Budjettisuunnittelu

Tämän kurssin tavoite on tarjota Microsoft Dynamics 365 Financein toimintojen päivitysten ohjattu näkymä Budjettisuunnittelu-alueella. Tämä kurssi sisältää nopean konfiguraatioesimerkin budjettisuunnittelumoduulista ja esittelee, miten budjettisuunnittelu voidaan suorittaa tämän konfiguraation avulla. Tällä kurssilla keskitytään erityisesti seuraaviin liiketoimintaprosesseihin tai tehtäviin:

• Organisaatiohierarkian luonti budjetin suunnittelua ja käyttäjän tietoturvan konfigurointia varten
• Budjettisuunnitelmaskenaarioiden, budjettisuunnitelmasarakkeiden ja Excel-mallien määrittäminen
• Luodaan ja aktivoidaan budjettisuunnitteluprosessi
• Budjettisuunnitelman luominen hakemalla kirjanpidon todelliset arvot
• Budjettisuunnitelman asiakirjan tietojen oikaisu kohdistusten avulla
• Budjettisuunnitelman asiakirjan tietojen muokkaaminen Excelissä

Edellytykset

Tätä opasta varten sinulla on oltava Microsoft Dynamics 365 Finance -ympäristö, jossa on Contoson esittelytiedot, ja sinun on oltava esiintymän järjestelmänvalvoja. Älä käytä henkilökohtaista selaimen tilaa tällä kurssilla, vaan kirjaudu ulos muista selaimen tileistä jos tarvittaessa ja kirjaudu sisään järjestelmänvalvojan tunnistetiedoilla. Kun kirjaudut sisään, valitse Pidä minut kirjautuneena -valintaruutu. Se luo Excel-sovellukseen pysyvän esteen, jota se parhaillaan tarvitsee. Jos kirjaudut sisään sovellukseen käyttäen jotain muuta selainta kuin Internet Edgeä, järjestelmä kehottaa sinua sisäänkirjautumaan Excel-sovelluksen kautta. Kun valitset Kirjaudu sisään Excel-sovelluksessa, ponnahdusikkuna avautuu ja kun kirjaudut sisään, valitse Pidä minut sisäänkirjautuneena -valintaruutu. Jos mitään ei tapahdu, kun napsautat Excel-sovelluksen Kirjaudu sisään -painiketta, tyhjennä välimuistin evästeet.

Tilanteen yleiskuvaus

Julia toimii talouspäällikkönä Contoso Entertainment Systemsissä Saksassa (DEMF). Kun FY2024 lähestyy, Julian on määritettävä yrityksen budjetti tulevalle vuodelle. Budjetin valmistelu näyttää seuraavanlaiselta:

1. Julia käyttää edellisvuoden toteutuneita summia budjetin luomisen lähtökohtana.
2. Julia luo edellisen vuoden toteutuneiden summien perusteella 12 kuukauden arviot seuraavalle vuodelle
3. Julia tarkistaa budjettitapahtumat talousjohtajan kanssa. Kun se on tehty, Julia tekee tarvittavat oikaisut budjettisuunnitelmaan ja viimeistelee budjetin valmistelun.

Budjetin suunnittelun kokoonpanomalli skenaariolle näyttää seuraavalta:

Julia valmistelee budjetin käyttäen seuraavaa Excel-mallia:

Harjoitus 1: Määritys

Tehtävä 1: Luo organisaatiohierarkia.

Koska kaikki budjetointiprosessissa tapahtuu talousosastolla, Julian on luotava helppo organisaatiohierarkia, joka koostuu vain taloushallinto-osastosta.

1.1. Siirry organisaatiohierarkioihin ja valitse Uusi.

1.2. Kirjoita organisaatiohierarkian Nimi-kenttään ja valitse sitten Määritä tarkoitus.

1.3. Valitse ensin budjettisuunnittelun tarkoitus ja sitten Lisää ja määritä juuri luotu organisaatiohierarkia.

1.4. Toista edellä oleva vaihe kohdassa Organisaation tarkoituksen suojaus. Sulje sivu, kun olet valmis.

1.5. Valitse Organisaation hierarkiat -sivulla Näytä. Valitse MuokkaaHierarkian suunnittelu -kohdassa ja luo hierarkia valitsemalla Lisää.

1.6. Valitse "Talousosasto" budjetoinnin hierarkiaan.

1.7. Kun olet valmis, valitse Julkaise ja Sulje. Valitse 1.1.2023 hierarkian julkaisemisen voimaantulopäiväksi.

Vaihe 2: Käyttäjäryhmän suojauksen määrittäminen

Budjettisuunnittelussa käytetään erityisiä suojauskäytäntöjä määrittämään pääsy budjettisuunnitelmien tietoihin. Julian on annettava käyttöoikeus taloushallinnon budjettisuunnitelmiin itselleen.

2.1. Siirry DEMF-yrityskontekstiin.

2.2. Mene kohtaan Budjetointi>Asetukset>Budjettisuunnittelu>Budjettisuunnittelun määritys. Määritä Parametrit-välilehdessä suojausmallin arvoksiPerustuu suojausorganisaatioihin.

2.3. Valitse Järjestelmänvalvojat>Käyttäjät>Käyttäjät. Anna käyttäjien hallinnalle (Julia Funderburk) budjetin hallitsijan rooli.

2.4. Valitse ensin käyttäjärooli ja sitten Määritä organisaatiot. 2.5. Valitse Myönnä käyttöoikeudet yksittäisille organisaatioille. Valitse ensimmäisessä vaiheessa luotu Organisaatiohierarkia. Valitse Myyntitiedot-solmu ja klikkaa Myönnä alatasolla.

Tärkeää

Tarkista, että olet DEMF-yrityksen yhteydessä, kun suoritat tätä tehtävää, sillä organisaatioiden suojaus sovelletaan yrityksittäin. Budjettisuunnitelmassa käytetään rooliin perustuvaa suojausta. Jos haluat tarkastella Budjettisuunnitelma-sivua, käyttäjällä on oltava jokin seuraavista rooleista:

• Budjettitoimihenkilö
• Budjetin osallistuja
• Budjettipäällikkö

Tehtävä 3: Luo skenaarioita

3.1. Mene kohtaan Budjetointi>Asetukset>Budjettisuunnittelu>Budjettisuunnittelun määritys. Skenaariot-sivulla, pane merkille ne skenaariot, joita käytämme myöhemmin tällä kurssilla: edellisen vuoden toteutuneet ja budjetoidut.

Huomautus

Voit luoda tarvittaessa uusia tilanteita tähän harjoitukseen ja käyttää niitä näiden sijaan.

Tehtävä 4: Luo budjettisuunnitelmalle sarakkeet

Budjettisuunnitelman sarakkeet ovat joko rahaan tai määrään perustuvia sarakkeita, joita voidaan käyttää budjettisuunnitelman asiakirjan asetteluun. Esimerkissämme meidän on luotava sarake edellisen vuoden todellisille arvoille ja 12 saraketta, jotka edustavat budjetoidun vuoden kutakin kuukautta. Sarakkeita voidaan luoda joko klikkaamalla "Lisää"-painiketta ja kirjoittamalla arvot, tai tietoyksikön avulla. Tällä kurssilla käytämme tietoyksikköä syöttämään arvot.

4.1. Avaa Sarakkeet-sivu kohdasta Budjetointi>Asetukset>Budjettisuunnittelu>Budjettisuunnittelun määritys. Napsauta sivun oikeassa yläkulmassa olevaa Office-painiketta ja valitse "Sarakkeet" (suodattamaton).

4.2. Excel-työkirja avautuu käytettäväksi arvojen kirjoittamiseen. Valitse pyydettäessä Ota muokkaus käyttöön ja Luota tähän sovellukseen.

4.3. Tarvitsemme enemmän sarakkeita arvojen täyttämiseen. Lisää sarakkeet ruudukkoon valitsemalla Rakenne oikeassa ruudussa.

4.4. Ruudukkoon lisättävissä olevat sarakkeet saa näkyviin napsauttamalla kynäkuvaketta Suunnittele sarakkeita -kohdan vieressä.

4.5. Lisää käytettävissä olevat kentät valittuihin kenttiin kaksoisnapsauttamalla kenttää ja valitsemalla Päivitä.

4.6. Lisää kaikki luotavat sarakkeet Excel-taulukkoon. Lisää rivejä nopeasti Excelin automaattisen täytön avulla. Varmista, että rivit on lisätty taulun osana (pystyvierityspalkkia käytettäessä sarakeotsikoiden pitäisi näkyä ruudukon yläosassa).

4.7. Palaa sovellukseen ja päivitä sivu. Julkaistut arvot tulevat näkyviin.

Tehtävä 5: Luo budjettisuunnitelma asiakirjan suunnitelmat ja mallit

Asettelu määrittää, miltä budjettisuunnitelman asiakirjan rivien ruudukko näyttää, kun käyttäjä avaa budjettisuunnitelma-asiakirjan. On mahdollista siirtää budjettisuunnitelman asiakirjan tekstin asettelu niin, että voidaan katsoa samoja tietoja eri suunnalta. Kun Julia on määrittänyt sarakkeet, joita käytetään budjettisuunnittelu asiakirjassa, hänen on luotava budjettisuunnitelma-asiakirjan asettelu, joka näyttää samanlaiselta kuin budjettitietojen luomiseen käytetty Excel-taulukko. (Lisätietoja on tämän kurssin osassa Skenaarion yleiskatsaus)

5.1. Avaa Asettelut-sivu valitsemalla Budjetointi>Asetukset>Budjettisuunnittelu>Budjettisuunnittelun määritys. Luo uusi asettelu kuukausittaiselle budjettitapahtumalle:

• Valitse MA+BU dimensioyhdistelmä sisällyttämään päätilit ja liiketoimintayksiköt asettelussa.
• Listaa kaikki budjettisuunnitelman sarakkeet, jotka luotiin edellisessä vaiheessa "Elementit"-osiossa. Tee kaikista paitsi edellisen vuoden todellisista arvoista muokattavia.
• Klikkaa "Kuvaukset"-painiketta valitaksesi minkä taloushallinnon dimensioiden tulisi näkyä "Kuvaukset"-ruudukossa.

Perustuen budjettisuunnitelman asettelun määritykseen, voimme luoda Excel-mallin, jota käytetään vaihtoehtoisena tapana muokata budjettitietoja. Koska Excel-mallin tulee vastata budjettisuunnitelman asettelun määrityksiä, et voi muokata budjettisuunnitelman asettelua sen jälkeen kun Excel-malli on luotu, joten tämä tehtävä tulisi tehdä sen jälkeen, kun kaikki asettelun osatekijät on määritetty.

5.2. Kohdassa 5.1. luodulle asettelulle, vaihe, napsauta Malli>Luo. Vahvista varoitussanoma. Napsauta Malli>Näytä, jos haluat tarkastella mallia.

Huomautus

Huomautus: Varmista, että Tallenna nimellä on valittu ja valitse kohde, johon malli tallennetaan, jotta sitä voidaan muokata. Jos käyttäjä valitsee valintaikkunassa "Avaa" tallentamatta, tiedostoon tehdyt muutokset eivät säily, kun tiedosto suljetaan.

5.3. Valinnainen vaihe - Muokkaa Excel-mallia käyttäjäystävällisemmäksi lisäämällä esimerkiksi summa-kaavoja, otsikkokenttiä ja muotoiluja. Tallenna muutokset ja lataa tiedosto budjettisuunnitelman asetteluun valitsemalla Asettelu>Lataa.

Tehtävä 6: Luo budjettisuunnitteluprosessi

Julian on luotava ja aktivoitava uusi budjettisuunnitteluprosessi, joka yhdistää kaikki edellä olevat asetukset, alkaakseen kirjoittamaan budjettisuunnitelmia. Budjetin suunnitteluprosessi määrittää, mitä budjetointiorganisaatioita, työnkulkuja, asetteluja ja malleja käytetään budjettisuunnitelmien luomiseen.

6.1. Luo uusi tietue valitsemalla Budjetointi>Asetukset>Budjettisuunnittelu>Budjettisuunnitteluprosessi.

• Budjettisuunnitteluprosessi – DEMF budjetointi FY2024
• Budjettijakso – FY2024
• Kirjanpito – DEMF
• Tilin oletusrakenne – Valmistus P&L
• Organisaatiohierarkia – valitse hirarkia, joka luotiin kurssin alussa
• Budjettisuunnittelun työnkulku – Määritä automaattisesti – Hyväksy työnkulku talousosastoa varten
• Budjettisuunnitteluvaiheen säännöissä ja malleissa, kullekin työnkulun budjettisuunnitteluvaiheelle, valitse onko "Lisää rivejä" ja "Muokkaa rivejä" sallittua ja mitä asettelua tulee käyttää oletuksena

Huomautus: Voit luoda lisää asiakirja-asetteluja ja määrittää ne käytettävissä olevaan budjettisuunnittelun työnkulun vaiheeseen klikkaamalla "Muut asettelut" -painiketta.

6.2. Aktivoi tämä budjettisuunnittelun työnkulku valitsemalla Toiminnot>Aktivoi.

Harjoitus 2: Prosessin simulointi

Tehtävä 7: Luo budjettisuunnitelmalle alkuperäiset tiedot kirjanpitotilistä

7.1. Siirry kohtaan Budjetointi>Kausittainen>Luo budjettisuunnitelma kirjanpidosta. Täytä kausittaisen prosessin parametrit ja valitse Luo.

7.2. Siirry kohtaan Budjetointi>Budjettisuunnitelmat löytääksesi sen budjettisuunnitelman, joka luotiin luontiprosessissa.

7.3. Avaa asiakirjan tiedot klikkaamalla "Asiakirjan numero" -hyperlinkkiä. Budjettisuunnitelma näytetään määritettynä tämän kurssin aikana luodussa asettelussa.

Vaihe 8: Luo kuluvan vuoden budjetti perustuen edellisen vuoden ilmoitettaviin todellisiin arvoihin

Kohdistusmenetelmiä voidaan käyttää budjettisuunnitelmassa kopioimaan tietoja helposti budjettisuunnitelmia varten yhdestä skenaariosta toiseen / levittäen ne eri aikakausille tai kohdistetaan dimensioihin. Käytämme kohdistuksia luomaan kuluvan vuoden budjetin edellisen vuoden ilmoitettavista todellisista arvoista.

8.1. Valitse kaikki rivit budjettisuunnitelma-asiakirjan ruudukossa ja valitse sitten Kohdista budjetti.

8.2. Valitse ensin kohdistusmenetelmä, kausiavain sekä lähde- ja kohdeskenaariot ja sitten Kohdista.

Edellisen vuoden toteutuneet summat kopioidaan kuluvan vuoden budjettiin ja kohdistetaan myyntikäyrän kausiavaimen avulla eri kausille.

Tehtävä 9: Oikaise budjettisuunnitelmaasiakirja käyttämällä Exceliä ja viimeistele asiakirja

9.1. Napsauta Laskentataulukko avataksesi sisällön Excelissä.

9.2. Kun Excel-työkirja avautuu, muokkaa budjettisuunnitelma-asiakirjan määriä ja napsauttaa Julkaise.

9.3. Palaa budjettisuunnitelma-asiakirjaan. Hyväksy asiakirja automaattisesti valitsemalla Työnkulku>Lähetä.

Kun työnkulku valmistuu, budjettisuunnitelma-asiakirjan vaiheeksi tulee Hyväksytty.

Liite

Hyväksy automaattisesti työnkulun konfigurointi

A. Budjetointi>Asetukset>Budjettisuunnittelu>Budjetoinnin työnkulut. Lue uusi työnkulku käyttämällä budjettisuunnittelun työnkulkuja:

Tässä työnkulussa on vain yksi tehtävä – budjettisuunnitelman vaiheen siirtymä.

Tallenna ja aktivoi työnkulku.

B. Mene kohtaan Budjetointi>Asetukset>Budjettisuunnittelu>Budjettisuunnittelun määritys. Luo Vaiheet-välilehdessä kaksi vaihetta – alkuperäinen ja lähetetty.

C. Mene kohtaan Budjetointi>Asetukset>Budjettisuunnittelu>Budjettisuunnittelun määritys. Liitä **Työnkulun vaiheet -välilehdessä vaiheessa A luotuun työnkulun automaattiseen hyväksymiseen Aloitus- ja Lähetetty-vaiheet.