Commencez par un déploiement pilote de Microsoft 365 pour les travailleurs de première ligne

  • Article
  • S’applique à:
    Microsoft Teams, Microsoft 365 for frontline workers

Avant de vous engager dans un déploiement complet de Microsoft 365 for frontline workers dans votre organization, il est judicieux de l’essayer d’abord avec un petit groupe de personnes dans votre organization. Commencer par un programme pilote peut aider à :

  • Valider la préparation de l’utilisateur.
  • Identifier et atténuer les problèmes.
  • Assurez-vous qu’un déploiement à l’échelle organization a réussi.

Par exemple, un pilote peut vous aider à déterminer :

  • Si les scénarios que vous avez identifiés correspondent aux besoins métier de votre organization.
  • Quels éléments doivent être modifiés ou personnalisés pour votre organization.
  • Les informations de formation et d’orientation que vous devez fournir aux utilisateurs avant, pendant et après qu’ils commencent à utiliser ces nouveaux outils.

L’exécution d’un programme pilote fait partie du processus global d’adoption. Pour plus d’informations sur l’adoption de Microsoft 365 dans votre organization, consultez :

Étapes d’exécution d’un programme pilote

Rassemblez vos collaborateurs

Rassemblez un groupe d’individus de votre entreprise, de votre équipe informatique et de votre communauté de première ligne pour agir en tant que partie prenante et groupe de prise de décision pour votre pilote Microsoft 365 pour les employés de première ligne. Veillez à inclure des personnes des trois communautés pour vous donner les meilleures chances de succès.

Ensuite, identifiez votre communauté pilote de phase 1 et assurez-vous qu’elle inclut des employés de première ligne dans le plus petit regroupement logique pour votre organization. Par exemple, un restaurant, une division d’un grand magasin, un magasin, un service clinique, une cité, une usine, un centre de distribution, etc. La clé est d’optimiser le travail de première ligne moyen faisant partie d’une seule équipe. Les responsables ou les spécialistes peuvent faire partie de plusieurs équipes.

Meilleures pratiques

Il est important d’inclure tous les rôles au sein de ce plus petit regroupement logique, des responsables aux travailleurs à temps partiel ou saisonniers, pour découvrir des insights précieux et permettre des scénarios de communication modernes.

Points de décision

À la fin de cette phase, vous devriez être en mesure de répondre aux questions suivantes :

  • Qui participera à votre projet pilote ?
  • Quel est le plus petit regroupement logique pour votre organization ?

Planifier votre pilote

Voici quelques conseils pour réussir un pilote.

  • Définissez des dates de début et de fin et définissez des objectifs clairs pour mesurer la réussite. Ces objectifs peuvent vous aider à planifier votre déploiement une fois le pilote terminé.
  • Créez un plan de test, un processus de collecte des commentaires et un plan de communication.
  • Prévoyez suffisamment de temps pour exécuter le pilote et évaluer son impact. Un minimum de 30 jours est recommandé.
  • Incluez les parties prenantes et les participants appropriés, en sachant que vous pouvez ajouter d’autres utilisateurs tout au long du projet pilote, si nécessaire. Pour Microsoft 365 for frontline workers, assurez-vous que vos parties prenantes et participants incluent non seulement les dirigeants d’entreprise et le personnel informatique, mais également vos responsables et employés de première ligne, afin de pouvoir :
    • Veillez à comprendre leurs défis lors de la planification de l’implémentation.
    • Vérifiez que votre implémentation a un effet positif sur ces défis.
  • Commencez petit et prenez le temps de suspendre, d’évaluer les résultats et d’ajuster le pilote.

Pour réussir un projet pilote pour les travailleurs de première ligne, la simplicité est la clé ! Pour la plupart des organisations, cette communauté ne dispose généralement d’aucune technologie de communication ou de collaboration prise en charge par l’entreprise, mais elle utilise probablement déjà des outils grand public non pris en charge pour répondre à certains besoins de base.

Une bonne pratique recommandée consiste à commencer où se trouvent vos utilisateurs et à imiter les fonctionnalités qu’ils utilisent dans les outils grand public aujourd’hui. À mesure que votre pilote progresse et que le processus d’itération commence, vous pouvez développer l’expérience.

Points de décision

  • Quelles fonctionnalités incluez-vous dans la phase 1 de votre projet pilote ?
  • Vos employés de première ligne ont-ils besoin de shifts pour la gestion de la planification ?
  • Vos employés de première ligne ont-ils besoin de Talkie-walkie pour les communications push-to-talk (PTT) ?

Vous ne savez pas quels outils grand public ces utilisateurs utilisent actuellement ?

Utilisez une enquête pour faire l’inventaire des outils, des fonctionnalités et des scénarios sur lesquels vos utilisateurs s’appuient aujourd’hui.

Configurer Microsoft 365 et Teams

Déterminez les appareils à prendre en charge. Par exemple, vous pouvez utiliser les clients mobiles Teams sur Android et iOS pour accéder en déplacement à Teams et aux applications de travail de première ligne. Consultez Obtenir des clients Teams et Gérer les appareils pour les employés de première ligne.

Consultez Configurer Microsoft 365 for frontline workers et vue d’ensemble du déploiement de Teams pour obtenir des conseils sur la configuration de Microsoft 365, Teams et les autres services dont vous avez besoin pour votre pilote.

Points de décision

  • Quelles fonctionnalités de messagerie de conversation et de canal incluez-vous dans votre pilote ?
  • Allez-vous créer des équipes à partir de zéro ou à partir d’un modèle d’équipe ?

Meilleures pratiques

Gardez les canaux simples. Nous vous recommandons de résister à l’envie de créer un canal pour chaque domaine de conversation possible et de garder plutôt les choses simples. Il n’est pas grave que des canaux soient créés au fil du temps en fonction des besoins.

Après avoir configuré vos équipes et vos canaux, configurez les applications de première ligne que vous souhaitez utiliser dans le pilote, notamment :

Communiquer

Informez vos employés de première ligne de leur participation au projet pilote, des objectifs du projet pilote et fournissez une formation, si nécessaire, sur les principes de base.

Par exemple, il peut s’agir d’une instruction pour accéder au Google Play ou à l’Apple Store sur leurs appareils mobiles, télécharger l’application Teams et se connecter avec les informations d’identification de l’entreprise. Partager des ressources à partir de Microsoft Teams vous aide à & l’apprentissage, selon les besoins. Nous avons conçu Teams avec une interface facile à utiliser que la plupart des employés de première ligne doivent trouver intuitive.

Meilleures pratiques

N’oubliez pas de former vos gestionnaires sur Shifts ! Si vous envisagez d’inclure shifts dans votre pilote, envisagez de tenir une session de formation avec vos responsables sur la façon de créer, gérer et publier des planifications pour leur équipe.

Mesure

Mesurer l’utilisation et évaluer les commentaires des utilisateurs. Les rapports d’utilisation vous aident à comprendre les modèles d’utilisation et d’activité et, avec les commentaires des utilisateurs, fournissent des informations précieuses.

Consultez Rapports Microsoft 365 dans le Centre d’administration, Analyse de l’utilisation de Microsoft 365 et Analyse et rapports Teams.

L’autonomisation de vos employés de première ligne est plus une question de personnes que de technologie. Pour comprendre l’impact de Teams, restez concentré sur l’expérience de vos employés de première ligne. Interrogez-les avant, pendant et après le pilote afin de comprendre leurs besoins, leurs points faibles et leurs réactions. Vous pouvez configurer un canal de commentaires dans Teams pour recueillir des commentaires sur leurs expériences.

Si vous effectuez une itération de votre pilote et que vous ajoutez de nouvelles fonctionnalités au fil du temps, ces commentaires peuvent vous aider à guider l’ordre, le rythme ou même si des fonctionnalités supplémentaires sont nécessaires.

Meilleures pratiques

Développez vos champions et mettez en évidence vos victoires. Récompensez vos employés de première ligne pour avoir adopté ces nouveaux outils et les utiliser de manière innovante en lien avec les résultats métier de votre entreprise. Cela permet de garantir l’adoption continue de Teams et la valeur ajoutée pour votre entreprise.

Itérer et développer

Maintenant que vous avez réussi votre premier pilote avec un groupe initial d’employés de première ligne, il est temps de développer ! Envisagez l’une des options d’extension suivantes :

  • Développez le nombre d’équipes.
    • Au lieu d’un emplacement, pouvez-vous faire une seule région ?
  • Développez les fonctionnalités et les fonctionnalités.
    • Y avait-il une fonctionnalité clé que vos employés de première ligne ont suggérée qui n’était pas incluse dans l’ensemble de fonctionnalités initial ?

Nous vous recommandons de suivre ce processus autant de fois que nécessaire pour parvenir à une solution, à un ensemble de bonnes pratiques et à une documentation de formation pour vos employés de première ligne.