Description de l'assemblée non envoyée aux présentateurs externe

Question

Bonjour, nous venons de commencer l'utilisation de l'assemblée en remplacement de l'évenement en direct car nous croyons que l'outil est enfin dans un stade utilisable pour nos besoins. Par contre, nous avons remarqué un comprtement étrange au niveau de l'envoi par courriel de l'invitation aux co-organisateurs, présentateur de notre organisation ainsi que les présentateurs externes. l'information qui est entrée dans la zone de description apparaît dans le courriel d'invitation des co-organisateur et des présentateurs de notre organisation, mais pas dans les courriel des présentateurs. Nous ne comprenons pas vraiment ce comportement car les présentateurs externes sont tout aussi importants pour nos évenements que les autres présentateurs et il n'y a pas de façon de leur envoyer des informations supplémentaires sans devoir faire un envoi de courriel de masse par dessus l'invitation qu'il recevront. Je cherche une solution qui peut m'éviter de faire le travail en double pour l'envoi de la description. PS Nous avons acces a teams premium

Answer 1

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Bonjour @Sioui, Raphael,

Merci d’avoir contacté la communauté Microsoft Q&A et pour votre clarification utile concernant les présentateurs externes.

Concernant votre question, les présentateurs externes jouent un rôle essentiel dans vos événements, et il est important qu’ils reçoivent le même niveau d’information que les participants internes. Le comportement que vous observez — où la description de la réunion apparaît pour les co-organisateurs et présentateurs internes mais pas pour les présentateurs externes — est une limitation connue dans Microsoft Teams Assembly lorsque les utilisateurs externes ne sont pas entièrement authentifiés dans votre tenant.

Pour garantir que les présentateurs externes reçoivent la description complète de la réunion et les détails d’accès, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

1. Ajouter les présentateurs externes comme invités dans votre tenant Cela leur permet d’être considérés comme des utilisateurs authentifiés et garantit qu’ils reçoivent l’invitation complète à la réunion, y compris la description.
   • Accédez au Centre d’administration Microsoft Teams
   • Naviguez vers Utilisateurs > Utilisateurs invités
   • Activez l’accès invité et ajoutez l’adresse e-mail du présentateur externe
   Étant donné que notre environnement de test actuel utilise l’interface utilisateur en anglais, les captures d’écran fournies sont également affichées en anglais. Cependant, vous pouvez bien entendu effectuer les mêmes étapes dans la version linguistique de votre choix, car la disposition et les fonctionnalités restent identiques dans toutes les langues.
   • Ils recevront une invitation pour rejoindre votre tenant en tant qu’invité.
2. S’assurer qu’ils acceptent l’invitation en tant qu’invité

Le présentateur externe doit compléter le processus d’enregistrement en tant qu’invité. Une fois authentifié, il recevra l’invitation complète à la réunion, avec la description incluse.

3. Ajoutez-les au groupe d’événement en tant que présentateurs

Lors de la planification de l’événement, incluez leur adresse e-mail dans le groupe des présentateurs. Cela garantit qu’ils soient reconnus comme présentateurs et non comme simples participants.

Si l’ajout d’invités n’est pas envisageable en raison des politiques de votre organisation ou des préférences du présentateur, envisagez d’envoyer un e-mail séparé contenant la description de la réunion et le lien de participation. Bien que cela ajoute une étape, cela garantit qu’ils disposent de tout le contexte nécessaire.

J’espère que cela vous aidera à simplifier votre flux de travail et à garantir que vos présentateurs externes soient pleinement informés. N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez besoin de quoi que ce soit d’autre. Je serai ravi de vous aider.

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