Utilisation d’une métadonnée personnalisée (Date de fermeture) comme déclencheur d’une étiquette de rétention dans Microsoft Purview

Question

Bonjour à tous,

Je travaille sur un site SharePoint Online contenant plusieurs bibliothèques de documents. Dans l’une de ces bibliothèques, j’ai environ 5 000 fichiers. Chaque document dispose de métadonnées standards telles que Créé, Créé par, Modifié, Modifié par, ainsi qu’une métadonnée personnalisée de type date nommée Date de fermeture.

Cette date de fermeture varie d’un document à l’autre, car elle dépend du contenu et du cycle de vie du document. Mon besoin est de mettre en place une étiquette de rétention dans Microsoft Purview, basée non pas sur la date de création ou de modification, mais sur cette métadonnée personnalisée "Date de fermeture".

Concrètement, je souhaite appliquer une stratégie de rétention de 7 ans à partir de la date de fermeture. Par exemple, si un document a une date de fermeture au 2 juin 2025, il devrait être supprimé automatiquement le 2 juin 2032.

Ma question est la suivante :

• Est-il possible dans Microsoft Purview de configurer une étiquette de rétention personnalisée basée sur une métadonnée de type date autre que les champs standards ?
• Si oui, comment configurer cette règle (dans le Centre de conformité Microsoft Purview ou via PowerShell) pour que la suppression automatique s’effectue 7 ans après la valeur de la métadonnée "Date de fermeture" ?

Merci d’avance pour votre aide précieuse.
Cordialement,
Émilie

Answer 1

Cette réponse a été automatiquement traduite. Par conséquent, il peut y avoir des erreurs grammaticales ou des formulations étranges.

Salut Emilie, 

Nous espérons que ce message vous trouvera en bonne santé.  

Nous voulions simplement revenir sur le problème que vous avez signalé plus tôt. Nous vous avons partagé quelques solutions possibles il y a quelques jours, et nous voulions vérifier si elles ont aidé à résoudre le problème.  

Si vous rencontrez toujours le problème ou si vous avez besoin d’une aide supplémentaire, n’hésitez pas à nous le faire savoir. Nous sommes là pour vous aider et serions heureux de continuer à vous soutenir.  

Dans l’attente de votre réponse !  

Sincèrement   

Ruby-N- MSFT | Spécialiste du support de la communauté Microsoft.

Answer 2

Cette réponse a été automatiquement traduite. Par conséquent, il peut y avoir des erreurs grammaticales ou des formulations étranges.

Chère Emilie,  

J’espère que vous passez une bonne journée. Merci d’avoir choisi la communauté Microsoft.    

Nous vous remercions de votre question concernant l’utilisation d’un champ de métadonnées personnalisé (« Date de clôture ») comme déclencheur d’une étiquette de rétention dans Microsoft Purview. Sur la base de ce que vous avez décrit, voici quelques idées et suggestions qui peuvent vous aider à résoudre le problème.   

Pouvez-vous utiliser des métadonnées personnalisées pour les étiquettes de rétention ?  

Oui, Microsoft Purview prend en charge l’utilisation de champs de métadonnées personnalisés (tels que « Date de clôture ») comme déclencheurs pour les étiquettes de rétention, mais il existe des exigences et des étapes spécifiques à suivre.  

Veuillez consulter les exigences avant de continuer :  

• Assurez-vous que votre organisation dispose d’une licence Microsoft 365 E5 ou d’une licence Microsoft Purview Information Protection and Governance, car la rétention basée sur les événements l’exige pour des fonctionnalités avancées telles que l’application automatique de stratégies et les déclencheurs d’événements.
• Autorisations : vous avez besoin du rôle Gestion des enregistrements ou d’un rôle équivalent dans le portail de conformité Microsoft Purview pour gérer les étiquettes et les événements de rétention. Vérifiez vos autorisations sous Paramètres > Autorisations dans le portail.

1. Rendre la « date de clôture » consultable

Tout d’abord, assurez-vous que la colonne « Date de clôture » de votre bibliothèque SharePoint est configurée pour que Microsoft Purview puisse la trouver et l’utiliser. Cela signifie qu’il doit s’agir d’un champ de date et qu’il doit être consultable.  

1. Création d’une étiquette  de rétention

Dans Microsoft Purview, créez une étiquette qui dit :  
« Conservez ce fichier pendant 7 ans après la date de clôture, puis supprimez-le. »   

1. Configurer les règles  d’application automatique

Indiquez à Microsoft Purview d’appliquer automatiquement cette étiquette à tout document dont la « date de clôture » est renseignée.  

1. Déclencher la période de  rétention

Vous devrez créer un « événement » qui indique à Microsoft quand commencer à compter les 7 ans. Cet événement est basé sur la valeur  « Date de clôture ».

Étapes pour configurer cela :  

1. Assurez-vous que la colonne personnalisée est correctement configurée

Dans votre bibliothèque SharePoint, vérifiez que la colonne « Date de clôture » est de type Date et heure et qu’elle est disponible au niveau du site.  

1. Accédez au portail Microsoft Purview :

• Accédez à Microsoft Purview et connectez-vous avec un compte disposant d’autorisations de gestion des enregistrements.
• Accédez à Solutions > Gestion des enregistrements > Politiques > Étiqueter les politiques

1. Publier l’étiquette de rétention :

Créez une nouvelle étiquette avec :  

• Durée de conservation : 7 ans
• Déclencheur : basé sur un événement spécifique (choisissez « Lorsqu’une propriété de date personnalisée est définie »)

Vous pouvez vous référer aux conseils détaillés fournis dans le lien ci-dessous :  Publiez et appliquez vos étiquettes de rétention. | Microsoft Learn  

1. Création d’une politique  d’étiquetage

Après avoir créé l’étiquette, publiez-la sur le ou les sites SharePoint appropriés.  

Vous pouvez vous référer aux instructions détaillées fournies dans le lien ci-dessous : Appliquer des étiquettes de rétention à des fichiers dans SharePoint ou OneDrive - Support Microsoft  

1. Appliquer automatiquement l’étiquette à l’aide d’une propriété  personnalisée

• Allez à Gouvernance de l’information > Appliquer automatiquement les politiques  d’étiquetage

Créez une nouvelle stratégie :  

• Choisissez l’étiquette que vous avez créée
• Définissez la condition : « Date de clôture » est définie
• Définir le déclencheur de conservation : 7 ans après la « Date de clôture »

Remarque : Le nom de la propriété personnalisée doit correspondre exactement et être indexé pour la recherche. L’indexation des nouvelles métadonnées peut prendre un certain temps.  

Vous pouvez vous référer aux conseils détaillés fournis dans le lien ci-dessous :  Mettre en œuvre la gestion des enregistrements - Support Microsoft  

J’espère que ces solutions pourront vous aider à résoudre ce problème. Sachez que nous apprécions vraiment votre patience et votre compréhension alors que nous nous efforçons de vous soutenir. Si vous avez besoin d’aide ou de précisions supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes là pour vous aider. Merci beaucoup pour votre compréhension et votre coopération.     

Sinceres salutations    

Ryan-N-MSFT | Spécialiste du support communautaire Microsoft