Zones de texte et matrice de lettre

Question

Bonjour, 

Cela fait quelques jours que je cherche une solution à mon problème. Je souhaite réaliser une matrice de lettre sous Word afin de pouvoir utiliser le modèle de lettre que j'ai créé (réalisé sous Illustrator et enregistré en pdf). L'idée serait de faire imprimer les entêtes à l'avance, de remettre la page dans l'imprimante, et d'avoir simplement à utiliser le modèle/la matrice à chaque fois qu'on a besoin d'envoyer une lettre. Celui-ci comporte une marge où des références doivent être rappelées. La lettre doit pouvoir être recto-verso. Mon but est donc de réaliser une matrice où la marge peut se modifier indépendamment du corps de texte principal.

J'ai donc dessiné des zones de texte dans les zones de la marge où je souhaite insérer du texte. Jusque là, pas de souci.  Mais lorsque j'essaye de rédiger ma lettre dans ma zone de texte principale habituelle, mes zones de texte en marge se déplacent avec le texte sur la page suivante. Sur mes zones de texte, j'ai coché l'option "Ancrer" et décoché "Déplacer avec le texte". J'ai aussi groupé mes zones de texte et fait attention à cocher et décocher les mêmes options pour contraindre la zone en place, mais ça ne fonctionne qu'à moitié : la zone de texte est bien au bon endroit sur la page (c'est à dire milieu gauche, dans la marge) mais se déplace sur l'autre page dès que j'insère une deuxième page. 

Sur mes zones de texte, j'ai également décoché l'option "Corriger la position sur la page" sans voir de différence. 

J'ai également testé une méthode avec 2 colonnes, avec une col gauche de 5cm de large pour figurer la marge, mais évidemment il est impossible de rédiger dans ces colonnes indépendamment sans avoir à utiliser des tabulations.

Mes questions sont donc les suivantes : comment puis-je bloquer mes zones de texte dans la marge sans qu'elles ne se déplacent sur la seconde page? Et si ma méthode n'est pas la bonne, auriez-vous des suggestions pour réaliser une telle matrice? Les autres modèles de lettre que j'ai vu jusqu'à présent ne comportent pas de marge modifiable. Mais j'ai reçu des lettres rédigées par ordinateur, avec une marge remplie...

Answer 1

Bonjour,

Tant mieux si mon discours a pu être utile !

Je vais encore être désagréable ! :) Lorsqu'il y a un modèle à créer dans une entreprise, on dépend bien souvent du graphiste... Et là on a beaucoup de mal à se faire entendre et à expliquer qu'il faut passer sur un certain nombre de choses. Les graphistes sont souvent la bête noire du bureauticien qui essaie de reproduire les souhaits du graphiste avec les limites de la bureautique !

Mais, comme vous avez les deux rôles, vous voyez vous-même rapidement où se situent les limites !

Concernant l'en-tête à imprimer, oui je comprends surtout s'il y a de la couleur. J'ai vu des horreurs dans les entreprises, dues au fait que chaque imprimante est différente, plus ou moins bien entretenue, et de qualité plus ou moins bonne.

Les infos dans l'en-tête ne posent pas de problème, on peut les avoir en colonne. Il est vrai qu'un en-tête est généralement situé en haut du papier, mais en réalité l'en-tête dans Word est traité comme un calque, un autre morceau séparé du document qui n'a pas forcément des interactions avec le texte du document. Ce qui est plus gênant c'est de laisser les utilisateurs aller dans ce type d'en-tête.

Je vais vous fournir deux exemples très basiques car je ne sais rien de ce dont vous avez besoin, l'un avec un système de tableau, et l'autre avec un système de zone de texte à insérer une fois le document terminé.

https://www.cjoint.com/c/KBxteb0C1pH

https://www.cjoint.com/c/KBxtfom1fbH

Le modèle avec tableau gardera sur toutes les pages la marge de gauche.

Le modèle avec zdt sera à utiliser de la façon suivante : on sait tout le texte de la lettre. Lorsque c'est terminé, on se positionne avant la première ligne de la lettre, on clique sur le bouton de la barre d'outils Accès rapide afin d'insérer la zdt, et on peut saisir à l'intérieur. Dans ce modèle, la page suivante n'aura pas la marge.

Mais attention, ça reste une zdt avec les complications dont j'ai parlé, même si c'est plus simple.

Circé

Answer 2

Bonjour,

Pour commencer, je vais être désagréable !! ;) Insérer des zones de texte dans un modèle est une mauvaise idée car un utilisateur qui connaît mal Word (comme la plupart des utilisateurs...) va vite fiche en l'air votre modèle fait avec amour. Une zone de texte avec habillage dépend de tellement de choses qu'elle sera vite hors d'usage.

A titre d'info, j'ai été l'auteur de nombreux modèles pour diverses entreprises, et jamais je n'aurais fait ce genre de choses.

Toutefois si ce modèle n'a de vocation à être utilisé que par vous ou un nombre limité de personnes à qui on peut donner des explications, on peut tenter le coup.

Concernant la zone de texte, il faut bien comprendre les notions. Une zone de texte (avec habillage) est toujours ancrée à un paragraphe. Cela signifie qu'elle dépend de ce paragraphe. Par exemple si vous supprimez ce paragraphe, la zone de texte sera également supprimée. Quand la vous affichez les marques et que la zone est sélectionnée, vous voyez une ancre devant le paragraphe auquel la zone est ancrée. Cette ancre peut être déplacée à la souris si on le souhaite.

• Si l'on déplace la zone de texte, elle va automatiquement s'ancrer à un autre paragraphe plus proche.
• En revanche, si l'on déplace le paragraphe, soit manuellement, soit par ajout/suppression de texte, la zone de texte reste toujours ancrée au même paragraphe, mais : * si on a coché "Corriger la position sur la page" : la zone de texte ne bouge pas. * si on a coché "Déplacer avec le texte", la zone de texte va suivre le paragraphe.
  SAUF QUE... je vous ai dit que cette de texte dépend du paragraphe et donc, si le paragraphe change de page, la zone de texte le suivra. C'est ce qui vous est arrivé.

Ensuite, vous dites avoir coché l'option "Ancrer". Je vous ai dit qu'une zdt est toujours ancrée à un paragraphe. Lorsqu'on coche Ancrer, on va imposer l'ancrage à un paragraphe, c'est tout. Vous verrez alors que l'ancre s'affiche avec un cadenas qui signifie, cette fois, que vous ne pouvez pas déplacer cette ancre à la souris. EN conséquence, le paragraphe sera toujours ancré à ce paragraphe, quoiqu'il arrive.

Et donc, une fois de plus, quelle que soit l'option choisie ("corriger la position..." ou "Déplacer avec le texte"), cette zone de texte est complétement dépendante de ce paragraphe et, s'il passe à la page suivante, la zone suivra forcément.

Une fois qu'on a bien compris ça, on se dit que la solution Zone de texte est la pire qui soit !! :)))

Et si on a vraiment compris et qu'on est un petit peu malin, on se dit que le principe serait d'ancrer cette zone de texte (avec l'option Ancrer) à un paragraphe fixe qu'on ne bougera jamais (comme un paragraphe tout seul en début de page, le paragraphe de l'adresse, etc)... Mais on voit bien qu'il est risqué de diffuser un tel modèle à beaucoup d'utilisateurs.

Personnellement je conseillerais un tableau de deux colonnes, tout simplement. Il est fort simple, dans un tableau, de modifier la largeur d'une colonne puisqu'en modifiant la largeur de la colonne de gauche, la largeur totale du tableau ne sera pas impactée.

Une autre solution intéressante serait de faire un bloc de construction avec la zone de texte, en choisissant une position fixe par rapport aux bords du papier, et qu'on pourrait facilement insérer via un raccourci clavier, de préférence une fois la lettre terminée.

Je verrais aussi une zone de texte placée en en-tête qui risque moins, mais quand même risqué.

Et la solution luxe passerait par une macro qu'on pourrait lancer une fois le document terminé.

Désolée pour ces longueurs, mais... ça le méritait !! :)

Par ailleurs, je n'ai pas compris l'intérêt d'imprimer deux fois : en-tête puis contenu... Mais c'est sans doute un autre sujet.

Circé

Answer 3

Bonjour,

Merci tout d'abord pour votre réponse très complète et détaillée qui m'a vraiment aidée. Je n'ai pas trouvé désagréable que vous me disiez les choses franchement au contraire, grâce à vous je comprends maintenant pourquoi ces zones de texte ne sont vraiment pas le meilleur choix pour réaliser une matrice. Je débute dans le graphisme pour entreprise, c'est pourquoi j'ai utilisé cette méthode qui me paraissait la plus simple... Erreur!

Hier j'ai finalement compris que l'option Ancrer contraignait mon texte avec le paragraphe principal comme vous l'avez expliqué, et j'ai pu faire une version où ma zdt en marge ne bougeait pas en passant à la 2e page. Ouf! Cependant comme vous l'avez bien décrit, effacer le texte efface toujours les zdt puisqu'elles sont liées au paragraphe. J'étais persuadée que mes zdt pouvaient être indépendantes de mon corps de texte principal, à la façon d'Illustrator ou InDesign.

J'ai réalisé le modèle de lettre avec Illustrator, et je pourrais probablement reconstruire ce modèle dans Word pour éviter d'imprimer deux fois, en effet. Mais les entêtes sont imprimés à part car les couleurs du logo ne rendent pas assez bien avec une imprimante lambda, selon mes supérieurs... Ils souhaitent donc passer par un imprimeur comme ils le faisaient avec leur entête précédent. J'ai voulu essayer l'option "noter les infos dans l'entête" mais on m'a expressément demandé de réaliser un modèle de lettre avec une marge à gauche.

Ce système de zdt semble donc être la porte ouverte à pas mal de soucis d'après vos dires! Je vais donc tester deux des méthodes que vous proposez, celle du tableau et celle des blocs de construction. Auriez-vous à cet effet des conseils ou ressources pour réaliser des tableaux Word de ce genre?

Je vous remercie d'avoir consacré du temps pour me répondre (ces longueurs étaient plus que nécessaires vu mon savoir limité sur Word), encore un grand merci pour votre aide précieuse!