Fichier SharePoint lié à un contact externe non listé dans "Gérer l'accès". Même après renommage et réimport, il reste affiché dans "Partagé avec". Comment supprimer ce lien fantôme ?

Question

1. J’utilise une bibliothèque SharePoint pour stocker des rapports que je partage ponctuellement avec des clients via des liens spécifiques.
2. J’ai constaté qu’un fichier affichait, dans la colonne "Partagé avec" , le nom d’une personne externe à mon organisation, à laquelle je n’ai jamais partagé ce document.
3. En cliquant sur "Gérer l’accès", cette personne n’apparaît pas dans la liste des personnes ayant accès, ni dans les liens actifs.
4. J’ai tenté de résoudre le problème en :
   • Téléchargeant le fichier.
   • Le renommant.
   • Le rechargeant dans un nouveau dossier SharePoint.
5. Mais même dans ce nouvel emplacement, le nom de cette personne externe réapparaît dans la colonne "Partagé avec", sans qu’aucun accès actif ne soit visible.
6. Pour info, j'utilise un Mac et il me semble n'avoir ce problème que avec certains fichiers excel, pas des fichiers PPT par exemple.

Merci pour votre aide !

Answer 1

Cette réponse a été automatiquement traduite. Par conséquent, il peut y avoir des erreurs grammaticales ou des formulations étranges.

Bonjour client, J’espère que ce message vous trouve en bonne santé.Je voulais simplement revenir sur le problème que vous avez signalé plus tôt. J’ai partagé quelques solutions possibles avec vous il y a quelques jours, et je voulais vérifier si elles ont aidé à résoudre le problème.Si vous rencontrez toujours le problème ou si vous avez besoin d’aide supplémentaire, n’hésitez pas à me le faire savoir. Je suis là pour vous aider et je serais heureux de continuer à vous soutenir.Dans l’attente de votre réponse !Sinceres salutationsHoang-D - MSFT | Spécialiste  du support communautaire Microsoft

Answer 2

Cette réponse a été automatiquement traduite. Par conséquent, il peut y avoir des erreurs grammaticales ou des formulations étranges.

Cher client,  

J’espère que vous passez une bonne journée. Merci d’avoir choisi la communauté Microsoft.       

Nous sommes désolés d’apprendre que vous rencontrez des problèmes avec le fichier SharePoint affichant un contact externe dans la colonne « Partagé avec ». Sur la base de votre description, j’aimerais vous fournir les informations et recommandations suivantes :  

Le nom d’un utilisateur externe s’affiche dans la colonne « Partagé avec » d’un fichier Excel SharePoint, mais : 

• Ils ne sont pas répertoriés dans la section « Gérer l’accès ».
• Il n’y a pas de liens de partage actifs.
• Même après avoir renommé et téléchargé à nouveau le fichier, le nom externe persiste.

Ce problème est probablement dû à la mise en cache des métadonnées ou au partage d’informations intégré dans le fichier Excel lui-même, en particulier s’il a déjà été partagé ou synchronisé via OneDrive ou SharePoint.  

Étapes recommandées pour résoudre le problème : 

1. Cochez Gérer l’accès

Veuillez vous assurer que l’utilisateur a été supprimé de la liste ou qu’il n’y a plus de liens lui accordant l’accès. 

• À propos du volet Gérer l’accès , il existe deux façons de l’ouvrir.

1. Celui que vous avez déjà trouvé, c’est-à-dire sélectionnez un fichier, cliquez sur Partager , puis sélectionnez Plus (ellipses) > Gérer l’accès.
2. Sélectionnez le fichier ou le dossier, sélectionnezInformations (i) dans le coin supérieur droit pour ouvrir le volet Détails . Dans le volet Détails , sous l’en-tête A accès , sélectionnez Gérer l’accès.

• Le volet Gérer l’accès peut vous aider à voir avec qui un fichier ou un dossier OneDrive Entreprise, SharePoint ou Teams a été partagé à tout moment. Pour référence, consultez Voir avec qui un fichier est partagé dans OneDrive ou SharePoint - Support Microsoft
• Via le panneau Gérer l’accès  , vous pouvez également Voir avec qui un fichier est partagé dans OneDrive ou SharePoint - Support Microsoft

1. « SharedWith » affiche les utilisateurs sans accès aux documents dans SharePoint Online

• Quant à la colonne « Partagé avec », il n’existe actuellement aucune solution disponible pour la gérer directement — la seule option pour le moment est de masquer la colonne. Vous pouvez vous référer aux étapes décrites dans le lien suivant pour obtenir des conseils : La colonne SharedWith affiche les utilisateurs qui n’ont plus accès à un document - SharePoint | Microsoft Learn

1. Vérifier les métadonnées de partage intégrées

Les fichiers Excel peuvent conserver des métadonnées internes sur les sessions de partage ou de collaboration précédentes, en particulier si la co-création a été activée. Ces métadonnées peuvent persister même après le changement de nom ou le déplacement du fichier. 

• Ouvrez lefichier Excel.
• Accédez à Classer > informations > Gérer le classeur > Vérifier les problèmes > Inspecter le document.
• Exécutez l’inspecteur de document et supprimez toutes les propriétés du document et les informations personnelles.

1. Effacer les informations de partage mises en cache dans SharePoint

Parfois, SharePoint met en cache le partage d’informations même après la révocation de l’accès. Pour résoudre ce problème : 

• Accédez à la bibliothèque de documents SharePoint .
• Sélectionnez le fichier > cliquez sur le volet Détails (i).
• Sous « A accès », cliquez sur « Avancé » ou « Gérer l’accès ».
• Si l’utilisateur externe n’est pas répertorié, cliquez sur « Arrêter le partage » ou « Supprimer tous les liens » si disponibles.

1. Vérifier les journaux d’audit de la collection de sites (administrateur uniquement)

Si vous êtes un administrateur SharePoint ou si vous pouvez en contacter un : 

• Utilisez le portailde conformité Microsoft Purview pour vérifier les journaux d’audit du fichier.

Cela peut révéler si le fichier a déjà été partagé avec l’utilisateur externe, même temporairement. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur les journaux d’audit, vous pouvez consulter le lien ci-dessous pour plus de détails :  

• Partage externe ou invité dans OneDrive, SharePoint et Listes - Support Microsoft

J’aimerais vous proposer quelques étapes de prévention des problèmes futurs qui peuvent vous aider à améliorer votre flux de travail : 

• Désactivez les liens de partage anonymes au niveau du site si nécessaire.
• Utilisez les liens « Personnes spécifiques » lors du partage externe.
• Consultez régulièrement les paramètres de partage externe dans le Centre d’administration SharePoint.
• Cette ressource vous sera utile : Effectuer une recherche dans le journal d’audit | Microsoft Learn

J’espère que ces solutions pourront vous aider à résoudre ce problème et que les informations ci-dessus vous seront utiles pour vous donner une meilleure compréhension de Microsoft SharePoint. Sachez que nous apprécions vraiment votre patience et votre compréhension alors que nous nous efforçons de vous soutenir. Si vous avez besoin d’aide ou de précisions supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes là pour vous aider. Merci beaucoup de votre compréhension et de votre coopération.    

Sinceres salutations   

Hoang-D - MSFT | Spécialiste du support communautaire Microsoft