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Procédures de fermeture de fin d’année dans Inventory Control dans Microsoft Dynamics GP

  • Article

Cet article explique comment fermer l’année et comment préparer vos enregistrements d’inventaire pour le nouvel exercice fiscal dans Inventory Control dans Microsoft Dynamics GP.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de base de connaissances d’origine : 872713

Procédures de clôture de fin d’exercice de l’inventaire

Suivez ces étapes pour fermer l’année et préparer vos enregistrements d’inventaire pour le nouvel exercice. La fermeture d’un an transfère toutes les quantités de l’année en cours (coûts et montants des ventes) vers l’historique des transactions pour les éléments pour lesquels vous avez conservé un historique des ventes résumé. Le champ Quantité vendue pour chaque élément est défini sur zéro. Ces étapes mettent également à jour la quantité dans le champ Quantité de début de chaque élément vers le champ Quantity on Hand sur chaque site.

Plus de ressources

  • Reportez-vous aux conseils de clôture de fin d’exercice de l’inventaire
  • Reportez-vous aux questions et réponses relatives à l’inventaire de fin d’année

Étapes récapitulatives

  1. Publiez toutes les transactions pour l’année.
  2. Rapprocher les quantités d’inventaire.
  3. Effectuez un nombre d’inventaires physiques, puis publiez les ajustements.
  4. Imprimer des rapports supplémentaires.
  5. Effectuez une sauvegarde.
  6. Fermez l’année.
  7. Fermez les périodes fiscales de la série Inventaire (facultatif).
  8. Effectuez une sauvegarde finale.

Étape 1 : Publier toutes les transactions pour l’année

Assurez-vous que toutes les transactions de facturation, les transactions de traitement des commandes commerciales et les transactions d’inventaire pour l’année en cours ont été entrées, puis publiées avant de fermer l’année. Il est vrai que les informations historiques sont exactes pour l’année que vous fermez, et que les montants de l’année à jour sont indiqués avec précision pour la nouvelle année. Si vous souhaitez entrer des transactions futures avant de fermer l’année, créez un lot contenant de nouvelles transactions. Toutefois, ne publiez pas le lot tant que l’année n’a pas été fermée.

Étape 2 : Rapprocher les quantités d’inventaire

Rapprochez les quantités de tous les éléments à l’aide de la fenêtre Rapprochement des quantités d’inventaire pour vous assurer que vos données de contrôle d’inventaire ne sont pas endommagées pendant l’année. Pour ouvrir la fenêtre Rapprochement des quantités d’inventaire, procédez comme suit :

  • Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Utilitaires, pointez sur Inventaire, puis sélectionnez Rapprochement.

Si des différences sont détectées pendant le processus de rapprochement, les quantités sont ajustées. Si des ajustements sont effectués, ils seront reflétés dans le rapport de rapprochement. En outre, les numéros de série et les numéros de lot ajoutés pour les éléments ajustés sont inclus. Si vous souhaitez modifier ces numéros de série et numéros de lot, vous pouvez utiliser la fenêtre Entrée de transaction d’élément. Entrez les transactions d’ajustement de diminution pour supprimer les numéros de série existants et les numéros de lot existants. Ensuite, entrez les transactions d’ajustement pour entrer les numéros de série corrects et les numéros de lot appropriés. Pour ouvrir la fenêtre Entrée de transaction d’élément, pointez sur Inventaire dans le menu Transactions, puis sélectionnez Entrée de transaction.

Étape 3 : Effectuer un nombre d’inventaires physiques, puis publier les ajustements

  1. Utilisez la fenêtre Maintenance du calendrier boursier pour configurer, puis conserver des informations sur le moment où le nombre d’actions peut être effectué et sur les jours qui seront comptés lorsque le système calcule les dates suggérées pour le nombre de stock suivant pour une combinaison d’éléments-site spécifique. Pour ouvrir la fenêtre Maintenance du calendrier boursier, procédez comme suit :
    • Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Configuration, pointez sur Inventaire, puis sélectionnez Calendrier stock.
  2. La fenêtre Affectation de cycle de nombre de stocks peut être utilisée si vous souhaitez affecter une fréquence de nombre de stocks à de nombreux éléments. Pour ouvrir la fenêtre Affectation de cycle de nombre de stock, pointez sur Inventaire dans le menu Cartes, puis sélectionnez Count Cycle Assignment.
  3. Créez une planification de nombre d’actions. Une planification de nombre d’actions est une liste des éléments spécifiques sur un site spécifique qui sera compté pendant un nombre spécifique. Lorsque vous démarrez une planification de nombre d’actions, la quantité à la main pour chaque ligne de la planification du nombre d’actions est capturée. Plus tard, les quantités réelles de nombres de nombres sont comparées aux valeurs capturées pour créer des transactions de variance par défaut. Les formulaires de nombre d’actions peuvent être imprimés pendant ce processus. Pour ouvrir la fenêtre Planification du nombre d’actions, pointez sur Inventaire dans le menu Transactions, puis sélectionnez Planification du nombre d’actions.
  4. Utilisez la fenêtre Entrée du nombre d’actions pour entrer des informations sur les résultats de vos nombres d’actions. Lorsque vous traitez un nombre d’actions, les transactions de variance sont créées. Si la case à cocher Écarts du nombre d’actions de poste automatique est cochée, les transactions sont également publiées. Pour ouvrir la fenêtre Entrée du nombre d’actions, pointez sur Inventaire dans le menu Transactions, puis sélectionnez Entrée de nombre d’actions. Au lieu de suivre l’étape 3, vous pouvez créer manuellement vos entrées d’ajustement. Pour ce faire, imprimez une liste de contrôle d’inventaire physique à l’aide de la fenêtre Rapports d’activité d’inventaire, puis effectuez un nombre physique de vos éléments d’inventaire pour vérifier que la quantité sur les quantités de main est exacte pour tous les éléments. Pour ouvrir la fenêtre Rapports d’activité d’inventaire, pointez sur Inventaire dans le menu Rapports, puis sélectionnez Activité.

S’il existe des différences, entrez les ajustements nécessaires dans la fenêtre Entrée de transaction d’élément, puis publiez les transactions. Pour ouvrir la fenêtre Entrée de transaction d’élément, pointez sur Inventaire dans le menu Transactions, puis sélectionnez Entrée de transaction.

Étape 4 : Imprimer des rapports supplémentaires

Imprimez tous les rapports supplémentaires dont vous aurez besoin pour planifier ou pour vos enregistrements permanents. Les rapports suggérés sont les suivants :

  • Rapport d’état du stock
  • Rapport sur les reçus d’achat
  • Rapport sur le chiffre d’affaires
  • Rapport sur l’historique des transactions
  • Liste des numéros de série
  • Liste des numéros de lot

Pour accéder à la palette Rapports, pointez sur Inventaire dans le menu Rapports. Utilisez les sélections de la palette Rapports d’inventaire pour imprimer ces rapports. Si vous envisagez de supprimer les reçus d’achat vendus pendant le processus de clôture de fin d’année, nous vous recommandons d’imprimer le rapport des reçus d’achat pour examiner les reçus qui seront supprimés.

Étape 5 : Effectuer une sauvegarde

Effectuez une sauvegarde de toutes les données d’entreprise !
Il est vrai que vous serez en mesure de récupérer rapidement si une fluctuation de puissance ou un autre problème se produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Étape 6 : Fermer l’année

Pour ce faire, sélectionnez Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Routines, pointez sur Inventaire et sélectionnez Fermeture de fin d’année.

La fermeture d’une année effectue les tâches suivantes :

  • Transfère toutes les quantités récapitulées de l’année actuelle (coûts et montants des ventes) vers l’historique des transactions pour les éléments pour lesquels vous avez conservé l’historique des ventes résumé.
  • Met à jour le montant dans le champ Quantité de début de l’élément en fonction du champ Quantity on Hand sur chaque site. Certains rapports, tels que le rapport de chiffre d’affaires, utilisent le montant dans le champ Quantité de début pour les calculs de rapport.
  • Zéro le champ Quantité vendue dans la fenêtre Maintenance des quantités d’éléments pour chaque site.
  • Supprime les reçus d’achat et l’historique des modifications des coûts pour les articles vendus.
  • Supprime tous les éléments supprimés des enregistrements Item qui ont été vendus.
  • Supprime tous les attributs de lot des enregistrements des articles numérotés de lot s’ils ont été vendus.
  • Met à jour le coût standard de chaque élément au coût actuel si vous utilisez la méthode périodique FIFO ou la méthode d’évaluation périodique LIFO.
  • Utilise la fenêtre Fermeture de l’année de fin de l’inventaire pour fermer l’année.

Les options suivantes sont disponibles :

  • Supprimer : éléments supprimés

    Si vous activez la case à cocher Éléments supprimés, tous les éléments supprimés qui ont un solde nul (autrement dit, aucune quantité) seront supprimés de toutes les tables IV pendant le processus de fermeture de fin d’année. Les éléments peuvent être désignés comme supprimés à l’aide de la fenêtre Maintenance des éléments. Les éléments supprimés qui ont une quantité de zéro (à l’exception des composants du kit) et qui n’ont pas de transactions non postées seront supprimés du module Inventaire. Si vous utilisez le module Gestion des appels de service, déterminez si des éléments supprimés existent sur des documents de service non publiés. Si des éléments supprimés existent sur des documents de service non publiés, les documents doivent être publiés avant de continuer. Le rapport de traitement des commandes client, le rapport De facturation ou le rapport de traitement des bons de commande et les demandes de commande pourront toujours afficher des informations sur ces éléments supprimés. Toutefois, vous ne pourrez pas effectuer une recherche sur le numéro d’élément, car elle a été supprimée de la table maître d’élément. Si vous souhaitez imprimer un rapport ou vous renseigner sur l’élément supprimé, vous devez inclure l’élément dans la plage Numéro d’élément.

    Remarque

    Si vous sélectionnez cette option, vous supprimez les éléments supprimés. En outre, vous allez supprimer tous les historiques d’inventaire des éléments. Vous ne pourrez pas explorer l’historique des stocks pour ces éléments.

  • Supprimer : Reçus vendus et historique des modifications des coûts avant [date]

    Si vous activez la case à cocher Reçus vendus, tous les reçus vendus dont la quantité reçue et les quantités vendues sont égales seront supprimées. (Les enregistrements seront supprimés de la IV10200 marquées comme vendues [RCPTSOLD=1], et les enregistrements correspondants de la IV10201 [liées par IV10201. RCTSEQNM = IV10200. SRCRCTSEQNM].) Il s’agit d’une étape facultative et il peut ne pas s’agir d’une procédure effectuée chaque année. Ces valeurs peuvent vous aider lorsque les éléments sont retournés par le biais de la facturation. Vous ne souhaiterez peut-être pas supprimer les reçus d’achat du fichier.

    Dans Microsoft Dynamics GP, supprimez : Reçus vendus et Historique des modifications des coûts avant. Activez la case à cocher Reçus vendus et Historique des modifications des coûts avant la case à cocher pour supprimer tous les reçus d’achat vendus et les modifications des coûts historiques pour les articles qui utilisent la durée moyenne perpétuelle, la dernière entrée, la première sortie (LIFO) perpétuelle ou la méthode d’évaluation périodique First In, First Out (FIFO), puis entrez une date. Les reçus vendus, les détails de la quantité vendue et les changements de coût historique avec les dates qui viennent avant la date que vous avez entrée seront supprimées.

  • Supprimer : Attributs de lot vendus

    Si vous activez la case à cocher Attributs de lot vendus, les valeurs des numéros de lot vendus sont supprimées. Par exemple, vous pouvez supprimer la valeur rouge pour la couleur d’attribut de lot si vous avez vendu tous les articles numérotés de lot qui ont été affectés à la valeur rouge.

  • Mise à jour : Coût standard de l’élément

    Si vous activez la case à cocher Coût standard de l’élément, le coût standard pour tous les éléments qui ont été attribués à la méthode d’évaluation périodique FIFO ou la méthode d’évaluation périodique LIFO sera automatiquement ajusté pour refléter le coût actuel de chaque élément ou le montant que vous avez payé le plus récemment pour l’élément. Si vous êtes inscrit pour le module Fabrication, vous ne pourrez pas cocher la case à cocher Coût standard de l’élément.

    Remarque

    Lorsque vous choisissez de mettre à jour le coût standard d’un élément pendant le processus de fermeture de l’année de fin d’inventaire pour les éléments de coût standard, vous devez avoir le compte de réévaluation des coûts standard renseigné dans l’un des deux emplacements répertoriés ci-dessous afin que le processus de fermeture de fin d’année se termine. Si le compte n’est pas renseigné, le rapport d’exception s’affiche avec la liste des éléments qui doivent être renseignés avant de pouvoir traiter la fermeture de l’année.

    1. Compte d’élément > d’inventaire > de cartes > (pour chaque élément périodique)
    2. Configuration de > Microsoft Dynamics GP > Tools > publication > publication de la série d’inventaire des comptes>.

Lorsque vous avez sélectionné toutes les options souhaitées, sélectionnez Processus pour démarrer le processus de fermeture de fin d’année. Lorsque l’année est fermée, vous ne pourrez pas publier, rapprocher les quantités, modifier les méthodes d’évaluation ou modifier les décimales des éléments.

Étape 7 : Fermer les périodes fiscales de la série Inventaire (facultatif)

Vous pouvez utiliser la fenêtre De configuration des périodes fiscales pour fermer les périodes fiscales qui sont toujours ouvertes pour l’année. Pour ouvrir la fenêtre d’installation des périodes fiscales, procédez comme suit :

  • Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Configuration, pointez sur Entreprise, puis sélectionnez Périodes fiscales. Il empêche les transactions d’être publiées accidentellement sur une période ou une année incorrecte.

Assurez-vous que vous avez publié toutes les transactions pour la période et l’année pour tous les modules avant de fermer les périodes fiscales. Si vous devez plus tard publier des transactions sur une période fiscale que vous avez déjà fermée, vous devez revenir à la fenêtre d’installation des périodes fiscales pour rouvrir la période avant de pouvoir publier la transaction.

Étape 8 : Effectuer une sauvegarde finale

Effectuez une sauvegarde finale des fichiers de données de l’entreprise et conservez-les dans un stockage sécurisé et permanent. Il vous donne un enregistrement permanent de la position financière de la société au moment où vous avez fermé l’année.

Conseils de clôture de fin d’exercice de l’inventaire

  • La clôture de fin d’année doit être effectuée avant que toutes les transactions pour la nouvelle année aient été publiées.
  • Vous avez la possibilité de cocher la case à cocher Éléments supprimés, la case à cocher Reçus vendus ou la case à cocher Attributs des lot vendus . Si vous activez ces cases à cocher, tous les articles, reçus vendus et attributs de lot vendus qui ont un solde nul seront supprimés pendant le processus de fermeture de fin d’année.
  • Si vous activez la case à cocher Coût standard de l’élément de mise à jour, le coût standard des éléments qui ont été attribués à la méthode d’évaluation périodique FIFO ou la méthode d’évaluation périodique LIFO sera ajusté automatiquement pour refléter le coût actuel de chaque élément. Le coût actuel est le montant que vous avez payé le plus récemment pour l’élément.
  • Il n’existe aucun rapport de clôture de fin d’année pour l’inventaire.

Forum aux questions sur l’inventaire de fin d’année

Q1 : Comment le coût moyen d’un élément est-il mis à jour tout au long de l’année et pendant le processus de clôture de fin d’année lorsque vous utilisez la méthode d’évaluation perpétuelle moyenne ?

A1 : Si vous utilisez la méthode moyenne d’évaluation perpétuelle, tous les reçus de chaque élément seront moyens pour déterminer le coût moyen. Le processus de clôture de fin d’année ne change pas le coût moyen. Toutefois, il supprimera les reçus d’achat qui ont été vendus. La prochaine fois qu’un reçu est entré, le coût moyen sera réévalué avec les reçus qui restent dans le fichier des reçus d’achat d’inventaire.

Remarque

Des améliorations ont été apportées au calcul du coût moyen dans Microsoft Dynamics GP 9.0 qui s’appliquerait toujours. Pour plus d’informations sur le calcul des coûts moyens, consultez Améliorations apportées au calcul du coût moyen dans Microsoft Dynamics GP

Q2 : La fenêtre fermeture de l’année de fin d’inventaire peut-elle être utilisée tout au long de l’année pour mettre à jour le coût standard des éléments si vous utilisez la méthode d’évaluation périodique ?

A2 : Nous vous déconseillons cette opération, car le champ Quantité de début est mis à jour pendant le processus de fermeture de fin d’année. Cela rend ce champ incorrect sur les rapports tels que le rapport sur le chiffre d’affaires. En outre, toutes les informations récapitulatives de l’historique des ventes seraient déplacées incorrectement vers l’année suivante.

Q3 : Quel est l’effet de la fin de l’exercice de fin de l’inventaire dans les Grandes Plaines ?

A3 : La fermeture de fin d’année pour ce module est facultative.

En résumé, les champs mis à jour pendant la fermeture de fin d’année sont utilisés dans les rapports pour les résumés de quantité. Si ces champs ne sont pas importants, vous pouvez décider de ne pas exécuter la fermeture de fin d’année.

La fermeture de l’année de fin de l’inventaire déplace les informations d’historique récapitulative de l’année en cours jusqu’à l’année dernière (comme indiqué sous Cartes/Inventaire/Historique), et l’information de l’année en cours est supprimée.

Nous vous recommandons de fermer le module d’inventaire avant de publier les transactions de vente et d’achat au cours de la nouvelle année, car, si vous le faites, les numéros d’historique de l’article ne seront pas exacts (comme indiqué sous Cartes/Inventaire/Historique).) En outre, le rapport sur le chiffre d’affaires de l’inventaire peut ne pas être exact, car les quantités de début de l’article pour l’année ne seront pas exactes. Pour illustrer, dites-vous que vous avez vendu 100 articles en 2019. Ensuite, vous avez vendu 10 articles supplémentaires en 2020. Vous avez publié ces deux transactions d’inventaire en 2020 avant d’effectuer la clôture de fin d’année 2019 pour l’inventaire, de sorte que vous aurez une quantité vendue de 110 en 2020. Une fois la clôture de fin de 2019 terminée, vous aurez une valeur de 0 au lieu de 10 pour votre quantité de ventes 2020 (année actuelle) et 110 indiquant votre quantité de ventes 2019 (l’année dernière).

Les fenêtres récapitulatives de l’inventaire avec les vues spécifiques du calendrier ou de l’exercice fiscal respectent la date. Le processus de fermeture de fin de l’année d’inventaire n’est pas sensible à la date.