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Créer un rapport paginé sur la base d’un jeu de données partagé Power BI

S’APPLIQUE À : Power BI Report Builder Power BI Desktop

Vous pouvez utiliser un jeu de données créé dans Power BI Desktop comme source de données pour des rapports paginés du générateur de rapports Power BI. Image de ce scénario : vous créez un rapport Power BI dans Power BI Desktop. Vous passez beaucoup de temps à concevoir le modèle de données, puis à créer un rapport Power BI magnifique avec toutes sortes de visuels exceptionnels. Votre rapport possède une matrice avec de nombreuses lignes. vous devez donc les faire défiler pour les afficher tous. Vos lecteurs de rapports veulent qu’ils puissent imprimer un rapport qui affiche toutes les lignes de cette matrice.

Un rapport paginé Power BI peut le faire : imprimer une table ou une matrice qui s’exécute sur plusieurs pages, avec des en-têtes et des pieds de page et une mise en page parfaite que vous concevez vous-même. Il complète le rapport Power BI Desktop. Vous souhaitez qu’ils soient basés sur les mêmes données, aucune incohérence, afin d’utiliser le même jeu de données.

Capture d’écran du rapport paginé du Générateur de rapports imprimé à partir de Power BI Desktop.

Ce dont vous avez besoin

Voici une liste de ce dont vous avez besoin et ce dont vous n’avez pas besoin pour utiliser un jeu de données partagé dans un générateur de rapports Power BI.

  • Téléchargez et installez le Générateur de rapports Power BI.
  • Le jeu de données peut se trouver dans n’importe quel espace de travail et vous n’avez pas besoin d’être membre de cet espace de travail.
  • Pour accéder à un modèle sémantique Power BI, vous devez disposer de l’autorisation Build pour le jeu de données. En savoir plus sur l’autorisation de génération.
  • Vous avez besoin d’une licence Power BI Pro ou Premium par utilisateur(PPU) pour publier votre rapport paginé.
  • Vous n’avez pas besoin d’une licence Power BI Pro ou PPU pour créer un rapport paginé dans le Générateur de rapports Power BI.
  • Vous pouvez publier dans Mon espace de travail. Pour tout autre espace de travail, vous avez besoin au moins d’un rôle de contributeur.

Si vous souhaitez suivre cet article, téléchargez le fichier exemple Retail Analysis sample.pbix, ouvrez-le dans Power BI Desktop et ajoutez une table avec un grand nombre de colonnes. Dans le volet Format, faites glisser le bouton bascule sous Totaux jusqu’à la position désactivée.

Capture d’écran des totaux basculés en position désactivée dans le volet Format.

Publiez ensuite le rapport dans un espace de travail du service Power BI.

Connecter au modèle sémantique Power BI

  1. Ouvrez le Générateur de rapports Power BI.

  2. Sélectionnez Se connecter dans le coin supérieur droit du générateur de rapports pour vous connecter à votre compte Power BI.

  3. Dans le volet des données de rapport, sélectionnez Nouveau>Connexion de modèle sémantique Power BI.

    Capture d’écran du nouveau jeu de données dans le volet Données du rapport.

    Remarque

    Vous ne pouvez pas créer la source de données ou un jeu de données pour un modèle sémantique Power BI à l’aide des assistants de table, de matrice ou de graphique du générateur de rapports. Une fois que vous les avez créés, vous pouvez utiliser les Assistants pour créer des tables, des matrices ou des graphiques en fonction d’eux.

  4. Recherchez ou parcourez le jeu de données ou l’espace de travail où réside le jeu de données, puis choisissez Sélectionner. Le générateur de rapports remplit le nom du jeu de données.

    Capture d’écran montrant les jeux de données à sélectionner.

  5. Le jeu de données apparaît sous Sources de données dans le volet Données du rapport.

    Capture d’écran du volet Données de rapport avec le jeu de données répertorié sous Sources de données.

    N’oubliez pas que vous pouvez vous connecter à plusieurs modèles sémantiques Power BI et à d’autres sources de données dans le même rapport paginé.

Obtenir la requête DAX pour le jeu de données

Lorsque vous souhaitez que les données de votre rapport Power BI et dans votre rapport paginé soient identiques, la connexion au jeu de données n’est pas suffisante. Vous avez également besoin de la requête DAX (Data Analysis Expressions) basée sur ce jeu de données.

Procédez comme suit pour obtenir la requête :

  1. Ouvrez le rapport Power BI (.pbix) dans Power BI Desktop.

  2. Vérifiez que vous disposez d’une table dans votre rapport contenant toutes les données que vous souhaitez dans votre rapport paginé. La table doit répondre à ces deux exigences :

    • Il doit s’agir d’une table plate, et non d’une matrice ou d’un autre visuel. S’il ne s’agit pas d’une table, effectuez une conversion en table, suivez les étapes de l’Analyseur de performances ci-après, puis reconvertissez-la en visuel de votre choix.

    • Pour vos champs numériques, utilisez des mesures prédéfinies. Ils ont un symbole de calculatrice affiché en regard de chacun d’eux. Apprenez-en plus sur la création de mesures.

      Capture d’écran de l’icône de calculatrice en regard d’une mesure prédéfinie.

  3. Sur le ruban Affichage, sélectionnez Analyseur de performances.

    Capture d’écran de l’option Analyseur de performances dans le ruban Affichage.

  4. Dans le volet Analyseur de performances , sélectionnez Démarrer l’enregistrement, puis actualisez les visuels.

    Capture d’écran du bouton Actualiser les visuels dans l’Analyseur de performances.

  5. Développez le signe plus (+) à côté du nom de la table, puis sélectionnez Copier une requête. La requête est la formule DAX dont vous avez besoin pour le jeu de données dans le générateur de rapports Power BI.

    Capture d’écran du lien Copier la requête dans l’analyseur de performances.

Créer le jeu de données avec la requête

  1. Retournez au générateur de rapports Power BI.

  2. Faites un clic droit sur le jeu de données sous Source de données, puis sélectionnez Ajouter un jeu de données.

    Capture d’écran de l’option Ajouter un jeu de données sous Sources de données.

  3. Dans Propriétés du jeu de données, entrez un nom, puis sélectionnez Concepteur de requêtes.

  4. Vérifiez que DAX est sélectionné, puis désélectionnez l’icône Mode Création.

    Capture d’écran du volet Concepteur de requêtes du Générateur de rapports.

  5. Dans la zone supérieure, collez la requête que vous avez copiée depuis Power BI Desktop.

    Remarque

    Si votre requête contient la fonction TOPN, supprimez-la de votre requête.

  6. Sélectionnez Exécuter la requête (point d’exclamation rouge, !) pour vous assurer que votre requête fonctionne.

    Capture d’écran du bouton Exécuter la requête dans le Concepteur de requêtes.

    Les résultats de la requête s’affichent dans la zone inférieure.

    Capture d’écran des résultats de la requête dans le Concepteur de requêtes.

  7. Sélectionnez OK.

    Vous voyez votre requête dans la fenêtre Requête de la boîte de dialogue Propriétés du jeu de données.

    Capture d’écran de la boîte de dialogue Propriétés du jeu de données.

  8. Sélectionnez OK.

    Vous voyez maintenant votre nouveau jeu de données avec une liste de ses champs dans le volet des données de rapport.

    Capture d’écran des champs répertoriés sous le jeu de données dans le volet Données du rapport.

Créer une table dans le rapport

Un moyen rapide de créer une table consiste à utiliser l’Assistant Table.

  1. Dans le ruban Insertion, sélectionnez Table>Assistant Table.

    Capture d’écran du bouton Assistant Tableau dans le ruban Insérer.

  2. Choisissez le jeu de données que vous avez créé avec la requête DAX>Suivant.

    Capture d’écran des choix de jeu de données dans l’Assistant Table.

  3. Pour créer un tableau à deux dimensions, sélectionnez les champs souhaités dans les champs disponibles. Vous pouvez sélectionner plusieurs champs à la fois en sélectionnant le premier que vous souhaitez, en maintenant la touche Maj enfoncée et en sélectionnant le dernier.

    Capture d’écran des champs disponibles dans l’Assistant Tableau.

  4. Faites glisser les champs sur la zone Valeurs>Suivant.

    Capture d’écran de la zone Valeurs de l’Assistant Tableau.

  5. Choisissez les options de disposition souhaitées >Suivant.

  6. Sélectionnez Terminer. Vous voyez votre table en mode Conception.

    Capture d’écran du tableau dans l’affichage Création.

  7. Sélectionnez Cliquer pour ajouter un titre et ajoutez un titre.

  8. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu de votre rapport.

    Capture d’écran de l’aperçu du rapport.

  9. Sélectionnez Page d’impression pour voir l’apparence de votre rapport lors de l’impression.

    Cette mise en page du rapport nécessite un travail. Il contient 54 pages, car les colonnes et les marges engendrent une table de deux pages de largeur.

    Capture d’écran de la disposition d’impression du rapport.

Mettre en forme le rapport

Vous avez plusieurs options de mise en forme pour que votre tableau tienne sur une seule page.

  1. Limitez les marges de page dans le volet Propriétés. Si vous ne voyez pas le volet Propriétés, dans le ruban Affichage, activez la case à cocher Propriétés.

  2. Sélectionnez le rapport, et non la table ou le titre.

  3. Dans le volet Propriétés du rapport, sous Page, développez Marges et remplacez-les par 0,75 pouce.

    Capture d’écran des propriétés de marge de page.

  4. Rendre les colonnes plus étroites. Sélectionnez la bordure de la colonne et faites glisser le côté droit vers la gauche.

    Capture d’écran des propriétés de largeur de colonne.

  5. Une autre option consiste à s’assurer que les valeurs numériques sont correctement mises en forme. Sélectionnez une cellule avec une valeur numérique.

    Conseil

    Vous pouvez mettre en forme plusieurs cellules à la fois en maintenant la touche Maj enfoncée tout en sélectionnant les autres cellules.

    Capture d’écran de la sélection de plusieurs cellules pour la mise en forme.

  6. Sur le ruban Accueil, dans la section Nombre, remplacez le format Par défaut par un format numérique tel que Devise.

    Capture d’écran des options de format numérique.

  7. Remplacez le style Espace réservé par Exemples de valeurs pour afficher la mise en forme dans la cellule.

    Capture d’écran des exemples de valeurs pour la mise en forme.

  8. Le cas échéant, diminuez les décimales pour économiser de l’espace dans la section Nombre.

Récupération des pages vides

Même si vous réduisez les marges et les colonnes de table, vous pouvez toujours obtenir des pages vides. Pourquoi ? C’est mathématique.

Lorsque vous ajoutez les marges de page que vous définissez, ainsi que la largeur du corps du rapport, le total doit être inférieur à la largeur du format de rapport.

Par exemple, supposons que votre rapport a un format de 8,5 pouces par 11 pouces et que vous définissez les marges latérales sur 0,75 pouce chacun. Les deux marges forment 1,5 pouce ensemble, de sorte que la largeur du corps doit être inférieure à 7 pouces.

  1. Sélectionnez le bord droit de la surface de conception du rapport, puis faites-le glisser afin qu’il soit inférieur au nombre souhaité sur la règle.

    Conseil

    Vous pouvez le définir de manière plus précise dans les propriétés du corps. Sous Taille, définissez la propriété largeur.

    Capture d’écran des propriétés de taille du corps.

  2. Sélectionnez Exécuter pour afficher un aperçu de votre rapport et vérifiez que vous avez supprimé les pages vides. Ce rapport ne contient désormais 26 pages, et non plus 54 comme au départ.

    Capture d’écran du rapport avec des pages vides omises.

Observations et limitations

  • Pour les jeux de données qui utilisent une connexion active à Analysis Services, vous pouvez vous connecter directement à l’aide de la connexion Analysis Services sous-jacente au lieu d’un jeu de données partagé.
  • Si vous souhaitez utiliser un modèle sémantique Power BI qui utilise DirectQuery dans le Générateur de rapports Power BI, le jeu de données doit inclure une mesure, même si vous ne prévoyez pas d’exposer la mesure dans votre rapport. Sans la mesure, le jeu de données ne retourne pas de résultats de données appropriés.
  • Les jeux de données avec des approbations promues ou certifiées apparaissent dans la liste des jeux de données disponibles, mais ils n’affichent pas ces marques.

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