Procédures de clôture de fin d’année pour la gestion des comptes clients dans Microsoft Dynamics GP

Cet article contient des listes de contrôle pour le processus de clôture de fin d’année dans La gestion des clients dans Microsoft Dynamics GP. Cet article contient également des informations détaillées sur chaque étape du processus de clôture de fin d’année et sur la façon d’ajouter les informations de frais financiers d’année à jour aux déclarations des clients pour décembre et janvier.

S’applique à : Microsoft Dynamics GP
Numéro de base de connaissances d’origine : 857444

Résumé

Remarque

Avant de suivre les instructions de cet article, vérifiez que vous disposez d’une copie de sauvegarde complète de la base de données que vous pouvez restaurer si un problème se produit.

Cet article décrit les procédures de clôture de fin d’année recommandées pour la gestion des clients dans Microsoft Dynamics GP. Lisez cet article avant d’effectuer une ou plusieurs procédures.

Liste de contrôle de fermeture de fin d’année

Vous pouvez utiliser cette liste de contrôle pour la fin de l’exercice et pour la fin de l’année civile.

Remarque

Bien que la gestion des créances soit sensible à la date, les éléments suivants sont mis à jour en fonction de la clôture de la gestion des comptes clients :

• Objets SmartList
• Rapports récapitulatives de la gestion des comptes clients
• Affichage Des montants depuis la dernière fermeture dans la fenêtre Résumé du client

Nous vous recommandons donc de suivre ces étapes afin que les objets SmartList, les rapports récapitulatives de gestion des comptes clients et la vue Amounts Since Last Close contiennent les informations correctes :

1. Publiez toutes les transactions de ventes et de créances pour l’année.
2. Effectuez une sauvegarde de fermeture antérieure à l’année.
3. Fermez l’année.
4. Fermez les périodes fiscales. (Cette étape est facultative.)
5. Fermez l’année fiscale.
6. Effectuez une sauvegarde de fermeture postérieure à l’année.

Étape 1 : Publier toutes les transactions de ventes et de créances pour l’année

Publiez toutes les transactions de ventes et de créances pour l’année avant de fermer l’année. Si vous souhaitez entrer des transactions de ventes et de créances pour une période ultérieure avant de fermer l’année, créez un lot qui contient les transactions. Ensuite, enregistrez le lot. Ensuite, publiez le lot après avoir fermé l’année.

Vous devez fermer l’année, car certaines zones de Microsoft Dynamics GP ne respectent pas la date. Si vous ne fermez pas l’année après avoir entré toutes les transactions de l’année en cours et avant d’entrer des transactions pour l’année suivante, ces zones contiennent des informations incorrectes. Toutefois, si vous devez modifier les informations, vous pouvez modifier les informations dans l’affichage Montant depuis la dernière fermeture dans la fenêtre Résumé du client et dans la fenêtre Résumé des frais financiers du client. Les domaines suivants sont les domaines de Microsoft Dynamics GP qui ne respectent pas la date.

• Affichage Des montants depuis la dernière fermeture dans la fenêtre Résumé du client

  Pour ouvrir la vue Montant depuis la dernière fermeture dans la fenêtre Résumé du client, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Cartes , pointez sur Ventes, puis sélectionnez Résumé.
  2. Dans la fenêtre Résumé du client, tapez un ID client dans la zone ID client.
  3. Dans la liste Affichage résumé, sélectionnez Quantités depuis la dernière fermeture.

• Fenêtre Résumé des frais financiers du client

  Pour ouvrir la fenêtre Résumé des frais financiers du client, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Cartes , pointez sur Ventes, puis sélectionnez Résumé.
  2. Dans la fenêtre Résumé du client, tapez un ID client dans le champ ID client.
  3. Sélectionnez Frais financiers.

• Objets SmartList

  Pour afficher les colonnes SmartList affectées, procédez comme suit :

  1. Dans Microsoft Dynamics GP, sélectionnez Colonnes dans le menu Microsoft Dynamics GP , sélectionnez SmartList, développez Ventes, développez Clients, puis Sélectionnez Ajouter.

  2. Sélectionnez les éléments suivants dans la liste Colonnes disponibles.

     Remarque

     Les éléments marqués d’un astérisque sont affectés par la fermeture de l’année civile. Tous les autres éléments sont affectés par la clôture de l’exercice fiscal.

     • Jours moyens à payer - Année
     • Frais financiers CYTD
     • Calendrier des frais financiers LYR
     • Équilibre élevé LYR
     • Équilibre élevé YTD
     • Nombre de documents ADTP - LYR
     • Nombre de documents ADTP - Année
     • Nombre de vérifications NSF YTD
     • Total # FC LYR
     • Total # FC YTD
     • Total # Factures LYR
     • Total # Factures YTD
     • Total Amount of NSF Check YTD
     • Total Bad Debt LYR
     • Total de la dette incorrecte YTD
     • Total cash reçu LYR
     • Total cash reçu YTD
     • Total discounts disponibles YTD
     • Total discounts pris LYR
     • Total discounts pris YTD
     • Total des frais financiers LYR
     • Total des frais financiers YTD
     • Nombre total de retours LYR
     • Total renvoie YTD
     • Total Sales LYR
     • Total Sales YTD
     • Total d’abandonS FC LYR
     • Total d’abandonS FC YTD
     • Nombre total d’écritures LYR
     • Nombre total d’écritures YTD
     • Frais financiers non payés YTD
     • Écriture différée LYR
     • Écrit YTD

  3. Cliquez sur OK.

  4. Cliquez sur OK.

Étape 2 : Effectuer une sauvegarde de fermeture antérieure à l’année

Créez une sauvegarde avant de fermer l’année. Placez la sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. Cette sauvegarde garantit que vous disposez d’un enregistrement permanent de la position financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer des informations à partir de cette sauvegarde si vous le souhaitez. Par exemple, cette sauvegarde vous permet de récupérer rapidement si une fluctuation de puissance ou un autre problème s’est produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.
2. Dans la fenêtre Sauvegarder la société, sélectionnez le nom de la société dans la liste Nom de la société.
3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde s’il est nécessaire, puis sélectionnez OK.

Remarque

Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde PreYearEndClosingBackup20XX. (Entrez l’année pour le Espace réservé XX .)

Étape 3 : Fermer l’année

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines, pointez sur Ventes, puis sélectionnez Fermeture de fin d’année.

2. Si vous fermez l’année fiscale et l’année civile en même temps, sélectionnez Tout. Si vous fermez uniquement l’année civile, sélectionnez Calendrier. Si vous fermez uniquement l’exercice fiscal, sélectionnez Fiscal.

3. Cochez la case Imprimer le rapport , puis fermez l’année.

   Remarque

   Nous vous recommandons de conserver une copie papier du rapport de fin d’année avec les dossiers d’audit permanents de fin d’année.

Détails de l’année civile

Le processus de fin d’année civile dans Microsoft Dynamics GP efface les champs suivants dans la fenêtre Résumé du client :

• Frais financiers CYTD
• Total # FC YTD
• Total des frais financiers YTD
• Total d’abandonS FC YTD
• Frais financiers non payés YTD

Le processus de fin d’année civile met à jour les montants dans les champs suivants :

• Calendrier des frais financiers LYR
• Total # FC LYR

Détails de l’exercice fiscal

Le processus de fin d’exercice de Microsoft Dynamics GP efface les champs suivants dans la fenêtre Résumé du client :

• Jours moyens à payer - Année
• Équilibre élevé YTD
• Nombre de documents ADTP - Année
• Nombre de vérifications NSF YTD
• Total # Factures YTD
• Total Amount of NSF Check YTD
• Total de la dette incorrecte YTD
• Total cash reçu YTD
• Total discounts disponibles YTD
• Total discounts pris YTD
• Total renvoie YTD
• Total Sales YTD
• Nombre total d’écritures YTD
• Écrit YTD

Le processus de fin d’exercice met à jour les montants dans les champs suivants :

• Équilibre élevé LYR
• Nombre de documents ADTP - LYR
• Total # Factures LYR
• Total Bad Debt LYR
• Total cash reçu LYR
• Total discounts pris LYR
• Nombre total de retours LYR
• Total Sales LYR
• Nombre total d’écritures LYR
• Écriture différée LYR

Étape 4 : Fermer les périodes fiscales (cette étape est facultative)

Pour empêcher les utilisateurs de publier accidentellement des transactions à une période incorrecte ou à une année incorrecte, utilisez la fenêtre De configuration des périodes fiscales pour fermer toutes les périodes fiscales qui sont toujours ouvertes pour l’année. Avant de fermer les périodes fiscales, vérifiez que vous avez publié toutes les transactions pour la période et pour l’année pour tous les modules. Si vous devez publier ultérieurement des transactions sur une période fiscale que vous avez déjà fermée, vous pouvez revenir à la fenêtre d’installation des périodes fiscales pour rouvrir la période afin de pouvoir publier les transactions.

Pour fermer une période fiscale, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Configuration, pointez sur Entreprise, puis sélectionnez Périodes fiscales.
2. Cochez la case Ventes pour la période à fermer.

Étape 5 : Fermer l’année fiscale

Remarque

Suivez ces étapes uniquement après avoir effectué les procédures de clôture de fin d’année pour tous les modules de vente et d’achat.

Pour fermer l’année fiscale, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Routines, pointez sur Entreprise, puis sélectionnez Fin de l’exercice fiscal.

2. Cochez la case Fermer l’année, puis cochez la case Imprimer le rapport.

3. Sélectionnez Traiter.

   Remarque

   Nous vous recommandons de conserver une copie papier du rapport de fin d’année avec les dossiers d’audit permanents de fin d’année.

Étape 6 : Effectuer une sauvegarde de fermeture postérieure à l’année

Créez une sauvegarde après avoir fermé l’année. Placez la sauvegarde dans un stockage sécurisé et permanent. Cette sauvegarde garantit que vous disposez d’un enregistrement permanent de la position financière de l’entreprise à la fin de l’année. Vous pouvez restaurer des informations à partir de cette sauvegarde si vous le souhaitez. Par exemple, cette sauvegarde vous permet de récupérer rapidement si une fluctuation de puissance ou un autre problème s’est produit pendant la procédure de fermeture de fin d’année.

Pour créer une sauvegarde dans Microsoft Dynamics GP, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Maintenance dans le menu Microsoft Dynamics GP, puis sélectionnez Sauvegarde.
2. Dans la fenêtre Sauvegarder la société, sélectionnez le nom de la société dans la liste Nom de la société.
3. Modifiez le chemin du fichier de sauvegarde s’il est nécessaire, puis sélectionnez OK.

Remarque

Nous vous recommandons de nommer cette sauvegarde PostYearEndClosingBackup20XX. (Entrez l’année pour le Espace réservé XX .)

Frais financiers d’année à jour sur les relevés des clients pour décembre et janvier

Les frais financiers d’année à jour ne sont pas automatiquement imprimés sur les relevés des clients pour décembre et janvier.

Instructions de décembre

Pour ajouter les frais financiers d’année à jour aux relevés de décembre, procédez comme suit :

1. Dans Microsoft Dynamics GP, pointez sur Outils dans le menu Microsoft Dynamics GP, pointez sur Personnaliser, puis sélectionnez Enregistreur de rapports.

2. Dans la liste des produits, sélectionnez Microsoft Dynamics GP, puis OK.

3. Sélectionnez Rapports.

4. Utilisez la méthode appropriée :

   • Si vous n’avez pas modifié précédemment le formulaire d’instruction, sélectionnez le formulaire d’instruction que vous imprimez dans la liste Rapports d’origine, sélectionnez Insérer, puis sélectionnez le formulaire d’instruction dans la liste Rapports modifiés.
   • Si vous avez précédemment modifié le formulaire d’instruction, sélectionnez le formulaire d’instruction dans la liste Rapports modifiés.

5. Sélectionnez Ouvrir.

6. Dans la fenêtre Définition de rapport, sélectionnez Tables.

7. Dans la fenêtre Relations de table de rapports, sélectionnez RM Customer MSTR, puis Sélectionnez Nouveau.

8. Dans la fenêtre Tables associées, sélectionnez Résumé principal du client, puis OK.

9. Sélectionnez Fermer.

10. Sélectionnez Disposition.

11. Dans la liste des ressources de la boîte à outils , sélectionnez Résumé du maître du client.

12. Dans la liste des champs, faites glisser les frais financiers CYTD vers la disposition du rapport. Vous pouvez positionner ce champ dans n’importe quelle section du rapport.

13. Dans le menu Fichier , sélectionnez Microsoft Dynamics GP. Lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications, sélectionnez Enregistrer.

14. Si vous n’avez pas modifié ce rapport précédemment, vous devez accorder la sécurité au rapport. Pour ce faire, procédez comme suit :

    1. Dans le menu Microsoft Dynamics GP , pointez sur Outils, pointez sur Configurer, pointez sur Systèmes, puis sélectionnez Autres formulaires et rapports modifiés.
    2. Dans la zone ID , entrez l’ID utilisateur.
    3. Dans la liste des produits , sélectionnez Microsoft Dynamics GP.
    4. Dans la liste Type , sélectionnez Rapports.
    5. Développez Sales, puis développez le nœud du formulaire modifié.
    6. Sélectionnez Microsoft Dynamics GP (modifié).

Déclarations de janvier

Pour ajouter les frais financiers annuels aux relevés de janvier, procédez comme suit :

1. Suivez les étapes 1 à 11 dans la section des instructions de décembre.
2. Dans la liste des champs, faites glisser Le calendrier des frais financiers vers la disposition du rapport. Vous pouvez positionner ce champ dans n’importe quelle section du rapport.
3. Suivez les étapes 13 et 14 dans la section instructions de décembre.