Gérer les demandes de personnes concernées par le RGPD avec l’outil de cas UDS dans le portail de conformité Microsoft Purview

Le règlement général de protection des données (RGPD) de l’UE vise à protéger et à faire respecter les droits liés à la protection des données personnelles des utilisateurs dans l’Union Européenne (UE). Le RGPD donne aux utilisateurs de l’Union européenne (également appelés sujets de données) le droit d’accéder, de récupérer, de corriger, d’effacer et de restreindre le traitement de leurs données personnelles. Sous le RGPD, les données personnelles signifient toutes les informations relatives à une personne identifiée ou identifiable. Une demande officielle d’une personne à son organisation d’effectuer une action sur ses données personnelles est appelée Demande de droits de la personne concernée ou DPC. Pour plus d’informations sur la réponse aux demandes de DPC dans Office 365, voir Guide de demande de la personne concernée Office 365.

Pour gérer les investigations en réponse à une DSR soumise par une personne de votre organisation, vous pouvez utiliser l’outil de cas UDS dans le centre de conformité pour rechercher le contenu stocké dans :

  • Toute boîte aux lettres d’utilisateur dans votre organisation. Cela inclut les conversations Skype Entreprise et les conversations un-à-un dans Microsoft Teams

  • Toutes les boîtes aux lettres associées à un groupe Microsoft 365 et toutes les boîtes aux lettres d’équipe dans Microsoft Teams

  • Tous les sites SharePoint Online et les comptes OneDrive Entreprise dans votre organisation

  • Tous les sites Microsoft Teams et les sites de groupes Microsoft 365 dans votre organisation

  • Tous les dossiers publics dans Exchange Online

À l’aide de l’outil de cas UDS, vous pouvez :

  • Créer un dossier distinct pour chaque examen de DPC.

  • Contrôler qui a accès au cas UDS en ajoutant des personnes en tant que membres du cas ; seuls les membres peuvent accéder au cas et ne peuvent voir leurs cas que dans la liste des cas sur la page De recherche de données utilisateur dans le Centre de conformité. De plus, vous pouvez attribuer des autorisations différentes aux différents membres du même cas. Par exemple, vous pouvez autoriser certains membres à afficher uniquement le cas et les résultats d’une recherche de contenu, et permettre à d’autres membres de créer des recherches et d’exporter des résultats de recherche.

  • Utilisez la recherche intégrée pour rechercher tout le contenu créé ou téléchargé à un sujet de données spécifique.

  • Facultativement, réviser la requête de recherche intégrée, puis relancer la recherche pour limiter les résultats de recherche.

  • Ajoutez d’autres recherches de contenu associées au cas UDS. Cela inclut la création de recherches qui retournent des éléments partiellement indexés et des journaux générés par le système à partir du Service d’itinérance Office.

  • Exporter des données en réponse à une demande d’accès ou d’exportation UDS.

  • Supprimez les cas lorsque le processus d’investigation du DSR est terminé. Cela supprime toutes les recherches et les travaux d’exportation associés au cas.

Voici le processus général d’utilisation de l’outil de cas UDS pour gérer les enquêtes DSR :

Étape 1 : attribuer des autorisations de découverte électronique aux membres de cas potentiels

Étape 2 : Créer un cas UDS et ajouter des membres

Étape 3 : exécuter la demande de recherche

Étape 4 : exporter les données

(Facultatif) Étape 5 : réviser la requête de recherche intégrée

Plus d’informations sur l’utilisation de l’outil de cas UDS

Importante

Nos outils peuvent aider les administrateurs à effectuer des demandes d’accès ou d’exportation DSR en leur permettant d’utiliser les fonctionnalités intégrées de recherche et d’exportation trouvées dans l’outil de cas UDS. L’outil facilite la méthode d’exportation des données pertinentes pour une demande de rapport DPC soumise par un sujet de données. Toutefois, il est important de noter que les résultats de la recherche peuvent varier en fonction du sujet des données ou des actions de l’administrateur qui peuvent avoir une incidence sur le fait qu’un élément soit ou non considéré comme étant des « données personnelles » à des fins d’exportation. Par exemple, si le sujet des données était la dernière personne à modifier un fichier qu’elle n’a pas créé, il se peut que le fichier ne soit pas renvoyé dans les résultats de recherche. De même, un administrateur peut exporter des données sans inclure les éléments partiellement indexés ou toutes les versions des documents SharePoint. Par conséquent, les outils fournis peuvent faciliter l’accès et l’exportation des demandes de données. Toutefois, les résultats sont soumis à des scénarios d’utilisation spécifiques d’administrateurs et de sujets de données.

Étape 1 : attribuer des autorisations de découverte électronique aux membres potentiels de cas

Par défaut, un administrateur général peut accéder à l’outil de cas UDS dans le portail de conformité Microsoft Purview. Par design, les autres utilisateurs tels qu’un agent de la confidentialité des données, un responsable des ressources humaines ou d’autres personnes impliquées dans des enquêtes DPC n’ont pas accès à l’outil cas DPC et doivent se voir attribuer les autorisations appropriées pour accéder à l’outil. Pour ce faire, le plus simple consiste à se rendre sur la page Autorisations du centre conformité et à ajouter des utilisateurs au groupe de rôles du gestionnaire eDiscovery. Vous devez également attribuer ces autorisations pour pouvoir les ajouter en tant que membres du cas DPC que vous avez créé à l’Étape 2.

Pour obtenir des instructions détaillées, consultez Affecter des autorisations eDiscovery.

Remarque

Par défaut, un administrateur général (ou d’autres membres du groupe de rôles Gestion de l’organisation dans le centre de conformité) n’ont pas les autorisations nécessaires pour exporter des résultats de recherche de contenu (voir l’Étape 4 de cet article). Pour résoudre ce problème, un administrateur peut s’ajouter lui-même en tant que membre du groupe de rôles Gestionnaire de Découverte électronique.

Étape 2 : Créer un cas UDS et ajouter des membres

L’étape suivante consiste à créer un cas UDS. Lorsque vous créez un cas, vous pouvez choisir de lancer la recherche intégrée ou créer un cas sans lancer la recherche. La procédure suivante vous demande de créer le cas sans lancer la recherche, puis vous montre comment ajouter des membres au cas.

  1. Allez sur https://compliance.microsoft.com et connectez-vous à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. Dans le volet gauche de l’portail de conformité Microsoft Purview, sélectionnez Demandes d’objet de données.

  3. Dans la page De recherche de données utilisateur , cliquez sur Créer un cas.

  4. Dans la page De l’Assistant Nouvelle recherche de données utilisateur , donnez un nom au cas, tapez une description facultative, puis cliquez sur Suivant. Le nom du cas doit être unique dans toute votre organisation.

    Pointe

    Envisagez d’ajouter le nom de la personne qui a soumis la demande UDS que vous examinez dans le nom et/ou la description du nouveau cas. Notez que seuls les membres de ce cas (et les administrateurs eDiscovery) pourront voir le cas dans la liste des cas sur la page de recherche de données utilisateur .

  5. Dans la page Détails de la demande, sous Utilisateur qui a déposé la demande, sélectionnez la personne pour laquelle vous souhaitez rechercher et exporter des données, puis cliquez sur Suivant.

  6. Dans la page Confirmer vos paramètres de cas , vous pouvez modifier le nom et la description du cas, puis sélectionner un autre sujet de données. Sinon, cliquez sur Enregistrer.

    Une page s’affiche pour confirmer que le nouveau cas UDS a été créé.

    Démarrez la recherche ou fermez la page nouveau cas UDS.

    À ce stade, vous avez le choix entre les options suivantes :

    a. Cliquer sur Afficher les résultats de la recherche démarre la recherche. Il s'agit de la sélection par défaut. La recherche intégrée exécutée lorsque vous sélectionnez cette option et les résultats retournés sont abordés à l’Étape 3.

    b. Le fait de cliquer sur Terminer ferme le nouveau cas UDS sans démarrer la recherche intégrée. Lorsque vous sélectionnez cette option, le nouveau cas UDS s’affiche sur la page de recherche de données utilisateur .

  7. Cliquez sur Terminer pour pouvoir accéder au nouveau cas UDS et y ajouter des membres.

  8. Dans la page De recherche de données utilisateur , cliquez sur le nom du cas UDS que vous avez créé.

  9. Dans la page de menu volant Gérer ce cas , sous Gérer les membres, cliquez sur Ajouter.

    Sous Utilisateurs, une liste des personnes qui se voient attribuer les autorisations eDiscovery appropriées s’affiche. Les personnes auxquelles vous avez attribué des autorisations eDiscovery à l’Étape 1 s’affichent dans cette liste.

  10. Sélectionnez les personnes à ajouter en tant que membres du cas UDS, cliquez sur Ajouter, puis enregistrez vos modifications.

    Vous pouvez également ajouter des groupes de rôles en tant que membres du cas UDS en cliquant sur Ajouter sous Gérer les groupes de rôles.

Étape 3 : exécuter la demande de recherche

Après avoir créé un cas UDS et ajouté des membres, l’étape suivante consiste à exécuter la recherche intégrée associée au cas. Cette requête de recherche par défaut effectue les opérations suivantes :

  • Recherche dans toutes les boîtes aux lettres de votre organisation tous les éléments de courrier qui ont été envoyés ou reçus par la personne concernée. Pour ce faire, utilisez la propriété de messagerie Participants , qui recherche l’objet de données dans tous les champs de personnes d’un e-mail. Cette propriété retourne les éléments dans lesquels la personne concernée se trouve dans les champs De, À, CCet Cci . Les dossiers publics dans Exchange Online sont également recherchés pour les messages envoyés ou reçus par la personne concernée.

  • Recherche dans tous les sites de votre organisation les documents et les éléments créés ou chargés par la personne concernée. Pour ce faire, utilisez les propriétés de site suivantes :

    • La propriété Author retourne les éléments où la personne concernée est répertoriée dans le champ Auteur dans les documents Office. Cette valeur persiste, même si le document est copié et chargé par une autre personne.

    • La propriété CreatedBy retourne les éléments qui ont été créés ou chargés par la personne concernée.

Voici à quoi ressemble la requête de mot clé pour la recherche intégrée qui est créée automatiquement lorsque vous créez un cas UDS.

participants:"<email address>" OR author:"<display name>" OR createdby:"<display name>"

Par exemple, si le nom de la personne concernée est Ina Leonte, la requête de mot clé se présente comme suit :

participants:"ina@contoso.com" OR author:"Ina Leonte" OR createdby:"Ina Leonte"

Pour exécuter la recherche intégrée d’un cas UDS :

  1. Dans le portail de conformité Microsoft Purview, cliquez sur Recherche de données utilisateur, sélectionnez le cas que vous avez créé à l’étape 2, puis cliquez sur Ouvrir la casse.

  2. Sélectionnez l’onglet Recherches en haut de la page, puis cochez la case en regard de la recherche intégrée qui a été créée lors de la création du cas UDS. La recherche porte le même nom que le cas UDS.

  3. Dans la recherche de la page de menu volante, cliquez sur Réexécuter pour démarrer la recherche.

  4. Une fois la recherche terminée, cliquez sur Aperçu des résultats pour afficher un aperçu des résultats de la recherche. Pour plus d’informations, voir Afficher les résultats de recherche.

    Pointe

    Vous pouvez également afficher les statistiques de requête de recherche pour voir le nombre d’éléments de boîte aux lettres et de site retournés par la recherche, ainsi que les emplacements de contenu supérieurs qui contiennent des éléments qui correspondent à la requête de recherche. Pour plus d’informations, voir Afficher les informations et les statistiques d’une recherche.

Vous pouvez modifier la requête de recherche intégrée, modifier les emplacements de contenu recherchés, puis réexécuter la recherche. Pour plus d’informations, consultez l’Étape 5.

Étape 4 : exporter les données

Après avoir effectué une recherche intégrée, vous pouvez exporter les résultats de la recherche. Avant d’exporter les données, vous pouvez également modifier la requête pour réduire le nombre de résultats de recherche. Voir l’Étape 5 pour plus d’informations sur le filtrage des résultats.

Lorsque vous exportez des résultats de recherche, les éléments de boîte aux lettres peuvent être téléchargés dans des fichiers PST ou en tant que messages individuels. Lorsque vous exportez le contenu à partir de sites SharePoint et OneDrive, les copies des documents Office originaux et des autres documents sont exportées. Un fichier de résultats qui contient des informations sur chaque élément exporté est inclus dans les résultats de la recherche. Pour plus d’informations sur l’exportation, consultez Exporter les résultats de la recherche de contenu.

Remarque

Par défaut, un administrateur général (ou d’autres membres du groupe de rôles Gestion de l’organisation dans le Centre de conformité) n’ont pas les autorisations nécessaires pour exporter des résultats de recherche de contenu. Pour résoudre ce problème, un administrateur peut s’ajouter lui-même en tant que membre du groupe de rôles Gestionnaire de Découverte électronique.

L’ordinateur que vous utilisez pour exporter les résultats de recherche doit répondre aux exigences système suivantes :

  • versions 32 ou 64 bits de Windows 7 et versions ultérieures

  • Microsoft .NET Framework 4.7.

  • Navigateur pris en charge :

    • Microsoft Edge

      Ou

    • Microsoft Internet Explorer 10 et versions ultérieures

      Remarque

      Microsoft ne fabrique pas d’extensions ou de modules complémentaires tiers pour les applications ClickOnce. L’exportation de données à l’aide d’un navigateur non pris en charge avec des extensions ou extensions tierces n’est pas prise en charge.

Pour exporter des données à partir de la recherche intégrée dans un cas UDS :

  1. Dans le portail de conformité Microsoft Purview, cliquez sur Recherche de données utilisateur, sélectionnez le cas que vous avez créé à l’étape 2, puis cliquez sur Ouvrir la casse.

  2. Sélectionnez l’onglet Recherches en haut de la page, puis cochez la case en regard de la recherche intégrée qui a été créée lors de la création du cas UDS.

  3. Dans la recherche de la page de menu volante, cliquez sur Exporter les résultats.

  4. Dans la page Exporter les résultats , sélectionnez les options recommandées suivantes pour les demandes d’exportation DPC.

    Configurez les paramètres d’exportation.

    a. Sous Options de sortie, sélectionnez la première option (tous les éléments, à l’exception de celles dont le format n’est pas reconnu, sont chiffrés ou n’ont pas été indexés pour d’autres raisons) pour exporter uniquement les éléments indexés. Si vous ne souhaitez pas exporter des éléments partiellement indexés à partir de la recherche intégrée, c’est parce que des éléments partiellement indexés provenant d’autres utilisateurs seront également exportés. Pour exporter uniquement les éléments partiellement indexés pour la personne concernée, nous vous recommandons de créer une recherche distincte. Pour plus d’informations, consultez Exportation d’éléments partiellement indexés dans la section « Plus d’informations sur l’utilisation de l’outil de cas UDS ».

    b. Sous Exporter le contenu Exchange en tant que, sélectionnez la troisième option, un fichier PST contenant tous les messages d’un dossier unique. Étant donné que certains des résultats peuvent être pour les éléments provenant de la boîte aux lettres d’un autre utilisateur, cette option répertorie simplement l’élément dans un dossier unique sans indiquer la boîte aux lettres réelle et constitue la meilleure option à utiliser lorsque vous dé-dupliquez les résultats comme recommandé dans l’élément suivant. Cette option permet également à la personne concernée de passer en revue les éléments dans l’ordre chronologique (les éléments sont triés par date d’envoi) sans avoir à parcourir la structure de dossiers de boîte aux lettres d’origine pour chaque élément.

    c. Sélectionnez Activer l’option de déduplication pour exclure les messages électroniques en double. Nous vous recommandons cette option, car la recherche intégrée effectue une recherche dans toutes les boîtes aux lettres de votre organisation. Par conséquent, si plusieurs copies du même message sont trouvées dans les boîtes aux lettres qui ont fait l’objet d’une recherche, cette option signifie qu’une seule copie d’un message sera exportée. Cette option, qui permet d’exporter ensemble des messages dans un fichier PST dans un seul dossier, permet d’optimiser l’expérience utilisateur pour les demandes d’exportation DPC. Le rapport d’exportation Results.csv répertorie tous les emplacements où des messages en double ont été trouvés.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner l’option Inclure des versions pour les documents SharePoint permettant d’exporter toutes les versions des documents SharePoint et OneDrive. Cela nécessite que le contrôle de version soit activé pour les bibliothèques de documents. Cette option permet de s’assurer que toutes les données pertinentes sont exportées.

  5. Après avoir choisi les paramètres d’exportation, cliquez sur Exporter.

    Les résultats de recherche sont préparés pour le téléchargement, ce qui signifie qu’ils sont chargés vers l’espace de stockage Azure dans le cloud Microsoft. Les étapes suivantes vous montrent comment télécharger ces données sur votre ordinateur local.

  6. Cliquez sur l’onglet Exporter pour afficher le travail d’exportation que vous avez créé. Les travaux d’exportation portent le même nom que la recherche correspondante avec _Export ajouté à la fin du nom de recherche.

  7. Cliquez sur le travail d’exportation que vous venez de créer pour afficher la page de menu volant d’exportation. Cette page affiche des informations sur la recherche, telles que la taille et le nombre total d’éléments à exporter, ainsi que le pourcentage d’éléments qui ont été transférés vers une zone de stockage Azure. Cliquez sur Actualiser pour mettre à jour les informations d’état du chargement.

  8. Sous Clé d’exportation, cliquez sur Copier dans le Presse-papiers. Cette clé vous permet de télécharger les résultats de recherche à l’étape 11.

  9. Cliquez sur Exporter les résultats de la recherche.Téléchargez les résultats en haut de la page de menu volant d’exportation.

  10. Dans la fenêtre contextuelle en bas de la page, cliquez sur Ouvrir pour ouvrir l’outil d’exportation eDiscovery . L’outil d’exportation eDiscovery sera installé la première fois que vous téléchargerez les résultats de la recherche.

  11. Dans l’outil d’exportation de découverte électronique, collez la clé d’exportation que vous avez copiée à l’étape 8 dans la zone appropriée.

  12. Cliquez sur Parcourir pour spécifier l’emplacement de téléchargement du fichier des résultats de recherche.

    Remarque

    En raison de la quantité élevée d’activité disque (lectures et écritures), vous devez télécharger les résultats de la recherche sur un lecteur de disque local ; ne les téléchargez pas sur un lecteur réseau mappé ou un autre emplacement réseau.

  13. Cliquez sur Démarrer pour télécharger les résultats de recherche sur votre ordinateur.

    L’outil d’exportation de découverte électronique affiche l’état du processus d’exportation, ainsi qu’une estimation du nombre (et de la taille) d’éléments qui doivent encore être téléchargés. Lorsque le processus d’exportation est terminé, vous pouvez accéder aux fichiers à l’emplacement où ils ont été téléchargés. Pour plus d’informations sur les rapports inclus lorsque vous téléchargez les résultats de la recherche de contenu, consultez la section Plus d’informations dans « Exporter les résultats de la recherche de contenu ».

Une fois les données exportées, les résultats de recherche et les rapports d’exportation se trouvent dans un dossier qui porte le même nom que le cas UDS. Les fichiers PST qui contiennent des éléments de boîte aux lettres se trouvent dans un sous-dossier nommé Exchange. Les documents et autres éléments des sites se trouvent dans un sous-dossier nommé SharePoint.

(Facultatif) Étape 5 : réviser la requête de recherche intégrée

Après avoir exécuté la recherche intégrée, vous pouvez la réviser pour limiter l’étendue afin de renvoyer moins de résultats de recherche. Vous pouvez exécutez cette étape en ajoutant des conditions à la requête. Les conditions sont logiquement connectées à la requête de mot clé par l’opérateur ET. Cela signifie que pour être retournés dans les résultats de la recherche, les éléments doivent satisfaire à la fois à la requête de mot clé et aux conditions que vous ajoutez. C’est ainsi que les conditions contribuent à affiner vos résultats. Si vous ajoutez au moins deux conditions uniques à une requête de recherche (des conditions qui spécifient des propriétés différentes), celles-ci sont connectées sur le plan logique par l’opérateur ET. Cela signifie que seuls les éléments qui répondent à toutes les conditions (en plus des requêtes de mot-clé) sont renvoyés. Si vous ajoutez plusieurs valeurs (séparées par des virgules ou des points-virgules) à une condition unique, ces valeurs sont connectées par l’opérateur OU. Les éléments renvoyés sont ceux qui contiennent l’une des valeurs spécifiées pour la propriété dans la condition.

Voici quelques exemples de conditions que vous pouvez ajouter à la requête de recherche intégrée d’un cas UDS. Le nom de la propriété réelle utilisée dans une requête de recherche est affiché entre parenthèses.

  • Type de fichier ( filetype) : spécifie l’extension d’un document ou d’un fichier. Utilisez cette condition pour rechercher des documents et des fichiers créés par des applications Office spécifiques, telles que Word, Excel et OneNote.

  • Type de message ( kind) : spécifie le type d’élément de courrier à rechercher. Par exemple, vous pouvez utiliser la syntaxe kind:email OR kind:im pour renvoyer uniquement des e-mails et Skype Entreprise conversations ou des conversations un-à-un dans Microsoft Teams.

  • Balise de conformité (compliancetag) : spécifie une étiquette affectée à un message électronique ou à un document. Cette condition retourne les éléments classés avec une étiquette spécifique. Les étiquettes sont utilisées pour classer les e-mails et les documents dans le cadre de la gouvernance des données et pour appliquer des règles de rétention basées sur la classification définie par l’étiquette. Il s’agit d’une condition utile pour examiner des DPC, car votre organisation utilise peut-être des étiquettes pour classer du contenu relatif à la confidentialité des données ou qui contient des données personnelles ou des informations sensibles. Pour la valeur de cette condition, utilisez le nom complet de l’étiquette ou la première partie du nom de l’étiquette avec un caractère générique. Pour plus d’informations, voir En savoir plus sur les stratégies et les étiquettes de rétention.

Pour obtenir la liste et la description de toutes les conditions disponibles dans l’outil de cas UDS, consultez les conditions de recherche dans l’article « Requêtes de mots clés et conditions de recherche pour la recherche de contenu ».

Modification des emplacements de contenu recherchés

En plus de réviser la recherche intégrée d’un cas UDS, vous pouvez également modifier les emplacements de contenu recherchés. Comme expliqué précédemment, la recherche intégrée recherche chaque boîte aux lettres et site de l’organisation, ainsi que tous les dossiers publics Exchange Online. Par exemple, vous pouvez limiter la recherche pour rechercher uniquement la boîte aux lettres de la personne concernée, le compte OneDrive et les sites SharePoint sélectionnés. Si vous choisissez de rechercher des sites spécifiques, vous devez ajouter chaque site que vous souhaitez rechercher.

Pour modifier les emplacements de contenu à rechercher :

  1. Ouvrez la recherche intégrée pour laquelle vous souhaitez modifier les emplacements de contenu.

  2. Dans la demande de recherche, sous Emplacements, cliquez sur Modifier en regard de l’option Emplacements spécifiques.

    Cliquez sur Modifier pour modifier les emplacements de contenu de la requête de recherche intégrée.

    La page de menu volantModifier les emplacements s’affiche. Voici une description des emplacements de contenu dans la recherche intégrée, et des informations sur la modification des emplacements recherchés.

    Page de menu volant Modifier les emplacements.

    a. Le bouton bascule sous Tout sélectionner dans la section boîte aux lettres en haut de la page de menu volant est sélectionné, ce qui indique que toutes les boîtes aux lettres font l’objet d’une recherche. Pour affiner l’étendue de recherche, cliquez sur le bouton bascule pour le désactiver, puis cliquez sur Choisir des utilisateurs, groupes ou équipeset choisissez des boîtes de messagerie spécifiques à rechercher.

    b. Le bouton bascule sous Tout sélectionner dans la section Sites au milieu de la page de menu volant est sélectionné, ce qui indique que tous les sites font l’objet d’une recherche. Pour affiner la recherche aux sites sélectionnées, vous devez désactiver le bouton bascule puis cliquer sur Choisir des sites. Vous devez ajouter chaque site spéficique que vous souhaitez rechercher, en incluant le compte OneDrive du sujet de données.

    c. Le bouton bascule dans la section Dossiers publics Exchange est sélectionné, ce qui signifie que tous les dossiers publics Exchange font l’objet d’une recherche. Vous ne pouvez rechercher que tous les dossiers publics Exchange ou aucun d’entre eux. Vous ne pouvez pas choisir de dossiers spécifiques à rechercher.

  3. Si vous modifiez les emplacements de contenu dans la recherche intégrée, cliquez sur Enregistrer & exécuter pour redémarrer la recherche.

Remarque

Lorsque vous effectuez une recherche dans tous les emplacements de boîtes aux lettres ou uniquement des boîtes aux lettres spécifiques, les données d’autres applications Office 365 qui sont enregistrées dans les boîtes aux lettres d’utilisateur sont incluses lorsque vous exportez les résultats d’une recherche de contenu. Ces données ne sont pas incluses dans les résultats de recherche estimés et ne sont pas disponibles pour en aperçu. Elles sont incluses lorsque vous exportez et téléchargez les résultats de recherche. Pour plus d’informations sur les applications qui stockent des données dans la boîte aux lettres d’un utilisateur, consultez Contenu stocké dans Exchange Online boîtes aux lettres.

Plus d’informations sur l’utilisation de l’outil de cas UDS

Les sections suivantes contiennent plus d’informations sur l’utilisation de l’outil de cas UDS pour répondre aux demandes d’exportation DSR.

Exportation de données à partir du service d’itinérance Office

Exportation d’éléments indexés partiellement

Rechercher et exporter des données dans Microsoft Teams et les Groupes Microsoft 365

Rechercher les dossiers publics Exchange

Exportation de données à partir du service d’itinérance Office

Vous pouvez utiliser l’outil de cas UDS pour rechercher et exporter les données d’utilisation générées par le service d’itinérance Office. Le Service d’itinérance Office est un service qui stocke les paramètres Office, tels que thème, le dictionnaire personnalisé, les paramètres de langue, le mode développeur et la correction automatique Office.

Les données du service d’itinérance Office sont stockées dans la boîte aux lettres d’une personne concernée dans un dossier masqué situé dans une sous-arborescence de messages non volumineux (non IPM) des boîtes aux lettres Exchange Online. Cela signifie que les données sont masquées lorsque l’utilisateur utilise Outlook ou d’autres clients mail lors de l’accès à leur boîte aux lettres. Pour plus d’informations sur les dossiers masqués, voir Dossiers masqués MAPI.

Vous pouvez créer une recherche de contenu distincte (et l’associer à un cas UDS) qui retourne les données d’utilisation du service d’itinérance Office dans la boîte aux lettres de la personne concernée. Ces données ne sont pas incluses dans les statistiques de recherche et ne seront pas disponibles en préversion. Mais vous pouvez les exporter, puis les donner à la personne concernée en réponse à une demande d’exportation DPC.

Lorsque vous exportez des données à partir du service d’itinérance Office, les données sont enregistrées dans un dossier distinct situé dans le dossier ApplicationDataRoot , qui se trouve sous un dossier nommé avec l’adresse e-mail de l’objet de données. Ces données sont exportées sous forme de fichiers JSON, qui sont des fichiers texte lisibles par l’homme semblables aux fichiers XML ou TXT, joints à des messages électroniques. Actuellement, le dossier est nommé avec un identifiant global unique (GUID) : 1caee58f-eb14-4a6b-9339-1fe2ddf6692b. Dans les versions ultérieures de l’outil de cas UDS, le GUID sera remplacé par le nom de l’application réelle.

Pour rechercher et exporter les données du Service d’itinérance Office:

  1. Dans le portail de conformité Microsoft Purview, cliquez sur Recherche de données utilisateur, puis cliquez sur Ouvrir le cas en regard du cas DSR pour l’objet de données pour lequel vous souhaitez exporter les données d’utilisation.

  2. Cliquez sur l’onglet Rechercher en haut de la page, puis sur Ajouter une icône.Recherche guidée.

  3. Cliquez sur Annuler sur la page Nommer votre recherche.

  4. Sous Demande de recherche, dans la condition Type, cliquez la case à cocher Service d’itinérance Office.

    Cochez la case du Service d’itinérance Office pour exporter les données d’utilisation.

    La conditionType (qui sont des classes de message e-mail) doit être le seul élément dans la demande de recherche. Vous pouvez supprimer la zoneMots clésou la laisser vide.

  5. Sous Emplacements, assurez-vous que Emplacements spécifiques est sélectionné, puis cliquez sur Modifier.

  6. En haut de la page de menu volant Modifier les emplacements(section boîte aux lettres), cliquez surChoisir des utilisateurs, des groupes ou des équipes.

  7. Dans la page Modifier les emplacements , cliquez sur Choisir des utilisateurs, des groupes ou des équipes, choisissez la boîte aux lettres de la personne concernée, puis enregistrez votre sélection.

  8. Cliquez sur Enregistrer & l’exécution, puis nommez la recherche et enregistrez-la.

    La recherche démarre.

Pour exporter les données du Service d’itinérance Office:

  1. Lorsque la recherche que vous avez créée à l’étape précédente est terminée, cliquez sur l’onglet Rechercher en haut de la page, puis cochez la case en regard de la recherche. Vous devrez peut-être cliquer sur Actualiser.Actualiser pour afficher la recherche.

  2. Dans la recherche de la page de menu volante, cliquez sur Exporter les résultats.

  3. Dans la page Exporter les résultats , sélectionnez les options recommandées suivantes pour exporter les données d’utilisation.

    Options d’exportation lors de l’exportation des données d’utilisation du service d’itinérance Office.

    a. Sous Options de sortie, sélectionnez la première option (Tous les éléments, à l’exclusion de ceux dont le format n’est pas reconnu, sont chiffrés ou n’ont pas été indexés pour d’autres raisons) pour exporter uniquement les éléments indexés.

    b. Sous Exporter le contenu Exchange en tant que, sélectionnez la deuxième option, Un fichier PST contenant tous les messages.

    c. Ne pas sélectionner les autres options d’exportation.

  4. Après avoir choisi les paramètres d’exportation, cliquez sur Exporter.

    Les résultats de recherche sont préparés pour le téléchargement, ce qui signifie qu’ils sont chargés vers l’espace de stockage Azure de votre organisation dans le cloud Microsoft. Les étapes suivantes vous montrent comment télécharger ces données sur votre ordinateur local.

  5. Cliquez sur l’onglet Exporter pour afficher le travail d’exportation que vous avez créé. Les travaux d’exportation portent le même nom que la recherche correspondante avec _Export ajouté à la fin du nom de recherche.

  6. Cliquez sur le travail d’exportation que vous venez de créer pour afficher la page de menu volant d’exportation.

  7. Sous Clé d’exportation, cliquez sur Copier dans le Presse-papiers. Cette clé vous permet de télécharger les résultats de recherche à l’étape 10.

  8. Cliquez sur Exporter les résultats de la recherche.Téléchargez les résultats en haut de la page de menu volant d’exportation.

  9. Dans la fenêtre contextuelle en bas de la page, cliquez sur Ouvrir pour ouvrir l’outil d’exportation eDiscovery . L’outil d’exportation eDiscovery sera installé la première fois que vous téléchargerez les résultats de la recherche.

  10. Dans l’outil d’exportation de découverte électronique, collez la clé d’exportation que vous avez copiée à l’étape 7 dans la zone appropriée.

  11. Cliquez sur Parcourir pour spécifier l’emplacement de téléchargement du fichier des résultats de recherche.

    Remarque

    En raison de la quantité élevée d’activité disque (lectures et écritures), vous devez télécharger les résultats de la recherche sur un lecteur de disque local ; ne les téléchargez pas sur un lecteur réseau mappé ou un autre emplacement réseau.

  12. Cliquez sur Démarrer pour télécharger les résultats de recherche sur votre ordinateur.

    L’outil d’exportation de découverte électronique affiche l’état du processus d’exportation, ainsi qu’une estimation du nombre (et de la taille) d’éléments qui doivent encore être téléchargés. Lorsque le processus d’exportation est terminé, vous pouvez ouvrir le fichier Exchange PST dans Outlook puis vous rendre au dossier ApplicationDataRoot pour accéder au sous-dossier du service d’itinérance.

    Comme expliqué précédemment, les fichiers JSON qui contiennent des données d’usage sont attachés aux messages. Pour afficher un fichier JSON, cliquez sur un message et ouvrez le fichier JSON attaché.

Exporter des éléments partiellement indexés

Nous vous recommandons de ne pas exporter d’éléments partiellement indexés (également appelés éléments non indexés) à partir de la recherche intégrée créée lorsque vous créez un cas UDS. Cela est dû au fait que les résultats de la recherche incluent probablement des éléments partiellement indexés pour d’autres utilisateurs de votre organisation, et pas seulement des éléments partiellement indexés pour la personne concernée). Au lieu de cela, nous vous recommandons de créer une recherche de contenu distincte associée au cas UDS conçu pour exporter uniquement les éléments partiellement indexés liés à la personne concernée.

Voici un processus haut-niveau pour exporter des éléments partiellement indexés. Une fois qu’ils sont exportés, vous pouvez les examiner pour déterminer si un élément répond à une demande d’accès ou d’exportation UDS.

  1. Ouvrez le cas UDS et créez une recherche dans la page Recherches .

  2. Utilisez les critères suivants pour configurer la requête de recherche et les emplacements de contenu à rechercher :

    • Utilisez une requête de mot clé vide/espace. Cela retourne tous les éléments dans les emplacements de contenu qui font l’objet d’une recherche.

    • Recherchez uniquement la boîte aux lettres Exchange Online de la personne concernée et son compte OneDrive.

  3. Une fois la recherche exécutée et terminée, vous pouvez exporter et télécharger les résultats de la recherche (comme décrit dans l'étape 4). Utilisez les paramètres suivants pour exporter des éléments partiellement indexés.

    • Sous Options de sortie, sélectionnez la troisième option (Uniquement les éléments dont le format n’est pas reconnu, qui sont chiffrés ou n’ont pas été indexés pour d’autres raisons) pour exporter uniquement les éléments partiellement indexés.

    • Sous Exporter le contenu Exchange en tant que, vous pouvez sélectionner n’importe quelle option en fonction de vos préférences.

    • Sélectionner l’option Inclure des versions des documents SharePoint exporte les versions de documents si une version est partiellement indexée.

Pour plus d’informations sur les éléments partiellement indexés, voir :

Rechercher et exporter des données dans Microsoft Teams et les Groupes Microsoft 365

De même, les conversations faisant partie de la liste de conversations dans Microsoft Teams (appelées conversations Teams ou conversations un-à-un) sont stockées dans la boîte aux lettres Exchange Online des utilisateurs qui participent à la conversation. De plus, les fichiers partagés par une personne dans les conversations un-à-un sont stockés dans le compte OneDrive de la personne partageant le fichier. Étant donné que la recherche intégrée recherche toutes les boîtes aux lettres et les comptes OneDrive de l’organisation, les conversations d’équipe et les documents partagés dans une session de conversation (que la personne concernée a créée ou chargée) sont retournés par la recherche intégrée dans un cas UDS.

Autrement, les conversations qui font partie d’un canal Teams (également appelés messages de canal) sont également stockées dans la boîte aux lettres associée à une équipe. Ces types de conversations auxquelles la personne concernée a participé sont également retournés par la recherche intégrée, car toutes les boîtes aux lettres associées à Teams sont recherchées. En outre, les fichiers qu’une personne concernée partage dans un canal Teams sont stockés sur le site SharePoint de l’équipe. Les fichiers créés ou chargés par l’objet de données sont retournés par la recherche intégrée dans un cas UDS, car les sites associés à Teams sont inclus dans la recherche.

De même, les boîtes aux lettres et les sites SharePoint qui correspondent à un groupe Microsoft 365 sont également inclus dans la recherche intégrée. Cela signifie que les messages électroniques envoyés ou reçus par la personne concernée et les fichiers créés ou chargés par la personne concernée sont renvoyés.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la Recherche de contenu pour rechercher des éléments dans Microsoft Teams et Groupes Microsoft 365 ou pour savoir comment obtenir une liste de membres, consultez la section « Recherche dans Microsoft Teams et Groupes Microsoft 365 » dans Recherche de contenu dans Microsoft 365.

Recherche dans les dossiers publics Exchange

La recherche intégrée dans un cas UDS renvoie uniquement les messages électroniques que la personne concernée a envoyés à un dossier public à extension messagerie ou les messages que quelqu’un d’autre a envoyés à un dossier public et ont également copié la personne concernée. Elle ne retourne pas les messages que la personne concernée a publiés dans un dossier public. Pour rechercher les éléments que la personne concernée a publiés dans un dossier public, vous pouvez créer une recherche de contenu distincte qui recherche tout élément publié dans un dossier public par la personne concernée.

Voici un processus de haut niveau pour rechercher les éléments que la personne concernée a publiés dans un dossier public.

  1. Ouvrez le cas UDS et créez une recherche dans la page Recherches .

  2. Utilisez les critères suivants pour configurer la requête de recherche et les emplacements de contenu à rechercher :

    • Dans la zoneMots clés, utilisez la requête de recherche suivante :

      itemclass:ipm.post AND "<email address of the data subject>"
      
    • Rechercher tous les dossiers publics Exchange

    • Une fois la recherche exécutée et terminée, vous pouvez exporter et télécharger les résultats de la recherche (comme décrit dans l'étape 4). Utilisez les paramètres suivants pour exporter des éléments partiellement indexés.