Boîtes aux lettres partagées dans Exchange Server

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Une boîte aux lettres partagée est une boîte aux lettres à laquelle plusieurs utilisateurs ont accès pour lire et envoyer des messages électroniques. Des boîtes aux lettres partagées peuvent également être utilisées pour disposer d’un calendrier commun, permettant à plusieurs utilisateurs de planifier et consulter les temps de travail ou de congés.

Une boîte aux lettres partagée est une boîte aux lettres à laquelle plusieurs utilisateurs ont accès pour lire et envoyer des messages électroniques. Des boîtes aux lettres partagées peuvent également être utilisées pour disposer d’un calendrier commun, permettant à plusieurs utilisateurs de planifier et consulter les temps de travail ou de congés.

  • Fournit une adresse e-mail générique (par exemple, info@contoso.com ou sales@contoso.com), que les clients peuvent utiliser pour se renseigner sur votre entreprise.

  • Elle fournit une adresse de messagerie générale (par exemple : info@contoso.com ou ventes@contoso.com) que les clients peuvent utiliser pour obtenir des renseignements sur votre société.

  • Elle permet aux services qui fournissent des services centralisés aux employés, tels que le support technique, les ressources humaines ou le service d’impression, de répondre aux questions des employés.

Qu'est-ce que les boîtes aux lettres partagées ?

Une boîte aux lettres partagée est un type de boîte aux lettres utilisateur qui n’a pas son propre nom d’utilisateur et mot de passe. Par conséquent, les utilisateurs ne peuvent pas s’y connecter directement. Pour accéder à une boîte aux lettres partagée, les utilisateurs doivent d'abord recevoir les autorisations Envoyer en tant que ou Accès total à la boîte aux lettres. Une fois cette opération terminée, les utilisateurs se connectent à leurs propres boîtes aux lettres, puis accèdent à la boîte aux lettres partagée en l'ajoutant à leur profil Outlook. Dans Exchange 2003 et les versions antérieures, les boîtes aux lettres partagées ne représentaient qu'une boîte aux lettres normale à laquelle un administrateur pouvait accorder un accès délégué. Avec Exchange 2007, les boîtes aux lettres partagées sont devenues leur propre type de destinataire :

  • RecipientType : UserMailbox

  • RecipientTypeDetails : SharedMailbox

Dans la version précédente d'Exchange, la création d'une boîte aux lettres partagée impliquait un processus en plusieurs étapes dans lequel vous deviez utiliser l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour réaliser certaines tâches. Dans Exchange 2013 et versions ultérieures, vous pouvez utiliser le Centre d’administration Exchange (EAC) pour créer une boîte aux lettres partagée en une seule étape. Pour plus d’informations, consultez Créer des boîtes aux lettres partagées dans le Centre d’administration Exchange. En fait, le CAE comporte une zone de fonctionnalités entièrement consacrée aux boîtes aux lettres partagées. Accédez simplement à Destinataires Boîtes>aux lettres partagées pour afficher toutes les tâches de gestion des boîtes aux lettres partagées.

Avant d’apporter des modifications à vos enregistrements DNS, nous vous recommandons fortement de réduire les valeurs de durée de vie (TTL) de chaque enregistrement DNS que vous souhaitez modifier à leur intervalle minimal. La valeur TTL détermine la durée de maintien en cache d’un enregistrement DNS sur les serveurs DNS. La définition d’un intervalle plus petit, comme 5 ou 10 minutes, vous permettra d’annuler les modifications plus rapidement au cas où vous auriez besoin de revenir à la configuration d’origine. Si vous n’avez pas besoin de changer la durée de vie de vos enregistrements DNS, n’apportez aucune autre modification tant que l’intervalle TTL d’origine n’est pas écoulé.

  • Accès total: l'autorisation Accès total permet à un utilisateur de se connecter à la boîte aux lettres partagée et d'agir comme le propriétaire de cette boîte aux lettres. Une fois connecté, l'utilisateur peut créer des éléments de calendrier, lire, afficher, supprimer et modifier des courriers électroniques, créer des tâches et contacts de calendrier. Toutefois, un utilisateur doté d'une autorisation Accès total ne peut pas envoyer de messages à partir de la boîte aux lettres partagée à moins de disposer de l'autorisation Envoyer en tant que ou Envoyer de la part de.

  • Envoyer en tant que: l'autorisation Envoyer en tant que permet à un utilisateur d'emprunter l'identité du propriétaire de la boîte aux lettres partagée pour envoyer des messages. Par exemple, si Kweku se connecte à la boîte aux lettres partagée du service Marketing et envoie un message, le service Marketing semblera en être l'expéditeur.

  • Envoyer de la part de: l'autorisation Envoyer de la part de permet à l'utilisateur d'envoyer des messages de la part de la boîte aux lettres partagée. Par exemple, si John se connecte à la boîte aux lettres partagée Reception Building 32 et envoie un message, ce dernier semblera avoir été envoyé par « John de la part de Reception Building 32 ». Vous ne pouvez pas utiliser le Centre d’administration Exchange pour accorder des autorisations Envoyer de la part. Vous devez utiliser l’applet de commande Set-Mailbox avec le paramètre GrantSendonBehalf .

Remarque

Une boîte aux lettres partagée n'est pas conçue pour un accès direct. Le compte d’utilisateur pour la boîte aux lettres partagée lui-même doit être désactivé (ou « déconnecté »).

Conversion de boîtes aux lettres partagées

Dans les versions précédentes d'Exchange, vous pouvez utiliser une boîte aux lettres normale en tant que boîte aux lettres déléguée. Si vous avez des boîtes aux lettres déléguées, vous pouvez utiliser Exchange Management Shell pour convertir ces boîtes aux lettres déléguées en boîtes aux lettres partagées. Pour plus d’informations, consultez Convertir une boîte aux lettres dans Exchange Server.