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Vous facturez les contrats à partir de la page Facturation récurrente. Vous créez d’abord une proposition de facturation, sur la base de laquelle les documents de validation tels que les factures et les avoirs, sont créés dans une deuxième étape. Pour en savoir plus sur les documents de validation, consultez Documents de validation. La facturation ou la création de la proposition de facturation est basée sur les lignes contrat, en tenant compte de la date dans le champ Date de la prochaine facturation. Pour en savoir plus, consultez Gestion des contrats, des souscriptions et des lignes de souscription.
Utiliser des propositions de facturation
Les tableaux suivants expliquent les champs et les actions de la page Facturation récurrente.
Filtrer
| Champ | Désignation |
|---|---|
| Modèle de facturation | Sélectionnez un modèle de facturation. Pour en savoir plus sur les modèles de facturation, consultez Modèles de facturation. |
| Date de facturation | Utilisez la date pour suggérer les lignes contrat appropriées pour la facturation en fonction du champ Date de la prochaine facturation à partir de la ligne contrat. La date est prédéfinie par le modèle de facturation, mais vous pouvez la modifier. |
| Date de facturation jusqu’au | Par le biais du champ Rythme de facturation, chaque ligne contrat incorpore les informations relatives à la date de facturation par défaut. Par le biais du champ Date de facturation jusqu’au, cela peut être spécifié (différemment) pour toutes les lignes à créer. Cela peut entraîner un raccourcissement ou une prolongation de la période de facturation. Le champ est également prédéfini via le modèle de facturation et peut également être modifié. Cela peut être obtenu au moyen d’une limitation, par exemple, les articles de contrat ajoutés au cours d’un exercice ne sont facturés que jusqu’à la fin de l’année ou de l’exercice afin d’obtenir à nouveau un rythme de facturation uniforme pour la période de facturation suivante. |
Actions
| Action | Désignation |
|---|---|
| Créer une proposition de facturation | Parcourt toutes les lignes contrat et suggère les lignes de souscription à facturer en fonction de la Date de la prochaine facturation et de la Date de facturation jusqu’au. En modifiant le modèle de facturation et en exécutant à nouveau l’action, des lignes supplémentaires peuvent être ajoutées à la proposition de facturation. Si la Date de la prochaine facturation est postérieure à la date de facturation, cette ligne sera ignorée. Si la Date de la prochaine facturation est antérieure à la date de facturation, la période correspondante (en tenant compte du rythme de facturation) doit être facturée. |
| Créer documents | Crée des factures de contrat Souscription ou des avoirs pour les lignes pour lesquelles aucun document n’existe encore. Pour en savoir plus sur les documents, consultez Créer des documents de validation. |
| Effacer proposition de facturation | Supprime la proposition de facturation. Une requête s’affiche ensuite pour supprimer si toute la proposition de facturation ou uniquement les lignes ajoutées par le modèle de facturation actuellement sélectionné. |
| Supprimer des documents | Supprime toutes les factures contrat ou tous les avoirs pour les lignes. |
| Modifier date de facturation jusqu’au | Ajuste la date dans le champ Facturation jusqu’au pour toutes les lignes sélectionnées et recalcule la valeur dans le champ Montant. |
| Supprimer ligne facturation | Supprime toutes les lignes sélectionnées. |
| Actualiser | Met à jour les lignes, par exemple, s’il y a des avertissements. Si vous avez résolu la cause de l’avertissement, ce dernier est supprimé. |
| Naviguer | Ouvre le client ou le fournisseur sélectionné sur la ligne. |
| Contrat | Ouvre le contrat sélectionné sur la ligne. |
| Souscription | Ouvre l’abonnement sur la ligne. |
| Axes analytiques ligne contrat | Ouvre les axes analytiques stockés sur la ligne contrat associée. |
Lignes de proposition de facturation
Les lignes de proposition de facturation affichent les détails des lignes à facturer. En plus du fournisseur et du contrat, des informations sur la souscription et les lignes de souscription à facturer s’affichent également.
Lorsque vous utilisez l’action Créer une proposition de facturation, une ou plusieurs lignes sont créées pour chaque ligne de souscription en fonction de la Date de la prochaine facturation et de la Date de facturation jusqu’au. Plusieurs lignes sont toujours créées si le Rythme de facturation de la ligne contrat entre plusieurs fois dans la période comprise entre la Date de la prochaine facturation et la Date de facturation jusqu’au. Chaque ligne affiche des informations concernant la période de facturation (champs Facturation à partir du et Facturation jusqu’au) et les prix (champs Montant, Prix, Quantité et Remise). Toutes les lignes contrat passées font automatiquement partie du filtre.
Vous pouvez utiliser le champ Regrouper par pour créer des groupes pour la proposition de facturation dans le modèle de facturation. Pour en savoir plus sur les groupes, consultez (Modèles de facturation). Si un groupe est défini, vous pouvez utiliser la double flèche en regard du champ Nom du partenaire pour développer ou réduire les groupes.
Si une facture ou un avoir a déjà été créé, le document s’affiche dans les champs Type de document et N° document. Pour ouvrir le document, sélectionnez la valeur dans le champ N° document,.
Pourboire
En modifiant le modèle de facturation et en rouvrant la page Créer une proposition de facturation, vous pouvez étendre la proposition de facturation pièce par pièce. Par exemple, vous pouvez créer une facture groupée pour des contrats inclus dans différentes propositions de facturation.
Modèles de facturation
En choisissant l’icône AssistEdit 
dans le champ Modèle de facturation, tous les modèles de facturation disponibles s’affichent. Chaque modèle de facturation nécessite un code et une description uniques ainsi que des critères de filtrage et des valeurs par défaut du calcul de date. Les valeurs par défaut du calcul de date sont spécifiées sous la forme de formules de date. Les valeurs de date réelles sont ensuite calculées en fonction de la date de travail lorsqu’un modèle de facturation est sélectionné/appliqué. Cela permet d’utiliser les valeurs par défaut encore et encore.
Utilisez le champ Partenaire pour spécifier si le modèle concerne les lignes de souscription client ou fournisseur.
Pour utiliser un modèle de facturation, vous devez saisir des critères de filtre. Les critères déterminent les lignes de souscription à facturer. Pour définir les filtres, utilisez l’action Modifier la liste. En plus des critères prédéfinis, vous pouvez ajouter des critères tels que le type de contrat, l’utilisateur responsable ou le vendeur. Quand vous choisissez OK, les critères sont enregistrés dans le modèle de facturation.
Dans le champ Formule date de facturation, saisissez une formule de date, qui est interprétée lorsque le modèle de facturation est utilisé dans le champ Date de facturation. Ce champ est ensuite utilisé pour filtrer les lignes de souscription à facturer, en fonction de la Date de la prochaine facturation, lors de la création des lignes de proposition. Si vous ne précisez pas de formule de date, la facturation récurrente utilise la date de travail.
Vous pouvez également utiliser le champ Formule date de facturation jusqu’au pour saisir une formule de date qui, si elle est présente, est interprétée lorsque le modèle de facturation est utilisé dans le champ Date de facturation jusqu’au. Ce champ peut ensuite être utilisé pour définir la date de fin de la facturation dans les lignes de souscription. Si aucune formule de date n’est spécifiée, le champ dans Facturation récurrente reste également vide et les lignes sont proposées en fonction des informations contenues dans la ligne contrat.
Vous pouvez utiliser le champ Mes suggestions uniquement pour filtrer la proposition de facturation sur les lignes que vous avez créées.
Le champ Regrouper par contrôle si les lignes de la proposition de facturation sont affichées en groupes. En plus de l’option sans regroupement, les options Contrat et Partenaire du contrat sont disponibles. L’option Contrat regroupe toutes les lignes de facturation d’un contrat. Le niveau de regroupement est affiché en gras. De plus, les champs Facturation à partir du et Facturation jusqu’au affichent la période totale (regroupée) et le champ Montant du service affiche le total des montants.
Remarque
Chaque ligne contrat ne peut être incluse dans une proposition de facturation qu’une seule fois par période de facturation. Si une ligne de facturation pour une période a déjà été créée par un autre utilisateur et que la proposition de facturation actuelle utilise une valeur par défaut dans laquelle la case Mes suggestions uniquement est sélectionnée, vous ne pouvez pas créer à nouveau de ligne pour vous-même.
Créer des documents de validation
Une fois la proposition de facturation créée, vous pouvez utiliser l’action Créer des documents pour créer les factures ou les avoirs pour les lignes affichées pour lesquelles aucun document n’existe encore. La page Créer des documents s’ouvre. Vous pouvez y spécifier le mode de création des documents. Par exemple, vous pouvez spécifier les champs Date du document et Date de validation. Les documents créés peuvent aussi éventuellement être validés directement (Valider les documents). Utilisez le champ Documents par pour spécifier si les documents de validation doivent être créés par contrat, par partenaire de contrat ou par destinataire de facture.
- Contrat : une facture distincte est créée pour chaque contrat. Toutes les valeurs par défaut du contrat respectif sont substituées.
- Partenaire du contrat : les factures sont créées pour chaque partenaire du contrat. Les conditions de paiement, les modes de paiement, etc. sont déterminés par le client. Les factures ne sont créées séparément pour les contrats que si la devise ou les Détails des factures de contrat diffèrent.
- Destinataire de la facture : les factures sont créées pour chaque destinataire de la facture. Les conditions de paiement, les modes de paiement, etc. sont déterminés par le client. Les factures ne sont créées séparément pour les contrats que si la devise ou les Détails des factures de contrat diffèrent.
Pour en savoir plus sur les documents de validation, consultez Documents de validation.
Pourboire
Vous pouvez utiliser différents modèles de facturation pour proposer les factures pour les lignes contrat à l’avance et en arriérés. Utilisez une combinaison des champs Date de la prochaine facturation et Date de facturation, à condition qu’aucune date pour Facturation jusqu’au ne soit utilisée. Alternativement ou en complément, vous pouvez faire la distinction entre les contrats à facturer différemment à l’aide de différents types de contrats. Pour en savoir plus, voir Types de contrat Souscription. Vous pouvez utiliser le type de contrat comme filtre dans les modèles de facturation.
Nécessité de la mise à jour
La Facturation récurrente dispose d’un mécanisme à plusieurs niveaux pour éviter les incohérences de données. Si des modifications de quelque nature que ce soit sont apportées à une ligne de souscription ou à une ligne de contrat alors que des lignes sont déjà créées dans la proposition de facturation, ces lignes seront mises en évidence deux fois dans la proposition de facturation. Les lignes s’affichent en rouge et en gras, et elles ont un indicateur dans le champ Mise à jour obligatoire. Lors de la mise à jour, les valeurs modifiées sont extraites des lignes de souscription ou des lignes de contrat. Vous pouvez exécuter la mise à jour à l’aide des actions Créer une proposition de facturation ou Actualiser. Tant que la mise à jour n’est pas effectuée, vous ne pouvez pas créer de factures ou d’avoirs.
Si un document non validé existe déjà, aucune modification ne peut être apportée aux lignes de souscription ou aux lignes de contrat.
Vous ne pouvez apporter que des modifications qui ne sont pas pertinentes pour la facturation dans le document de validation. Par exemple, vous pouvez modifier les descriptions des lignes ou ajouter de nouvelles lignes. Pour toutes les autres modifications, vous devez supprimer le document de validation, apporter les modifications aux lignes contrat ou aux lignes souscription, puis recréer des lignes de facturation mises à jour et le document.
De plus, il n’est pas possible de créer plusieurs documents de validation pour la même ligne de facturation.
Remarque
Dès qu’une proposition de facturation est créée pour une ligne contrat, le champ Date de la prochaine facturation est mis à jour pour afficher le statut actuel. Si la ligne de facturation est supprimée (ou la période de facturation est modifiée), le champ est automatiquement réinitialisé (ou défini en fonction de la période de facturation modifiée).
Un avoir à une facture de contrat réinitialise également le champ Date de la prochaine facturation. Afin d’assurer la cohérence de la ligne de contrat et des lignes de souscription, lorsque vous créditez plusieurs factures de contrat, les crédits doivent être chronologiques.