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Rapprochement de relevés bancaires à l’aide du rapprochement bancaire avancé

La fonctionnalité de rapprochement bancaire avancé permet d’importer des relevés bancaires électroniques et de les rapprocher automatiquement avec des transactions bancaires dans Dynamics 365 Finance. Cet article explique le processus de rapprochement.

Remarque

Certaines des fonctionnalités décrites dans cet article s’appliquent uniquement lorsque la fonctionnalité Rapprochement bancaire moderne est désactivée. Si la fonctionnalité est activée, le flux de processus est différent et les fonctionnalités supplémentaires suivantes sont disponibles :

Remarque

Pour éviter les problèmes liés à la contrepassation du rapprochement, il est recommandé de rapprocher tous les relevés bancaires existants comportant de nouvelles lignes avant d’activer la fonctionnalité de Réconciliation bancaire moderne.

Importer un relevé bancaire électronique à l’aide des états électroniques

Vous importez vos relevés bancaires à l’aide de l’action Importer un relevé sur la page Relevés bancaires. Sur le relevé bancaire, le compte bancaire est identifié grâce à une combinaison de valeurs qui sont définies sur les détails du compte bancaire. Ces valeurs comprennent le nom de la banque, le numéro du compte bancaire, le numéro de routage, le code SWIFT et le numéro IBAN.

Vous pouvez télécharger un relevé bancaire qui contient des informations pour un ou plusieurs comptes. S’il existe plusieurs comptes, les comptes peuvent être dans plusieurs entités juridiques.

  • Pour importer un fichier de relevé bancaire unique pour un seul compte, définissez l’option Importer le relevé bancaire pour plusieurs comptes bancaires dans toutes les entités juridiques sur Non et sélectionnez le compte bancaire associé au relevé. Sélectionnez Parcourir pour sélectionner le fichier de relevé bancaire associé, puis sélectionnez Télécharger.
  • Pour importer un fichier de relevé bancaire unique pour plusieurs comptes, définissez l’option Importer le relevé bancaire pour plusieurs comptes bancaires dans toutes les entités juridiques sur Oui. Sélectionnez Parcourir pour sélectionner le fichier de relevé bancaire associé, puis sélectionnez Télécharger.

Si des relevés du fichier électronique ne peuvent pas être associés à un compte bancaire ou s’ils sont associés à plusieurs comptes bancaires l’aide des champs d’identification, ils ne seront pas importés. Toutefois, les autres relevés du fichier peuvent encore être importés. L’utilisateur reçoit un message indiquant que l’importation des relevés bancaires était un échec pour des comptes bancaires spécifiques.

Note

L’utilisateur qui importe le fichier de relevé bancaire doit avoir accès à une entité juridique pour importer les relevés des comptes bancaires de cette entité juridique.

Vous pouvez utiliser un fichier compressé pour télécharger plusieurs fichiers de relevé dans Finance en un seul processus. Pour importer plusieurs fichiers de relevé bancaire pour plusieurs comptes, combinez tous les fichiers de relevé bancaire en un seul fichier zip. Dans la boîte de dialogue Importez les relevés bancaires, définissez l’option Importer le relevé bancaire pour plusieurs comptes bancaires dans toutes les entités juridiques sur Oui. Sélectionnez Parcourir pour sélectionner le fichier zip contenant les fichiers de relevé bancaire, puis sélectionnez Télécharger. Le processus d’importation identifiera le fichier compressé et téléchargera chaque relevé inclus dans celui-ci, indépendamment de l’entité juridique du compte bancaire.

Une option Rapprocher après importation est disponible. Lorsque vous définissez cette option sur Oui, le système valide automatiquement le relevé bancaire, crée un nouveau rapprochement bancaire et une feuille de calcul et exécute l’ensemble de règles de correspondance par défaut quand le relevé bancaire est chargé. Cette fonctionnalité automatise le processus jusqu’au point où les transactions doivent être manuellement mises en correspondance.

Vous pouvez également utiliser la Gestion des états électroniques pour importer périodiquement vos relevés bancaires à partir d’un dossier SharePoint. Pour importer des relevés bancaires, procédez comme suit.

  1. Configurez SharePoint pour un format de relevé bancaire. Pour plus d’informations, voir Configurer l’importation des données depuis SharePoint.
  2. Dans Gestion des fonctionnalités, activez la fonctionnalité Importation automatique des relevés bancaires à partir du dossier SharePoint.
  3. Activez le traitement par lots lors de l’importation des relevés bancaires et configurez les paramètres de récurrence. Les relevés bancaires peuvent ensuite être importés depuis le dossier SharePoint configuré au format de relevé.

Importer un relevé bancaire électronique à l’aide des entités de données

Vous pouvez importer vos relevés bancaires via l’infrastructure d’entité de données. Deux entités sont disponibles :

  • En-tête du relevé bancaire
  • Lignes de relevé bancaire

Voici le modèle pour importer un en-tête de relevé bancaire :

  • STATEMENTID
  • BANKACCOUNT
  • DEVISE
  • OPENINGBALANCE
  • ENDINGBALANCE
  • FROMDATE
  • TODATE

Voici le modèle pour importer des lignes de relevé bancaire :

  • LINENUMBER
  • BANKACCOUNT
  • STATEMENTID
  • BOOKINGDATE
  • MONTANT
  • BANKSTATEMENTTRANSACTIONCODE
  • COUNTERAMOUNT
  • COUNTERCURRENCY
  • COUNTEREXCHANGERATE
  • CREDITORREFERENCEINFORMATION
  • DOCUMENTNUMBER
  • ENTRYREFERENCE
  • INSTRUCTEDAMOUNT
  • INSTRUCTEDCURRENCY
  • INSTRUCTEDEXCHANGERATE
  • LINESTATUS
  • REFERENCENUMBER
  • RELATEDBANK
  • RELATEDBANKACCOUNT
  • REVERSAL
  • TRADINGPARTY

Pour plus d’informations, consultez Vue d’ensemble des entités de données.

Valider le relevé bancaire

Pour valider un relevé, sur la page Relevés bancaires, sélectionnez Valider. Les relevés bancaires doivent être validés avant de pouvoir être rapprochés. Cette étape est effectuée automatiquement si vous avez défini l’option Rapprocher après l’importation sur Oui au moment de l’importation.

La validation du relevé bancaire permet de vérifier les informations suivantes :

  • Le relevé bancaire correspond au compte bancaire sélectionné.
  • La devise du relevé bancaire correspond à la devise du compte bancaire sélectionné.
  • Le solde d’ouverture du relevé correspond au solde de clôture du relevé précédent du compte bancaire.
  • La date ne chevauche pas la date d’un autre relevé bancaire pour le même compte bancaire.
  • Les dates sur les lignes du relevé se situent entre la date de début et de date de fin du relevé bancaire.
  • Le solde d’ouverture et les montants des lignes récapitulatives sont égaux au solde de fin.

Lorsque la validation est terminée, le statut du relevé bancaire est mis à jour sur Validé. Un relevé bancaire doit être validé avant de pouvoir être rapproché.

Si la fonctionnalité Réconciliation bancaire moderne est activée, les boutons Valider et Confirmer sont disponibles dans l’en-tête du relevé bancaire.

  • Valider – Vérifier les données de relevé bancaire.
  • Confirmer – Mettre à jour le statut du relevé bancaire sur Confirmé.

Remarque

Pour empêcher l’importation de relevés bancaires en double, une combinaison de valeurs AccountNo, StatementID, FromDate et ToDate est recherchée. Si ces éléments correspondent à un relevé bancaire existant, il est considéré comme un doublon et n’est pas importé. Cela permet de s’assurer que chaque fichier de relevé bancaire est unique et d’éviter la redondance.

Rapprochez le relevé bancaire.

Une fois que vous avez importé un relevé bancaire électronique et validé le relevé sur la page Relevés bancaires, vous pouvez rapprocher le relevé bancaire à l’aide des pages Rapprochement bancaire et Feuille de calcul de rapprochement bancaire.

Sur la page Rapprochement bancaire, sélectionnez Nouveau pour créer un rapprochement, puis sélectionnez le compte bancaire du relevé qui a été importé. Un compte bancaire peut avoir uniquement un rapprochement bancaire en cours. La date limite détermine les transactions de relevé bancaire et les transactions bancaires d’Operations qui figurent sur la feuille de calcul de rapprochement. Par défaut, la date système actuelle est utilisée comme date limite, mais vous pouvez modifier la date de rapprochement. Les informations d’en-tête restantes sont automatiquement extraites du relevé. Cette étape est effectuée automatiquement si vous avez défini l’option Rapprocher après l’importation sur Oui au moment de l’importation.

Sur la page Rapprochement bancaire, sélectionnez Feuille de calcul pour ouvrir la page Feuille de calcul de rapprochement bancaire. Si vous avez défini l’option Rapprocher après l’importation sur Oui, l’ensemble de règles de correspondance par défaut est exécuté automatiquement pour le rapprochement. Pour exécuter manuellement des règles de correspondance, sélectionnez Exécuter les règles de correspondance pour sélectionner les ensembles de règles de correspondance ou les règles de correspondance à vérifier par rapport aux relevés bancaires. Il est recommandé d’effectuer cette étape sous forme de traitement par lots si vous avez de nombreuses transactions à traiter.

Si la fonctionnalité Réconciliation bancaire moderne est désactivée, la page Feuille de calcul de réconciliation bancaire contient quatre grilles contenant des transactions. Les deux grilles supérieures affichent les transactions du relevé bancaire et d’Operations qui n’ont pas encore été associées. Les deux grilles inférieures affichent les transactions rapprochées. L’onglet Détails de transaction de relevé bancaire affiche les détails de la transaction de relevé bancaire non rapprochée qui est sélectionnée dans la grille supérieure.

Il existe trois méthodes pour mettre en correspondance ou pour rapprocher des transactions de relevé bancaire :

  • Mettez en correspondance les transactions de relevé avec les transactions bancaires validées dans Finance.
  • Mettez en correspondance les transactions de relevé avec une transaction de relevé bancaire de contrepassation.
  • Marquer les transactions comme Nouveau, afin de les valider ultérieurement comme transactions bancaires dans Finance.

Remarque

Lorsque la fonctionnalité Réconciliation bancaire moderne est activée, des options de mise en correspondance supplémentaires indiquées en haut de cet article sont disponibles.

Pour mettre en correspondance des transactions manuellement, sélectionnez les transactions dans la grille Transactions de relevé bancaire, sélectionnez les transactions correspondantes dans la grille Transactions bancaires Operations, puis sélectionnez Correspondance. Les transactions sélectionnées sont déplacées dans les grilles supérieures pour les opérations non rapprochées vers les grilles inférieures pour les transactions rapprochées. En outre, le total des montants rapprochés et non rapprochés sont mis à jour. Vous pouvez avoir des correspondances de transactions une à une, plusieurs-à-une et plusieurs-à-plusieurs. Les correspondances doivent suivre les règles de différences de dates autorisées et de mappage de type de transaction. Ces règles sont définies sur la page Paramètres de gestion de la trésorerie et de la banque.

Des différences minimes peuvent se produire pendant le rapprochement. Vous pouvez mettre en correspondance une transaction de relevé bancaire unique et une transaction bancaire Operations unique qui présentent des différences minimes si celles-ci sont comprises dans le montant de tolérance défini par le champ Différence minime autorisée sur le compte bancaire. Le montant est affiché dans le champ Montant de la correction de la transaction bancaire Operations mise en correspondance. Lorsque le rapprochement bancaire est marqué comme rapproché, les corrections sont automatiquement validées à l’aide du compte principal défini dans le type de transaction bancaire associé. Les corrections ne sont pas prises en charge pour les types de document Chèque et Dépôt.

Les contrepassations de transaction de relevé bancaire sont mises en correspondance à l’aide de la feuille de calcul de rapprochement. Deux lignes de relevé peuvent être mises en correspondance si les montants sont opposés, et si l’une des transactions est marquée comme une contrepassation. Vous pouvez également définir une règle de correspondance pour l’action Effacer les lignes de relevés de contrepassation.

Les transactions bancaires Operations de contrepassation doivent être rapprochées à l’aide de la page Transactions bancaires Operations. Vous pouvez rapprocher deux transactions bancaires Operations ensemble si les documents ont un compte bancaire, un type de document et une référence de paiement identiques, et s’ils ont des montants opposés. Vous pouvez également rapprocher un chèque annulé unique pour empêcher ces transactions de figurer sur la feuille de calcul de rapprochement.

S’il y a des transactions initiées par la banque, telles que des intérêts, des commissions et des frais, qui ne sont pas encore dans Finance, vous pouvez les ajouter à un journal associé au rapprochement de relevé bancaire sélectionné. Sélectionnez une transaction de relevé bancaire dans la grille Transactions de relevé bancaire pour les opérations non rapprochées, puis sélectionnez Marquer comme nouveau. Le statut de la transaction est défini sur Nouveau, et la transaction est déplacée vers la grille Transactions de relevé bancaire pour les transactions rapprochées. Plus tard, dans la page Relevé bancaire,validez les transactions marquées Nouveau.

Vous pouvez supprimer la mise en correspondance des transactions qui ont été rapprochées incorrectement. Sélectionnez la transaction de relevé bancaire correspondante, puis sélectionnez Sans correspondance. Toutes les transactions associées sont déplacées vers les grilles supérieures pour les opérations non rapprochées, et le total des montants correspondants et sans correspondance sont mis à jour.

Après avoir terminé le processus de rapprochement, marquez la feuille de calcul Rapprochement bancaire comme étant rapprochée. Ce processus valide automatiquement les montants de correction à l’aide des comptes définis sur la page Type de transaction bancaire. Le rapprochement bancaire pour un relevé peut être marqué comme rapproché à tout moment, même s’il existe des lignes de relevé bancaire qui n’ont pas été rapprochées. Les transactions qui ne correspondent pas passent automatiquement à la prochaine feuille de calcul de rapprochement en tant que transactions de relevé de compte non rapprochées à rapprocher. Une fois qu’un rapprochement de relevé bancaire a été marqué comme rapproché, il ne peut pas être annulé. Le rapprochement ne sera plus modifiable et vous n’aurez pas la possibilité de mettre à jour ce rapprochement.

Valider les transactions associées au rapprochement

Les transactions de relevé bancaire qui vous avez marquées comme Nouveau sur la feuille de calcul de rapprochement sont validées sur la page Relevé bancaire. Sur la page Relevé bancaire, sélectionnez l’ID de relevé pour afficher les détails du relevé. Sur le menu Comptabilité, vous pouvez utiliser les options Afficher les distributions et Afficher la comptabilité pour afficher des détails sur les nouvelles transactions et les écritures comptables associées. Sélectionnez l’option Valider pour valider les lignes de relevé bancaire qui sont marquées comme Nouveau dans la comptabilité. La validation ne peut être effectuée qu’une seule fois par relevé bancaire. Pour contrepasser un relevé bancaire validé par l’intermédiaire d’une nouvelle transaction, activez la fonction Contrepasser le relevé bancaire validé avec de nouvelles transactions.

Pour afficher le n° document d’une nouvelle transaction sur une page Relevé bancaire, activez la fonction Afficher les justificatifs dans le relevé bancaire.

Si la fonctionnalité Réconciliation bancaire moderne est activée, les utilisateurs peuvent générer des documents comptables directement à partir de la feuille de calcul de réconciliation. Pour plus d’informations, voir Générer un document dans la réconciliation bancaire avancée.

Valider les journaux des paiement clients et fournisseurs à partir des relevés bancaires et des rapprochements

Si la fonctionnalité Réconciliation bancaire moderne est activée, les feuilles de calcul de relevé bancaire et de réconciliation bancaire sont améliorées. Voici certaines des fonctionnalités supplémentaires fournies :

  • Vous pouvez valider les journaux des paiements client et fournisseur directement à partir des lignes de relevé bancaire sélectionnées.
  • Les journaux des paiements client et fournisseur validés sont automatiquement mis en correspondance avec les lignes de relevé bancaire d’origine dans la feuille de calcul de rapprochement bancaire.

Pour utiliser cette fonctionnalité, procédez comme suit :

  1. Sur la page de configuration Comptes bancaires, dans le raccourci Rapprochement, saisissez les noms Journal des paiements client par défaut et Journal des paiements fournisseur par défaut.

    Remarque

    Vous ne pouvez pas spécifier les noms de journal pour lesquels un flux de travail d’approbation est activé.

  2. Sur la page Relevé bancaire ou Feuille de rapprochement bancaire, sélectionnez les lignes de relevé bancaire requises.

  3. Sélectionnez Générer le journal des paiements pour générer et valider le journal des paiements.