Champs que vous devez mapper lors de la configuration d’un fichier lockbox bancaire dans Microsoft Dynamics GP

Cet article décrit les champs que vous devez mapper lorsque vous configurez un fichier bank lockbox dans Microsoft Dynamics GP.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de base de connaissances d’origine : 858289

Plus d’informations

La fenêtre Maintenance de Lockbox est utilisée pour configurer des spécifications de mappage pour les fichiers lockbox bancaires. Vous pouvez utiliser cette fenêtre pour mapper chaque champ de votre fichier bancaire à son champ correspondant dans Microsoft Dynamics GP.

Étape 1 : configurer les informations d’ID lockbox

Pour accéder à la fenêtre Maintenance de Lockbox, pointez sur Ventes dans le menu Cartes, puis sélectionnez Lockbox.

• ID lockbox : entrez le nom de l’ID Lockbox pour votre référence uniquement.
• Description : entrez une description de l’ID Lockbox pour votre référence uniquement.
• ID du checkbook : sélectionnez l’ID du checkbook pour déposer les reçus en espèces.

Étape 2 : indiquer le fichier lockbox à lire et indiquer au système comment lire et l’appliquer

• Emplacement du fichier Lockbox : accédez au fichier de reçu de trésorerie de la banque dans laquelle vous allez importer dans Microsoft Dynamics GP. Le fichier doit être un type .txt ou .csv. Les lignes du fichier ne peuvent pas comporter plus de 255 caractères. Vérifiez également que le fichier n’est pas défini en lecture seule.

• Type de format de fichier : sélectionnez si le fichier sera délimité par une longueur fixe, délimitée par tabulation ou délimitée par des virgules en fonction du type de fichier reçu de la banque. Ce type indique au système comment lire les champs sur chaque ligne du fichier.

• Type de format Lockbox : selon le type de fichier que vous recevez de votre banque, vous devez déterminer si le fichier utilise un format à ligne unique ou à plusieurs lignes. Un fichier à ligne unique aura une vérification par ligne dans le fichier, où une vérification est appliquée à une seule facture. Un type de format fichier à plusieurs lignes aura une vérification dans une ligne d’en-tête qui sera appliquée à plusieurs lignes de détails ou plusieurs factures. Pour le type de ligne multiple, les champs Indicateur de ligne d’en-tête et Indicateur de ligne de détail deviennent disponibles. Entrez la valeur de l’indicateur telle que définie par votre banque, qui indique au système quelle ligne est un enregistrement d’en-tête et quelles lignes sont des lignes de détail. (Selon le format NACHA US, l’indicateur d’une ligne d’en-tête est 6 et la valeur de l’indicateur d’une ligne de détail sera 4.)

• Décimales sur les montants : entrez jusqu’à cinq décimales à ajouter à la quantité indiquée dans le fichier Lockbox à importer. (En règle générale, 0 est entré, car 2 placera un .00 à la fin du montant indiqué dans le fichier.)

• Méthode Apply Lockbox - Sélectionnez la façon dont vous souhaitez que le système applique les reçus en espèces aux factures :

  • Aucun - Les reçus en espèces sont introduits, mais pas appliqués tant que vous ne les appliquez pas manuellement.
  • Numéro de document : les reçus en espèces sont d’abord appliqués au numéro de document le plus bas, quel que soit le type.
  • Numéro de facture : les reçus en espèces sont appliqués pour la première fois aux factures, en commençant par le numéro de document le plus bas.
  • Date d’échéance/Document le plus ancien : les reçus en espèces sont appliqués pour la première fois à n’importe quel document avec la date d’échéance la plus ancienne.
  • Date d’échéance/Ancienne facture : les reçus en espèces sont appliqués pour la première fois aux documents de type de facture avec la date d’échéance la plus ancienne.
  • Date du document : les reçus en espèces sont appliqués au document avec la date de document la plus ancienne.
  • Factures spécifiques : les reçus en espèces sont appliqués uniquement au numéro de facture que vous spécifiez. Si le numéro de facture spécifique est introuvable, vous pouvez définir une autre méthode Apply à utiliser.

Remarque

La méthode Lockbox Apply la plus courante est des factures spécifiques avec une autre méthode Apply de None.

S’il s’agit d’un gris, cela peut être dû à votre devise.

Lockbox est conçu pour fonctionner de la même manière que l’entrée des reçus en espèces - Fenêtre Appliquer les documents de vente (bouton Transactions>Sales>Cash Receipts>Apply).

Étant donné que vous ne pouvez pas appliquer un paiement à une transaction multicurrence à partir de cette fenêtre, il fonctionne de la même façon dans Lockbox.

C’est la raison pour laquelle la méthode Lockbox Apply est grisée, c’est parce que vous devez effectuer l’application manuellement. Vous pouvez appliquer des paiements à des factures multicurrences à l’aide de la fenêtre Appliquer les documents de vente directement (Transactions>Sales Apply Sales>Documents) mais simplement pas à l’aide de lockbox ou de l’entrée de reçus en espèces - Appliquer la fenêtre Documents de vente (bouton Transactions>Sales>Cash Receipts>Apply).

• Omettre démarrer les enregistrements d’importation : sélectionnez le nombre de lignes au début du fichier d’importation que vous souhaitez ignorer. (Par exemple, si vous avez mappé les champs uniquement pour la ligne Détail, vous souhaiterez peut-être que le système ignore toutes les lignes d’en-tête du fichier.) Si vous ne souhaitez pas que les lignes du fichier soient ignorées, entrez 0.
• Omettre les enregistrements d’importation de fin : entrez le nombre de lignes à ignorer à la fin du fichier d’importation. (Par exemple, s’il existe une ligne de contrôle de fichier ou un pied de page dans le fichier et que vous n’avez pas mappé les champs de cette ligne, vous pouvez choisir d’ignorer le système sur ces lignes.) Si vous ne souhaitez pas que les lignes soient ignorées, entrez 0.

Étape 3 : dans la fenêtre Maintenance de Lockbox, passez en revue la disposition du fichier Lockbox dans lequel vous allez être importé.

En regard de Afficher la ligne, utilisez les boutons de défilement pour parcourir chaque ligne du fichier d’importation Lockbox.

Selon le type de format de fichier, vous devez mapper ces champs pour le traitement de lockbox pour importer correctement les transactions. Par exemple, voici une liste des types de format de fichier et des champs auxquels ils doivent correspondre :

• Pour les fichiers d’importation à ligne unique : champs Check Number and Check Amount , ainsi qu’une méthode permettant de localiser le client, comme le nom du client, l’ID client ou le numéro de routage bancaire et le numéro de compte bancaire.
• Pour les fichiers d’importation à plusieurs lignes : la ligne d’en-tête doit inclure les champs Check Number et Check Amount . Si vous mappez le champ Numéro de facture, vous devez également mapper la facture Apply Amount , ainsi qu’une méthode permettant de localiser le client, comme le nom du client, l’ID client ou le numéro de routage bancaire et le numéro de compte bancaire dans la ligne d’en-tête. La ligne de détails ne doit contenir que le montant de la facture et le numéro de facture. La ligne d’en-tête doit contenir les informations de vérification et la première facture à appliquer. Les lignes de détails incluent uniquement des factures supplémentaires pour appliquer la vérification, au-delà de la première facture répertoriée dans la ligne d’en-tête.

Pour un fichier de ligne mutliple, un format suggéré à utiliser serait :

• En-tête - Indicateur de ligne (6), Facture Apply Amount, Invoice Number, Check Amount, Check Number, Bank Account Number, Bank Routing Number, Customer Name*
• Détail - Indicateur de ligne (4), Facture Appliquer le montant, Numéro de facture

*Remarque : le fichier est toujours importé sans le nom du client, comme indiqué ci-dessus dans le format de ligne d’en-tête suggéré. Toutefois, s’il est possible que plusieurs clients utilisent exactement le même numéro de vérification dans ce fichier, le système a également besoin d’un autre champ unique pour apporter toutes les vérifications avec le même numéro de vérification. Si vous n’utilisez pas un autre champ unique, le système n’apporte que la première vérification et ignore les autres vérifications dans le fichier avec le même numéro de vérification et vous ne serez pas averti que les autres vérifications portant le même numéro de vérification n’ont pas été importées. Pour le champ unique, vous pouvez utiliser le nom du client ou l’ID client, mais la plupart des banques ne sont pas prêtes à passer une valeur d’ID client. Par conséquent, si vous utilisez le nom du client, assurez-vous que le nom sur le compte bancaire du client est exactement la façon dont vous avez son nom sur la carte Maintenance client dans Microsoft Dynamics GP. Le nom du client ou l’ID client listé dans le fichier d’importation lockbox doit correspondre exactement à la façon dont il est écrit dans Microsoft Dynamics GP afin que le système fasse correspondre sur ce champ.

Remarque

Dans un format de fichier de ligne unique, il n’est pas prévu que le même nombre de vérifications soit répertorié plusieurs fois ou dupliqué. Par exemple, si le même client a le même numéro de vérification répertorié dans les lignes 1 et 2 du fichier d’importation de ligne unique, le système ignore la ligne 2, car le système le voit comme un doublon. Toutefois, si le même client a le même numéro de vérification répertorié dans les lignes 1 et 3 du fichier, le système le lit. s’ils ne sont pas répertoriés consécutivement. Toutefois, différents clients peuvent avoir le même numéro de vérification par hasard. Si le même numéro de vérification concerne différents clients, il lit une ligne consécutive si CUST NAME ou CUST ID est également mappé dans le configurator. (Mais n’oubliez pas que si ces champs sont mappés, la valeur de ces champs sur le fichier d’importation doit correspondre exactement à ce qu’a la stratégie de groupe, car le système valide sur ces champs s’ils sont inclus dans le mappage.)

Si vous recevez le message : « Une erreur s’est produite lors de l’ouverture du fichier d’importation.  Vérifiez le nom du fichier. Assurez-vous de vérifier les propriétés et qu’elle n’est pas définie en lecture seule, et que vous disposez d’autorisations Contrôle total et Modification sur celle-ci.

Étape 4 : mapper les champs

Pour un fichier de longueur fixe, vous devez mapper les champs de chaque ligne requise du fichier d’importation Lockbox au champ auquel il correspond dans Microsoft Dynamics GP. Vous devez également indiquer la position de début et de fin pour chaque champ. Les champs doivent être répertoriés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la ligne du fichier d’importation Lockbox. Pour les espaces inutilisés dans le fichier, mappez au champ None afin que le système l’ignore. Pour un fichier de plusieurs lignes, les mêmes champs entre les lignes d’en-tête et de détail doivent se trouver dans les mêmes positions dans les deux lignes.

Pour un fichier délimité par des tabulations ou délimité par des virgules, vous devez mapper les champs dans le même ordre qu’ils apparaissent dans le fichier d’importation lockbox, mais vous n’avez pas besoin de spécifier des positions de début et de fin, car cela est dicté par les onglets ou les virgules dans le fichier lui-même. Pour les champs vides ou inutilisés, mappez au champ None afin que le système ignore ce champ dans le fichier d’importation.

Lorsque vous mappez des champs à partir du fichier bank lockbox, vous spécifiez les champs Microsoft Dynamics GP auxquels ils correspondent. Vous pouvez mapper le fichier bank lockbox aux champs Microsoft Dynamics GP suivants :

• Numéro de compte bancaire
• Numéro de routage bancaire
• Vérifier la quantité : notez que le montant doit être au format Nombre ou Texte. Pas de virgules !  Il peut inclure des signes et des périodes de dollar. Définissez le champ décimal de manière appropriée dans le fichier Configurator Lockbox.
• Numéro de chèque
• Checkbook Bank Acct No.
• ID client
• Nom du client
• Date de dépôt (MM/DD/AAAA) : notez que la date du fichier d’importation peut être 04/05/17 ou 4/5/17 ou 4/5/2017 ou 04/04/2017 et qu’elle fonctionnera, mais les barres obliques sont nécessaires.
• Date de dépôt - Jour
• Date de dépôt - Mois
• Date de dépôt - Année - Pour une année à quatre chiffres, mappez aux deux derniers chiffres de l’année uniquement pour un fichier de longueur fixe.
• Facture Appliquer Amt.
• Numéro de facture
• Aucun(e)
• Indicateur de type de ligne : utilisez la valeur comme indiqué dans les spécifications de votre banque.
• Transaction Description

Étape 5 - Enregistrer

Autres conseils utiles lors de la configuration d’un format de fichier lockbox :

1. Veillez à lire la différence entre la zone de verrouillage Appliquer les méthodes des factures spécifiques et le numéro de facture pour vous assurer que vous avez sélectionné la bonne. (Généralement, les factures spécifiques sont les plus couramment utilisées, avec Aucun en tant que méthode alternative.)

2. La configuration de lockbox (Cards>Sales>Lockbox) pointe vers un emplacement spécifique. Vous devez donc enregistrer le fichier lockbox que vous téléchargez à partir de la banque à cet emplacement à chaque fois, ou bien vous devrez modifier l’emplacement dans le fichier Lockbox chaque fois si vous ne le faites pas.

3. Lors du test de l’importation dans un fichier Lockbox, utilisez un ID de lot unique. L’utilisation du même ID de lot et de nouveau pour tester l’introduction du même fichier d’importation Lockbox peut entraîner des résultats brouillés après quelques tentatives.

4. Si le rapport d’erreur après l’importation dans le fichier affiche « type de ligne inutilisé », cela signifie qu’il y avait des lignes vides à la fin du fichier qui n’ont pas été omises et que le système n’a pas pu les lire. Ce message serait acceptable pour voir le rapport d’erreurs.

5. Seules les lignes détaillées du fichier d’importation Lockbox sont requises pour les importer. Les lignes d’en-tête et de pied de page ne doivent pas être mappées. Vous pouvez ignorer ces lignes en utilisant les champs Omit Start Import Records et Omit End Import Records dans lockbox Maintenance.

6. Utilisez le format suggéré ci-dessus pour le type de zone de verrouillage à plusieurs fichiers. Les banques sont généralement très bonnes sur la configuration du fichier dans le format que vous demandez. La première facture appliquée est recommandée pour être dans l’enregistrement d’en-tête, ainsi que les informations de vérification (mais pas nécessaires).

7. Pourquoi la colonne DATA ne lit-elle que quelques champs dans la fenêtre Maintenance de Lockbox, quand j’ai mappé plus que cela ? Ou n’apportez que quelques champs lorsque j’ai mappé plus de champs que cela ? Le système recherche la 1ère ligne dans le fichier d’importation comme guide. Par exemple, supposons que la première ligne du fichier ne comporte que deux champs. Dans la maintenance de Lockbox, vous marquez pour omettre la ligne 1 et mapper sept champs. Toutefois, la colonne DATA affiche uniquement les données des deux premiers champs. Pour corriger ce problème, vous devez ajouter d’autres champs à la ligne 1 dans le fichier d’importation (même si elle est ignorée). Vérifiez que la première ligne du fichier d’importation contient les mêmes champs que ceux que vous avez mappés dans la fenêtre Maintenance de Lockbox.

8. La meilleure méthode pour que le fichier lockbox corresponde à un client est de correspondre par le numéro de routage bancaire et le numéro de compte bancaire pour le client. Toutefois, toutes les banques ne sont pas prêtes à passer un ID client, mais passent un nom de client. Si vous n’avez pas ces informations, consultez Comment utiliser le numéro de compte bancaire et le numéro de routage bancaire au lieu de l’ID client dans Lockbox Processing in Microsoft Dynamics GP pour savoir comment importer dans les informations bancaires pour le client à partir du fichier Lockbox.

9. L’erreur Date non valide pour Lockbox dans le rapport d’exception est due au format de date dans le format Lockbox qui ne correspond pas au format de date dans le fichier d’importation Lockbox. Par exemple, le format date du dépôt est MM/DD/AAAa, et par conséquent, la date du fichier d’importation doit être 12/04/17 ou 4/12/12 ou 04/12/2017. Si les barres obliques sont manquantes, ce message est à l’origine de ce message.

10. Il existe une limite de largeur de ligne de 255 caractères par ligne. Si votre ligne est plus longue que celle-ci, rien ne se produit et aucun message d’erreur n’est levée.