Vue d’ensemble : Supprimer un ancien employé et sécuriser les données
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Une question que nous obtenons souvent est la suivante : « Que dois-je faire pour sécuriser les données et protéger l’accès lorsqu’un employé quitte mon organisation ? » Cette série d’articles explique comment bloquer l’accès à Microsoft 365 afin que ces utilisateurs ne puissent pas se connecter à Microsoft 365, les étapes à suivre pour sécuriser les données de l’organisation et comment autoriser d’autres employés à accéder à la messagerie et aux données OneDrive.
Pointe
Si vous avez besoin d’aide pour suivre les étapes de cette rubrique, envisagez de collaborer avec un spécialiste des petites entreprises Microsoft. Avec Aide aux entreprises, vos employés et vous avez accès 24 heures sur 24 aux spécialistes des petites entreprises à mesure que vous développez votre entreprise, de l’intégration à l’utilisation quotidienne.
Avant de commencer
Vous devez être administrateur général pour effectuer les étapes de cette solution.
Pour effectuer les étapes de cette série, vous utilisez ces fonctionnalités et fonctionnalités De Microsoft 365.
| Produit ou composant | Fonctionnalité |
|---|---|
| Centre d’administration Microsoft 365 | Convertir la boîte aux lettres, transférer l’e-mail, révoquer l’accès, supprimer l’utilisateur |
| Centre d’administration Exchange | Bloquer l’accès aux e-mails, réinitialiser l’appareil |
| OneDrive et SharePoint | Accorder l’accès à d’autres utilisateurs |
| Outlook | Importer des fichiers pst, ajouter une boîte aux lettres |
| Active Directory | Supprimer des utilisateurs dans des environnements hybrides |
Solution : Supprimer un ancien employé
Importante
Bien que nous ayons numéroté les étapes de cette solution et que vous n’ayez pas à effectuer la solution à l’aide de l’ordre exact, nous vous recommandons d’effectuer les étapes de cette façon.
| Étape | Raison |
|---|---|
| Étape 1 : empêcher un ancien employé de se connecter et de bloquer l’accès aux services Microsoft 365 | Cela empêche votre ancien employé de se connecter à Microsoft 365 et empêche la personne d’accéder aux services Microsoft 365. |
| Étape 2 : enregistrer le contenu de la boîte aux lettres d’un ancien employé | Cela est utile pour la personne qui va reprendre le travail de l’employé, ou en cas de litige. |
| Étape 3 : réinitialiser et bloquer l’appareil mobile d’un ancien employé | Cette étape supprime vos données professionnelles du téléphone ou de la tablette. |
| Étape 4 : transférer l’e-mail d’un ancien employé à un autre employé ou convertir en boîte aux lettres partagée | Cette étape vous permet de conserver l'adresse e-mail de l'ancien employé. Si certains de vos clients ou partenaires continuent d'envoyer du courrier à l'adresse de l'ancien employé, celui-ci est reçu par son remplaçant. |
| Étape 5 : accorder à un autre employé l’accès aux données OneDrive et Outlook | Si vous supprimez uniquement la licence d'un utilisateur, mais pas le compte, vous pouvez toujours accéder au contenu enregistré dans l'espace OneDrive de l'utilisateur même après 30 jours. Avant de supprimer le compte, vous devez donner accès à oneDrive et Outlook à un autre utilisateur. Après avoir supprimé le compte d’un employé, le contenu dans onedrive et Outlook est conservé pendant 30 jours. Toutefois, au cours de ces 30 jours, vous pouvez restaurer le compte de l’utilisateur et accéder à son contenu. Si vous restaurez le compte de l’utilisateur, le contenu OneDrive et Outlook reste accessible même après 30 jours. |
| Étape 6 : Supprimer et supprimer la licence Microsoft 365 d’un ancien employé | Si vous retirez une licence, vous pouvez l'affecter à quelqu'un d'autre. Vous pouvez également supprimer la licence pour ne plus payer pour celle-ci jusqu'à ce que vous embauchiez une autre personne. Lorsque vous retirez ou supprimez une licence, les anciens courriers, les contacts et le calendrier de l'utilisateur sont conservés pendant 30 jours avant d'être supprimés définitivement. Si vous retirez ou supprimez une licence, mais pas le compte, vous pouvez toujours accéder au contenu enregistré dans l'espace OneDrive de l'utilisateur même après 30 jours. |
| Étape 7 : Supprimer le compte d’utilisateur d’un ancien employé | Cela supprime le compte de votre centre d’administration. Ainsi, les choses restent claires et bien organisées. |
Regarder : Supprimer un utilisateur
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Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, vous devez le supprimer de Microsoft 365 pour les entreprises. Avant de le faire, vous devez les empêcher d’accéder aux fichiers d’entreprise, conserver les documents qu’ils ont créés et effectuer plusieurs autres tâches d’administration associées à la suppression d’un utilisateur.
- Dans le Centre d’administration, sélectionnez Utilisateurs, puis choisissez Utilisateurs actifs.
- Sélectionnez l’utilisateur à supprimer, puis sélectionnez Supprimer l’utilisateur.
- Cochez la case pour supprimer leur licence, puis cochez la case pour supprimer leurs alias de messagerie.
- Cochez la case pour accorder à un autre utilisateur l’accès à l’e-mail de l’ancien employé, puis sélectionnez Sélectionner un utilisateur et définissez les options de courrier électronique.
- Pour supprimer les alias de messagerie associés, sélectionnez X en regard de leurs alias.
- Passez en revue les informations de boîte aux lettres partagées, puis sélectionnez Terminer.
- Vérifiez que vos options sont définies correctement, puis choisissez Affecter et convertir.
- Passez en revue vos résultats, puis sélectionnez Fermer.
Après avoir supprimé un utilisateur, vous avez jusqu’à 30 jours pour restaurer son compte.
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