen työnkulkuun lähettämistä -asetus on käytettävissä vain, jos Ota laskun täsmäytyksen vahvistus käyttöön -vaihtoehto on valittu. Kun valitset tämän vaihtoehdon, Tuotekuittien ja laskurivien automaattinen vastaavuus -asetukseksi asetetaan automaattisesti Kyllä.

• Täsmäytä tuotteen vastaanotot automaattisesti laskuriveihin – Jos tämän asetuksen arvoksi on määritetty Kyllä, taustaprosessia voidaan käyttää kirjatun tuotteen vastaanottojen automaattiseen täsmäytyksen laskuriveihin, jota varten kolmisuuntainen täsmäytyskäytäntö on määritetty. Kyseistä prosessia suoritetaan, kunnes täsmäytetyn tuotteen vastaanotettu määrä vastaa laskun määrää tai kunnes Automaattisen täsmäytyksen yrityskertojen määrä -kentän arvo saavutetaan. Prosessi voi toimia, kunnes lasku lähetetään työnkulkujärjestelmään.

  Täsmäytä tuotteen vastaanotot automaattisesti laskuriveihin -asetus on käytettävissä vain, jos Ota laskun täsmäytyksen vahvistus käyttöön -asetus on valittu. Jos määrität Täsmää tuotekuitit laskuriveille ennen automaattista vastaavuutta -asetukseksi Kyllä, et voi määrittää tämän asetuksen arvoksi Ei. Jos tässä vaihtoehdossa on valittu Ei, Täsmäytä tuotteen vastaanotot laskuriveihin ennen automaattista lähettämistä -asetukseksi valittava ensin Ei.

• Automaattisen täsmäytyksen yrityskertojen määrä – Määritä, miten monta kertaa järjestelmä yrittää täsmäyttää tuotteen vastaanotot laskuriviin, ennen kuin se päättää prosessin epäonnistuneena. Kun määritetty yrityskertojen määrä saavutetaan, lasku poistetaan automaattisesta käsittelystä.

Laskujen sisällyttäminen toimittajan laskujen automatisointiprosessiin

Kun Lähetä tuodut laskut automaattisesti työnkulkujärjestelmään- tai Täsmäytä tuotteen vastaanotot automaattisesti laskuriveihin -asetus on otettu käyttöön (eli arvoksi on määritetty Kyllä), Sisällytä automaattiseen käsittelyyn -asetus tulee näkyviin laskun otsikkoon.

• Kun lasku tuodaan ulkoisesta lähteestä, Sisällytä automaattiseen käsittelyyn -asetus otetaan automaattisesti käyttöön. Näin varmistetaan, että toimittajan laskut sisällytetään toimittajan laskujen automaatioprosessiin ja että laskuja ei voi muokata.
• Manuaalisesti luotujen laskujen Sisällytä automaattiseen käsittelyyn -asetus on oletusarvoisesti poistettu käytöstä. Jos otat käyttöön Täsmää tuotekuitit automaattisesti laskuriveihin -asetuksen, Automatisoidun kuitin vastaavuuden tila -kentän arvoksi asetetaan aluksi Ei käytettävissä. Voit manuaalisesti ottaa tämän asetuksen käyttöön ja sisällyttää laskun toimittajan laskun automaatioprosessiin laskun syötön valmistumisen jälkeen. Automaattisen vastaanoton vastaavuuden tila -kentän arvoksi tulee Ei vielä suoritettu. Sisällytä manuaalisesti luodut laskut laskun automatisointiin -ominaisuus ohjaa tätä toimintoa.

Laskujen sulkeminen pois toimittajan laskujen automatisointiprosessista

Toimittajan laskun automaatioprosessiin sisältyvän toimittajan laskun voi jättää pois automaatiosta.

• Käyttäjä voi jättää laskun manuaalisesti pois poistamalla käytöstä Sisällytä automaattiseen käsittelyyn -asetuksen.

• Jos Täsmäytä tuotteen vastaanotot automaattisesti laskuriveihin-asetus on otettu käyttöön, lasku poistetaan automaatiosta seuraavissa olosuhteissa:

  1. Lähetä tuodut laskut automaattisesti työnkulkuun -vaihtoehto on poistettu käytöstä, ja Automaattinen vastaanoton täsmäytyksen tila -kentän arvoksi on määritetty Valmis, Epäonnistunut tai Ei käytössä.
  2. Lähetä tuodut laskut automaattisesti työnkulkuun -asetus on otettu käyttöön.
  3. Laskua ei hyväksytä sen jälkeen, kun se on onnistuneesti lähetetty työnkulkujärjestelmään.