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Paramétrer les informations de pointage dans Dynamics 365 Human Resources

Cet article explique comment configurer des groupes de calcul et d’approbation pour le pointage et comment configurer les informations d’absence via les configurations d’absences et les groupes d’absences.

Paramétrage des groupes de calcul et d’approbation de pointage

Tous les collaborateurs qui effectuent des enregistrements dans Pointage, ou Exécution de la fabrication si vous l’utilisez avec Pointage, doit être connecté à un groupe de calcul, et à un groupe d’approbation.

Remarque

Pour des raisons de sécurité, il est recommandé d’insérer un mot de passe pour le groupe dans l’onglet Général. Le mot de passe vous sera demandé avant de pouvoir ouvrir la page Calculer. Lors de la création des groupes d’approbation, il est recommandé d’insérer un mot de passe pour le groupe dans l’onglet Général. Le mot de passe vous sera demandé avant de pouvoir ouvrir la page Approuver.

Définir des informations sur les absences

Création de paramétrages d’absence

Pour certaines sociétés, ou pour des groupes de collaborateurs d’une même société, il est nécessaire d’avoir plusieurs périodes d’absence, plusieurs administrateurs d’absence et différentes heures de travail pour suivre les absences des collaborateurs. Pour autoriser cette différenciation, vous pouvez créer des paramétrages d’absence.

Création d’un paramétrage d’absence

  1. Cliquez sur Ressources humaines>Configuration>Absence>Configuration des absences.

  2. Cliquez sur Nouveau.

  3. Entrez le nom et la description du paramétrage d’absence.

  4. Sélectionnez la durée pendant laquelle des absences doivent être enregistrées pour les collaborateurs qui seront affectés au paramétrage d’absence.

    Par exemple, pour suivre les absences d’un collaborateur sur une base mensuelle, sélectionnez Mois calendaire. Tout collaborateur affecté au paramétrage d’absence doit transférer ses enregistrements d’absence mensuellement pour approbation. Pour utiliser une période d’enregistrement flexible, sélectionnez Aucune période. Cela permet à la personne responsable du paramétrage des absences de les enregistrer correctement et réduit la fréquence de création des journaux d’absence.

  5. Sélectionnez l’administrateur des absences pour le paramétrage d’absence. L’administrateur des absences approuve ou rejette les absences des collaborateurs affectés au paramétrage d’absence.

  6. Sélectionnez la période pendant laquelle les absences sont enregistrées à l’aide des options suivantes :

    • Jours
    • Heures Par exemple, pour suivre les absences en fonction des jours non travaillés d’un collaborateur, sélectionnez Jours.

  7. Cliquez sur Fermer.

Création de groupes d’absences

Les groupes d’absences sont des groupes logiques de codes absence. Par exemple, un groupe d’absence intitulé Personnel peut inclure les codes absence suivants :

  • Dentiste
  • Docteur
  • Enterrement
  • Mariage

Création d’un groupe d’absences

  1. Cliquez sur Ressources humaines>Configuration>Absence>Groupes d’absences.
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Entrez le nom et la description du groupe d’absences.
  4. Si vous utilisez le pointage et que les collaborateurs ont des heures de travail flexibles, activez la case à cocher Réduire horaire flexible pour réduire le solde des heures flexibles des collaborateurs qui enregistrent une absence à l’aide d’un code absence dans le groupe d’absences.
  5. Si vous utilisez le pointage et que les collaborateurs font des heures supplémentaires, activez la case à cocher Déduire les heures supplémentaires pour réduire les heures supplémentaires des collaborateurs qui enregistrent une absence à l’aide d’un code absence dans le groupe d’absences.
  6. Activez la case à cocher Enregistrement pour permettre aux collaborateurs d’entrer un enregistrement d’absence à l’aide des codes absence dans le groupe d’absences.
  7. Cliquez sur Fermer.

Création de codes absence

Les codes absence indiquent le motif de l’absence d’un collaborateur. Pour chaque code absence, vous pouvez également paramétrer des règles de contrôle qui indiquent la fréquence à laquelle un collaborateur peut être absent pendant une période donnée pour le même motif.

Par exemple, vous pouvez créer un code absence intitulé Rendez-vous chez le médecin lorsqu’un collaborateur doit s’absenter pour raisons médicales. À l’aide des règles de contrôle, vous pouvez également spécifier que les collaborateurs ne peuvent être absents qu’à hauteur de deux visites chez le médecin par mois.

Création d’un code absence

  1. Cliquez sur Ressources humaines>Configuration>Absence>Codes absences.

  2. Cliquez sur Nouveau.

  3. Entrez le nom et la description du code absence.

  4. Si vous envisagez d’utiliser des règles de contrôle des absences, sélectionnez la couleur de texte et la couleur d’arrière-plan pour le code absence.

    Les codes à couleur spécifiés sont utilisés sur la page Administration des absences, qui permet d’afficher la liste des collaborateurs qui n’ont pas respecté les règles de contrôle des absences.

  5. Sélectionnez le groupe d’absences dans lequel inclure ce code absence.

Remarque

Sur le raccourci Pointage, dans le champ Icône, vous pouvez spécifier l’identifiant d’une icône pour le code d’absence. L’icône est affichée pour le code absence lorsqu’un collaborateur pointe à l’arrivée ou à la sortie à une heure en dehors des heures de travail habituelles. Toutefois, avant de pouvoir entrer l’identificateur, l’icône doit être ajoutée à la liste des ressources incorporées. Pour obtenir de l’aide, contactez l’administrateur de votre système.

Ajout de règles de contrôle à un code absence

  1. Cliquez sur Ressources humaines>Configuration>Absence>Codes absences.

  2. Dans le volet gauche, sélectionnez le code absence auquel ajouter des règles de contrôle.

  3. Développez le raccourci Validations.

  4. Pour créer une règle de validation Max. par série, lisez l’exemple, puis procédez comme suit.

    Exemple

    La règle stipule que seuls trois jours d’absences consécutifs sont autorisés dans une période de deux mois.

    1. Activez la case à cocher Actif pour activer cette règle.
    2. Pour indiquer que la règle s’applique uniquement aux jours de travail, activez la case à cocher Jours ouvrés.
    3. Entrez le nombre de jours d’absence consécutifs autorisés. Pour l’exemple de règle, entrez 3.
    4. Entrez le nombre d’unités de période. Pour l’exemple de règle, entrez 2.
    5. Sélectionnez le code période. Pour l’exemple de règle, sélectionnez Mois.

  5. Pour créer une règle de validation Jours max. par période, lisez l’exemple, puis procédez comme suit.

    Exemple

    La règle stipule qu’un collaborateur ne peut bénéficier que de 10 absences couvrant plusieurs jours par année.

    1. Activez la case à cocher Actif pour activer cette règle.
    2. Entrez le nombre d’absences sur plusieurs jours autorisées. Pour l’exemple de règle, entrez 10.
    3. Entrez le nombre d’unités de période. Pour l’exemple de règle, entrez 1.
    4. Sélectionnez le code période. Pour l’exemple de règle, sélectionnez Année.

  6. Pour créer une règle de validation Série max. par période, lisez l’exemple, puis procédez comme suit.

    Exemple

    La règle stipule qu’un collaborateur ne peut bénéficier que de 52 instances d’absences de plusieurs jours par période de 52 semaines.

    1. Activez la case à cocher Actif pour activer cette règle.
    2. Pour indiquer que la règle s’applique uniquement aux jours de travail, activez la case à cocher Jours ouvrés.
    3. Entrez le nombre d’occurrences d’absences sur plusieurs jours autorisées. Pour l’exemple de règle, entrez 10.
    4. Entrez le nombre d’unités de période. Pour l’exemple de règle, entrez 52.
    5. Sélectionnez le code période. Pour l’exemple de règle, sélectionnez Semaines.

Spécification de la couleur des transactions d’absence en cours

Pour que les collaborateurs et les administrateurs des absences détectent facilement les transactions d’absence en cours sur la page Enregistrer les absences, vous pouvez spécifier une couleur pour les transactions d’absence en cours. Sur la page Enregistrer les absences, les lignes de la grille qui représentent les transactions d’absence en cours sont affichées dans la couleur que vous sélectionnez pour les transactions d’absence en cours.

  1. Cliquez sur Ressources humaines>Paramétrage>Paramètres>Paramètres des ressources humaines.
  2. Cliquez sur Général pour afficher la page Configurer les ressources humaines.
  3. Sélectionnez la couleur à appliquer à toutes les transactions d’absence en cours.

Voir également

Informations relatives au pointage dans Dynamics 365 Human Resources

Enregistrer le temps de travail des collaborateurs dans Dynamics 365 Human Resources