Työn suunnittelu ja aikaprofiilit

Työn suunnittelu on graafinen työkalu, jonka avulla voit suunnitella vuorotyötä ja tulostaa suunnitelman.

Tietoja työn suunnittelusta ja aikaprofiileista

Työn suunnittelussa valitaan esimääritetty työaikaprofiili ja sitten kohdistetaan profiili vähintään yhdelle työntekijälle. Esimerkkejä ovat päivävuoro- ja yövuoroprofiilit. Profiilit sisältävät useita työpäivään kuuluvia elementtejä, kuten vakiotyöajan, taukoajan ja ylityöajan. Työn suunnittelun merkinnät tallennetaan profiilikalenteriin.

Profiilikalenteri sisältää profiilimerkintöjä, jotka eroavat työntekijään tai työntekijäryhmään sovellettavista vakiotyöaikaprofiileista. Tässä on useita esimerkkejä profiilimuutoksista:

• Työntekijäryhmä vaihtaa iltavuoroon ennalta määritetyn aikajakson ajaksi.

• Työntekijä työskentelee sunnuntaina tai kansallisena/alueellisena vapaapäivänä. Tähän voidaan käyttää erikoisprofiilia tai sunnuntaiprofiilia.

Merkintöjä voidaan luoda suoraan profiilikalenteriin tai työn suunnittelussa. Profiilikalenterissa voidaan tehdä yksi merkintä kerrallaan luetteloon yhdelle päivälle kerrallaan. Voit myös luoda profiilimuutoksia yhdelle työntekijälle tai profiiliryhmälle tietyn ajanjakson osalta Luo profiilikalenteri -lomakkeessa. Työn suunnittelussa on käytettävissä graafinen yleiskatsaus yhden tai useamman työntekijän profiilivalinnoista.

Rekisteröintien laskeminen

Kun rekisteröinnit lasketaan, ne tarkastetaan työntekijän työaikaprofiilin perusteella. Laskettavia rekisteröintejä ovat muun muassa työaika, palkkatyöaika, palkkaylityö ja poissaoloaika. Laskennan suorittaa yleensä ryhmän johtaja tai työnjohtaja. Voit määrittää työntekijäjoukoille laskentaryhmiä auttamaan sen varmistamisessa, että rekisteröintejä laskeva henkilö voi tarkastella vain hänen ryhmäänsä kuuluvien henkilöiden tietoja.

Ennen rekisteröintien laskemista voit ohittaa tietyn työntekijän työaikaprofiilin.

Jos rekisteröity aika ei vastaa työntekijän työaikaprofiilia, laskentamenetelmä luo virheitä, kuten puuttuvan poissaolorekisteröinnin. Virheet voidaan korjata ja rekisteröinnit laskea uudelleen.

Rekisteröintien hyväksyminen

Kun kaikki rekisteröinnit on laskettu virheittä, rekisteröinnit ovat valmiina hyväksyttäväksi. Hyväksynnän suorittaa yleensä joku muu työntekijä kuin se, joka vastaa rekisteröintien laskemisesta, kuten palkanlaskija. Voit määrittää hyväksyntäryhmiä asianmukaisille työntekijäjoukoille.

Ennen rekisteröintien hyväksymistä voit ohittaa yksittäisten työntekijöiden maksusopimukset ja lisätä manuaalisia lisiä.

Jos joillekin työntekijöille on laskettu ylityötä, ylityö voidaan kohdistaa tiettyihin töihin päivän aikana. Tällä on merkitystä, jos työkustannukset lasketaan työntekijöiden palkkojen perusteella.

Rekisteröinnin hyväksymisen yhteydessä on ehkä annettava lisätietoja poissaolorekisteröinneistä. Jos poissaolosta tarvitaan lisätietoja, järjestelmä ilmoittaa siitä hyväksymisprosessin aikana.

Rekisteröintien hyväksyminen työnkulun avulla

Voit määrittää työnkulun hyväksyntäprosessin, joka hyväksyy automaattisesti rekisteröinnit, jotka vastaavat työnkulussa määritettyjä sääntöjä. Jos työnkulkuhyväksyntä on käytössä, rekisteröinnit laskeva käyttäjä, kuten ryhmän johtaja tai työnjohtaja, lähettää lasketut rekisteröinnit hyväksyttäväksi. Työnkulkuprosessilla luodaan asianmukaiset hyväksynnät ja tehtävät, jotka määritetään työnkulussa määritetyille käyttäjille ja rooleille.

Hyväksyntätyönkulku automatisoi hyväksyntäprosessin, ja sen avulla käyttäjät, joilla on hyväksymisoikeudet, voivat hyväksyä useita työntekijöiden rekisteröintejä kerrallaan. Vain poikkeamat, joita ei hyväksytä hyväksyntätyönkulussa, on käsiteltävä manuaalisesti.

Työajan seurannassa voidaan luoda kahdenlaisia työnkulkujen hyväksyntöjä:

• Työajan ja seurannan päivien kokonaismäärän työnkulku – Työnkulku tarkistaa rekisteröinnit esimerkiksi päivittäisen odotetun työtuntimäärän perusteella.

• Työajan seurannan kirjauskansion rekisteröintityönkulku – Työnkulku vahvistaa rekisteröintipäivämäärän kunkin rekisteröintityypin. Käytettävissä ovat seuraavat kirjauskansion rekisteröintityypit. Rekisteröintityypit valitaan automaattisesti työajan seurannassa työntekijän rekisteröinnin mukaan:

  • Rekisteröinti työajan seurannassa ja tuotannonohjauksessa:

    • Saapuminen
    • Poistuminen
    • Poissaolo
    • Vaihto
    • Kytkentäkoodi
    • Project
    • Projektitehtävä
    • Epäsuora tehtävä

  • Tuotantotehtävien rekisteröinti tuotannonhallinnassa:

    • Jono ennen
    • Määrittäminen
    • Käsittely
    • Limitys
    • Välitys
    • Jono jälkeen
    • Aloita apu
    • Lopeta apu

Rekisteröintien siirtäminen

Kun rekisteröinnit on hyväksytty, ne voidaan siirtää säännölliseen palkanlaskennan tehtävään.

Siirretty rekisteröinti kirjataan tehtävään tai työhön, johon se liittyy, kuten tuotantotilaukseen tai projektiin. Lisäksi palkanlaskentatapahtumia luodaan kullekin työntekijälle rekisteröintien perusteella.

Rekisteröintien peruuttaminen

Siirretyt rekisteröinnit voidaan peruuttaa (palauttaa edelliseen tilaan). Rekisteröintien peruuttamisen tehtävä voidaan suorittaa siihen asti, että palkanlaskentakauden maksusiirto on suoritettu. Tällöin palkanlaskentatiedot on siirretty ulkoiseen tiedostoon. Ulkoinen tiedosto voidaan tuoda palkkajärjestelmään.

Palautettavat rekisteröinnit vedetään takaisin ja tuotantotilauksiin tai projekteihin kirjatut tapahtumat vastakirjataan ja neutralisoidaan.

Rekisteröintien muokkaaminen ennen laskentaa tai sen jälkeen

Voit muokata työntekijöiden tekemiä rekisteröintejä ennen rekisteröintien laskemista tai sen jälkeen.

Kun olet laskenut tai hyväksynyt rekisteröintejä, voit tarkastella virhekuvauksia Laske-lomakkeen ja Hyväksy-lomakkeen Virhe-välilehdessä. Virheviesti voi esimerkiksi ilmoittaa sinulle, että tietoja työntekijän poissaoloajasta puuttuu.

Poissaolorekisteröinnin päivittäminen

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Laske. Syötä päivämäärä ja laskentaryhmä, joille rekisteröinnit lasketaan, Päivämäärä- ja Laskentaryhmä-kenttien Laske-valintaruudussa. Valitse OK.
2. Valitse työntekijä Laske-sivun yläruudussa ja muokkaa sitten Poissaolo-välilehdessä laskennan aikana syötettyä poissaolorekisteröintiä. Voit myös luoda uuden poissaolorekisteröinnin näppäinyhdistelmällä CTRL+N.
3. Tallenna poissaolotietueet näppäinyhdistelmällä CTRL+S. Poissaolotietueet näkyvät Yhteenveto-välilehden alaruudussa.
4. Noudata vaiheita 1–3 kunkin sellaisen työntekijän osalta, jolle vaaditaan poissaolorekisteröinti.

Huomautus

Kun lasket työntekijäjoukon rekisteröintejä, työntekijöiden puuttuvat poissaolotietueet luodaan automaattisesti. Näiden poissaolotietueiden osalta sinun on valittava vain poissaolokoodit. Alkamis- ja päättymisajat lisätään automaattisesti laskennan aikana.

Työntekijän vaihtokoodien hyväksyminen

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Laske. Syötä päivämäärä ja laskentaryhmä, joille vaihtokoodit hyväksytään,, Päivämäärä- ja Laskentaryhmä-kenttien Laske-valintaruudussa. Valitse OK.
2. Valitse työntekijä Laske-sivun yläruudusta ja valitse sitten Vaihtokoodi.
3. Valitse Hyväksytty-valintaruutu ja sulje sivu.

Puuttuvan poistumisrekisteröinnin lisääminen

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Laske. Syötä päivämäärä ja laskentaryhmä, joille poistumisrekisteröinnit lisätään, Päivämäärä- ja Laskentaryhmä-kenttien Laske-valintaruudussa. Valitse OK.
2. Valitse työntekijä Laske-sivun yläruudusta ja valitse sitten Saapuminen ja poistuminen>Poistuminen puuttuu.
3. Valitse poistumisrekisteröinnin päivämäärä ja aika Kirjaa ulos -osassa.
4. Valitse Luo rivit -valintaruutu ja valitse sitten OK.

Laskentaryhmän kaikkien työntekijöiden ulos kirjaaminen

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Laske. Syötä päivämäärä ja laskentaryhmä, joille rekisteröinnit lasketaan, Päivämäärä- ja Laskentaryhmä-kenttien Laske-valintaruudussa. Valitse OK.
2. Valitse Laske-sivulla Saapuminen ja poistuminen>Työntekijöiden poistuminen.
3. Syötä Profiilipäivämäärä-kentässä poistumisen päivämäärä ja valitse OK.

Huomautus

Kaikki valitun laskentaryhmän työntekijät kirjataan ulos heidän työaikaprofiilinsa mukaisesti. Voit myös luoda erätyön, joka merkitsee poistuneeksi laskentaryhmän kaikki työntekijät.

Virheiden korjaaminen ja rekisteröintien lisääminen

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Laske. Syötä päivämäärä ja laskentaryhmä, joille rekisteröinnit lasketaan, Päivämäärä- ja Laskentaryhmä-kenttien Laske-valintaruudussa. Valitse OK.
2. Valitse työntekijä Laske-sivun yläruudusta. Valitse muokattava rekisteröinti alaruudusta tai lisää uusi rivi näppäinyhdistelmällä CTRL+N.
3. Kirjoita tiedot rekisteröintiriville.
4. Voit laskea työntekijän rekisteröinnit uudelleen valitsemalla Yhteenveto-välilehden yläruudussa Lasketut-valintaruutu.

Tärkeää

Älä luo poistumisrekisteröinnille uutta kirjauskansion riviä, jos työntekijä ei ole poistunut. Voit luoda puuttuvia poistumisrekisteröintejä valitsemalla Saapuminen ja poistuminen ja valitse sitten asianmukainen vaihtoehto. Vain näillä kahdella vaihtoehdolla voi varmistaa, että poistumisrekisteröinti lisätään Raakarekisteröinnit-taulukkoon. Raakarekisteröinnit määrittävät, onko työtekijä sisään vai ulos kirjattuna.

Työntekijöiden työajan seurannan laskeminen

Voit laskea työntekijöiden työajan seurannan rekisteröintejä seuraavilla tavoilla:

• Laske kaikkien laskentaryhmään kuuluvien työntekijöiden rekisteröinnit.
• Laske tietyn työntekijän rekisteröinnit.
• Laske rekisteröinnit erätyön avulla.

Voit käyttää suodattimia Päivänäkymä ja Viikkonäkymä seuraavasti:

• Päivänäkymä – Tarkastele kaikkien työntekijöiden valitun viikonpäivän rekisteröintejä.
• Viikkonäkymä – Tarkastele valitun työntekijän valitun viikon rekisteröintejä.

Kaikkien laskentaryhmän työntekijöiden rekisteröintien laskenta

Voit laskea laskentaryhmän kaikkien työntekijöiden rekisteröinnit siirtymällä Työajan seuranta -valikon Laske-vaihtoehtoon. Voit valita viikon tai päivämäärän, jonka rekisteröinnit lasketaan, Viikko ja/tai Päivämäärä-kentässä. Valitse Laskentaryhmä-kentässä laskentaryhmä, jolle rekisteröinnit lasketaan ja valitse sitten Laske-sivulla Päivitä ja Laske.

Varmista Laskee työt -sivulla, että laskentaryhmä on valittuna Laskentaryhmä-kentässä. Jos käytät hyväksyntöihin työnkulkuja, valitse Laskee työt -sivulla Lähetä työnkulkuun.

Huomautus

Jos rekisteröinneissä on puuttuvien tietojen tai muiden syiden vuoksi virheitä, rekisteröinnit on korjattava ja sitten laskettava uudelleen. Voit tarkastella virheitä sisältäviä työntekijärekisteröintejä valitsemalla Näytä virheet. Virhe-välilehdessä näkyy tietoja virheen tyypistä.

Rekisteröintien laskeminen yhdelle työntekijälle kerrallaan

Voit laskea tietyn työntekijän rekisteröinnit. Yleensä työntekijän rekisteröinnit lasketaan, kun hänen rekisteröintivirheensä on korjattu.

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Laske.
2. Valitse viikko tai päivämäärä, jonka rekisteröinnit lasketaan Viikko- tai Päivämäärä-kentässä.
3. Valitse Laskentaryhmä-kentässä laskentaryhmä, jota varten rekisteröinnit lasketaan, ja valitse sitten OK.
4. Valitse työntekijä Laske-sivun yläruudusta ja valitse Valitse.
5. Valitse rekisteröinnin Laskettu-valintaruutu.
6. Valitse Sulje.

Laskettujen rekisteröintien peruuttaminen

Voit peruuttaa työntekijälle lasketut rekisteröinnit. Et kuitenkaan voi peruuttaa laskettuja rekisteröintejä, kun kauden palkanlaskentatiedot on viety palkanlaskentajärjestelmään. Lisäksi, jos rekisteröinnit on hyväksytty, lasketut rekisteröinnit voi peruuttaa vain Hyväksy-sivulla.

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Laske.
2. Valitse viikko tai päivämäärä, jonka rekisteröinnit lasketaan Viikko- tai Päivämäärä-kentässä.
3. Valitse Laskentaryhmä-kentässä laskentaryhmä, jota varten rekisteröinnit lasketaan, ja valitse sitten OK.
4. Valitse työntekijä Laske-sivun yläruudusta ja valitse Valitse.
5. Tyhjennä rekisteröinnin Laskettu-valintaruutu.
6. Valitse Sulje.

Vihje

Jos olet muuttanut rekisteröinteja ja haluat palauttaa alkuperäiset arvot, poista kaikki rivit ja valitse sitten Palauta rivit.

Rekisteröintien laskeminen erätyön avulla

Voit laskea rekisteröintejä siirtymällä Työajan seuranta -sivulle käyttämään Viikko- tai Päivämäärä-kenttää valitaksesi viikon tai päivämäärän, jonka osalta rekisteröinnit lasketaan.

Valitse sitten laskentaryhmä, jolle rekisteröinnit lasketaan, Laskentaryhmä-kentässä. Valitse Laske-sivulla Päivitä ja sitten Laske. Aloita erätyö noudattamalla kehotteita Erä-välilehden Laskee työt -sivulla.

Huomautus

Jos käytät hyväksyntöihin työnkulkuja, valitse Lähetä työnkulkuun -valintaruutu.

Rekisteröintien muokkaaminen ennen hyväksymistä tai sen jälkeen

Voit muuttaa työntekijärekisteröintejä hyväksymisprosessin aikana. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Hyväksy.

Esimerkkejä muutoksista:

• Poissaolomerkinnän muokkaaminen.
• Muutosten soveltaminen maksusopimukseen ohittamalla työntekijän vakiomaksusopimus.
• Lisärivien, kuten kilometrien, lisääminen työntekijärekisteröinteihin.
• Ylityön kohdentaminen tiettyihin töihin.

Huomautus

Laskentaprosessin aikana voidaan tehdä lisämuutoksia. Rekisteröintien muokkaaminen ennen laskentaa tai sen jälkeen.

Poissaolorekisteröinnin muuttaminen

Voit muuttaa poissaolorekisteröintejä syöttämällä muutokset Hyväksy-sivulla. Valitse työntekijä ja siirry Poissaolo-välilehtiin aloittaaksesi muutosten tekemisen poissaolorekisteröintiin.

Huomautus

Hyväksynnän aikana voidaan muokata vain kenttiä Poissaolotyö ja Palkkausyksiköt.

Maksusopimuksen ohittaminen

Voit ohittaa tietyn työntekijän maksusopimuksen päivän oikean palkan luomiseksi.

1. Valitse työntekijä Hyväksy-sivulla.
2. Valitse Ohita ja valitse sitten Ohita maksusopimus.
3. Valitse Nouda maksusopimus.
4. Syötä muutokset päivän maksusopimusriveille.

Manuaalilisärivien lisääminen

Voit lisätä manuaalisia lisärivejä valitsemalla työntekijän ja siirtymällä Hyväksy-sivun Lisärivit-vaihtoehtoon. Kun olet luonut lisärivin näppäinyhdistelmällä CTRL'N, voit valita lisättävän lisän Lisät-kentässä. Lisäksi voit syöttää lisättävien yksikköjen määrän ja hinnan Hinta-kenttään. Lopuksi voit valita tietylle työlle kustannuksen Tapahtuman tunnus -kentässä.

Ylityön kohdistaminen

Ylityö voidaan kohdistaa työpäivän aikana tehdyille töille.

1. Valitse työntekijä Hyväksy-lomakkeessa.
2. Valitse Ylityön kohdistus.
3. Syötä kunkin työn prosenttimäärä Prosentti-ruutuun.

Huomautus

Työpäivän kohdistuksen kokonaissumman on aina oltava 100 prosenttia.

Tietoa poistumismerkintöjen lisäämisestä

Jos työntekijät unohtavat kirjata itsensä ulos työpäivän päätteeksi, voit luoda heille poistumisrekisteröintejä suorittamalla erätyön. tämä auttaa varmistamaan, että laskelmat sisältävät kaikki poistumisrekisteröinnit. Erätyö on suoritettava ennen työntekijärekisteröintejä koskevien tietojen laskemista.

Poistumismerkinnän lisääminen

Erätyö etsii määritettynä päivämääränä poistumisrekisteröintejä. Kun puuttuva rekisteröinti löytyy, tapahtuu seuraavaa:

• Jos työntekijällä ei ole saapumisrekisteröintiä ennen profiilin päättymisaikaa eikä päättymisajan jälkeen ole rekisteröintejä, erätyö lisää poistumismerkinnän profiilin päättymiskellonajalle.

Huomautus

Profiilin päättymisaika on työntekijän työaikaprofiilin mukainen työpäivän loppu. Jos esimerkiksi päiväprofiili on määritetty siten, että odotettu saapumisaika on 07.00 ja odotettu poistumisaika on 15.00, profiilin päättymisaika on 15.00.

• Jos saapumisrekisteröinti tai työn rekisteröinti on työntekijöiden profiilissa määritetyn päättymisajan jälkeen, työntekijä on tehnyt ylityötä. Tällöin erätyö ei lisää poistumisrekisteröintiä.

Huomautus

Voit myös luoda poistumismerkinnän työntekijälle Laske-sivulla ja Hyväksy-sivulla.

Poistumisaikojen rekisteröintien lisääminen työntekijöille

Työnjohtaja tai esihenkilö voi lisätä puuttuvia poistumisrekisteröintejä työntekijöille, jotka ovat unohtaneet tehdä kyseisiä rekisteröintejä. Puuttuvia poistumismerkintöjä voi lisätä joko usealle työntekijälle suorittamalla erätyön tai yhdelle työntekijälle kerrallaan.

Huomautus

Työntekijöille voi tehdä myös saapumisrekisteröintejä, mutta on todennäköisempää, että työntekijältä puuttuva rekisteröinti on poistumisrekisteröinti.

Yksittäisen työntekijän tai työntekijäryhmän ulos kirjaaminen

Yksittäisen työntekijän ulos kirjaaminen:

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Laske.
2. Valitse työntekijä ja valitse sitten Saapuminen ja poistuminen>Poistuminen puuttuu.
3. Syötä Kirjaa ulos -osaan poistumisrekisteröinnin Päivämäärä ja Aika.
4. Voit luoda poistumisrekisteröintitietueen raakarekisteröintien taulukkoon valitsemalla Luo rivejä -valintaruudun.

Useiden työntekijöiden ulos kirjaaminen:

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Hyväksy.

2. Valitse Saapuminen ja poistuminen>Kirjaa työntekijöitä ulos.

   • Jos haluat kirjata kaikki valitun laskenta- tai hyväksyntäryhmän työntekijät ulos, syötä poistumisrekisteröinnin profiilipäivämäärä ja valitse sitten OK.
   • Jos haluat kirjata ulos tiettyjä työntekijöitä, valitse Valitse ja sitten asianomaiset työntekijät.
   • Jos haluat määrittää poistumisrekisteröinnin erätyöksi, valitse Erä-välilehti ja luo erätyö.

Huomautus

Voit myös kirjata työntekijöitä ulos määrittämällä erätyön. Valitse Henkilöstö>Kausittainen>Työajan seuranta>Kirjaa ulos työntekijöitä.

Työajan seurannan rekisteröintien hyväksyminen

Työntekijöiden rekisteröinnit on laskettava ja hyväksyttävä jokaisen työpäivän jälkeen. Voit hyväksyä rekisteröinnit, kun ne on laskettu eikä laskennassa ilmennyt virheitä. Voit hyväksyä rekisteröintejä käyttämällä jotakin seuraavista:

• Työnkulku
• Erätyö
• Manuaalinen hyväksyminen hyväksyntäryhmälle
• Manuaalinen hyväksyminen yhdelle työntekijälle kerrallaan

Rekisteröintien hyväksyminen työnkulun avulla

Hyväksyntätyönkulku on automaattinen hyväksyntäprosessi. Kaikki rekisteröinnit vahvistetaan hyväksymistyönkulun sääntöjen perusteella. Vain poikkeamat, joita ei hyväksytä työnkulussa, on hyväksyttävä manuaalisesti.

Rekisteröintien laskemisesta vastaava työntekijä, kuten ryhmän johtaja, aloittaa hyväksyntäprosessin. Rekisteröintien hyväksymisestä vastaava työntekijä, kuten palkanlaskija, saa viestin manuaalien hyväksymisen tarpeesta vain, kun joitakin rekisteröintejä ei voi hyväksyä hyväksyntätyönkulun mukaisesti.

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Hyväksy.

2. Valitse hyväksymispäivämäärä Päivämäärä-kentässä.

3. Valitse ryhmäsi Hyväksyntäryhmä-kentässä.

4. Valitse työntekijä Hyväksy-sivun Yhteenveto-välilehden yläruudusta.

5. Napsauta Toiminto-painiketta. Jos työntekijän rekisteröinnit ovat valmiina hyväksyttäväksi, vaihtoehdot Hyväksy ja Hylkää ovat käytettävissä.

   • Hyväksy valitsemalla Hyväksy.
   • Hylkää valitsemalla Hylkää ja lisää huomautus, jossa selitetään, miksi rekisteröinnit on hylätty.

Rekisteröintien hyväksyminen erätyön avulla

Voit hyväksyä rekisteröintejä erätyön avulla. Toimi seuraavasti:

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Hyväksy.
2. Valitse hyväksymispäivämäärä Päivämäärä-kentässä.
3. Valitse ryhmäsi Hyväksyntäryhmä-kentässä.
4. Valitse Päivitä ja Hyväksy.
5. Käynnistä erätyö.

Kaikkien hyväksyntäryhmän työntekijöiden rekisteröintien hyväksyminen:

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Hyväksy.
2. Valitse hyväksymispäivämäärä Päivämäärä-kentässä.
3. Valitse ryhmäsi Hyväksyntäryhmä-kentässä.
4. Valitse Päivitä ja Hyväksy.
5. Valitse OK.

Huomautus

Jos hyväksymisprosessi palauttaa virheitä joidenkin rekisteröintien osalta esimerkiksi puuttuvien tietojen vuoksi, sinun on muokattava kyseisiä rekisteröintejä ja hyväksyttävä ne uudelleen.

Vihje

Voit tarkastella rekisteröintiriveillä virheitä sisältävien työntekijärekisteröintien luetteloa valitsemalla Näytä virheet. Virhe-välilehdessä on tietoja virheen tyypistä.

Rekisteröintien hyväksyminen yhdelle työntekijälle kerrallaan

Rekisteröintejä on yleensä hyväksyttävä yksittäiselle työntekijälle, kun olet korjannut häneen liittyviä virheitä.

1. Valitse työntekijä Hyväksy-sivun yläruudusta.
2. Valitse työntekijän Hyväksytty-valintaruutu.

Hyväksymisen peruuttaminen

Työntekijän hyväksytyt rekisteröinnit voidaan peruuttaa siihen asti, että kauden palkanlaskennan tiedot on viety palkkajärjestelmään. Peruuta työntekijän hyväksytyt rekisteröinnit seuraavasti:

1. Valitse työntekijä Hyväksy-sivun yläruudusta.
2. Tyhjennä Hyväksytty-valintaruutu.

Vihje

Jos olet tehnyt rekisteröinteihin useita korjauksia ja sinun on sen vuoksi palautettava rivien alkuperäiset arvot, poista kaikki rivit ja valitse Palauta rivit.

Rekisteröinnit on siirrettävä kirjauskansioihin, kuten tuotannon tai projektin kirjauskansioihin.

Kun työntekijöiden rekisteröinnit on hyväksytty eikä virheitä ole ilmaantunut, voit siirtää rekisteröinnit. Voit siirtää rekisteröintejä jollakin seuraavista tavoista:

• Rekisteröintien siirtäminen käyttäen työnkulkua.
• Rekisteröintien siirtäminen erätyön avulla.
• Hyväksyntäryhmän rekisteröintien manuaalinen siirtäminen.
• Yksittäisten työntekijöiden rekisteröintien manuaalinen siirtäminen.

Rekisteröintien siirtäminen käyttäen työnkulkua

Jos hyväksynnän työnkulku on määritetty hyväksymään rekisteröinnit ennalta määritettyjen sääntöjoukon perusteella, kaikki hyväksytyt rekisteröinnit siirretään asianmukaisiin kirjauskansioihin. Vain poikkeamat, joita ei hyväksytä työnkulussa, käsitellään manuaalisesti. Tämä tarkoittaa, että rekisteröintien hyväksynnästä vastaava työntekijä, kuten palkanlaskija, hyväksyy ja siirtää nämä rekisteröinnit.

Rekisteröintien siirtäminen erätyön avulla

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Hyväksy.
2. Valitse hyväksymispäivämäärä Päivämäärä-kentässä.
3. Valitse ryhmäsi Hyväksyntäryhmä-kentässä.
4. Valitse Päivitä ja sitten Siirrä.
5. Käynnistä erätyö. Lisätietoja: Rekisteröintien siirtäminen (luokkalomake).

Kaikkien hyväksyntäryhmän työntekijöiden rekisteröintien siirtäminen

1. Valitse Henkilöstö>Yleiset>Työajan seuranta>Hyväksy.
2. Valitse hyväksymispäivämäärä Päivämäärä-kentässä.
3. Valitse ryhmäsi Hyväksyntäryhmä-kentässä.
4. Valitse Päivitä ja Siirrä.
5. Valitse OK.

Huomautus

Voit siirtää vain rekisteröintejä, jotka on laskettu ja hyväksytty ilman virheitä.

Vihje

Voit tarkastella rekisteröintiriveillä virheitä sisältävien työntekijärekisteröintien luetteloa valitsemalla Näytä virheet. Virhe-välilehdessä on tietoja virheen tyypistä.

Yhden työntekijän rekisteröintien siirtäminen

Kun työntekijän rekisteröinnissä löytyy virhe, voit siirtää rekisteröinnin, kun olet korjannut virheen.

1. Valitse työntekijä Hyväksy-sivun yläruudusta.
2. Valitse työntekijän Siirretty-valintaruutu.

Siirretyn rekisteröinnin peruuttaminen

Työntekijän siirretyt rekisteröinnit voidaan peruuttaa siihen asti, että kauden palkanlaskennan tiedot on viety palkkajärjestelmään. Peruuta työntekijän siirretyt rekisteröinnit seuraavasti:

1. Valitse työntekijä Hyväksy-sivun yläruudusta.
2. Poista Siirretty-valintaruudun valinta.

Lisätietoja

Rekisteröintien laskeminen, hyväksyminen ja siirtäminen

Työajan seurannan tietojen päivittäminen

Työntekijöiden kanssa viestiminen ja tehtävien määrittäminen heille