Ulkoisten yhteystietojen joukkotuonti Exchange Online

  • Artikkeli
  • 4 minuutin lukuaika

Tämä artikkeli on tarkoitettu järjestelmänvalvojille. Yritätkö tuoda yhteystietoja omaan postilaatikkoosi? Katso Yhteystietojen tuominen Outlookiin

Onko yritykselläsi paljon olemassa olevia yritysyhteyshenkilöitä, jotka haluat sisällyttää jaettuun osoitteistoon (kutsutaan myös yleiseksi osoiteluetteloksi) Exchange Online? Haluatko lisätä ulkoisia kontakteja jakeluryhmien jäseninä samalla tavalla kuin yrityksen sisällä olevien käyttäjien kanssa? Jos näin on, voit käyttää Exchange Online PowerShelliä ja CSV-tiedostoa (pilkuin eroteltu arvo) ulkoisten yhteystietojen joukkotuomiseen Exchange Online. Se on kolmivaiheinen prosessi:

Vaihe 1: Luo CSV-tiedosto, joka sisältää tietoja ulkoisista yhteyshenkilöistä

Vaihe 2: Ulkoisten yhteystietojen luominen PowerShellin avulla

Vaihe 3: Tietojen lisääminen ulkoisten yhteyshenkilöiden ominaisuuksiin

Kun olet suorittanut seuraavat yhteystiedot tuomisen vaiheet, voit suorittaa seuraavia lisätehtäviä:

Vihje

Jos et ole E5-asiakas, käytä 90 päivän Microsoft Purview -ratkaisujen kokeiluversiota ja tutustu siihen, miten muut Purview-ominaisuudet voivat auttaa organisaatiotasi hallitsemaan tietoturva- ja yhteensopivuustarpeita. Aloita nyt Microsoft Purview -yhteensopivuusportaali kokeilukeskuksesta. Lue lisätietoja rekisteröitymisestä ja kokeiluehdoista.

Vaihe 1: Luo CSV-tiedosto, joka sisältää tietoja ulkoisista yhteyshenkilöistä

Ensimmäinen vaihe on luoda CSV-tiedosto, joka sisältää tietoja jokaisesta ulkoisesta yhteyshenkilöstä, jonka haluat tuoda Exchange Online.

  1. Kopioi seuraava teksti muistiossa olevaan tekstitiedostoon ja tallenna se työpöydälle CSV-tiedostona käyttämällä .csv tiedostonimiliitettä. esimerkiksi ExternalContacts.csv.

    Vihje

    Jos kielessäsi on erikoismerkkejä (kuten å, ä ja ö ruotsiksi), tallenna CSV-tiedosto UTF-8:aan tai muuhun Unicode-koodaukseen, kun tallennat tiedoston Muistiossa.

    ExternalEmailAddress,Name,FirstName,LastName,StreetAddress,City,StateorProvince,PostalCode,Phone,MobilePhone,Pager,HomePhone,Company,Title,OtherTelephone,Department,CountryOrRegion,Fax,Initials,Notes,Office,Manager
danp@fabrikam.com,Dan Park,Dan,Park,1234 23rd Ave,Golden,CO,80215,206-111-1234,303-900-1234,555-1212,123-456-7890,Fabrikam,Shipping clerk,555-5555,Shipping,US,123-4567,R.,Good worker,31/1663,Dan Park
pilar@contoso.com,Pilar Pinilla,Pilar,Pinilla,1234 Main St.,Seattle,WA,98017,206-555-0100,206-555-0101,206-555-0102,206-555-1234,Contoso,HR Manager,206-555-0104,Executive,US,206-555-0105,P.,Technical decision maker,31/1000,Dan Park

    CSV-tiedoston ensimmäisellä rivillä eli otsikkorivillä on luettelo yhteyshenkilöiden ominaisuuksista, joita voidaan käyttää, kun tuot ne Exchange Online. Kunkin ominaisuuden nimi erotetaan toisistaan pilkulla. Jokainen otsikkorivin alapuolella oleva rivi edustaa yksittäisen ulkoisen yhteyshenkilön tuomisen ominaisuusarvoja.

    Huomautus

    Tämä teksti sisältää mallitietoja, jotka voit poistaa. Älä kuitenkaan poista tai muuta ensimmäistä riviä (otsikkoriviä). Se sisältää kaikki ulkoisten yhteyshenkilöiden ominaisuudet.

  2. Muokkaa CSV-tiedostoa avaamalla CSV-tiedosto Microsoft Excelissä, koska CSV-tiedoston muokkaaminen on paljon helpompaa Excelissä.

  3. Luo kullekin yhteyshenkilölle rivi, jonka haluat tuoda Exchange Online. Täytä mahdollisimman monta solua. Nämä tiedot näkyvät kunkin yhteyshenkilön jaetussa osoitteistossa.

    Tärkeää

    Ulkoisen yhteyshenkilön luomiseen tarvitaan seuraavat ominaisuudet (jotka ovat otsikkorivin neljä ensimmäistä kohdetta), ja ne on täytettävä CSV-tiedostossa: ExternalEmailAddress, Name, FirstName, LastName. Vaiheessa 2 suoritettava PowerShell-komento käyttää näiden ominaisuuksien arvoja yhteystietojen luomiseen.

Vaihe 2: Ulkoisten yhteystietojen luominen PowerShellin avulla

Seuraava vaihe on käyttää vaiheessa 1 luomaasi CSV-tiedostoa ja PowerShelliä CSV-tiedostossa lueteltujen ulkoisten yhteystietojen joukkotuomiseen Exchange Online.

  1. Yhdistä PowerShell Exchange Online organisaatioosi. Vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa Yhteyden muodostaminen Exchange Online PowerShelliin. Muista käyttää yleisen järjestelmänvalvojan tilisi käyttäjätunnusta ja salasanaa, kun muodostat yhteyden Exchange Online PowerShelliin.

  2. Kun olet yhdistänyt PowerShellin Exchange Online, siirry työpöytäkansioon, johon tallensit CSV-tiedoston vaiheessa 1; esimerkiksi C:\Users\Administrator\desktop.

  3. Luo ulkoiset yhteystiedot suorittamalla seuraava komento:

    Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{New-MailContact -Name $_.Name -DisplayName $_.Name -ExternalEmailAddress $_.ExternalEmailAddress -FirstName $_.FirstName -LastName $_.LastName}

    Uusien yhteystietojen luominen voi kestää jonkin aikaa sen mukaan, kuinka monta tuot. Kun komennon suorittaminen on valmis, PowerShell näyttää luettelon uusista yhteystiedoista, jotka on luotu.

  4. Jos haluat tarkastella uusia ulkoisia yhteystietoja, siirry Exchange-hallintakeskukseen (EAC) ja valitse sitten Vastaanottajien>yhteystiedot.

    Vihje

    Lisätietoja yhteyden muodostamisesta EAC:hen on artikkelissa Exchange-hallintakeskus Exchange Online.

  5. Päivitä luettelo ja tuodut ulkoiset yhteyshenkilöt valitsemalla tarvittaessa Päivitä .

    Tuodut yhteystiedot näkyvät outlookin ja Outlookin verkkoversio jaetussa osoitteistossa.

    Huomautus

    Voit myös tarkastella yhteystietoja Microsoft 365 -hallintakeskus siirtymällä kohtaan Käyttäjät>Yhteystiedot.

Vaihe 3: Tietojen lisääminen ulkoisten yhteyshenkilöiden ominaisuuksiin

Kun suoritat komennon vaiheessa 2, ulkoiset yhteyshenkilöt luodaan, mutta ne eivät sisällä mitään yhteystieto- tai organisaatiotietoja, jotka ovat tietoja useimmista CSV-tiedoston soluista. Tämä johtuu siitä, että kun luot uusia ulkoisia yhteystietoja, vain pakolliset ominaisuudet täytetään. Älä huolestu, jos sinulla ei ole kaikkia CSV-tiedostoon täytettyjä tietoja. Jos sitä ei ole, sitä ei lisätä.

  1. Yhdistä PowerShell Exchange Online organisaatioosi. Vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa Yhteyden muodostaminen Exchange Online PowerShelliin.

  2. Siirry työpöydän kansioon, johon tallensit CSV-tiedoston vaiheessa 1; esimerkiksi . C:\Users\Administrator\desktop

  3. Lisää muut CSV-tiedoston ominaisuudet ulkoisiin yhteystietoihin, jotka loit vaiheessa 2, suorittamalla seuraava komento.

     Import-Csv .\ExternalContacts.csv|%{Set-Contact -Identity $_.Name -StreetAddress $_.StreetAddress -City $_.City -StateorProvince $_.StateorProvince -PostalCode $_.PostalCode -Phone $_.Phone -MobilePhone $_.MobilePhone -Pager $_.Pager -HomePhone $_.HomePhone -Company $_.Company -Title $_.Title -OtherTelephone $_.OtherTelephone -Department $_.Department -Fax $_.Fax -Initials $_.Initials -Notes  $_.Notes -Office $_.Office -Manager $_.Manager}

    Huomautus

    Manager-parametri voi olla ongelmallinen. Jos CSV-tiedoston solu on tyhjä, saat virheilmoituksen, eikä mitään ominaisuustietoja lisätä yhteyshenkilöön. Jos sinun ei tarvitse määrittää esimiestä, poista -Manager $_.Manager vain edellisestä PowerShell-komennosta.

    Yhteystietojen päivittäminen voi kestää jonkin aikaa sen mukaan, kuinka monta toit vaiheessa 1.

  4. Voit varmistaa, että ominaisuudet on lisätty yhteystietoihin:

  5. Valitse Exchange-hallintakeskuksessaVastaanottajat>Yhteystiedot.

  6. Napsauta yhteyshenkilöä ja valitse sitten Muokkaamuokkausta -kuvake. Saat näkyviin yhteyshenkilön ominaisuudet.

Siinä kaikki! Käyttäjät näkevät yhteystiedot ja lisätiedot osoitteistossa Outlook ja Outlookin verkkoversio.

Lisää ulkoisia yhteystietoja

Voit lisätä uusia ulkoisia yhteystietoja Exchange Online toistamalla vaiheet 1–3. Sinä tai yrityksesi käyttäjät voitte vain lisätä uuden rivin CSV-tiedostoon uutta yhteystietoa varten. Sen jälkeen voit luoda ja lisätä tietoja uusiin yhteystietoihin suorittamalla PowerShell-komennot vaiheesta 2 ja vaiheesta 3.

Huomautus

Kun suoritat komennon uusien yhteystietojen luomiseksi, saatat saada virheilmoituksen, jonka mukaan aiemmin luodut yhteystiedot ovat jo olemassa. Kaikki CSV-tiedostoon lisätyt uudet yhteystiedot luodaan.

Piilota ulkoiset yhteyshenkilöt jaetusta osoitteistosta

Jotkin yritykset voivat käyttää vain ulkoisia yhteystietoja, joten ne voidaan lisätä jakeluryhmien jäseniksi. Tässä skenaariossa he haluavat ehkä piilottaa ulkoiset yhteystiedot jaetusta osoitteistosta. Toimi seuraavasti:

  1. Yhdistä PowerShell Exchange Online organisaatioosi. Vaiheittaiset ohjeet ovat artikkelissa Yhteyden muodostaminen Exchange Online PowerShelliin.

  2. Jos haluat piilottaa yksittäisen ulkoisen yhteyshenkilön, suorita seuraava komento.

    Set-MailContact <external contact> -HiddenFromAddressListsEnabled $true

    Jos haluat esimerkiksi piilottaa Pilar Pinillan jaetusta osoitteistosta, suorita tämä komento:

    Set-MailContact "Pilar Pinilla" -HiddenFromAddressListsEnabled $true

  3. Jos haluat piilottaa kaikki ulkoiset yhteystiedot jaetusta osoitteistosta, suorita tämä komento:

    Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'MailContact')} | Set-MailContact -HiddenFromAddressListsEnabled $true

Kun piilotat ne, ulkoiset yhteyshenkilöt eivät näy jaetussa osoitteistossa, mutta voit silti lisätä ne jakeluryhmän jäseniksi.