Ajout automatique de champ dans Word

Question

Bonjour,

Au travail, j'ai souvent des comptes rendus d'entretien à rédiger de la sorte:

"Avons pour mission de recevoir :

- Mme Tomate, cheffe

- Monsieur Girafe, sous chef

Avons convoqué les parties comme suit :

- Mme tomate par téléphone

- M. Girafe par lettre recommandée"

Et je dois reprendre encore plusieurs fois par compte rendu les noms de Mme Tomate et M. Girafe pour y adjoindre des informations.

Ma trame de base ne comporte que deux parties, hors j'en ai souvent plus. J'avais déjà posé la question il y a quelques mois mais je n'ai pas pu mettre en oeuvre la réponse, mes autorisations étant trop limitées sur mon ordi pro.

Je voudrais savoir s'il y a un moyen, sans installer de module supplémentaire ni utiliser de macro, bref, avec les fonctionnalités de base de la suite Office 2021 (mon ordinateur pro étant très bridé, je n'ai aucune autorisation d'installation), de rajouter dans la liste des parties une ligne qui rajouterait automatiquement les phrases préremplies dans la suite avec cette nouvelle partie.

Par exemple, si je rajoute "Mme Courgette, cliente", que ça m'ajoute automatiquement "Mme Courgette par téléphone" dans la liste des convocations.

Est-ce possible ou pas du tout ?

Merci !

***Moved from Microsoft 365 et Office / Word / Pour entreprise / Windows***

Answer 1

Cette réponse a été traduite automatiquement. Par conséquent, il peut y avoir des erreurs grammaticales ou des formulations étranges.

Salut Morgane4,

Bienvenue dans la communauté Microsoft. Votre description du problème est très claire et précise ! Et je vais essayer de vous donner quelques conseils.

Sans installer de compléments supplémentaires ou utiliser des macros, vous pouvez essayer de tirer parti des fonctionnalités existantes de Word, telles que les pièces rapides. Voici les étapes détaillées

La fonction « Quick Parts » vous permet d’enregistrer et d’insérer des fragments de texte ou des mises en forme fréquemment utilisés. Vous pouvez créer un composant rapide avec un contenu prédéfini de sorte que lorsque vous rédigez un rapport, vous n’avez qu’à sélectionner le contenu approprié à insérer, évitant ainsi les saisies manuelles répétitives.

1. Créez une pièce rapide :

• Ouvrez un document dans Word.
• Entrez le fragment de texte dont vous avez besoin, par exemple « par téléphone » ou « par courrier recommandé ».
• Sélectionnez le fragment de texte et cliquez sur « Insérer » dans la barre de menu supérieure.
• Dans l’onglet Insertion, recherchez **Pièces rapides** et choisissez Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides**. dans la galerie de pièces rapides).
• Dans la fenêtre contextuelle, nommez le contenu, par exemple, « Par téléphone ».
• Cliquez sur « OK ».

2. Insérez la partie rapide :

• Lorsque vous devez insérer ce contenu, le curseur est placé à l’endroit où vous devez l’insérer, cliquez sur l’onglet « Insérer » « Lecture rapide », puis dans le menu déroulant pour sélectionner le contenu que vous avez précédemment enregistré (par exemple, « Par téléphone »). “).
• De cette façon, le contenu sera automatiquement renseigné dans le document.

3. Réutiliser :

• Si vous avez plus d’un participant similaire, après avoir ajouté leurs noms, il vous suffit de sélectionner la section rapide appropriée pour remplir leurs coordonnées (par exemple, « Par téléphone » ou « Par courrier recommandé »). “).

Voir Utiliser les composants rapides et l’insertion automatique dans Word et Outlook - Support Microsoft

L’avantage de cette méthode est qu’elle permet de gagner du temps de frappe et ne vous oblige pas à écrire des macros complexes. Chaque fois que vous insérez, il vous suffit de sélectionner la section rapide enregistrée. Idéal pour l’insertion de texte fixe ou le formatage, bien qu’il ne soit pas entièrement automatisé, il peut réduire considérablement la duplication des entrées.

Bien que Word n’automatise pas directement le remplissage des informations sur les participants sans macros, vous devriez être en mesure de gérer et d’insérer efficacement les noms des participants et les informations associées via les méthodes ci-dessus.

J’espère que cela vous sera utile et n’hésitez pas à poser des questions.

Sincères salutations

Ian - MSFT | Spécialiste du support communautaire Microsoft