Insertion de plusieurs nom sur la même page avec le publipostage

Question

Bonjour.

Je suis instituteur. Chaque année, je dois actualiser certains documents avec la liste de prénoms des nouveaux enfants de ma classe. J'aimerais utiliser le publipostage mais en insérant plusieurs prénoms sur une page. Exemple avec l'image ci-dessous. J'utilise un mac et j'ai très peu d'expérience dans le domaine même si j'ai déjà utilisé le publipostage de façon basique.

Quelqu'un aurait-il la gentillesse de m'expliquer si c'est possible ainsi que les manipulations à effectuer ?

Answer 1

Cher @Antoine Demeyere

Merci de nous avoir contactés via le forum Microsoft Q&A.

Cette réponse a été traduite automatiquement. En conséquence, il peut y avoir des erreurs grammaticales ou des expressions étranges.  

D'après votre description, il semble que vous souhaitiez envoyer des e-mails ou imprimer des documents en masse à l'aide d'une liste de données, est-ce correct?

Et chaque e-mail sera personnalisé avec le nom d'un étudiant différent ? Pour pouvoir faire cela, j'ai besoin de savoir si vous avez déjà la lettre ou le modèle que vous prévoyez d'envoyer.

Ci-dessous se trouvent quelques instructions de base sur la fusion de courrier auxquelles vous pouvez vous référer:

Utiliser le publipostage pour personnaliser des lettres

Sources de données que vous pouvez utiliser pour un publipostage

Configurer une nouvelle liste de fusion et publipostage avec Word

Cependant, vous pouvez également consulter mon exemple. Dans mon environnement de test, supposons que je peux importer des données d'Excel dans un modèle Word. Voici un modèle d'exemple que je souhaite envoyer à plusieurs personnes, dans lequel le « nom de l'étudiant » changera en fonction de la liste de noms que j'ai déjà créée dans Excel. Pour ce faire, veuillez suivre les étapes ci-dessous:

Étape 1 : Préparez votre liste d'étudiants dans Excel

Votre publipostage commencera par une liste simple et bien organisée de vos étudiants.

Étape 2 : Configurez votre modèle dans Word pour Mac 

Étape 3: Effectuez la fusion de courriers sur votre Mac 

-Avec votre document modèle ouvert dans Word, cliquez sur l'onglet Publipostage dans la barre de menu en haut > Cliquez sur le bouton Démarrer la fusion et publipostage et, dans la liste, sélectionnez Répertoire > Ensuite, cliquez sur Sélectionner les destinataires et choisissez Utiliser une liste existante.... Une fenêtre de Finder s'ouvrira > Naviguez jusqu'à et sélectionnez le fichier ClassList.xlsx que vous avez enregistré plus tôt > Placez votre curseur à l'endroit où le nom du premier élève doit apparaître

Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur Insérer un champ de fusion. Une petite boîte apparaîtra montrant l'en-tête de votre fichier Excel > Sélectionnez Prénom > Le texte <<Prénom>> apparaîtra dans la cellule > Cliquez votre curseur à la deuxième position > Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur le menu déroulant Règles et sélectionnez Enregistrement suivant. Cela dit à Word de passer à l'étudiant suivant dans votre liste Excel > Immédiatement après avoir inséré la règle <<Enregistrement suivant>>, cliquez à nouveau sur Insérer un champ de fusion et sélectionnez Prénom > Cette deuxième position devrait maintenant contenir : <<Enregistrement suivant>><<Prénom>>.

Copiez l'intégralité du contenu (<<Next Record>><<FirstName>>) et collez-le dans toutes les autres positions.

Étape 4: Prévisualiser et terminer la fusion

Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur le bouton Aperçu des résultats (il a une icône comme <<abc>>). Les noms de votre liste devraient apparaître instantanément dans votre tableau. > Si cela semble correct, cliquez sur Terminer et fusionner et sélectionnez Modifier les documents individuels.... > Word créera un tout nouveau document contenant vos feuilles terminées avec tous les noms remplis. Vous pouvez maintenant enregistrer ce document final en tant que PDF ou l'imprimer directement. En configurant cela une fois, vous pouvez réutiliser le même modèle Word chaque année.

Si je vous ai mal compris, veuillez m'envoyer plus de détails sur ce que vous souhaitez faire. Je vous aiderai du mieux que je peux.

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Answer 2

Antoine Demeyere : Je reçois la liste d'élèves en PDF (une grosse vingtaine) que je retranscris dans Word en général, puis je fonctionne en copier-coller quand c'est possible.

La création d’un publipostage à partir de données d’un document PDF n’a rien d’une sinécure. Tu peux déjà importer tes listes dans Excel (menu "Données" > "Image"), ce qui te simplifiera un peu la saisie.

À partir de là tu pourras procéder par copier-coller dans Word, voire envisager une automatisation par publipostage voire macro VBA, mais il n’est pas évident que le jeu en vaille la chandelle, vu que ça n’arrive qu’une fois par an (en principe) et que les formats et/ou le nombre d’élèves peuvent varier.

Answer 3

S’il est question d’actualiser le premier tableau avec les nouveaux prénoms, il est peut-être plus simple de faire cela avec Excel, particulièrement si tes données de départ (les listes d’élèves) sont dans un tableau Excel.

Quelle est l’utilisation finale de tes tableaux ? Doivent-ils rester statiques tels qu’ils apparaissent ou sont-ils ensuite utilisés et pour quoi ?