Configurer l’assistant Fournisseurs (version préliminaire)

[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]

L’assistant Fournisseurs dans Business Central automatise le traitement des factures fournisseur reçues des fournisseurs par e-mail sous la forme de documents PDF. Cet article explique comment configurer, activer, configurer l’assistant Fournisseurs et gérer l’accès utilisateur.

Pour en savoir plus sur l’assistant, consultez Vue d’ensemble de l’assistant Fournisseurs.

Important

• Il s’agit d’une fonctionnalité d’évaluation prête pour la production.
• Les versions préliminaires prêtes pour la production sont soumises à des conditions d’utilisation supplémentaires.

Conditions préalables

Avant de configurer et d’activer l’assistant Fournisseurs, assurez-vous que les conditions préalables suivantes sont remplies :

• L’environnement Business Central dispose de l’une de ces versions pays/région : AU (Australie), GB (Grande-Bretagne), NZ (Nouvelle-Zélande) ou US (États-Unis).

  L’assistant Fournisseurs est actuellement indisponible dans d’autres versions de pays/région. Pour en savoir plus sur la disponibilité géographique et linguistique, consultez Disponibilité internationale de Copilot.

• Configurez le compte de messagerie pour recevoir les documents PDF des factures fournisseur.

  L’assistant Fournisseurs surveille les e-mails entrants dans cette boîte aux lettres. Le compte de messagerie doit être un Microsoft 365 (boîte aux lettres utilisateur ou partagée) ou une boîte aux lettres partagée au sein de votre organisation. En savoir plus sur Configurer les e-mails.

  Important

  Pour activer et configurer l’agent, vous devez lire et gérer (accès complet) et envoyer en tant qu’autorisation sur la boîte aux lettres, sauf s’il s’agit de votre boîte aux lettres personnelle. En tant qu’administrateur Exchange, déléguez ces autorisations à tous les utilisateurs qui ont besoin d’activer et de configurer l’agent. Pour en savoir plus, consultez Utiliser le centre d’administration Exchange pour modifier la délégation de boîtes aux lettres partagées.

  Lorsqu’un utilisateur active l’assistant, il s’exécute en tant que tâche d’arrière-plan dans le contexte de cet utilisateur et a besoin d’accéder à la boîte aux lettres partagée pour traiter les e-mails. La propagation des autorisations aux utilisateurs sélectionnés peut prendre quelques heures.

• Configurez l’environnement Business Central pour facturer les fonctionnalités de l’assistant dans le centre d’administration Business Central.

  Les assistants utilisent les messages Microsoft Copilot Studio lorsqu’ils sont activés, ce qui est facturé à votre société. Pour en savoir plus, reportez-vous à la rubrique Gestion de la facturation basée sur la consommation.

• Activez l’option Autoriser les requêtes HttpClient dans les paramètres de l’extension Assistant Fournisseurs (environnements sandbox uniquement)

  Ouvrez la page Gestion des extensions, sélectionnez Assistant Fournisseurs, puis activez le bouton bascule Autoriser les requêtes HttpClient.

Activez la fonctionnalité Assistant Fournisseurs pour l’environnement

La capacité de l’assistant est activée si l’icône Assistant Fournisseurs s’affiche dans la navigation menu supérieur du Tableau de bord.

Si l’icône est absente activez la à partir de la page Copilot et agent capacités d’IA, comme les autres fonctionnalités Copilot dans Business Central. L’assistant Fournisseurs est répertorié sous Versions préliminaires prêtes pour la production. Pour en savoir plus, consultez Configurer les fonctionnalités de Copilot et d’assistant IA.

Ensuite, configurez et activez l’agent afin qu’il puisse traiter les factures fournisseur.

Activez et configurez l’assistant Fournisseurs

Configurez et activez l’assistant Fournisseurs pour votre société. Seul un assistant Fournisseurs est autorisé par société, mais vous pouvez en donner l’accès à de nombreux utilisateurs.

1. Dans la barre de navigation en haut à droite du centre de rôle, sélectionner Assistant Fournisseurs>Activer.

2. Sur l’assistant Configurer l’assistant Fournisseurs, activez le bouton bascule Surveiller les informations entrantes, sélectionnez la case à cocher Boîte aux lettres, puis définissez le champ Boîte aux lettres sur le compte de messagerie que vous souhaitez que l’assistant surveille.

   

   La configuration d’un assistant peut étendre plusieurs pages dans la configuration. Pour l’assistant Fournisseurs, deux options supplémentaires de configuration sont disponibles sur la page suivante. Utilisez l’action de navigation à droite de l’assistant pour accédez à la page suivante de l’assistant.

   

   1. Obtenir des exemples de facture

      Cette option s’affiche dans les sociétés d’évaluation uniquement et a pour but de fournir un accès simplifié aux factures de démonstration afin de ne pas avoir à produire vous-mêmes les factures. Ces factures fonctionnent bien avec les données de démonstration Contoso Coffee. L’assistant vous permet de laisser le système envoyer des exemples de facture à la messagerie surveillée, auquel cas ils sont envoyés depuis la même messagerie. L’assistant vous laisse également les exemples de facture afin de pouvoir les envoyer depuis votre propre messagerie vers la messagerie surveillée

      Astuce

      Si vous laissez l’assistant envoyer des exemples de facture, ils s’affichent dans le volet de tâches de l’assistant comme provenant de la même messagerie lorsqu’elle est surveillée. Fondamentalement, il envoie un courrier électronique à lui-même avec les exemples préparés.

   2. Création de document

      Sélectionnez plusieurs champs depuis l’historique de factures d’achat correspondant à compléter automatiquement lorsque l’assistant finalise le document achat provisoire en document achat définitif. Cette fonctionnalité garantit que les champs de ligne de facture achat qui ne sont pas visibles dans le document achat provisoire peuvent être complétés de la même façon lorsqu’ils sont mis en correspondance avec les données historiques. C’est ainsi que l’expérience générique Document achat provisoire prend en charge les champs depuis les personnalisations et les applications de complément.

3. Sélectionner Gérer l’accès utilisateur pour spécifier plus de superviseurs d’assistant qui peuvent gérer ou interagir avec l’assistant. Vous pouvez ajouter d’autres utilisateurs maintenant ou plus tard. Découvrez dans Gérer l’accès utilisateur à l’assistant Fournisseurs.

4. Activez le bouton bascule Active.

5. Sélectionnez Mettre à jour pour terminer la configuration.

6. Assurez-vous que la langue de l’assistant Fournisseurs est définie sur une langue compatible.

   Lorsque vous configurez l’assistant, il utilise la même langue que la langue d’affichage de votre espace de travail. Découvrez comment modifier la langue de l’assistant.

L’icône Assistant Fournisseurs se transforme en indiquant que l’assistant est actif et prêt à traiter les factures fournisseur entrantes dans la boîte aux lettres.

Astuce

Consultez Flux de processus de l’assistant Fournisseurs pour comprendre l’assistant de manière plus détaillée et découvrir comment il fonctionne.

Remarque

L’icône indique que l’assistant est configuré avec une boîte aux lettres, mais qu’il n’est pas actif. Pour l’activer, sélectionnez l’icône, puis Configurer l’assistant Fournisseurs pour rouvrir la page configuration. De là, Activez le bouton bascule Active.

Gérer les autorisations agent et l’accès utilisateur

Ajouter des utilisateurs agent

En tant qu’administrateur, vous pouvez spécifier quels utilisateurs sont autorisés à utiliser ou à configurer l’assistant Fournisseurs. Il existe deux façons d’ajouter et de configurer des utilisateurs agent :

À partir de la page Configurer l’assistant Fournisseurs

1. Ouvrez la page Configurer l’assistant Fournisseurs en sélectionnant Assistant Fournisseurs>Configurer.

2. Désactivez le bouton bascule Active.

3. Sélectionner Gérer l’accès utilisateur.

4. Sur la page Sélectionner utilisateurs autorisés à gérer ou à interagir avec la page agent , vous pouvez procéder comme suit :

   • Pour ajouter un utilisateur, Sélectionnez une ligne vide, Sélectionnez le champ Nom d’utilisateur , puis Sélectionnez l’utilisateur dans la liste.
   • Pour accorder à un utilisateur l’autorisation de configurer l’assistant Fournisseurs, sélectionnez la case à cocher Peut configurer.
     
     Le paramètre Peut configurer définit si un utilisateur a accès à la mise à jour de la configuration agent (par exemple, en mettant à jour la boîte aux lettres désignée, en activant et en désactivant l’assistant et d’autres paramètres) ou uniquement pour travailler avec les tâches agent (par exemple, en révisant et en confirmant les étapes agent).
   • Pour supprimer l’accès utilisateur à l’agent, sélectionnez Afficher plus d’options en regard de leurs noms d’utilisateur, puis sélectionnez Supprimer.

À partir de la page Fiche assistant Fournisseurs

1. Pour ouvrir la page fiche Assistant Fournisseurs, recherchez (Alt+Q) pour les assistants, puis sélectionnez ASSISTANT FOURNISSEURS – [SOCIÉTÉ].

2. Définissez Statut sur Désactivé pour désactiver l’assistant.

3. Dans la sectionAccès utilisateur, vous pouvez procéder comme suit :

   • Pour ajouter un utilisateur, Sélectionnez une ligne vide, Sélectionnez le champ Nom d’utilisateur , puis Sélectionnez l’utilisateur dans la liste.
   • Pour accorder à un utilisateur l’autorisation de configurer l’assistant Fournisseurs, sélectionnez la case à cocher Peut configurer.
   • Pour supprimer l’accès utilisateur à l’agent, sélectionnez Afficher plus d’options en regard de leurs noms d’utilisateur, puis sélectionnez Supprimer.

Gérer les autorisations agent pour les objets, les données et les éléments de l’interface utilisateur

L’assistant Fournisseurs a un compte d’utilisateur dans Business Central, similaire à celui des autres utilisateurs. Pour modifier ce compte, recherchez et ouvrez la page Assistants, puis sélectionnez ASSISTANT FOURNISSEURS – [SOCIÉTÉ] pour ouvrir la page fiche assistant.

La section Jeux d’autorisations agent répertorie tous les jeux d’autorisations actuellement affectés au agent. Par défaut, l’assistant Fournisseurs a l’ensemble d’autorisations ASSISTANT FOURNISSEURS – EXÉCUTER. Cet ensemble restreint l’accès aux objets, données et éléments d’interface utilisateur (tels que les pages, les champs et les actions) nécessaires au traitement des factures fournisseur.

Vous ne pouvez pas modifier l’ensemble d’autorisations ASSISTANT FOURNISSEURS – MODIFIER directement, car il s’agit d’un jeu d’autorisations système. Cependant, vous pouvez créer une copie, modifier la copie en fonction de vos besoins, puis l’ajouter à la section Ensembles d’autorisations d’assistant, ainsi que tout autre ensemble d’autorisations.

Avant d’ajouter ou de supprimer des jeux d’autorisations appliqués au agent, définissez État sur désactivé. Lorsque vous avez Terminé d’apporter des modifications, remettez-le sur Activé.

Modifiez les paramètres régionaux et de langue

L’assistant Fournisseurs est validé et pris en charge en anglais (EN) dans les régions suivantes : Australie (AU), Canada (CA), Royaume-Uni (UK), États-Unis (US) et Nouvelle-Zélande (NZ). Bien qu’elle puisse être utilisée dans d’autres langues, il se peut qu’elle ne fonctionne pas comme prévu. La qualité de la langue peut varier en fonction de l’interaction de l’utilisateur ou des paramètres du système, ce qui peut avoir un impact sur la précision et l’expérience utilisateur. Pour en savoir plus sur la disponibilité géographique et linguistique, consultez Disponibilité internationale de Copilot.

1. Pour ouvrir la page fiche Assistant Fournisseurs, recherchez (Alt+Q) pour les assistants, puis sélectionnez ASSISTANT FOURNISSEURS – [SOCIÉTÉ].
2. Sélectionnez l’icône Paramètres utilisateur de l’assistant.
3. Définissez la langue sur un paramètre régional anglais pris en charge.

Informations connexes

Vue d’ensemble de l’assistant Fournisseurs
Configuration des fonctionnalités de Copilot et d’assistant