Tietoja jaetuista postilaatikoista

Jaettuja postilaatikoita käytetään, kun useat käyttäjät tarvitsevat käyttöoikeuden samaan postilaatikkoon, esimerkiksi yritystietojen tai tuen sähköpostiosoitteeseen. vastaanottoon tai muuhun usean henkilön jakamaan toimintoon.

Käyttäjät, joilla on ryhmän postilaatikon käyttöoikeudet, voivat lähettää viestejä postilaatikon käyttäjänä tai sen puolesta, jos järjestelmänvalvoja on antanut heille oikeudet tehdä niin. Tämä on erityisen hyödyllistä tukitoimintojen ja tuen postilaatikoille, sillä käyttäjät voivat lähettää sähköpostia “Contoso-tuesta” tai “A-rakennuksen vastaanotosta”.

Alkuvalmistelut

Ennen kuin luot jaetun postilaatikon, seuraavat seikat kannattaa ottaa huomioon:

  • Lisenssit: Jaettu postilaatikkosi voi tallentaa enintään 50 Gigatavua tietoja määrittämättä sille käyttöoikeutta. Tämän jälkeen postilaatikkoon on määritettävä käyttöoikeus suuremman tietomäärän tallentamista varten. Lisätietoja jaetun postilaatikon käyttöoikeuksista on kohdassa Exchange Online Rajoitukset. Kun jaetun postilaatikon tallennustilaraja saavutetaan, pystyt vastaanottamaan sähköpostia jonkin aikaa, mutta et voi lähettää uusia sähköpostiviestejä. Tämän jälkeen sähköpostin vastaanottaminen lakkaa. Postilaatikkoon viestejä lähettäneet saavat ilmoituksen toimituksen epäonnistumisesta.

  • Käyttöoikeudet: Sinun on annettava käyttäjille oikeudet (jäsenyys) jaetun postilaatikon käyttämiseen. Vain organisaation jäsenet voivat käyttää jaettua postilaatikkoa.

  • Ulkoiset käyttäjät: Et voi antaa yrityksesi ulkopuolisille henkilöille (esimerkiksi henkilöille, joilla on Gmail-tili) käyttöoikeutta jaettuun postilaatikkoosi. Jos haluat tehdä näin, kannattaa harkita ryhmän luomista Outlookia varten. Lisätietoja on artikkelissa Microsoft 365 -ryhmän luominen hallintakeskuksessa.

  • Käytä Outlookin kanssa: Sen lisäksi, että voit käyttää selaimen Outlookin verkkoversio jaettujen postilaatikoiden käyttämiseen, voit käyttää myös Outlook for iOS -sovellusta tai Outlook for Android -sovellusta. Lisätietoja on artikkelissa Jaetun postilaatikon lisääminen Outlook Mobileen. Toinen vaihtoehto on luoda ryhmä jaetulle postilaatikolle. Lisätietoja on artikkelissa Ryhmien vertaileminen.

  • Salaus: Et voi salata jaetusta postilaatikosta lähetettyjä sähköpostiviestejä. Tämä johtuu siitä, että jaetulla postilaatikolla ei ole omaa suojauskontekstia (käyttäjänimi/salasana), joten sille ei voi määrittää avainta. Jos jäseninä on useampi kuin yksi henkilö ja he lähettävät/vastaanottavat omilla avaimillaan salattuja sähköpostiviestejä, muut jäsenet voivat ehkä lukea sähköpostiviestin ja toiset eivät, riippuen siitä, millä julkisella avaimella sähköposti on salattu.

  • Postilaatikon muuntaminen: Voit muuntaa käyttäjän postilaatikot jaetuiksi postilaatikoiksi. Katso artikkeli Käyttäjän postilaatikon muuntaminen jaetuksi postilaatikoksi.

  • Hallinta roolit: Käyttäjät, joilla on yleinen järjestelmänvalvoja- tai Exchange-järjestelmänvalvojarooli, voivat luoda jaettuja postilaatikoita.

  • Tilausvaatimukset: Jos haluat luoda jaetun postilaatikon, sinun on tilattava Microsoft 365 for Business -palvelupaketti, joka sisältää sähköpostin (Exchange Online palvelu). Microsoft 365 -sovellukset yrityksille tilaus ei sisällä sähköpostia. Microsoft 365 Business Standard sisältää sähköpostin.

  • Kirjaudutaan sisään: Jaettua postilaatikkoa ei ole tarkoitettu sen liittyvän käyttäjätilin suoraan sisäänkirjautumiseen. Estä aina jaetun postilaatikkotilin sisäänkirjautuminen ja pidä se estettynä.

  • Liian monta käyttäjää: Jos jaettua postilaatikkoa käyttää samanaikaisesti liian monta määritettyä käyttäjää (korkeintaan 25 käyttäjää suositellaan), he saattavat ajoittain epäonnistua yhteyden muodostamisessa tähän postilaatikkoon tai heillä voi olla epäyhtenäisyydet, kuten viestien kaksoiskappaleet. Tässä tapauksessa voit harkita käyttäjien määrän pienentämistä tai eri kuormituksen, kuten Microsoft 365 -ryhmän tai yleisen kansion, käyttämistä.

  • Viestin poistaminen: Valitettavasti et voi estää käyttäjiä poistamasta viestejä jaetusta postilaatikosta. Ainoa tapa kiertää tämä on luoda Microsoft 365 -ryhmä jaetun postilaatikon sijaan. Outlookin ryhmä on kuin jaettu postilaatikko. Jos haluat vertailla näitä kahta, katso Ryhmien vertaaminen. Lisätietoja ryhmistä on artikkelissa Lisätietoja Microsoft 365 -ryhmistä.

  • Multi-Geo Multi-Geo-ympäristössä jaetuilla postilaatikoilla on oltava käyttöoikeus samalla tavalla kuin käyttäjän postilaatikolla on käyttöoikeus. Huomaa, että Geo-postilaatikoiden seurantaa ei tueta. Jos käyttäjälle on esimerkiksi määritetty oikeudet käyttää jaettua postilaatikkoa eri maantieteellisessä sijainnissa, kyseisen käyttäjän suorittamia postilaatikon toimintoja ei kirjata jaetun postilaatikon valvontalokiin.

Huomautus

Jotta käyttäjä voi käyttää jaettua postilaatikkoa, hänellä on oltava Exchange Online -käyttöoikeus, mutta jaettu postilaatikko ei vaadi erillistä käyttöoikeutta. Jokaisella jaetulla postilaatikolla on vastaava käyttäjätili. Huomaatko, että sinua ei pyydetty antamaan salasanaa, kun loit jaetun postilaatikon? Tilillä on salasana, mutta se on järjestelmän luoma (tuntematon). Sinun ei pitäisi käyttää tiliä jaettuun postilaatikkoon kirjautumiseen. Ilman käyttöoikeutta jaettujen postilaatikoiden koko on rajoitettu 50 gigatavuun. Jos haluat suurentaa kokorajoitusta 100 Gigatavuun, jaetulle postilaatikolle on määritettävä Exchange Online palvelupaketin 2 käyttöoikeus. Exchange Online palvelupaketin 1 käyttöoikeus, jossa on Exchange Online Archiving lisäosan käyttöoikeus, vain kasvattaa arkistopostilaatikon kokoa. Tämän avulla voit myös ottaa käyttöön automaattisen laajentamisen arkistoinnin arkistointia varten arkistoinnin lisätallennuskapasiteettia varten. Vastaavasti jos haluat asettaa jaetun postilaatikon pitoon, jaetulla postilaatikolla on oltava Exchange Online palvelupaketin 2 käyttöoikeus tai Exchange Online palvelupaketin 1 käyttöoikeus, jossa on Exchange Online Archiving lisäosan käyttöoikeus. Jos haluat käyttää kehittyneitä ominaisuuksia, kuten Microsoft Defender for Office 365, eDiscoverya (Premium) tai automaattisia säilytyskäytäntöjä, näiden ominaisuuksien jaetun postilaatikon käyttöoikeus on oltava.

Huomautus

Ennen heinäkuuta 2018 kaikki käyttöotetut jaetut postilaatikot valmisteltiin kooltaan 100 Gt. Lisätietoja on artikkelissa Jaetun postilaatikon valmistelun ja koon korjaaminen.

Jaetun postilaatikon luominen (artikkeli)
Jaetun postilaatikon määrittäminen (artikkeli)
Käyttäjän postilaatikon muuntaminen jaetuksi postilaatikoksi (artikkeli)
Käyttöoikeuden poistaminen jaetusta postilaatikosta (artikkeli)
Jaettuihin postilaatikoihin liittyvien ongelmien ratkaiseminen (artikkeli)