Problème de travail en équipe sur des fichiers Office 365 (Excel et Word) enregistrés sur un site Sharepoint

Question

Bonjour,

J'ai pu constater que certains fichiers Excel sur lesquels une équipe travaille en collaboratif depuis un Site Sharepoint en utilisant les logiciels sous Windows d'Office 365 (et pas les version ON LINE) perdaient des données pourtant considérées comme bien enregistrées par Office.

Ayant eu des problèmes similaires enregistrés via Office 365 Windows sur des dossiers de serveurs / NAS, je pense que le problème proviendrait plutôt de l'enregistrement des modifications "sélectives" par Office 365.

Un de mes clients avait enregistré une version de sa feuille de calcul Excel sur son PC en local.

Cette version comportaient toutes les modifications qu'il avait apportées.

Par contre lorsqu'il l'a enregistrée sous son dossier réseau, les mises à jours qu'il avait saisies n'y figuraient pas.

Et pire encore : il n'existait aucune version de sa feuille Excel après son enregistrement sur réseau, alors qu'il avait travaillé dessus toute la journée.

Auriez-vous eu des retours sur des problèmes similaires, et plus important, avez-vous des solutions pour éviter ce genre d'incidents ?

Bien cordialement,

Bernard CH.

Answer 1

Bonjour Mihail,

Je trouve ce problème de perte de données suite à l'enregistrement d'un fichier avec la suite Office 365 suffisamment grave pour qu'il soit traité par Microsoft sans délai.

Je sais parfaitement que le service de maintenance de Windows 7 a pris fin depuis longtemps. Mais il y a des cas où il est impossible de migrer les machines vers Windows 10 : particulièrement quand des applications métier ou des matériels bien spécifiques à l'activité du métier sont incompatibles avec Windows 10. Et donc, sauf à changer d'activité ou à refaire des applications métier sur mesure ou à redévelopper des pilotes compatibles, il est impossible de procéder à une migration.

Maintenant, si Microsoft est prêt à financer ces développements fort coûteux, les clients seront d'accord pour migrer. Mais je doute fort que Microsoft le souhaite vraiment ni même se décide à rouvrir la maintenance de Windows 7 et mes clients ne souhaitent pas financer des investissements alors que leurs matériels et logiciels ne sont même pas encore amortis et qu'ils fonctionnent très bien sous Windows 7. Il faut simplement être plus vigilants sur les problèmes de sécurité, c'est tout.

Certains de mes clients ont rencontré ces problèmes de perte de données suite à l'enregistrement de fichiers avec la suite Office 365 (principalement des fichiers Word et Excel) alors qu'ils travaillent avec SharePoint uniquement. D'autres clients ont rencontré les mêmes problèmes alors qu'ils travaillent sur des serveurs en réseau local uniquement. On pourrait donc en déduire que le problème de perte de données suite à l'enregistrement avec Office 365 de fichiers provient de la suite Office 365.

Faire des captures écran de ce problème est impossible car il se produit de manière "aléatoire". Si on savait reproduire de manière systématique le problème, on aurait déjà une bonne partie de la solution. Et faute d'avoir accès aux sources de la suite Office 365, il m'est impossible d'aller plus loin de mon côté. Je vous ai remonté le maximum d'informations dont je disposais, et si je pouvais faire mieux je le ferais. J'ai même ajouté que les problèmes survenaient généralement sur des fichiers travaillés collaborativement et modifiés plusieurs fois par jour par ces personnes travaillant en équipe (parfois simultanément).

Que puis-je faire ou dire de plus ? Comme je l'ai dit, je n'ai pas les sources de la suite Office 365, donc je ne peux pas aller plus loin dans mes investigations. Le problème décrit est très concret. Il génère d'ailleurs des pertes d'activité pour mes clients. Il serait donc utile que Microsoft se penche sur ces problèmes car d'autres personnes doivent avoir vécu le même genre d'incident.

Si Microsoft ne veut ou ne peut pas prendre en charge et résoudre ces problèmes, mes clients peuvent décider de passer à d'autres outils dont les sources sont accessibles et tout aussi efficace que la suite Office 365. Mes clients ont choisi de payer une prestation chez Microsoft pensant obtenir un produit de qualité et un service de qualité, facturé de plus en plus cher d'ailleurs.

Si Microsoft ne souhaite pas prendre ses responsabilités en éludant les problèmes graves, mes clients pourront être amenés à changer leur stratégie d'investissement et leurs choix techniques.

Bien cordialement,

Bernard CHEKROUN

Answer 2

Bonjour, Tout d'abord pour les utilisateurs avec Windows 7 ils doivent mettre à niveau leur système d'exploitation immédiatement parce que le support par Microsoft a pris fin en 2020 il y a plus de 2 ans: Le support de Windows 7 a pris fin le 14 janvier 2020 (microsoft.com).Ensuite veuillez noter si le problème est rencontré lors d'enregistrement sur SharePoint online ou sur un serveur local tierce.Et dernièrement veuillez nous décrire un problème concret avec quelque capture d'écran parce que quand on parle en générale ça peut être n'importe quoi. Cordialement,

Mihail

Answer 3

Bonjour Mihail,

Ce n'est pas ce que je voulais dire dans mon message. Aussi, je vais m'exprimer autrement.

J'ai plusieurs clients qui utilisent tous Office 365 en travail collaboratif. Leurs PC sont soit sous Windows 10 / 11 PRO dernières mises à jours passées, soit sous Windows 7 PRO (dernières mises à jours et packs passés). Leurs suites Office 365 sont mises à jour régulièrement également.

Quand ils enregistrent leurs fichiers de travail Office en local, il n'y a aucun problème. Mais quand ils enregistrent leurs fichiers de travail Office sur réseau (configuré avec des lecteurs réseau ou via un accès direct au serveur) ou SharePoint (configuré via le module OneDrive), certaines de leurs modifications ne s'enregistrent pas alors que l'application Office 365 ne signale aucun problème en enregistrement.

Quand on consulte l'historique des versions enregistrées du document Office erroné, on ne trouve aucune version comportant les données enregistrées, comme si elles n'avaient jamais été prises en compte. Et mieux, il n'y a pas de version du document à la date et heure de l'enregistrement. Alors que pour ceux qui ont fait un enregistrement local de leur fichier en même temps, le fichier avec toutes les données enregistrées prouve que les données ont bien existé et ont bien été saisies avant leur double enregistrement en local et "réseau ou SharePoint".

Bref, quand l'utilisateur enregistre le même fichier modifié en local ET en réseau ou SharePoint, la version locale du document est toujours bonne, tandis que la version "réseau ou SharePoint" peut avoir "perdu" les mises à jours. Ceci m'induit à penser qu'il y a un problème lié à l'enregistrement des versions de documents Office.

Comment solutionner ce problème très handicapant ? Un de mes clients vient de perdre une semaine complète de travail à cause de ce problème, et il était très loin d'être heureux...

Bien cordialement,

Bernard CH.

Answer 4

Bonjour,Pouvez-vous s’il vous plait, revenir vers nous, et nous informer si nous avons pu vous venir en aide avec notre réponse.Si cela et le cas, je vous prie de bien vouloir cocher l’option « Marquer comme réponse » à partir du menu déroulant - Outils avancés, en-dessous de la réponse respective qui vous a aidée.De cette façon, les réponses validées seront promues immédiatement en-dessous de la question initiale, et tous les autres lecteurs ayant le même souci {la même question}, pourront plus aisément retrouver la réponse, lors de leurs recherches dans notre forum et sur internet.Cordialement,MihailMicrosoft Engineer

Answer 5

Bonjour,Merci d’avoir posé votre question dans le forum de Microsoft.Si j'ai bien compris, probablement vous utiliser la fonctionnalité de mappage de bibliothèque SharePoint en tant que réseau système sur votre Windows Explorateur. Si c’est vraiment cela, ça représente une ancienne pratique, qui n’est plus recommandée :“Toutefois, il existe un moyen plus simple d’atteindre votre objectif : SharePoint pouvez placer des fichiers dans Explorateur de fichiers sans avoir à mapper un lecteur, et les fichiers n’occupent pas d’espace de stockage sur votre appareil.Nous vous recommandons d’utiliser sync  au lieu de mapper un lecteur réseau à SharePointLa synchronisation est une méthode rapide et fiable pour placer SharePoint fichiers dans des dossiers sur votre appareil que vous pouvez ensuite gérer avec Explorateur de fichiers. Chaque fois que vous ouvrez un fichier basé sur SharePoint à partir d'Explorateur de fichiers, puis que vous l’enregistrez, vos modifications sont automatiquement synchronisées avec la bibliothèque de documents SharePoint en ligne.”Pour plus d’information veuillez visiter l’article ci-dessous :Mapper un lecteur réseau vers une bibliothèque SharePoint (microsoft.com)J’espère avoir pu vous venir en aide.Cordialement,Mihail