Héritage des type d'accès d'un dossier aux liens URL qu'ils renferment

Question

Bonjour à la communauté,

Après quelques heures à regarder des vidéos youtube et différents forums, je n'ai pas l'impression de trouver une réponse limpide à ma question. Je pratique un peu la suite Microsoft mais je ne suis pas expert. Par avance merci pour les précisions détaillées :)

Nous avons un sharepoint Alpha avec 10 dossiers (dossier A à J).

Il y a un dossier A qui est en accès interne seulement et qui est organisé de la sorte: Sous-dossier région, puis sous-dossier département, puis sous-dossier Ville. Dans ce dossier ville, un dossier 1 qui comprend des données confidentielles et un dossier 2 qui comprend des données confidentielles et des données à partager avec nos prestataires externes. Les données confidentielles sont dans un dossier 2.1 et les données à partager avec nos prestataires externes en 2.2

Il y a un dossier (dossier B) auquel nous donnons l'accès à nos prestataires (utilisateurs externes à l'entreprise donc).
Dans ce dossier, des sous-dossier par région, puis département, puis ville. Le dossier ville est le dossier le plus avancé dans la ramification de ce dossier. Dans ce dossier, nous déposons un lien URL qui renvoie vers chacun des dossiers 2.2 de chaque ville. Dans le dossier B, en "fichier", il n'y a rien d'autre que des liens URL vers le dossier A au final.

Dans notre sharepoint précédent sur lequel je ne réussis pas à avoir les accès administrateurs, nous ajoutions des prestataires externes au dossier B en choisissant s'ils pouvaient consulter ou modifier. Cela permettait à la personne avec la statut "Modification" d'accéder au dossier B, aller dans la ville qui l'intéresse, cliquer sur le lien URL et accéder au dossier 2.2 de la ville en question (au sein du dossier A donc), sans voir le dossier 2.1, ni les ramifications précédentes et déposer les fichiers qui nous intéressent dans ce fameux dossier 2.2. A l'inverse, le prestataire externe à qui on attribue l'autorisation de consulter seulement lorsqu'on l'ajoute au dossier B, ne pouvait que consulter lorsqu'il arrivait en dossier 2.2 du dossier A.

Nous avons migré de Sharepoint et nous devons tout remettre à plat, d'où ma question à venir.

Désormais, lorsque nous octroyons le statut "modification" à un prestataire en dossier B, il peut modifier ce qu'il veut en dossier B mais une fois qu'il bascule dans le dossier A via le lien URL, il redevient un utilisateur avec l'accès "consulter" uniquement.

Je crois savoir qu'il y a des enjeux d'héritage d'autorisations mais je me suis un peu perdu dans les différentes explications. Si quelqu'un à une explication dédiée à me soumettre, je serais preneur :)

Nous avions des alternatives chronophages, à savoir de donner directement l'accès au dossier 2.2 d'une ville et de la faire X fois pour chacune des villes mais dès que nous aurions un nouveau prestataire externe qui doit modifier c'est retour à la case départ et nous devrions le faire pour chacun des villes X fois. Le fonctionnement de le faire directement depuis le dossier B lorsque l'on rajoute quelqu'un étant bien plus pratique.

Par avance merci pour le temps que vous passerez à examiner ma requête. En espérant pouvoir renvoyer l'ascenseur à l'occasion.

Bonne journée !

Answer 1

Bonjour,Pouvez-vous s’il vous plait, revenir vers nous, et nous informer si nous avons pu vous venir en aide avec notre réponse.Si cela et le cas, veuillez répondre à la question {cette réponse vous a-t-elle été utile}, par Oui.De cette façon, les réponses validées seront promues immédiatement en-dessous de la question initiale, et tous les autres lecteurs ayant le même souci {la même question}, pourront plus aisément retrouver la réponse, lors de leurs recherches dans notre forum et sur internet.Cordialement,MihailMicrosoft Engineer

Answer 2

Bonjour !

Je comprends que la gestion des autorisations dans SharePoint peut être complexe, surtout avec les enjeux d’héritage des permissions. Voici une explication détaillée pour vous aider à mieux comprendre et résoudre votre problème.

En SharePoint, les permissions sont généralement héritées d’un niveau supérieur à un niveau inférieur. Par exemple, si un utilisateur a accès à un site, il aura également accès aux bibliothèques et aux dossiers de ce site, sauf si l’héritage des permissions est rompu.

Comment fonctionne l’héritage des permissions ?

1. Héritage par défaut : Par défaut, les sous-dossiers héritent des permissions de leur dossier parent. Cela signifie que si vous définissez des permissions sur un dossier parent, ces permissions seront automatiquement appliquées à tous les sous-dossiers et fichiers qu’il contient.
2. Rupture de l’héritage : Vous pouvez rompre cet héritage pour définir des permissions spécifiques sur un sous-dossier ou un fichier. Cela permet de contrôler plus finement qui peut accéder à quoi.

Dans votre cas, lorsque vous donnez le statut “modification” à un prestataire pour le dossier B, il peut modifier ce qu’il veut dans ce dossier. Cependant, lorsqu’il accède au dossier A via le lien URL, il redevient un utilisateur avec l’accès “consulter” uniquement. Cela est dû à l’héritage des permissions.

Pour moi il faut mieux créer un groupe SharePoint pour les prestataires externes et leur donner les permissions nécessaires.

Par exemple si vous avez de nombreux dossiers 2.2 à gérer, vous créer un groupe SharePoint pour les prestataires. Ensuite, ajoutez ce groupe aux dossiers 2.2. Cela simplifie la gestion des permissions lorsque vous avez de nouveaux prestataires.

Ou pour résoudre votre problème, vous pouvez suivre ces étapes :

1. Rompre l’héritage des permissions pour le dossier 2.2 :
   • Accédez au dossier 2.2 dans SharePoint.
   • Cliquez sur Paramètres .
   • Sélectionnez Authorisations pour ce document ).
   • Cliquez sur Arrêter l’héritage des permissions .
2. Définir des permissions spécifiques pour le dossier 2.2 :
   • Une fois l’héritage des permissions arrêté, vous pouvez ajouter des utilisateurs externes avec des permissions spécifiques.
   • Ajoutez les prestataires externes avec le statut “modification” directement au dossier 2.2.

J’espère que cela vous aide à mieux comprendre et à résoudre votre problème. N’hésitez pas à poser d’autres questions si vous avez besoin de plus de précisions !

Cordialement,MihailMicrosoft Engineer

Answer 3

Bonjour Mihail,

Merci pour votre retour.
Sur la base de nos différents échanges, nous avons trouvé une manière intelligente de mener ce que nous souhaitions faire.

Merci encore pour votre temps.

Bien à vous,

Answer 4

Bonjour,

L'héritage dans SharePoint Online peut être rompu si vous ou un autre administrateur effectuez des modifications manuelles à certains niveaux de SharePoint, tels que le site > sous-site > bibliothèques de documents ou listes > dossier > sous-dossier > fichier. Tout ce qui est en dessous sera avec un héritage brisé. Quand on a créé un groupe de sécurité ou groupe Office 365 c'est plus pratique de donner une fois les autorisations par groupes et si vous avez des nouveaux utilisateurs(collaborateurs) internes ou surtout externes c'est beaucoup plus pratique de gérer les autorisations. 

Les autorisations SharePoint peuvent être à la fois uniques et héritées, selon la façon dont elles sont configurées : 

• Autorisations héritées : par défaut, les autorisations dans SharePoint sont héritées du site ou de la bibliothèque parent. Cela signifie que si vous définissez des autorisations à un niveau supérieur (comme un site), tous les sous-sites, listes et bibliothèques qui s’y trouvent hériteront de ces mêmes autorisations.
• Autorisations uniques : vous pouvez rompre l’héritage à n’importe quel niveau et définir des autorisations uniques. Par exemple, vous pouvez disposer d’une bibliothèque de documents qui nécessite des autorisations différentes de celles du reste du site. Dans ce cas, vous pouvez cesser d’hériter des autorisations et attribuer des autorisations uniques à cette bibliothèque. Je vous suggère quelques astuces parce que la gestion efficace des autorisations SharePoint est essentielle pour maintenir la sécurité et garantir que les utilisateurs disposent de l’accès approprié aux ressources. Voici quelques bonnes pratiques :  -Utiliser des groupes plutôt que des individus : attribuez des autorisations à des groupes SharePoint plutôt qu’à des utilisateurs individuels. Cela simplifie la gestion et garantit la cohérence.-Suivez le principe du moindre privilège : donnez aux utilisateurs le niveau d’accès minimum dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches. Cela réduit le risque d’accès non autorisé.-Vérifiez régulièrement les autorisations : vérifiez régulièrement les autorisations pour vous assurer qu’elles sont toujours appropriées. Supprimez l’accès des utilisateurs qui n’en ont plus besoin.-Modifications d’autorisation de document : conservez une trace des modifications d’autorisation, y compris qui a effectué la modification et pourquoi. Cela facilite l’audit et le dépannage.-Éduquez les utilisateurs : assurez-vous que les utilisateurs comprennent l’importance des autorisations et comment demander l’accès. Cela permet d’éviter les modifications accidentelles d’autorisation et les failles de sécurité.

Cordialement,  MihailMicrosoft Engineer

Answer 5

Bonjour Mihail,

Merci beaucoup pour le réponse apportée et surtout le temps que vous avez passé à y répondre.
Vous avez tout a fait saisi notre enjeu.

Au sujet de créer un dossier dédié pour les prestataires externes, cela nous amènerait à soit dupliquer les éléments du dossier A dans le dossier B (ce qui prend du temps et des doublons de chaque fichier), soit à scinder ce qui est de l'utilisation interne d'un côté et l'utilisation externe de l'autre (ce qui crée des dossiers 2.2 dans le dossier B alors que le reste est dans le dossier A, peu pratique).

La solution finale que vous avez apportée est en effet une piste que nous avions envisagée mais dans la mesure où les utilisateurs du Sharepoint ne sont pas très expert sur le sujet, j'ai peur qu'il s'y perdent un peu avec les paramètres avancés. Ils devront également faire la manipulation à chaque fois qu'une ville est crée. Dans la mesure où sur l'ancien Sharepoint, la manipulation était finalement assez simple (rajouter quelqu'un avec le statut "Modification" au dossier B seulement), nous espérerions pouvoir faire la même chose.

Finalement, ma question est de savoir si un héritage des permissions du dossier B vers le dossier 2.2 est possible. Si je comprends bien, la permission est forcément "cassée" quand je ne rentre pas dans un sous-dossier (ici un lien URL vers un autre dossier) ?

Merci encore pour le temps que vous passerez à me lire.

Bien à vous,