Gestion des alertes collaborateurs extérieurs Sharepoint

Question

Bonjour,

J'ai utilisé Sharepoint pour créer une gestion documentaire de chantier qui est accessible aux membres de mon entreprise d'une part et aux représentant du client d'autre part.

Le sharepoint dispose de plusieurs bibliothèques composées d'arborescence de sous-dossiers. Chaque groupe (entreprise et représentants client) doit être alerté par mail de la dépose de nouveaux fichiers dans des sous-dossiers spécifiques sur chaque bibliothèque.

Pour ceux concernant mon entreprise, je suis passé par la fonction "m'avertir" et cela fonctionne normalement.

En revanche pour les représentants clients (membres extérieurs à mon organisation), la programmation d'alertes en passant par "m'avertir" ne fonctionne pas. Lorsque je leur programme de mon côté en tant que propriétaire du sharepoint, je suis le seul à recevoir le mail de notification. Lorsque c'est l'un de ces représentant qui programme son alerte, aucune notification n'est envoyée.

J'ai essayé d'utiliser la fonction "automatiser" en créant une règle, mais comme indiqué lors de la programmation, les notifications concernent la bibliothèque complète et non spécifiquement l'un de ses sous-dossier.

Comment puis-je résoudre ce problème ?

Vous remerciant par avance pour l'aide que vous pourrez m'apporter.

Bonne journée.

Answer 1

Bonjour,

Aucune solution n'ayant été trouvée, le support m'a conseillé d'utiliser Power Automate.

Solution qui m'a permise de contourner le dysfonctionnement.

Le sujet est donc clôt.

Merci pour votre aide.

Answer 2

Bonjour,

Pour le moment le problème n'est pas solutionné.

N'ayant pas la main pour consulter le Centre d'administration Microsoft 365, j'ai contacté la DSI de mon groupe pour voir avec eux s'ils peuvent m'apporter de l'aide.

Je suis dans l'attente d'un retour de leur part.

Cordialement,

Florian

Answer 3

Bonjour,Pouvez-vous s’il vous plait, revenir vers nous, et nous informer si nous avons pu vous venir en aide avec notre réponse.Si cela et le cas, veuillez répondre à la question {cette réponse vous a-t-elle été utile}, par Oui.De cette façon, les réponses validées seront promues immédiatement en-dessous de la question initiale, et tous les autres lecteurs ayant le même souci {la même question}, pourront plus aisément retrouver la réponse, lors de leurs recherches dans notre forum et sur internet.Cordialement,MihailMicrosoft Engineer

Answer 4

Bonjour,Merci d’avoir écrit dans le forum de Microsoft.Il semble que vous rencontriez un problème courant avec les alertes SharePoint pour les utilisateurs externes. Voici quelques solutions possibles que j’ai trouvées :1. Vérifiez les autorisations de l’utilisateur pour la liste, la bibliothèque ou la liste des tâches. Assurez-vous que le compte d’utilisateur dispose au moins des autorisations de lecture sur l’objet.1. Créez une alerte sur une bibliothèque de tests ou sur une liste de tests pour vérifier que les nouvelles alertes fonctionnent.1. Si la nouvelle alerte est reçue mais que les alertes existantes ne sont pas reçues, supprimez, puis recréez toutes les alertes de l’utilisateur sur le site.1. Si toutes les alertes provenant de plusieurs fichiers ou bibliothèques ne sont pas remises, visitez le tableau de bord d’intégrité des services à partir de l’Centre d’administration Microsoft 365.Il est également important de noter que les utilisateurs externes ont besoin d’un contrôle total pour pouvoir envoyer des notifications à l’équipe. Vous pouvez également essayer de créer une alerte au niveau de la bibliothèque Page du site, où tous les nouveaux articles sont créés. Dans la case Envoyer une alerte à, vous pouvez mettre le groupe par défaut Tous le monde sauf les utilisateurs externes.J’espère que ces informations vous seront utiles. N’hésitez pas à me demander si vous avez besoin d’aide supplémentaire.Cordialement,MihailMicrosoft Engineer