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Configuration d’Outlook Voice Access dans Exchange Server

S’applique à : Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

Microsoft Outlook Voice Access permet aux utilisateurs à extension messagerie unifiée (MU) d'accéder à leurs boîtes aux lettres à l'aide d'un téléphone analogique, numérique ou mobile.

Un utilisateur Outlook Voice Access (également appelé abonné) est un utilisateur activé pour la messagerie unifiée au sein d'une organisation. Les abonnés utilisent Outlook Voice Access pour accéder à leurs boîtes aux lettres par téléphone pour extraire leur courrier électronique, messages vocaux, contacts personnels et informations de calendrier.

Vue d’ensemble d’Outlook Voice Access

Dans la messagerie unifiée Exchange, un utilisateur à extension messagerie unifiée peut appeler un numéro de téléphone interne ou externe configuré sur un plan de numérotation de messagerie unifiée pour accéder à sa boîte aux lettres et utiliser le système de menus Outlook Voice Access. Grâce à ce menu, les utilisateurs à extension messagerie unifiée peuvent lire des messages électroniques, écouter des messages vocaux, interagir avec leur calendrier Outlook, accéder à leurs contacts personnels et effectuer des tâches, telles que la configuration de leur code confidentiel Outlook Voice Access et l'enregistrement de messages d'accueil vocaux.

Deux types d'utilisateurs, authentifiés et non authentifiés, peuvent appeler un numéro Outlook Voice Access. Lorsqu'un utilisateur non authentifié appelle un numéro Outlook Voice Access qui est défini sur un plan de numérotation de messagerie unifiée, il ne peut qu'effectuer des recherches dans l'annuaire des utilisateurs. Les utilisateurs authentifiés, ceux qui entrent leur code confidentiel, peuvent effectuer des recherches dans l'annuaire et se connecter à leur boîte aux lettres pour consulter les messages électroniques, les éléments de calendrier, la messagerie vocale, et rechercher des contacts personnels. Lorsqu'ils recherchent un utilisateur dans le répertoire ou les contacts personnels, une fois qu'ils ont trouvé l'utilisateur, ils peuvent transférer des appels vers un utilisateur ou appeler le poste de l'utilisateur.

Interfaces Outlook Voice Access

Deux interfaces d'utilisateur de messagerie unifiée sont proposées aux utilisateurs d'Outlook Voice Access : l'interface utilisateur téléphonique et l'interface utilisateur vocale qui utilise la reconnaissance vocale automatique.

Pour que les utilisateurs puissent utiliser l’interface UTILISATEUR dans Outlook Voice Access, elle doit être activée sur le plan de numérotation de messagerie unifiée et sur la stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée, et également être activée pour l’utilisateur. Par défaut, lorsque vous créez un plan de numérotation et une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée et que vous activez la messagerie vocale pour un utilisateur, l’utilisateur peut faire appel à la reconnaissance vocale ou à l’interface utilisateur vocale pour parcourir des menus, des messages et autres options. Cependant, même si l’utilisateur peut utiliser l’interface utilisateur vocale, il doit utiliser le pavé numérique du téléphone pour saisir son code confidentiel, explorer des options personnelles et effectuer des recherches dans l’annuaire. Les paramètres par défaut sont répertoriés dans le tableau suivant.

Composant de messagerie unifiée Paramètre par défaut Exemple d’environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour activer l’accès à l’interface utilisateur vocale
Plan de numérotation de messagerie unifiée Activé Set-UMDialPlan -id MyUMDialPlan -AutomaticSpeechRecognitionEnabled $true
Stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée Activé Set-UMMaiboxPolicy -id MyUMPolicy -AllowAutomaticSpeechRecognition $true
Boîte aux lettres de l'utilisateur Activé Set-UMMailbox -id tonysmith -AutomaticSpeechRecognitionEnabled $true

La section suivante comprend des scénarios qui décrivent la fonctionnalité d'interface utilisateur vocale.

Scénarios Outlook Voice Access

Voici quelques exemples d'utilisation d'Outlook Voice Access sur un téléphone :

  • Courrier électronique Access : un utilisateur Outlook Voice Access passe un appel à un numéro Outlook Voice Access à partir d’un téléphone et souhaite accéder à son courrier électronique. Le message d'assistance vocale dit : « Bienvenue, vous êtes connecté à exCoNameNoMkexExchangeNoVersion. Vous êtes connecté à Microsoft Exchange. Pour contacter une personne, appuyez sur la touche dièse. Pour contacter quelqu’un, appuyez sur la touche dièse. Une fois que l’utilisateur a entré un numéro d’extension de boîte aux lettres, l’invite vocale indique : « Entrez votre code confidentiel et appuyez sur la touche dièse ». Une fois que l’utilisateur a entré un code confidentiel, l’invite vocale indique : « Vous avez deux nouveaux messages vocaux, 10 nouveaux messages électroniques, et votre prochaine réunion est à 10 h 00. Veuillez indiquer la messagerie vocale, l’e-mail, le calendrier, les contacts personnels, l’annuaire ou les options personnelles. » Lorsque l’utilisateur indique « Email », le système de messagerie vocale lit l’en-tête du message, puis le nom, l’objet, l’heure et la priorité des messages qui se trouvent dans la boîte aux lettres de l’utilisateur.

  • Calendrier Access : un utilisateur Outlook Voice Access passe un appel à un numéro Outlook Voice Access à partir d’un téléphone et souhaite accéder à son calendrier. Le message d'assistance vocale dit : « Bienvenue, vous êtes connecté à exCoNameNoMkexExchangeNoVersion. Vous êtes connecté à Microsoft Exchange. Pour contacter une personne, appuyez sur la touche dièse. Pour contacter quelqu’un, appuyez sur la touche dièse. Une fois que l’utilisateur a entré un numéro d’extension de boîte aux lettres, l’invite vocale indique : « Entrez votre code confidentiel et appuyez sur la touche dièse ». Une fois que l’utilisateur a entré un code confidentiel, l’invite vocale indique : « Vous avez deux nouveaux messages vocaux, 10 nouveaux messages électroniques, et votre prochaine réunion est à 10 h 00. Veuillez indiquer la messagerie vocale, l’e-mail, le calendrier, les contacts personnels, l’annuaire ou les options personnelles. » Lorsque l’utilisateur dit « Calendrier », le système de messagerie vocale indique : « Bien sûr, et quel jour dois-je ouvrir ? » L’utilisateur indique : « Calendrier du jour ». Le système de messagerie vocale répond en disant : « Ouverture du calendrier d’aujourd’hui ». Le système de messagerie vocale lit chaque rendez-vous de calendrier pour ce jour pour l’utilisateur.

    Remarque

    Si un serveur de boîtes aux lettres exécutant le service de messagerie unifiée Microsoft Exchange rencontre un élément de calendrier endommagé dans la boîte aux lettres d'un utilisateur, il ne pourra pas lire l'élément, mais renverra l'appelant au menu principal d'Outlook Voice Access, et ne lira pas les autres réunions planifiées pour le reste de la journée.

  • Messagerie vocale Access : un utilisateur Outlook Voice Access passe un appel à un numéro Outlook Voice Access à partir d’un téléphone et souhaite accéder à la messagerie vocale. Le message d'assistance vocale dit : « Bienvenue, vous êtes connecté à exCoNameNoMkexExchangeNoVersion. Vous êtes connecté à Microsoft Exchange. Pour contacter une personne, appuyez sur la touche dièse. Pour contacter quelqu’un, appuyez sur la touche dièse. Une fois que l’utilisateur a entré un numéro d’extension de boîte aux lettres, l’invite vocale indique : « Entrez votre code confidentiel et appuyez sur la touche dièse ». Une fois que l’utilisateur a entré un code confidentiel, l’invite vocale indique : « Vous avez deux nouveaux messages vocaux, 10 nouveaux messages électroniques, et votre prochaine réunion est à 10 h 00. Veuillez indiquer la messagerie vocale, l’e-mail, le calendrier, les contacts personnels, l’annuaire ou les options personnelles. » L’utilisateur indique « Messagerie vocale », et le système de messagerie vocale lit l’en-tête du message, puis le nom, l’objet, l’heure et la priorité des messages vocaux qui se trouvent dans la boîte aux lettres de l’utilisateur.

    Remarque

    Si la reconnaissance vocale est activée, les utilisateurs peuvent accéder à leur boîte aux lettres à extension messagerie unifiée à l'aide d'instructions vocales. Les abonnés peuvent également utiliser un système à tonalité, également appelé DTMF (multifréquence bi-tonalité), en appuyant sur 0. La reconnaissance vocale n'est pas activée pour l'entrée de code confidentiel.

  • Localiser un utilisateur dans l’annuaire : un utilisateur Outlook Voice Access passe un appel à un numéro Outlook Voice Access à partir d’un téléphone et souhaite localiser une personne dans l’annuaire en orthographié son alias de messagerie. Le message d'assistance vocale dit : « Bienvenue, vous êtes connecté à exCoNameNoMkexExchangeNoVersion. Vous êtes connecté à Microsoft Exchange. Pour contacter quelqu’un, appuyez sur la touche dièse. L’utilisateur appuie sur la touche dièse, puis utilise des entrées tactiles pour épeler l’adresse SMTP de la personne.

    Remarque

    La fonction de recherche dans l'annuaire avec un numéro Outlook Voice Access n'est pas activée pour la reconnaissance vocale. Les utilisateurs peuvent épeler le nom de la personne qu'ils souhaitent contacter uniquement en utilisant des entrées à tonalité.

    Importante

    Dans certaines sociétés (en particulier en Asie orientale), aucune lettre n'est inscrite sur les touches du clavier téléphonique. Cela rend l'utilisation de la fonctionnalité d'écriture du nom à l'aide de l'interface à tonalité pratiquement impossible sans une connaissance approfondie du mappage des touches. Par défaut, la messagerie unifiée utilise le mappage de touches E.161. Par exemple, 2=ABC, 3=DEF, 4=GHI, 5=JKL, 6=MNO, 7=PQRS, 8=TUV, 9=WXYZ.

    Lors de l'entrée de la combinaison de lettres et de chiffres, par exemple Mike1092, les caractères numériques sont mappés sur eux-mêmes. Pour que l'alias de messagerie Mike1092 soit saisi correctement, l'utilisateur doit appuyer sur les touches 64531092. De même, pour des caractères autres que les lettres de A à Z et les chiffres de 0 à 9, il n'y a pas d'équivalent au niveau des touches téléphoniques. Il ne faut donc pas utiliser ces caractères. Par exemple, pour entrer l'alias de messagerie jim.wilson, il faut appuyer sur les touches 546945766. Même s'il y a 10 chiffres à entrer, l'utilisateur n'entre que 9 chiffres parce que le point (.) n'a pas d'équivalent numérique.

Groupes de distribution et groupes de contacts

Les utilisateurs peuvent utiliser Outlook Voice Access pour envoyer ou transférer un message vocal, un message électronique ou une demande de réunion. Vous pouvez envoyer ou transférer le message ou la demande de réunion à l'une des personnes suivantes :

  • Une personne de son dossier Contacts personnels

  • Une personne du carnet d'adresses partagé de son organisation

  • Un groupe de contacts qu'il a créé dans son dossier Contacts

  • Un groupe de distribution inclus dans le carnet d'adresses partagé de son organisation

Ils peuvent envoyer des messages et des demandes de réunion à l'aide de l'interface utilisateur vocale (si la reconnaissance vocale a été activée) ou à l'aide des entrées à tonalité sur le pavé numérique de son téléphone. Ils peuvent également utiliser Outlook Voice Access pour écouter les détails relatifs à un groupe, y compris les membres qui le composent.

Remarque

Si un utilisateur tente d’envoyer un message à un groupe (un groupe de distribution dans son carnet d’adresses partagé ou un groupe de contacts dans son dossier Contacts personnel) qui n’inclut aucun membre, le système de messagerie vocale ne lui donne pas la possibilité d’envoyer ou de transférer le message ou la demande de réunion. S’ils tentent d’ajouter un groupe sans membre comme l’un des destinataires d’un message ou d’une demande de réunion qu’ils créent par téléphone, le système de messagerie vocale n’ajoute pas le groupe au message et dira « Le message n’a pas pu être envoyé, car le contact ne semble pas avoir d’adresse e-mail valide ».

Choix d’une langue

Les utilisateurs ne peuvent pas modifier la langue qu'Outlook Voice Access utilise pour s'adresser à eux et y répondre. Le système de messagerie vocale tente de trouver et d’utiliser la meilleure correspondance pour la langue choisie par l’utilisateur lorsqu’il s’est connecté à Microsoft Outlook Web App ou la langue qu’il a choisie sur les paramètres régionaux dans Outlook Web App. Si la langue qu'il a choisie n'est pas prise en charge par Outlook Voice Access, le système de messagerie vocale utilise la même langue que celle entendue par les appelants lorsqu'ils sont invités à laisser un message vocal.

Contrôle des fonctionnalités d’Outlook Voice Access

Par défaut, lorsque les utilisateurs se connectent à Outlook Voice Access, ils peuvent utiliser le téléphone pour accéder à leur calendrier, leur messagerie et leurs contacts personnels, et effectuer des recherches dans l’annuaire. Vous pouvez utiliser l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour empêcher les utilisateurs d'accéder à une ou plusieurs de ces fonctionnalités lorsqu'ils utilisent Outlook Voice Access pour accéder à leur boîte aux lettres. Lorsque vous modifiez les fonctionnalités d'Outlook Voice Access sur une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée, vos modifications concernent tous les utilisateurs qui sont associés à la stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée. Vous pouvez également désactiver certaines fonctionnalités sur une boîte aux lettres d'utilisateur unique, même si d'autres fonctionnalités peuvent être uniquement désactivées sur une stratégie de boîte aux lettres de MU et qu'elles ne sont pas disponibles sur une boîte aux lettres individuelle.

Remarque

Vous pouvez uniquement utiliser l'environnement de ligne de commande Exchange Management Shell pour modifier les paramètres TUI d'Outlook Voice Access pour les utilisateurs à extension messagerie unifiée ou les stratégies de boîtes aux lettres de MU.

Paramètres de stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée : vous pouvez désactiver l’accès des utilisateurs aux fonctionnalités Outlook Voice Access suivantes sur une stratégie de boîte aux lettres de messagerie unifiée :

  • Reconnaissance vocale

  • Accès sans code confidentiel à la messagerie vocale

  • Réponses vocales à d'autres messages

  • Accès TUI à leur calendrier

  • Accès TUI au répertoire

  • Accès TUI à leur messagerie

  • Accès TUI à leurs contacts personnels

Paramètres de boîte aux lettres prenant en charge la messagerie unifiée : vous pouvez désactiver l’accès d’un utilisateur aux fonctionnalités Outlook Voice Access suivantes sur la boîte aux lettres de l’utilisateur :

  • Accès TUI au calendrier

  • Accès TUI à la messagerie électronique

  • Reconnaissance vocale

Vous pouvez empêcher des utilisateurs de recevoir des messages vocaux, mais leur laisser la possibilité d'accéder à leur boîte aux lettres à l'aide d'Outlook Voice Access. Vous pouvez activer un utilisateur pour la messagerie unifiée et configurer sa boîte aux lettres avec un numéro de poste qui n'est pas attribué à un autre utilisateur de l'organisation.