Alertes Sharepoint

Question

Bonjour,

J'ai fait une alerte sur un site SharePoint Online qui m'envois un mail lorsque des fichiers sont modifiés par quelqu'un d'autre dans un dossier jusqu'ici tout roule, sauf qu'il y a un détail auquel je n'avais pas pensé : l'enregistrement automatique.

Je suis spammé de mail car lorsqu'un utilisateur ouvre un des fichiers et commence à le remplir, le fichier s'enregistre très souvent et il y a une modification donc un envois de mail.

Il y a t'il un contournement ? Je ne veux pas désactiver l'enregistrement automatique. Est-il possible d'être alerté qu'une seule fois par jour par fichier par exemple ?

Merci de votre aide.

Cordialment,

Jérôme Demeulenaere

Answer 1

Bonjour,

Je vous ai envoyé un message en privé. Pour y accéder consultez le lien suivant : Mes message privés

Cordialement,

Liliya

Microsoft Engineer

Answer 2

Bonjour,

Merci pour votre réponse !

Je pense partir sur la 2ème solution qui me parait plus adaptée. J'ai voulu créer une règle pour tester -> Lorsque je modifie un document, je suis alerté :

Mais ça ne fonctionne pas comme voulu, il avertit que lorsque l'état de la colonne "modifié par" change, je n'arrive pas à créer une règle pour dire que lorsqu'il y a une modification (même si la colonne ne change pas, comme 2 modifications par un même utilisateur par exemple), je suis alerté.

Merci d'avance pour votre aide !

Cordialement,

Jérôme Demeulenaere

Answer 3

Bonjour, 

Merci d’avoir écrit dans le forum de Microsoft.     

D’après ce que j’ai compris, lors de la modification de l’utilisateur, il y aura une version majeure/mineure de ce fichier généré dans le backend du système qui déclenchera l’alerte.

Par conséquent, si vous activez les paramètres d’extraction dans les paramètres de la bibliothèque de documents > Paramètres de contrôle de version, > Exiger que les documents soient retirés avant de les modifier. De cette façon, aucune alerte n’est déclenchée si l’utilisateur tente de modifier le classeur. Vous recevrez la notification une fois que le document aura été archivé par l’éditeur.

Cependant, cela apportera également quelques inconvénients lors de la cocréation du document. Pour en savoir plus, veuillez consulter la référence suivante : Archiver, archiver ou ignorer les modifications apportées aux fichiers d’SharePoint bibliothèque

Je pense qu’une autre façon d’atteindre votre objectif peut être d’utiliser une règle Power Automate, en choisissant par exemple la colonne Modifie par. - Créer une alerte pour être averti de la modification d’un fichier ou dossier dans SharePoint

En espèrent avoir pu vous venir en aide.  

(Pensez à marquer les publications comme résolu lorsque la réponse est en rapport à votre problème. Cela permettra à d'autres utilisateurs de trouver plus facilement des pistes s’ils rencontrent un problème identique.)

Cordialement,  

Liliya  

Microsoft Engineer