Partager des dossiers et des fichiers via des raccourcis.

Question

Bonjour,

Malgré quelques recherches dans la Communauté, je ne trouve pas la solution idéale à mon problème. Déjà merci d'avance :)

Je dispose d'un Sharepoint de travail dans lequel je souhaiterais donner accès à différents fichiers éparpillés dans les dossiers. Cet accès sont pour des personnes externes à mon organisation.

Ce sont toujours les mêmes fichiers par projets et mon idée était de faire un dossier "LIENS EXTERNES" et de faire des raccourcis vers les différents dossier et fichiers. Mon objectif est de fournir un seul lien à un externe qui puisse alors consulter tous les dossiers et fichiers auquel je souhaite lui donner accès sans devoir lui envoyer la liste complète des liens.

Je ne dois pas être loin de la solution mais je ne suis pas satisfait du fonctionnement. Auriez vous la solution adaptée à mon besoin pour une facilité de gestion ?

Merci d'avance et excellente journée.

B.

Answer 1

Bonjour Benjamin,

Je comprends maintenant votre demande et je pense avoir trouvé la bonne solution pour vous 😊

Vous pouvez créer un dossier (qui sera partagé avec des utilisateurs externes) et dans ce dossier créer des liens vers ces différents fichiers, à l’aide de la fonctionnalité -  Ajouter un lien dans une bibliothèque de documents .

Avec cette option, vous pouvez ajouter un lien dans une bibliothèque de documents à un élément situé en dehors de la bibliothèque de documents. Par exemple, vous pouvez ajouter un lien vers un fichier ou un dossier situé dans une bibliothèque de documents, un site ou même un site web externe différent. Lorsque vous ajoutez un lien dans une bibliothèque de documents, le lien apparaît dans la liste des éléments de cette bibliothèque.

En espèrent avoir pu vous venir en aide.  

(Pensez à marquer les publications comme résolu lorsque la réponse est en rapport à votre problème. Cela permettra à d'autres utilisateurs de trouver plus facilement des pistes s’ils rencontrent un problème identique.)

Cordialement,  

Liliya  

Microsoft Engineer

Answer 2

Bonjour Benjamin,

J’ai pas bien compris la premier question.

Concernant la deuxième, malheureusement non, Il s’agit du comportement prévu et attendu actuellement lorsque vous partagez un fichier ou dossier avec des utilisateurs externes.

Lorsque vous partagez un site avec un utilisateur externe, il doit se connecter avec un compte MS.

Et lorsque vous partagez un fichier ou un dossier à partir du même site, ils peuvent se connecter après un code de vérification.

Un contournement peut être de leurs créer des comptes dans votre organisation en activant la fonctionnalité Microsoft Entra B2B, plus de détails dans l’article.

Cordialement,  

Liliya  

Microsoft Engineer

Answer 3

Bonjour Liliya,

En effet, la solution fonctionnelle mais j'ai tout de même deux questions :

1. Je dois tout de même donner les accès à tous les fichiers et dossiers individuellement, les liens réalisés dans la bibliothèque n'héritent pas des accès donnés à la bibliothèque. Est-ce possible afin d'éviter de devoir repasser sur tous les fichier lors de l'ajout d'une personne ?
2. Si l'utilisateur ne possède pas de compte Microsoft (exemple avec une adresse gmail, chaque connexion à la bibliothèque demande un code d'accès (comme ci-dessous). Est-ce possible de conserver la personne connectée ou de fonctionner différemment pour éviter cette procédure de double authentification ?

Merci d'avance pour votre suivi et votre temps, c'est vraiment précieux :)

Top journée.

Answer 4

Bonjour Liliya,

Merci de votre réponse et de votre temps.

En effet, la solution de rassembler tous les documents dans un même dossier serait id"ale mais c'est justement l'intérêt de ma demande : donner accès à des fichiers qui sont éparpillés dans ma bibliothèque. A l'inverse, je ne peux pas donner accès à toute la bibliothèque car il y a de nombreux dossiers qui ne doivent pas être partagés.

En gros, je voudrais faire un index simple à gérer de plusieurs fichiers partagés sans devoir déplacer mes fichiers et mes dossiers. Je pourrais faire un mail sur mesure pour chaque personne avec les différents liens mais je trouve cette procédure lourde et peu pratique.

Mon arborescence est organisée comme ceci :

Merci d'avance pour votre intérêt et votre aide.

Top journée :)

Answer 5

Bonjour, 

Merci d’avoir écrit dans le forum de Microsoft.     

Dans votre cas, vous pouvez soit partager le dossier contenant ces fichiers, soit la bibliothèque de documents entière.

Pour moi, la procédure la plus simple sera de créer une nouvelle bibliothèque de document au sein de votre site SharePoint Online et accorder les autorisations à ce niveau.

Pour effectuer le partage, vous devez accéder aux Paramètres de la bibliothèque – Autres Paramètres de la bibliothèque – Autorisations pour le composant : bibliothèque de documents – Accorder des autorisations :

De cette façon, vous pouvez spécifier le niveau d’autorisation.

En espèrent avoir pu vous venir en aide.  

(Pensez à marquer les publications comme résolu lorsque la réponse est en rapport à votre problème. Cela permettra à d'autres utilisateurs de trouver plus facilement des pistes s’ils rencontrent un problème identique.)

Cordialement,  

Liliya  

Microsoft Engineer