Pääkirja ja tapahtumatietoraportti

Tässä artikkelissa kerrotaan pääkirjojen oletusraportista. Tapahtumatiedot sisältävä pääkirja -raportti muodostaa pääkirjan ja sisältää kullekin kirjanpitotilille kirjatut yksityiskohtaiset tapahtumat. Valitsemalla tietyt julkaisemattomat tapahtumat sisällytettäviksi voit käyttää raporttia luodaksesi väliaikaisen kokeilusaldon yhdessä yksityiskohtaisten tapahtumien kanssa.

Trial balance with transactional detail report käyttää sähköistä raportointia (ER). Siksi organisaatio voi joko käyttää raportin versiota, joka sisältyy Globaaliin tietovarastoon, tai luoda oman versionsa raportista.

Sähköisen raportoinnin määritys

Jos et konfiguroinut Globaalia tietovarastoa, sinun täytyy konfiguroida se päivitettyä Trial balance with transaction data -raporttia varten. Lisätietoja on kohdassa Yleisen tietovaraston määrittäminen.

1. Siirry Sähköinen raportointi -kohtaan.
2. Valitse Microsoft-palveluntarjoajan arvoksi Tietovarasto.
3. Valitse Avaa.
4. Siirry alaspäin selaamalla tai lisää suodatin määritykselle, jonka nimen alussa on kokeiluversio (trial).
5. Valitse Tapahtumatiedot sisältävä pääkirja (Excel) ja valitse sitten Tuo.

Voit nyt ajaa päivitetyn raportin, ja tulokset ovat saatavilla Microsoft Excel:ssä.

Toimintojen hallinta

Jos haluat tarkastella kirjanpitotilin viennin yhteenvetotietoja, ota käyttöön Kirjauskansion tiliviennin summatiedot näytetään pääkirjassa tapahtumatietoraportin avulla -ominaisuus ominaisuuksien hallinnassa.

Raporttiasetukset

Kun luot raportin, voit sisällyttää raporttiin seuraavat yksityiskohtaiset kirjanpitotapahtumat:

• Kirjatut tapahtumat
• Odottavat tapahtumat
• Kaikki tapahtumat

Kirjattujen tapahtumien sisällyttäminen raporttiin voi aiheuttaa suuren tietojoukon.

Raporttiin tulostetaan kaikki raportin päivämäärävälin yksityiskohtaiset kirjanpitotapahtumat. Sen vuoksi raportin vuo luoda enintään 31 päivälle.

Jos raporttiin sisällytetään odottavia tapahtumia, kirjaamattomien tapahtumien tyypit on valittava sisällytettäväksi tyypiksi. Vain kirjaamattomien tapahtumien tyypit, jotka luetellaan raportin parametreissa, voidaan sisällyttää alustavaan raporttiin. Seuraavassa on joitakin kirjaamattoman tapahtuman tyyppejä:

• Kehittyneen kirjanpidon merkinnät
• Kohdistuskirjauskansiot
• Budjettikirjauskansiot
• Budjettirekisterimerkinnät
• Asiakkaan maksukirjauskansiot
• Päivittäiset kirjauskansiot
• Vapaatekstilaskut
• Projektilaskut
• Ostotilaukset
• Ostoehdotukset
• Toimittajan laskut
• Toimittajan laskukirjauskansiot
• Toimittajan laskurekisterin kirjauskansiot

Kirjaamattomat konsernin sisäiset tapahtumat, jotka on syötetty yleiseen kirjauskansioon (kirjauskansioon) tai toimittajan laskukirjauskansioon, eivät näy raportissa. Soveltuvia erääntymiskohteen ja -lähteen vientejä ei voi luoda ennen kirjaamista. Jos näitä tilimerkintöjä ei luoda, raportissa näkyy ei-tasapainotettu kirjanpitomerkintä, koska raportissa näkyvät vain aktiivisen yrityksen tilimerkinnät.

Vapaatekstilaskun, toimittajan laskun, projektilaskun, ostotilauksen ja ostoehdotuksen kirjaamattomat viennit ovat asiakirjan kirjanpidollisissa jaoissa, eivät koko kirjanpitoviennissä. Koko kirjanpidon kirjausta kutsutaan alareskontran kirjauskansioksi, ja sitä voi tarkastella tapahtuman syöttösivulta. Koska kirjanpidolliset jaot, ei alareskontran kirjauskansio, näytetään, raportissa näkyy täsmäämätön kirjanpitovienti.

Ensisijainen taloushallinnon dimensioyhdistelmä -asetus määrittää, miten tapahtumat ryhmitellään päätilien ja taloushallinnon dimensioiden yhdistelmien kanssa. Jos esimerkiksi valitset dimensioyhdistelmän, joka sisältää päätilin ja osaston dimensiot, raportissa näkyvät alkusaldo, yksityiskohtaiset tapahtumat ja loppusaldo kullekin päätilin ja osaston arvon yhdistelmälle. Valitusta taloushallinnon dimensioyhdistelmästä riippumatta koko kirjanpitotili näkyy Kirjanpidon dimensio -tilisarakkeessa.

Määritä Päivämäärästä- ja Päivämäärään-kenttiin päivämääräväli. Tämän päivämäärävälin pituus voi olla enintään 31 päivää. Tämä rajoitus on käytössä, koska tapahtumaraporttiin sisältyy paljon tapahtumia.

Valitse Kirjanpitotaso-kentästä kirjanpitotaso, jonka yksityiskohtaisia tapahtumia haluat tarkastella. Voit valita vain yhden kirjanpitotason.

Sisällytä avaustapahtuman yksityiskohtaiset summat -asetuksen avulla voit lisätä alkusaldoa koskevat tiedot raporttiin.

Sulkemistapahtuma-asetuksen avulla voit sisällyttää päätöstapahtumat raporttiin. Jos Luo päätöstapahtumat siirron yhteydessä -kirjanpitoparametrin arvoksi on määritetty Kyllä, päätöstapahtumat luodaan, kun tehdään tilinpäätöstä. Päätöstapahtumat kirjataan tilivuoden viimeisenä päivänä, ja ne näkyvät vain, kun tilivuoden viimeinen päivä sisältyy päivämääräväliin.

Raportin tiedot

Tapahtumatiedot sisältävä pääkirja -raportti sisältää seuraavat tiedot riveillä:

• Alkusaldo
• Debet- tai kreditsumma
• Loppusaldo

Raportti sisältää seuraavat tapahtumatiedot sarakkeissa:

• Date
• Tosite
• Tiedosto
• Tilinumero
• Description
• Kirjanpidon dimensiotili
• Kirjanpidon dimension nimi
• Debet
• Kredit
• Saldo

Raportin tapahtumatiedot

Asiakirja- ja kuvaus-sarakkeissa näkyvät tiedot vaihtelevat tapahtuman tyypin mukaan. Seuraava taulukko tarjoaa esimerkkejä tiedoista, joita näissä sarakkeissa esiintyy.

Tapahtumatyyppi	Tiedosto	Description
Kirjanpito – vain kirjanpitotilit	Kirjauskansion eränumero	Kirjanpitotili tai vastatili
Yleinen kirjauskansio – vain toimittajatilit ja laskukirjauskansio	Maksunumero ja maksupäivä	Toimittajan nimi
Vapaatekstilasku tai vapaatekstihyvitysmuistio	Kirjaustyyppi ja vapaatekstilaskun numero	Tositenumero ja vapaatekstilasku
Toimittajan lasku	Kirjaustyyppi ja laskun numero sekä laskun päivämäärä	Kirjauskansion numero ja toimittajan lasku
Toimittajan maksukirjauskansio tai asiakkaan maksukirjauskansio	Maksunumero ja maksupäivä	Toimittajan nimi tai asiakkaan nimi