Importation des contrôles internes vers le site de conformité

Article
08/03/2018

Mise à jour : March 24, 2011

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Une matrice de contrôles internes est une feuille de calcul qui permet de gérer la liste des contrôles de conformité d'une organisation. Vous pouvez gagner du temps en important des contrôles sur le site Conformité à partir d'une matrice de contrôles internes située dans un classeur Microsoft Excel. Vous pouvez mettre en correspondance les champs du fichier de matrice de contrôles internes avec les champs correspondants dans les modèles de document paramétrés sur le site Conformité. Le processus d'importation crée automatiquement des contrôles dans la structure du site Contrôles internes en fonction de votre matrice de contrôles internes. Une fois les contrôles internes importés, vous pouvez les gérer sur le site Contrôles internes.

Conditions préalables

Avant d'importer la matrice de contrôles, vous devez procéder comme suit.

Paramétrez la structure du site Contrôles internes. Vous devez paramétrer au moins un nœud d'environnement de contrôle sous le nœud Racine. Pour plus d'informations, voir Paramétrage du site Contrôles internes.

Notes

Vous devez disposer d'autorisations Ajouter/copier dans les nœuds d'environnement de contrôle où vous importez les données.
Assurez-vous qu'il existe un modèle de document pour chaque type de contrôle à importer. Pour plus d'informations, voir À propos des modèles de document de conformité.
Préparez la matrice de contrôles et téléchargez-la dans la bibliothèque de documents partagés Ressources de conformité. Pour plus d'informations, voir la section « Préparation de la matrice de contrôles pour l'importation » plus loin dans cette rubrique.

Facultatif : utilisation de la bibliothèque de contrôles par défaut

Une bibliothèque de contrôles par défaut au format Excel est automatiquement installée dans le dossier de documents partagés Ressources de conformité. Vous pouvez utiliser cette bibliothèque comme base de votre fichier de matrice de contrôles. Vous pouvez soit modifier le fichier dans le dossier de documents partagés Ressources de conformité, soit le copier, le modifier et le télécharger dans le dossier de documents partagés Ressources de conformité.

Si vous utilisez la bibliothèque de contrôles par défaut, vous devez effectuer les opérations suivantes.

Renseignez la colonne Nœud d'environnement pour chaque ligne de contrôles à importer.
Facultatif : renseignez les propriétés pour les cellules vides.
Si vous ne voulez pas importer tous les contrôles, supprimez ceux que vous ne voulez pas importer de la feuille de calcul.

Préparation de la matrice de contrôles pour l'importation

Pour créer la feuille de calcul de matrice de contrôles, tenez compte des recommandations suivantes.

Créez la matrice de contrôles dans une seule feuille de calcul de classeur Excel, dans la mesure du possible. Si nécessaire, vous pouvez utiliser plusieurs feuilles de calcul. Toutefois, vous devez importer chaque feuille de calcul séparément. Limitez la taille de fichier à 4 mégaoctets (Mo) ou moins.
Formatez la feuille de calcul de sorte que chaque ensemble de contrôles apparentés se trouve sur une ligne distincte. La ligne doit représenter le contrôle situé au niveau le plus bas de la hiérarchie, ainsi que toutes les relations parent-enfant situées au-dessus de celui-ci. Par exemple, si vous êtes en présence d'un risque nommé Crédit, d'un contrôle enfant nommé Limites de durée du crédit et d'un plan de test petit-enfant nommé Révision de facture, entrez tous ces contrôles dans la même ligne.
Pour chaque feuille de calcul, incluez uniquement les lignes que vous voulez importer. Vous ne pouvez pas sélectionner un sous-ensemble des données de la feuille de calcul à importer.
Entrez les en-têtes de colonne dans la première ligne de la feuille de calcul.
Utilisez une seule colonne pour représenter les données d'environnement de contrôle. Si votre environnement de contrôle contient plusieurs nœuds hiérarchiques, tels que Région, Territoire et État, concaténez les valeurs dans une même cellule. Par exemple, si la cellule A2 contient Région, que B2 contient Territoire et que C2 contient État, dans la cellule D2, entrez =&A2&B2&C2 pour concaténer la valeur en RegionTerritoryState. Dans l'Assistant Importation, sélectionnez la colonne D pour les données d'environnement de contrôle.
Utilisez des colonnes pour représenter les propriétés de document des contrôles.
Entrez un nom pour chaque contrôle. Le nom est le seul champ obligatoire. Tous les autres champs de propriété de document sont facultatifs. Cependant, il se peut que vous souhaitiez importer autant de données que possible. Importer les données s'avère plus rapide que mettre à jour manuellement les propriétés a posteriori.
N'incluez des cellules fusionnées que si elles se trouvent dans une colonne ou une ligne unique. L'Assistant Importation utilise les données issues des cellules fusionnées pour tous les champs inclus dans les cellules fusionnées.
Pour les champs de propriété de document qui correspondent à des noms, vous pouvez utiliser une cellule vide pour indiquer que le nœud parent sera extrait de la prochaine cellule « nom » supérieure dans la hiérarchie d'environnement de contrôle. Par exemple, dans l'illustration suivante, pour la ligne qui contient le contrôle Transactions d'annulation, la cellule située dans la colonne Nom du plan de test est vide. Par conséquent, le contrôle Transactions d'annulation est le parent direct du problème Approbation manquante. De même, le risque Crédit sous le nom de processus Ventes est le parent des contrôles suivants : Limites de durée du crédit, Transactions d'annulation et Approuver les transactions d'annulation.
Pour les champs de propriété de document qui ne correspondent pas à des noms, utilisez une cellule vide si vous ne voulez pas importer de données pour ces champs.

Notes

Il n'est pas possible d'importer de valeurs pour les champs Propriétaire, Statut et Preuve.

Notez le type d'entrée pour chaque champ de propriété de document et assurez-vous que les informations contenues dans la colonne correspondante de la feuille de calcul utilise le format approprié. Vous pouvez afficher les types d'entrée dans la page Modifier les modèles de document. Pour des informations détaillées sur chaque type d'entrée, voir le tableau suivant.

Type d'entrée	Recommandation	Remarques
Zone de texte	Dans Excel, entrez du texte. Le texte est importé tel qu'il se trouve dans la feuille de calcul.
Zone de liste de valeurs	Dans Excel, entrez du texte. Le texte doit être identique à l'une des valeurs contenues dans la liste du site Contrôles internes.	Si le texte ne correspond à aucune valeur dans la liste correspondante, le champ est ignoré lors du processus d'importation. Toutes les autres données sont importées pour la ligne. Le texte ignoré est mentionné dans le rapport d'erreurs. Le texte n'est pas sensible à la casse. Autrement dit, Effective et effective sont considérés comme une même valeur.
Sélection multiple	Dans Excel, entrez du texte. Séparez les éléments de liste à l'aide d'un point-virgule (;). Le texte doit être identique à une ou plusieurs des valeurs contenues dans la liste du site Contrôles internes.	Si le texte ne correspond à aucune valeur dans la liste correspondante, le texte est ignoré lors du processus d'importation. Toutes les autres données sont importées pour la ligne. Le texte ignoré est mentionné dans le rapport d'erreurs. Le texte n'est pas sensible à la casse. Autrement dit, Faible et faible sont considérés comme une même valeur.
Nombre	Dans Excel, entrez le nombre. Le texte est importé tel qu'il se trouve dans la feuille de calcul. Le format des champs de devise varie en fonction du format spécifié pour les paramètres régionaux du serveur Windows. Les nombres négatifs sont précédés d'un signe moins (-).	Sur le site Conformité, les nombres sont stockés en utilisant le type de données Zone de texte.
Calendrier	Dans Excel, entrez la date. Le format de la date varie en fonction du format spécifié pour les paramètres régionaux du serveur.	Sur le site Conformité, les dates sont stockées en utilisant le type de données Zone de texte.
Case à cocher	Dans Excel, entrez Oui pour activer la case à cocher. Entrez Non ou laissez la cellule vide pour désactiver la case à cocher.	Si l'importation de la case à cocher génère une erreur, elle est désactivée pendant le processus d'importation. Toutes les autres données sont importées pour la ligne. La case à cocher désactivée est mentionnée dans le rapport d'erreurs. Le texte n'est pas sensible à la casse. Ainsi, Oui et oui sont considérés comme une même valeur.

Importation des contrôles sur le site Conformité

Lorsque vous importez des contrôles, ils sont considérés comme des nouveaux contrôles. Vous ne pouvez pas utiliser l'Assistant Importation pour mettre à jour les contrôles qui se trouvent déjà sur le site Conformité.

Dès lors que la feuille de calcul de matrice de contrôles et que le site Conformité ont été mis en correspondance, la mise en correspondance n'est pas automatiquement actualisée lorsqu'un autre utilisateur apporte des modifications pendant le processus de mise en correspondance.

Notes

Vous devez disposer d'autorisations Ajouter/copier dans les nœuds d'environnement de contrôle où vous importez les données.

Dans la barre de liens supérieure, cliquez sur Conformité puis, dans la zone de Lancement rapide, cliquez sur Importer les contrôles.
Dans la page d'accueil de l'Assistant Importer et mettre en correspondance les contrôles, cliquez sur Suivant.
Dans la page Sélectionnez un fichier, sélectionnez le fichier classeur de matrice de contrôles. La liste affiche les classeurs Excel qui se trouvent dans la bibliothèque de documents Ressources de conformité. Cliquez sur Suivant.
Dans la page Sélectionner les données, sélectionnez la feuille de calcul qui contient les données à importer.

Le nombre de lignes affichées de la feuille de calcul est limité à 50. Les lignes vides sont ignorées par le processus d'importation.
Après avoir sélectionné la feuille de calcul appropriée, cliquez sur Suivant.
Dans la page Sélectionner le champ d'environnement, sélectionnez la colonne dans la matrice de contrôles qui contient les données d'environnement de contrôle. Cliquez sur Suivant.
Dans la page Faire correspondre les champs d'environnement figurent deux colonnes de données. La première colonne représente les nœuds d'environnement sélectionnés dans la feuille de calcul de matrice de contrôles. La deuxième colonne représente les nœuds d'environnement pour lesquels vous disposez d'autorisations Ajouter/copier sur le site Conformité. Pour chaque entrée présente dans la colonne de gauche, sélectionnez le nœud d'environnement correspondant dans la liste de la colonne de droite. Répétez cette étape pour chaque nœud de feuille de calcul unique.
Cliquez sur Suivant.
Dans la page Faire correspondre les propriétés de la matrice de contrôle, sélectionnez un modèle et une propriété de document. Cliquez sur le bouton Plan au-dessus de la colonne correspondant au modèle et à la propriété que vous avez sélectionnés. Répétez cette étape pour chaque modèle et propriété à importer.

Notes

Pour chaque modèle de document importé, vous devez mettre en correspondance une colonne avec la propriété Nom. Les autres propriétés sont facultatives.
Cliquez sur Suivant.
Dans la page Statut de l'importation, cliquez sur Importer pour traiter le fichier d'importation.

La durée du processus dépend de la quantité de données importées. Dès lors que vous cliquez sur Importer, les actions que vous effectuez n'ont aucun effet sur le processus d'importation.

Notes

Nous vous recommandons de ne pas quitter la page Statut de l'importation tant que le processus n'est pas terminé. Sinon, la page Synthèse de l'importation ne s'affichera pas à l'issue du processus d'importation.
Lorsque la page Synthèse de l'importation s'affiche, cliquez sur Terminer.

À l'issue du processus, un rapport d'erreurs est généré et enregistré dans le dossier Rapports de l'Assistant Importation de la bibliothèque de documents Ressources de conformité. Le rapport comporte des informations sur les champs, le texte et les cases à cocher qui sont ignorés lors du processus d'importation. Le nom du fichier est constitué du nom du fichier d'importation, ainsi que de la date et de l'heure de traitement du fichier. Par exemple, le fichier pourrait être nommé ExempleMatriceContrôles2011-03-21T221950.htm.

Exemple

Il est demandé à l'organisation mondiale Fabrikam de documenter ses contrôles. Phyllis, la chef comptable, a créé une matrice de contrôles dans Excel. Elle prévoit d'importer les contrôles sur le site Conformité. Cet exemple illustre le processus qu'utilise Phyllis pour préparer la matrice de contrôles et importer les contrôles. Elle travaille avec Chris, l'administrateur du site Enterprise Portal pour Microsoft Dynamics AX.

Paramétrage de l'environnement de contrôle

Dans la barre de liens supérieure, Chris clique sur Conformité puis, dans la zone de Lancement rapide, il clique sur Paramétrer l'environnement de contrôle.
Dans la page Paramétrer l'environnement de contrôle, Chris définit la structure d'environnement de contrôle d'après les informations fournies par Phyllis. Il attribue à Phyllis des autorisations Ajouter/copier sur chaque nœud. La structure obtenue se présente comme suit :
- Général
  - Opérations
  - Ventes
  - Achat en cours
- Local
  - Opérations
  - Ventes
  - Achat en cours

Examen des modèles de document et identification des propriétés pour lesquelles les données sont importées

Dans la barre de liens supérieure, Phyllis clique sur Conformité puis, dans la zone de Lancement rapide, elle clique sur Modèles de document.

Dans la page Modifier les modèles de document, Phyllis décide d'utiliser les modèles de document par défaut. Elle dresse une liste des modèles et des propriétés de document pour lesquelles les données seront importées.

Modèle de document	Propriétés pour lesquelles les données sont importées
Tâche de projet	Nom, Description, Commentaires
Compte significatif	Nom, Description, Commentaires
Processus	Nom, Description, Commentaires, Propriétaire du processus, Type de transaction
Risque	Nom, Description, Commentaires, Déclarations, Objectif du contrôle (COSO), Impact, Probabilité
Contrôle	Nom, Description, Commentaires, Priorité, Type de contrôle, Exécuté par, Contrôle testé, Efficacité du contrôle
Plan de test	Nom, Description, Propriétaire, Statut, Preuve, Commentaires, Objectif, Exécuté par, Fréquence, Évaluation de la conception (COSO), Test d'efficacité opérationnelle (COSO)
Problème	Nom, Description, Propriétaire, Statut, Preuve, Commentaires
Action corrective	Nom, Description, Propriétaire, Statut, Preuve, Commentaires, Objectif, Exécuté par

Préparation du fichier d'importation de matrice de contrôles

Phyllis ouvre le classeur de matrice de contrôles et sélectionne la feuille de calcul qui contient les contrôles qu'il importera.
Phyllis ajoute une colonne pour représenter les données d'environnement de contrôle. Comme ces informations se trouvent dans plusieurs colonnes de la feuille de calcul, elle concatène les informations dans une même colonne (colonne A + colonne B = colonne C), comme le montre l'illustration suivante.
Phyllis masque toutes les colonnes à l'exception des noms de contrôle. Elle vérifie que toutes les colonnes de nom de contrôle contiennent une entrée. Certains noms ne sont pas renseignés. Elle les examine pour s'assurer que la hiérarchie est correcte. Elle détermine que les cellules vides se trouveront dans la bonne hiérarchie une fois que les contrôles seront implémentés, comme le montre l'illustration suivante.
Phyllis affiche toutes les colonnes et compare les colonnes restantes de la matrice de contrôles à la liste des types et des propriétés de document qu'elle a créés précédemment. Elle remarque que la colonne Priorité du contrôle est vide pour certains contrôles.
En compagnie de collègues, Phyllis essaie d'identifier une priorité de contrôle pour chaque contrôle. Elle entre Faible, Moyen ou Élevé dans la colonne Priorité du contrôle pour chaque ligne de la feuille de calcul. De même, Phyllis et ses collègues identifient les personnes qui exécuteront certains contrôles, mais pas tous. Elle entre les noms des personnes dans la colonne Contrôle exécuté par pour les lignes appropriées. Pour les contrôles qui n'ont pas d'exécutants, elle laisse les cellules vides, comme le montre l'illustration suivante.
Phyllis enregistre le classeur et le télécharge dans la bibliothèque de documents partagés Ressources de conformité sur le site Conformité.