Tilirakenteiden yleiskatsaus

Huomautus

Yhteisön eturyhmät ovat nyt siirtyneet Yammerista Microsoft Viva Engageen. Liity Viva Engage -yhteisöön ja osallistu uusimpiin keskusteluihin täyttämällä Pyydä käyttöoikeutta rahoitukseen ja toimintoihin Viva Engage -yhteisö -lomake ja valitse yhteisö, johon haluat liittyä.

Tilirakenteet käyttävät päätiliä ja taloushallinnon dimensioita luodakseen sääntöjä, jotka määrittävät järjestyksen ja arvot määrittäessäsi tilinumeron. Voit määrittää niin monta tilirakennetta kuin on tarpeen yrityksesi kannalta. Määritä yrityksen kirjanpidon määritykseen tilirakenteet, jotta voit jakaa ne. Yksityiskohtainen määritelmä on tilirakenteen sanastossa.

Tilirakenteet ovat puita, jotka esitetään taulukoina

Tilirakenne tallennetaan sisäisesti puuksi, mutta määrityssivu näyttää sen litteänä taulukkona (ruudukkona), joka takaa suurimman yhteensopivuuden Excel viennin kanssa. Tämän puurakenteen ymmärtäminen auttaa selittämään joitakin toimintoja, joita saatat kohdata tilirakenteita käsiteltäessä.

Muutosten levitys riveille

Koska ruudukko on puun litistetty näkymä, ruudukon yksittäinen rivi edustaa polkua puun juuresta lehteen. Useat rivit voivat jakaa saman päähaaran, vaikka ne eroavat vain oikeanpuoleisimmissa (lehti)segmenteissä.

Kun muutat useille riveille jaetun segmentin arvoa – yleensä yhtä vasemmanpuoleisimmasta segmentistä – muutosta sovelletaan jokaiseen kyseisen haaran jakavan rivin. Tämä on oletusarvoista: nämä rivit ovat kaikki osa puun samaa haaraa, joten haaran muokkaaminen päivittää kaikki sen lehdet.

Jos esimerkiksi kaikilla neljällä rivillä on sama liiketoimintayksikön arvo * (kaikki arvot) ja muutat liiketoimintayksikön samalle 001 riville, kaikki neljä riviä päivittyvät arvoon 001.

Tässä esimerkissä kaikilla neljällä rivillä on sama MainAccount-arvo (400000..999999) ja BusinessUnit (001) -arvot – korostettuna vihreässä ruudussa. Nämä kaksi saraketta muodostavat puun jaetun haaran. Koska kaikki neljä riviä jakavat tämän haaran, BusinessUnit-arvon muuttaminen yhdellä rivillä päivittää kaikki neljä riviä kerralla.

Punaisessa ruudussa korostetut sarakkeet – Department, CostCenter ja ItemGroup – ovat lehtisegmenttejä, joissa neljä riviä eroavat toisistaan. Koska jokaisella rivillä on eri arvot näissä sarakkeissa (esimerkiksi osastot 022, 023, 024 ja 025.034), ne edustavat erillisiä lehtiä samassa haarassa. Näiden sarakkeiden arvon muuttaminen vaikuttaa vain kyseiseen yksittäiseen riviin, ei muihin.

Tämän esimerkin pohjana oleva puu näyttää tältä:

• 400000..999999 (MainAccount – jaettu pääkansio)
  • 001 (BusinessUnit – jaettu haara)
    • ""; 022 → ""; 007..008 → "";*
    • 023 → 009..012 → "";*
    • 024 → ""; 013..014 → "";*
    • 025..034 → ""; 007..014 → "";*

Jos tämä ei ole haluamaasi, voit kiertää sen kopioimalla arvot olemassa olevalta riviltä uudelle riville, jolla on haluttu arvo, ja poistamalla sitten vanhan rivin, jos sitä ei enää tarvita.

Päällekkäiset ehdot

Segmentin arvojen yhdistelmälle on oltava täsmälleen yksi kelvollinen polku – sekä yksittäisessä rakenteessa että saman kirjanpidon kaikissa rakenteissa. Jos useampi kuin yksi polku voi vastata samaa syötettä, järjestelmä raportoi päällekkäisen ehtovirheen aktivoinnin aikana.

Yksittäisen rakenteen sisällä

Päällekkäisiä ehtoja rakenteen sisällä esiintyy yleensä, kun:

• Segmenttisarake siirretään eri sijaintiin, mikä aiheuttaa alueet, jotka olivat aiemmin erillisiä ja loivat nyt useita kelvollisia polkuja.
• Kahdella rivillä on samat pääarvot, mutta ne ovat päällekkäisiä (ei identtisiä) keskimmäisessä segmentissä.

Jos molemmat kaksi riviä sallivat liiketoimintayksikön001 , mutta johtavat eri kustannuspaikkaehtoihin , järjestelmä ei pysty selvittämään, mitä haaraa haluat noudattaa.

Voit korjata tämän yhdistämällä ehdot niin, että jokainen segmentin arvojen yhdistelmä noudattaa yksittäistä polkua. Voit esimerkiksi yhdistää päällekkäiset kustannuskeskuksen arvot yhdeksi riviksi käyttämällä esimerkiksi aluetta 040;050.

Tilirakenteiden välillä

Sama sääntö koskee kaikkia rakenteita. Kun aktivoit rakenteen, järjestelmä vertaa sen ehtoja saman kirjanpidon kaikkiin muihin aktiivisiin rakenteisiin. Jos kaksi rakennetta sallivat saman päätiliarvon (tai päällekkäiset alueet), aktivointi epäonnistuu.

Yleinen sekaannuksen aihe on se, että aktivointi vertaa aina aktivoitua luonnosta muiden rakenteiden aktiivisiin versioihin, ei niiden luonnoksiin. Jos sinulla on useita rakenteita luonnostilassa yhtä aikaa, lomake näyttää luonnosversiot, mutta aktivointitarkistuksia ei enää näy näytössä.

Arvojen siirtäminen rakenteiden välillä

Jos haluat siirtää päätilin arvon rakenteesta toiseen käynnistämättä päällekkäisyyttä, käytä kaksisuuntaista menetelmää: poista ensin ja lisää sitten.

Oletetaan esimerkiksi, että AS1 (aktiivinen) sallii 100..199 ja AS2 (aktiivinen) sallii 200..299ja haluat siirtää tilin 250 AS1:een ja 150 AS2:een:

1. Muokkaa molempia rakenteita ja poista siirtämässäsi arvot (jätä pois 150 AS1:stä ja 250 AS2:sta).
2. Aktivoi molemmat rakenteet. Siirretyt arvot ovat tilapäisesti pois käytöstä.
3. Muokkaa molempia rakenteita uudelleen lisätäksesi arvot uusiin koteihinsa (250 AS1:een ja 150 AS2:een).
4. Aktivoi molemmat rakenteet uudelleen.

Huomautus

Tilin rakenteen Vahvista -painike lomakkeessa suorittaa rajoitetun tarkistuksen ja voi silti onnistua, vaikka ehdot olisivat päällekkäisiä. Täysi päällekkäisyyden havaitseminen suoritetaan vain aktivoinnin aikana, kun järjestelmä luo kaikki mahdolliset puupolut. Vahvistus ei korvaa aktivointia.

Kelvollisen dimensioiden määrittäminen tilirakenteilla

Ehtojen luominen ja käyttäminen

Segmentit- ja Sallitut arvot -tiedot -osassa on ruudukko niiden sääntöjen syöttämiseen, joita järjestelmä noudattaa kirjauksen aikana. Voit kirjoittaa suoraan ruudukon soluihin, tuoda säännöt Excelistä tai antaa ohjeita käyttämällä Sallittu arvo -tietoja .

Sallittujen arvojen tiedot -osio opastaa sinua luomaan ehtoja käyttämällä operaattoreita, kuten alkaa, on välillä, sisältää ja monia muita.

Sallitut arvot otetaan oletusarvoisesti käyttöön kirjauskansiossa tai kirjanpidon jakelun kirjaussivulla, kun tilirakenteen määritys ei tarjoa muita mahdollisia valittuja arvoja.

Tässä on esimerkki tulostilin rakenteesta.

Päätili	Liiketoimintayksikkö	Osasto	Kustannuspaikka
400000..999999	002	022	014

Kun kirjoitat kirjauskansion ja valitset tilin tulos- ja tappioalueella, jos valitset liiketoimintayksikön 002, järjestelmä käyttää oletusarvoja 022 ja 014 tilin ohjausobjektia. Tämä toiminta tapahtuu myös kirjanpidon jakelusivulla.

Huomautus

Jos et voi syöttää tyhjiä segmenttejä kirjanpitotiliin, tarkista, rajoittaako tilirakenne tai lisäsäännöt tyhjiä segmenttejä. Jos jompikumpi seuraavista estää tyhjät segmentit, kirjanpitotili ei onnistu vahvistukseen.

Yli seitsemän ehtoa riviä kohden

Ruudukon jokaisella rivillä voi olla enintään seitsemän kriteeriä tietylle segmentille. Tämä raja perustuu tekijöihin, kuten sarakkeen leveyteen, tietojen tallennustavaan ja Sallittu arvotiedot -ohjausobjektin suorituskykyyn.

Jos tarvitset enemmän kuin seitsemän ehtoa, valitse Segmentti- ja Sallitut arvot -osassaKaksoiskappaleet. Tämä kopioi ehdot uudelle riville, jossa voit lisätä uusia ehtoja tai muokata Sallittu arvo -tietoja .

Huomautus

Microsoft Dynamics AX 2012:n päivitystä ei tueta, kun määrität yli seitsemän ehtoa. Sinun on korjattava tämä ongelma, ennen kuin viimeistelet päivityksen Finance and Operations -sovelluksiin.

Kelvolliset ja virheelliset merkit ehdoissa

Kaikkia tilirakenteiden ehtoja verrataan merkkijonoina, ei lukuina. Tämä on tärkeä ero, joka vaikuttaa alueiden työskentelytapaan.

Numeeriset arvoalueet ovat merkkijonopohjaisia.

Koska alueita verrataan merkkijonoina, eri pituiset arvot voivat tuottaa odottamattomia tuloksia. Arvo (seitsemän numeroa) kuuluu esimerkiksi 1000000 merkkijonoalueeseen 100000..399999 (kuusi numeroa), vaikka numeerisesti 1 000 000 on paljon suurempi kuin 399 999.

Tämä johtuu siitä, että merkkijonon vertailu toimii merkin mukaan vasemmalta oikealle – samalla tavalla kuin tekstinumerosarakkeen lajitteleminen Excel tuottaa tilauksen: 1, 10, 11, 12, ..., 19, 2, 20, ...

Jos haluat käyttää alueita, joiden arvot ovat eri pituisia, lisää etuliitteeksi lyhyempiä arvoja edeltäviin nolliin yhdenmukaisen merkkijonovertailun varmistamiseksi. Käytä esimerkiksi aluetta 0100000..0399999 sen sijaan 100000..399999 , että se 1000000 ei enää kuulu siihen.

Oikean erottimen käyttäminen

Kun kirjoitat useita ehtoarvoja suoraan ruudukkoon, käytä puolipisteitä ( ; ) erottaaksesi arvot – ei pilkkuja ( , ).

Pilkut ovat kelvollisia merkkejä dimensioarvossa. Jos käytät pilkkuja erottimina, järjestelmä käsittelee koko pilkuin eroteltua merkkijonoa yhtenä arvona ja katkaisee sen dimensioarvojen 30 merkin enimmäisarvoon. Tämän vuoksi merkit leikkaantuvat huomaamatta merkinnän oikealta puolelta.

Jos esimerkiksi kirjoitat 40000,49999,50000,52999,55000,59999MainAccount-sarakkeeseen pilkuilla, järjestelmä tulkitsee merkkijonon yksittäiseksi "through"-arvoksi: 40000 läpi 49999,50000,52999,55000,5999 (lyhennettynä 30 merkkiä). Sallitun arvon tiedot -osio näyttää tämän yhtenä kriteerinä – "on välillä ja sisältää 40000–49999.50000..52999.55000..5999" – kuuden erillisen arvon sijaan.

Lomakkeen alareunassa oleva Sallittu arvotiedot -osassa käytetään aina puolipisteitä. Jos ehdot näkyvät kutistettuina yksittäiseen merkintään, tarkista, onko pilkkuja syötetty puolipisteiden sijaan.

Yleismerkkejä ei voi käyttää alueilla

Älä käytä yleismerkkejä (tähtiä) alueen sisällä. Alue on tarkoitettu määrittämään kaikki arvot kahden saman pituisen merkkijonoarvon välillä. Jos haluat esimerkiksi sallia kaikki tilit välillä 100 000 – 399999, syötä 100000..399999 – ei 100*..399*.

Kun yleismerkki näkyy alueen sisällä, järjestelmä etsii arvoja, jotka sisältävät kirjaimellisesti tähtimerkin, joka ei yleensä vastaa mitään. Käytä sen sijaan yleismerkkejä asianmukaisten operaattoreiden kanssa Sallitun arvon tiedot -osassa:

• 500* Alkaa operaattorilla – vastaa kaikkia arvoja, jotka alkavat merkkijonolla 500 (esimerkiksi 500100, 500200).
• *500 Ends with -operaattori – vastaa kaikkia arvoja, joiden lopussa on 500 (esimerkiksi 100500, 200500).
• *500* On-like-operaattori – vastaa kaikkia arvoja, jotka sisältävät 500 missä tahansa (esimerkiksi 150000, 250099).

Vinkki

Älä luota pelkästään ruudukon kutistettuun ehtomerkkijonoon, jotta ymmärrät, miten järjestelmä tulkitsee ehtosi. Tarkista aina sen alapuolella oleva Sallitun arvon tiedot -osio, joka muuntaa kunkin kriteerin luettavaksi lauseeksi.

Segmenttien enimmäismäärä

Voit käyttää tilirakenteessa enintään 11 segmenttiä: yhtä päätiliä ja enintään 10 muuta taloushallinnon dimensiota.

Jos rakenteessa on jo 11 segmenttiä, Lisää segmentti -painike ei ole käytössä. Jos haluat lisätä dimensioita tämän rajan yli, käytä lisäsääntöjä, jotka mahdollistavat jopa 16 segmenttiä yhteensä.

Jos tarvitset yli 11 segmenttiä, arvioi huolellisesti asetukset ja vaatimukset, koska se vaikuttaa käyttökokemukseen. Harkitse, voidaanko segmentti johtaa raportointiskenaariossa käyttämällä hierarkiaa tietojen syöttämisen sijaan tai käyttämällä käyttäjän määrittämää kenttää. Jos esimerkiksi haluat raportin sijainnista, mutta voit määrittää sijainnin osaston tai kustannuskeskuksen mukaan, et tarvitse sijaintia taloudellisena dimensiona.

Huomautus

Jos aiot budjetoida suhteessa taloudelliseen dimensioon, sisällytä se tilirakenteeseen. Budjetointi ei tällä hetkellä käytä kehittyneitä sääntöjä.

Päätili

Päätiliä tarvitaan jokaisessa tilirakenteessa, mutta sen ei tarvitse olla ensimmäinen segmentti. Päätiliarvo tunnistaa, mitä tilirakennetta sovelletaan tilinumeromerkinnän aikana. Tämän vuoksi päätilin arvo voi olla vain yhdessä kirjanpitoon määritetyssä rakenteessa. Muussa tapauksessa järjestelmä ei voi määrittää, mitä rakennetta käytetään ja mitä raportteja käytetään päällekkäin.

Vinkki

Tee päätilistä ensimmäinen segmentti tai niin lähellä tilirakennetta kuin mahdollista. Tämä antaa käyttäjille parhaan ohjatun käyttökokemuksen tilin lisäämisen aikana, koska järjestelmä tunnistaa oikean rakenteen prosessin aiemmassa vaiheessa. Varmista, että käyttämäsi kolmannen osapuolen ratkaisut tukevat päätiliä ensimmäisessä sijainnissa.

Esimerkki

Tilirakenteen määrittämisen parhaiden käytäntöjen havainnollistamiseksi oletetaan, että yritys haluaa seurata tasetilejään (100000..399999) tili- ja liiketoimintayksikön taloushallinnon dimension tasolla. Tuotto-ja kulutileissä (400000..999999) he seuraavat taloushallinnon dimensioita Liiketoimintayksikkö, Osasto ja Kustannuspaikka. Jos he myyvät, he myös haluavat seurata kohdetta Asiakas. Tässä skenaariossa on suositeltavaa, että yrityksen kirjanpitoon määritetään kaksi tilirakennetta, joista toinen on tasetileille ja toinen tuloslaskelmalle. Käyttäjäkokemuksen ja oikeellisuustarkistuksen optimoimiseksi Asiakas tulisi olla lisäsääntö, jota käytetään vain, kun myynnin tiliä käytetään.

Taseen tilirakenne

Päätili	Liiketoimintayksikkö
100000..399999	*;" "

Tulostilirakenne

Päätili	Liiketoimintayksikkö	Osasto	Kustannuspaikka
400000..999999	*;" "	*;" "	*;" "	*;" "

Lisäsääntö asiakkaan lisäämiseksi

Ehto: Kun Päätili on välillä 400000–499999, lisää asiakas. Tätä ei voi jättää tyhjäksi.

Asiakas
*

Tässä yksinkertaistetussa esimerkissä kaikki arvot ja tyhjät sallitaan - siksi käytetään merkkejä * ja " ".

Lisätietoja on kohdassa Tilikartan suunnittelu, Taloushallinnon dimensiot ja Kirjoita tilien ja dimensioiden yhdistelmät (komponentin segmentoidun syötön tarkistus).