Planificateur de travail et profils de temps de travail

Le planificateur de travail est un outil graphique qui vous permet de planifier le travail en équipes et d’en imprimer le plan.

À propos du planificateur de travail et des profils de temps de travail

Dans le planificateur de travail, vous devez sélectionner un profil de temps de travail prédéfini, puis l’affecter à un ou plusieurs collaborateurs. Un exemple peut être le profil d’une équipe de soir ou d’une équipe de nuit. Les profils contiennent divers éléments faisant partie d’une journée de travail, par exemple, le temps de travail standard, le temps de pause et les heures supplémentaires. Les entrées du planificateur de travail sont enregistrées dans le calendrier de profil.

Le calendrier de profil contient les entrées de profil différant de celles des profils de temps de travail standard qui sont appliquées à un collaborateur ou à un groupe de collaborateurs. Voici plusieurs exemples de modifications de profils :

• Un groupe de collaborateurs passe en équipe du soir pour une période prédéfinie.

• Un collaborateur travaille un dimanche ou une journée de fête nationale/régionale. Par conséquent, un profil spécial ou un profil de dimanche doit être appliqué.

Vous pouvez créer des entrées directement dans le calendrier de profil ou dans le planificateur de travail. Dans le calendrier de profil, vous ne pouvez créer qu’une entrée de liste à la fois ou qu’une entrée pour un jour à la fois. Vous pouvez également créer des modifications de profil pour un seul collaborateur ou pour un groupe de profils pour une période dans l’écran Composer un calendrier de profil. Le planificateur de travail offre un aperçu graphique des sélections de profils pour un ou plusieurs collaborateurs.

Calcul des enregistrements

Lors du calcul des enregistrements, ces derniers sont vérifiés par rapport au profil de temps de travail d’un collaborateur. Les enregistrements calculés incluent le temps de travail, la période de rémunération, les heures supplémentaires rémunérées et le temps d’absence. Le calcul est généralement effectué par un chef d’équipe ou un superviseur. Vous pouvez paramétrer des groupes de calcul pour des groupes de collaborateurs pour vous assurer que la personne chargée du calcul des enregistrements puisse uniquement consulter les informations relatives aux collaborateurs de son équipe.

Avant de calculer des enregistrements, vous pouvez remplacer le profil de temps de travail d’un collaborateur spécifique.

Si le temps enregistré ne correspond pas au profil de temps de travail du collaborateur, la procédure de calcul génère des erreurs elles qu’un enregistrement d’absence manquant. Vous pouvez corriger les erreurs et recalculer les enregistrements.

Approbation des enregistrements

Une fois tous les enregistrements calculés sans erreur, ils sont prêts pour approbation. L’approbation est généralement effectuée par un collaborateur autre que celui chargé de calculer les enregistrements, par exemple, un administrateur de paie. Vous pouvez paramétrer des groupes d’approbation pour des groupes appropriés de collaborateurs.

Avant d’approuver des enregistrements, vous pouvez remplacer les accords salariaux de collaborateurs individuels et ajouter des primes manuelles.

Si les heures supplémentaires ont été calculées pour des collaborateurs spécifiques, elles peuvent être affectées à des tâches spécifiques au cours de la journée. Une telle opération est appropriée si le coût de la tâche est calculé sur la base du salaire du collaborateur.

Au cours du processus d’approbation d’un enregistrement, il se peut que vous deviez entrer des informations supplémentaires sur les enregistrements d’absences. Si tel est le cas, vous êtes invité à le faire durant le processus d’approbation.

Approbation d’enregistrements à l’aide d’un workflow

Vous pouvez paramétrer un processus d’approbation de type workflow qui approuve automatiquement les enregistrements conformes aux règles paramétrées dans le workflow. Si l’approbation par workflow est activée, l’utilisateur qui calcule les enregistrements, par exemple un chef d’équipe ou un superviseur, soumet les enregistrements calculés pour approbation. Le processus du workflow crée les approbations et les tâches appropriées, et les affecte aux utilisateurs et rôles identifiés dans le workflow.

Le workflow d’approbation automatise le processus d’approbation et permet aux utilisateurs disposant de droits d’approbation d’approuver un grand nombre d’enregistrements de collaborateurs en même temps. Seuls les écarts non acceptés par le workflow d’approbation doivent être traités manuellement.

Dans le module Pointage, vous pouvez créer deux types d’approbations par workflow :

• Flux de travail du total des jours de pointage : Le workflow contrôle les enregistrements, par exemple, par rapport au nombre attendu d’heures de travail pour la journée.

• Flux de travail d’enregistrement du journal de pointage : Le flux de travail valide chaque type d’enregistrement pour la date de l’enregistrement. Les types d’enregistrements de journaux ci-dessous sont disponibles. Les types d’enregistrements sont automatiquement sélectionnés dans le module Pointage en fonction de l’enregistrement du collaborateur :

  • Concernant l’enregistrement dans les modules Pointage et Contrôle et suivi de la production :

    • Pointer à l’arrivée
    • Pointer à la sortie
    • Absence
    • Pause
    • Code de report
    • Project
    • Activité de projet
    • Activité indirecte

  • Concernant l’enregistrement des tâches de production dans le module Contrôle et suivi de la production :

    • Temps d’attente avant
    • Paramétrage
    • Processus
    • Chevauchement
    • Transport
    • Temps d’attente après
    • Début d’assistance
    • Fin d’assistance

Transfert des enregistrements

Une fois les enregistrements approuvés, ils peuvent être transférés vers une tâche de paie périodique.

Un enregistrement transféré est validé pour une activité ou une tâche à laquelle il a trait, par exemple, un ordre de fabrication ou un projet. En outre, les transactions de paie sont générées pour chaque collaborateur sur la base des enregistrements.

Contrepassation des enregistrements

Les enregistrements qui ont été transférés peuvent être contrepassés (annulés). La tâche de contrepassation des enregistrements peut être effectuée jusqu’à l’exécution du transfert de paie de la période de salaire. Cela signifie que les données de paie ont été transférées vers un fichier externe. Le fichier externe peut être importé dans un système de paie.

Une fois contrepassés, tous les enregistrements sont retirés et les transactions validées sur des ordres de fabrication ou des projets spécifiques sont compensées et neutralisées.

Modification des enregistrements avant ou après le calcul

Vous pouvez modifier les enregistrements effectués par les collaborateurs avant ou après avoir calculé les enregistrements.

Après avoir calculé ou approuvé les enregistrements, vous pouvez afficher les descriptions des erreurs sous l’onglet Erreur sur les écrans Calculer et Approuver. Par exemple, un message d’erreur peut vous informer que des informations sur la durée de l’absence d’un collaborateur sont manquantes.

Mise à jour d’un enregistrement d’absence

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Calculer. Dans la boîte de dialogue Calculer, dans les champs Date et Groupe de calculs, entrez la date et le groupe de calcul pour lesquels calculer les enregistrements. Cliquez sur OK.
2. Sur la page Calculer, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur, puis, sous l’onglet Absence, modifiez l’enregistrement d’absence entré lors du calcul. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+N pour créer un enregistrement d’absence.
3. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer les enregistrements d’absence. Les enregistrements d’absence sont affichés dans le volet inférieur de l’onglet Vue d’ensemble.
4. Suivez les étapes 1 à 3 pour chaque collaborateur pour lequel un enregistrement d’absence est requis.

Remarque

Lorsque vous calculez des enregistrements pour un groupe de collaborateurs, tous les enregistrements d’absence manquants pour les collaborateurs sont créés automatiquement. Pour ces enregistrements d’absence, vous devez sélectionner uniquement les codes absence. Les heures de début et de fin sont ajoutées automatiquement lors du calcul.

Approbation de codes de report pour un collaborateur

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Calculer. Dans la boîte de dialogue Calculer, dans les champs Date et Groupe de calculs, entrez la date et le groupe de calcul pour lesquels approuver les codes de report. Cliquez sur OK.
2. Sur la page Calculer, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur, puis cliquez sur Code de report.
3. Cochez la case Approuvé, puis fermez la page.

Ajout d’un enregistrement de pointage à la sortie manquant

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Calculer. Dans la boîte de dialogue Calculer, dans les champs Date et Groupe de calculs, entrez la date et le groupe de calcul pour lesquels ajouter des enregistrements de pointage de sortie. Cliquez sur OK.
2. Sur la page Calculer, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur, puis cliquez sur Pointage à l’arrivée et à la sortie>Pointage manquant.
3. Dans la section Pointage à la sortie, sélectionnez la date et l’heure de l’enregistrement de pointage à la sortie.
4. Cochez la case Créer des lignes, puis cliquez sur OK.

Pointage à la sortie de tous les collaborateurs dans un groupe de calcul

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Calculer. Dans la boîte de dialogue Calculer, dans les champs Date et Groupe de calculs, entrez la date et le groupe de calcul pour lesquels calculer les enregistrements. Cliquez sur OK.
2. Sur la page Calculer, cliquez sur Pointage à l’arrivée et à la sortie>Pointage des collaborateurs en sortie.
3. Dans le champ Date de profil, sélectionnez la date de pointage à la sortie, puis cliquez sur OK.

Remarque

Le pointage à la sortie de tous les collaborateurs du groupe de calcul sélectionné sera effectué en fonction de leur profil de temps de travail. En outre, vous pouvez créer un traitement par lots qui effectue le pointage à la sortie de tous les collaborateurs à la sortie d’un groupe de calcul.

Corrections des erreurs et ajout d’enregistrements

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Calculer. Dans la boîte de dialogue Calculer, dans les champs Date et Groupe de calculs, entrez la date et le groupe de calcul pour lesquels calculer les enregistrements. Cliquez sur OK.
2. Sur la page Calculer, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur. Dans le volet inférieur, cliquez sur l’enregistrement à modifier, ou appuyez sur Ctrl+N pour ajouter une nouvelle ligne.
3. Entrez des informations pour la ligne d’enregistrement.
4. Pour recalculer les enregistrements des collaborateurs, dans le volet supérieur, sous l’onglet Vue d’ensemble, sélectionnez Calculé.

Important

Ne créez pas de nouvelle ligne de journal pour un enregistrement de pointage de sortie si un collaborateur n’a pas pointé à la sortie. Pour créer des enregistrements de pointage de sortie manquants, cliquez sur Pointage à l’arrivée et à la sortie, puis sélectionnez l’option appropriée. Seules ces deux options garantissent que l’enregistrement de pointage à la sortie est entré dans la table Enregistrements bruts. Les enregistrements bruts déterminent si le collaborateur a effectué un pointage à l’entrée ou à la sortie.

Calculer le pointage des collaborateurs

Vous pouvez calculer les enregistrements de pointage des collaborateurs comme suit :

• Calculer les enregistrements pour tous les collaborateurs affectés à un groupe de calcul.
• Calculer les enregistrements pour un collaborateur spécifique.
• Calculer les enregistrements à l’aide d’un traitement par lots.

Vous pouvez utiliser les filtres Vue quotidienne et Vue hebdomadaire comme suit :

• Vue quotidienne : Permet d’afficher les enregistrements de tous les collaborateurs pour un jour de la semaine donné.
• Vue hebdomadaire : Permet d’afficher les enregistrements du collaborateur sélectionné pour une semaine donnée.

Calculer les enregistrements de tous les collaborateurs dans un groupe de calcul

Vous pouvez calculer les inscriptions de tous les collaborateurs d’un groupe de calcul en accédant à l’option Calculer dans le menu Pointage. Vous pouvez sélectionner la semaine ou la date pour laquelle calculer les inscriptions dans les champs Semaine et/ou Date. Dans le champ Groupe de calcul, sélectionnez le groupe de calcul pour lequel calculer les enregistrements, puis sélectionnez Mettre à jour et Calculer sur la page Calculer.

Sur la page Calcule les tâches, vérifiez que le groupe de calcul est sélectionné dans le champ Groupe de calcul. Si vous utilisez un workflow pour les approbations, sélectionnez Envoyer au flux de travail sur la page Calcule les tâches.

Remarque

Si les enregistrements contiennent des erreurs en raison d’informations manquantes ou pour d’autres motifs, vous devez les corriger, puis les recalculer. Pour afficher des enregistrements de collaborateur contenant des erreurs, cliquez sur Afficher les erreurs. L’onglet Erreur affiche des informations sur la nature de l’erreur.

Calculer des enregistrements pour un collaborateur à la fois

Vous pouvez calculer des enregistrements pour un collaborateur spécifique. Généralement, vous calculez les enregistrements d’un collaborateur après avoir corrigé les erreurs d’enregistrement pour ce collaborateur.

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Calculer.
2. Dans les champs Semaine ou Date, sélectionnez la semaine ou la date pour laquelle calculer les enregistrements.
3. Dans le champ Groupe de calcul, sélectionnez le groupe de calcul pour lequel vous souhaitez calculer les enregistrements, puis cliquez sur OK.
4. Sur la page Calculer, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur, puis cliquez sur Sélectionner.
5. Activez la case à cocher Calculé pour l’enregistrement.
6. Cliquez sur Fermer.

Contrepasser des enregistrements calculés

Vous pouvez contrepasser les enregistrements qui ont été calculés pour un collaborateur. Toutefois, vous ne pouvez pas contrepasser les enregistrements calculés après l’exportation des informations de paie pour la période vers le système de paie. De même, si des enregistrements ont été approuvés, vous pouvez contrepasser l’enregistrement calculé uniquement à partir de la page Approuver.

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Calculer.
2. Dans les champs Semaine ou Date, sélectionnez la semaine ou la date pour laquelle calculer les enregistrements.
3. Dans le champ Groupe de calcul, sélectionnez le groupe de calcul pour lequel vous souhaitez calculer les enregistrements, puis cliquez sur OK.
4. Sur la page Calculer, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur, puis cliquez sur Sélectionner.
5. Décochez la case Calculé pour l’enregistrement.
6. Cliquez sur Fermer.

Conseil

Si vous avez modifié les enregistrements, et que vous souhaitez restaurer les valeurs d’origine, supprimez toutes les lignes, puis cliquez sur Restaurer les lignes.

Calculer les enregistrements à l’aide d’un traitement par lots

Pour calculer les enregistrements, accédez à la page Pointage et accédez aux champs Semaine ou Date pour sélectionner la semaine ou la date pour laquelle calculer les enregistrements.

Puis, sélectionnez le groupe de calcul pour lequel vous souhaitez calculer les enregistrements dans le champ Groupe de calcul. Sur la page Calculer, sélectionnez Mettre à jour, puis Calculer. Démarrez le travail par lots en suivant les invites de l’écran Calcule les tâches de la page Traitement par lots

Remarque

Si vous utilisez un workflow pour les approbations, activez la case à cocher Envoyer au flux de travail.

Modification des enregistrements avant ou après l’approbation

Vous pouvez modifier les enregistrements de collaborateur pendant le processus d’approbation. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Approuver.

Exemples de modifications :

• Modifiez un enregistrement d’absence.
• Application de modifications à un accord salarial en remplaçant l’accord salarial standard du collaborateur.
• Ajout de lignes de prime, par exemple un kilométrage, à des enregistrements de collaborateur.
• Affectation d’heures supplémentaires à des tâches spécifiques.

Remarque

Vous pouvez apporter des modifications supplémentaires au cours du processus de calcul. Modifiez les enregistrements avant ou après le calcul.

Modification d’un enregistrement d’absence

Modifiez les enregistrements d’absence en saisissant les modifications sur la page Approuver. Sélectionnez le collaborateur, puis accédez à l’onglet Absence pour commencer à apporter des modifications à l’enregistrement des absences.

Remarque

Seuls les champs Tâche d’absence et Unités de paie peuvent être modifiés lors de l’approbation.

Remplacement d’un accord salarial

Vous pouvez remplacer l’accord salarial d’un collaborateur spécifique si c’est nécessaire pour générer le bon salaire du jour.

1. Sur la page Approuver, sélectionnez le collaborateur.
2. Cliquez sur Écraser, puis sélectionnez Remplacer l’accord salarial.
3. Cliquez sur Récupérer l’accord salarial.
4. Entrez les modifications nécessaires aux lignes de l’accord salarial pour le jour.

Ajout manuel de lignes de prime

Vous pouvez ajouter des lignes de prime manuelles en sélectionnant le collaborateur et en accédant à l’option Lignes de primes sur la page Approuver. Après avoir créé une nouvelle ligne de primes avec CTRL+N, vous pouvez sélectionner la prime à ajouter dans le champ Primes. De plus, vous pouvez saisir le nombre et le prix des unités à ajouter dans le champ Prix. Enfin, vous pouvez sélectionner le coût à affecter à une tâche spécifique dans le champ ID de transaction.

Répartition des heures supplémentaires

Il est possible de répartir les heures supplémentaires sur les tâches spécifiques effectuées pendant le jour de travail.

1. Dans l’écran Approuver, sélectionnez le collaborateur.
2. Cliquez sur Répartition des heures supplémentaires.
3. Dans la zone Pourcentage, entrez un pourcentage pour chaque tâche.

Remarque

La répartition totale pour un jour de travail doit toujours être de 100 %.

À propos de l’ajout d’enregistrements de pointage à la sortie

Si les collaborateurs oublient de pointer à la fin de leur journée de travail, vous pouvez créer des enregistrements de pointage à la sortie pour eux en exécutant un traitement par lots. Cela permet de s’assurer que les calculs incluent tous les enregistrements de pointage à la sortie. Vous devez exécuter le traitement par lots avant de calculer les informations sur les enregistrements du collaborateur.

Ajout d’enregistrements de pointage à la sortie

Le jour spécifié, le traitement par lots recherche des enregistrements de pointage à la sortie. Lorsqu’un enregistrement manquant est trouvé, les opérations suivantes se produisent :

• Si un collaborateur n’a pas de pointage à l’arrivée avant l’heure de fin du profil, et qu’aucun enregistrement n’existe après l’heure de fin, le traitement par lots ajoute un enregistrement du pointage à la sortie à l’heure de fin du profil.

Remarque

L’heure de fin de profil correspond à la fin de la journée de travail selon le profil de temps de travail du collaborateur. Par exemple, si un profil de jour est paramétré avec une heure de pointage à l’arrivée prévue à 7h00 et à une heure de pointage à la sortie prévue à 15h00, 15h00 est l’heure de fin du profil.

• Si un pointage à l’arrivée ou un enregistrement de tâche a lieu après l’heure de fin spécifiée dans le profil du collaborateur, le collaborateur a travaillé des heures supplémentaires. Dans ce cas, le traitement par lots n’ajoute pas d’enregistrement de pointage à la sortie.

Remarque

Vous pouvez également créer des enregistrements de pointage à la sortie pour les collaborateurs dans les pages Calculer et Approuver.

Ajout d’enregistrements de pointage à la sortie pour les collaborateurs

Un superviseur ou un responsable peut insérer des enregistrements de pointage à la sortie manquants pour les collaborateurs qui ont oublié d’effectuer ces enregistrements. Il est possible d’insérer un enregistrement de pointage à la sortie manquant en exécutant un traitement par lots pour un groupe de collaborateurs ou pour un collaborateur à la fois.

Remarque

Il est également possible d’effectuer les enregistrements de pointage à l’arrivée des collaborateurs, mais il est plus probable qu’un enregistrement manquant pour un collaborateur soit un enregistrement du pointage à la sortie.

Pointer un collaborateur individuel ou un groupe de collaborateurs

Pour pointer en sortie un seul collaborateur :

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Calculer.
2. Sélectionnez le collaborateur, puis cliquez sur Pointage à l’arrivée et à la sortie>Pointage à la sortie manquant.
3. Dans la section Pointage à la sortie, insérez les champs Date et Heure pour l’enregistrement de pointage à la sortie.
4. Pour créer un enregistrement d’enregistrement de pointage à la sortie dans une table des enregistrements bruts, cochez la case Créer des lignes.

Pour pointer un groupe de collaborateurs à la sortie :

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Approuver.

2. Cliquez sur Pointage à l’arrivée et à la sortie>Pointage des collaborateurs à la sortie.

   • Si vous souhaitez pointer à la sortie tous les collaborateurs du groupe de calcul ou du groupe d’approbation sélectionné, entrez la date de profil de l’enregistrement du pointage à la sortie, puis cliquez sur OK.
   • Si vous souhaitez pointer à la sortie des collaborateurs spécifiques, cliquez sur Sélectionner, puis sélectionnez les collaborateurs appropriés.
   • Si vous souhaitez paramétrer l’enregistrement du pointage à la sortie par lots, sélectionnez l’onglet Traitement par lots, puis créez le traitement par lots.

Remarque

Vous pouvez également pointer à la sortie des collaborateurs en paramétrant un traitement par lots. Cliquez sur Ressources humaines>Périodique>Pointage>Pointage des collaborateurs en sortie.

Approbation des enregistrements de pointage

Après chaque journée de travail, les enregistrements des collaborateurs doivent être calculés et approuvés. Vous pouvez approuver les enregistrements après qu’ils ont été calculés, et si aucune erreur ne s’est produite pendant le calcul. Vous pouvez approuver les enregistrements à l’aide de l’une des options suivantes :

• Un workflow
• Un traitement par lots
• Manuellement pour un groupe d’approbation
• Manuellement pour un collaborateur à la fois

Approbation d’enregistrements à l’aide d’un workflow

Le workflow d’approbation est un processus d’approbation automatique. Tous les enregistrements sont validés selon les règles du workflow d’approbation. Seuls les écarts non acceptés par le workflow doivent être approuvés manuellement.

Le collaborateur chargé de calculer les enregistrements, par exemple, le chef d’équipe, lance le processus d’approbation. Le collaborateur responsable de l’approbation des enregistrements, par exemple, un administrateur de paie, reçoit un message concernant le besoin de réaliser une approbation manuelle uniquement lorsque certains enregistrements ne peuvent pas être approuvés selon le workflow d’approbation.

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Approuver.

2. Sélectionnez la date d’approbation dans le champ Date.

3. Sélectionnez votre groupe dans le champ Groupe d’approbation.

4. Sur la page Approuver, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur, sous l’onglet Vue d’ensemble.

5. Cliquez sur le bouton Action. Si les enregistrements du collaborateur sont prêts pour approbation, les options Approuver et Rejeter sont disponibles.

   • Pour les approuver, cliquez sur Approuver.
   • Pour les refuser, cliquez sur Refuser et insérez une note expliquant le motif du refus.

Approbation d’enregistrements à l’aide d’un traitement par lots

Vous pouvez approuver les enregistrements à l’aide d’un traitement par lots. Pour ce faire :

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Approuver.
2. Sélectionnez la date d’approbation dans le champ Date.
3. Sélectionnez votre groupe dans le champ Groupe d’approbation.
4. Cliquez sur Mise à jour, puis Approuver.
5. Démarrez le traitement par lots.

Pour approuver les enregistrements pour tous les collaborateurs d’un groupe d’approbation :

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Approuver.
2. Sélectionnez la date d’approbation dans le champ Date.
3. Sélectionnez votre groupe dans le champ Groupe d’approbation.
4. Cliquez sur Mise à jour, puis Approuver.
5. Cliquez sur OK.

Remarque

Si le processus d’approbation renvoie des erreurs pour certains enregistrements, par exemple parce que des informations sont manquantes, vous devez modifier ces enregistrements et les approuver de nouveau.

Conseil

Pour voir une liste des enregistrements de collaborateurs contenant des erreurs dans les lignes d’enregistrement, cliquez sur Afficher les erreurs. L’onglet Erreur fournit des informations sur la nature de l’erreur.

Approbation des enregistrements pour un collaborateur à la fois

Vous devez généralement approuver les enregistrements pour un collaborateur individuel après avoir corrigé les erreurs pour ce collaborateur.

1. Sur la page Approuver, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur.
2. Activez la case à cocher Approuvé pour le collaborateur.

Contrepassation d’une approbation

Les enregistrements approuvés pour un collaborateur peuvent être contrepassés jusqu’à ce que les informations sur les salaires pour la période concernée aient été exportées dans le système de paie. Procédez comme suit pour contrepasser les enregistrements approuvés pour un collaborateur :

1. Sur la page Approuver, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur.
2. Désactivez la case à cocher Approuvé.

Conseil

Si vous avez apporté plusieurs corrections aux enregistrements et devez donc rétablir les valeurs originales des lignes, supprimez toutes les lignes, puis cliquez sur Restaurer les lignes.

Les enregistrements doivent être transférés dans des journaux, tels que les journaux de production ou de projet.

Vous pouvez transférer les enregistrements des collaborateurs après qu’ils ont été approuvés et qu’il n’y a plus d’erreur. Vous pouvez transférer les enregistrements de l’une des manières suivantes :

• Transférer les enregistrements à l’aide d’un workflow.
• Transférer les enregistrements à l’aide d’un traitement par lots.
• Transférer les enregistrements manuellement pour un groupe d’approbation.
• Transférer les enregistrements manuellement pour un collaborateur à la fois.

Transfert des enregistrements à l’aide d’un workflow

Si un workflow d’approbation est paramétré pour l’approbation des enregistrements en fonction d’un ensemble de règles prédéfinies, le système transfère tous les enregistrements approuvés dans les journaux appropriés. Seuls les écarts non acceptés par le workflow sont traités manuellement. Cela signifie que l’approbation et le transfert de ces enregistrements sont réalisés par le collaborateur responsable d’approuver les enregistrements, par exemple, un administrateur de paie.

Transfert d’enregistrements à l’aide d’un traitement par lots

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Approuver.
2. Sélectionnez la date d’approbation dans le champ Date.
3. Sélectionnez votre groupe dans le champ Groupe d’approbation.
4. Cliquez sur Mise à jour, puis Transfert.
5. Démarrez le traitement par lots. Pour plus d’informations, voir Transférer les enregistrements (écran Classe).

Transfert des enregistrements pour tous les collaborateurs d’un groupe d’approbation

1. Cliquez sur Ressources humaines>Commun>Pointage>Approuver.
2. Sélectionnez la date d’approbation dans le champ Date.
3. Sélectionnez votre groupe dans le champ Groupe d’approbation.
4. Cliquez sur Mise à jour, puis Transfert.
5. Cliquez sur OK.

Remarque

Vous pouvez uniquement transférer les enregistrements calculés et approuvés sans erreur.

Conseil

Pour afficher la liste des enregistrements de collaborateurs contenant des erreurs dans les lignes d’enregistrement, cliquez sur Afficher les erreurs. L’onglet Erreur fournit des informations sur la nature de l’erreur.

Transfert des enregistrements pour un collaborateur

Lorsqu’une erreur est détectée dans un enregistrement de collaborateur, vous pouvez transférer l’enregistrement après avoir corrigé l’erreur.

1. Sur la page Approuver, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur.
2. Activez la case à cocher Transféré pour le collaborateur.

Contrepassation d’un enregistrement transféré

Vous pouvez contrepasser les enregistrements transférés pour un collaborateur avant que la période soit exportée dans le système de paie. Procédez comme suit pour contrepasser les enregistrements transférés pour un collaborateur :

1. Sur la page Approuver, sélectionnez le collaborateur dans le volet supérieur.
2. Décochez la case Transféré.

Voir également

Calculer, approuver et transférer des enregistrements

Mise à jour des informations de pointage

Communiquer avec les collaborateurs et déployer des missions