Remarque
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Lorsqu’un employé quitte votre organization, vous pouvez accéder à ses données OneDrive et Outlook, les sauvegarder et choisir d’accorder ou non l’accès à ce contenu à un autre employé.
Remarque
Vous devez disposer des autorisations appropriées via un rôle, tel que administrateur Sauvegarde Microsoft 365 ou administrateur d’utilisateurs pour effectuer les tâches décrites dans cet article.
Accéder aux documents OneDrive d’un ancien utilisateur
Si vous supprimez la licence d’un utilisateur mais que vous ne supprimez pas le compte, vous pouvez vous accorder l’accès au contenu dans le OneDrive de l’utilisateur. Si vous supprimez le compte de l’utilisateur, vous disposez par défaut de 30 jours pour accéder aux données OneDrive de l’ancien utilisateur. Découvrez comment définir la rétention OneDrive pour les utilisateurs supprimés. Si vous ne restaurez pas de compte d’utilisateur dans ce délai, son contenu OneDrive est supprimé.
Conserver les fichiers OneDrive d’un ancien utilisateur
Pour conserver les fichiers OneDrive d’un ancien utilisateur, commencez par vous accorder l’accès à leur OneDrive, puis déplacez les fichiers que vous souhaitez conserver.
Dans le Centre d’administration Microsoft 365, accédez à Utilisateurs>Utilisateurs actifs. (Vous pouvez également accéder directement à la page Utilisateurs actifs.)
Sélectionnez un utilisateur.
Dans la page des propriétés de l’utilisateur, sélectionnez OneDrive. Sous Obtenir l’accès aux fichiers, sélectionnez Créer un lien vers des fichiers.
Sélectionnez le lien pour ouvrir l’emplacement du fichier. Téléchargez les fichiers sur votre ordinateur, ou sélectionnez Déplacer vers ou Copier vers pour les déplacer ou les copier vers votre propre OneDrive ou vers une bibliothèque partagée.
Remarque
- Lorsque vous déplacez ou copiez des documents qui ont l’historique des versions, seule la dernière version est déplacée.
- Les options d’administration d’un utilisateur actif sous l’onglet OneDrive de la Centre d’administration Microsoft 365 ne sont actuellement pas prises en charge pour les locataires multigéographiques.
Accorder l’accès aux fichiers OneDrive d’un ancien utilisateur à un autre utilisateur
Vous pouvez également accorder l’accès à un autre utilisateur pour accéder au OneDrive d’un ancien employé.
Connectez-vous au Centre d’administration Microsoft 365 en tant qu’administrateur SharePoint.
Si vous recevez un message indiquant que vous n’êtes pas autorisé à accéder au Centre d’administration, vous n’avez pas d’autorisations d’administrateur dans votre organization.
Dans le volet de navigation, sélectionnez Administration centres>SharePoint. (Vous devrez peut-être sélectionner Afficher tout pour afficher la liste des centres d’administration.)
Dans le volet de navigation, sélectionnez Autres fonctionnalités. Ensuite, sous Profils utilisateur, sélectionnez Ouvrir.
Sous People, sélectionnez Gérer les profils utilisateur.
Dans la zone Rechercher des profils , tapez le nom de l’ancien employé, puis sélectionnez Rechercher.
Cliquez avec le bouton droit sur le compte d’utilisateur de l’ancien employé, puis choisissez Gérer les propriétaires de collection de sites.
Ajoutez le nouvel utilisateur aux administrateurs de collection de sites et sélectionnez OK. L’utilisateur peut désormais accéder au OneDrive de l’ancien employé à l’aide de son URL OneDrive.
Révoquer l’accès administrateur au OneDrive d’un utilisateur
Vous pouvez vous accorder l’accès au contenu dans le OneDrive d’un utilisateur, mais vous pouvez supprimer votre accès lorsque vous n’en avez plus besoin.
Connectez-vous au Centre d’administration Microsoft 365 en tant qu’administrateur SharePoint.
Si vous recevez un message indiquant que vous n’êtes pas autorisé à accéder au Centre d’administration, vous n’avez pas d’autorisations d’administrateur dans votre organization.
Dans le volet gauche, sélectionnez Administration centres>SharePoint. (Vous devrez peut-être sélectionner Afficher tout pour afficher la liste des centres d’administration.)
Dans le volet de navigation, sélectionnez Autres fonctionnalités. Ensuite, sous Profils utilisateur, sélectionnez Ouvrir.
Sous People, sélectionnez Gérer les profils utilisateur.
Dans la zone Rechercher des profils , tapez le nom de l’ancien employé, puis sélectionnez Rechercher.
Cliquez avec le bouton droit sur le compte d’utilisateur de l’ancien employé, puis choisissez Gérer les propriétaires de collection de sites.
Supprimez la personne qui n’a plus besoin d’accéder aux données de l’utilisateur, puis sélectionnez OK.
Accéder aux données Outlook d’un ancien utilisateur
Pour enregistrer les messages électroniques, le calendrier, les tâches et les contacts de l’ancien employé, exportez les informations dans un fichier de données Outlook (.pst). Pour connaître les étapes d’exportation des données Outlook, voir Exporter des e-mails, des contacts et des éléments de calendrier dans un fichier .pst.
Accorder à un autre utilisateur l’accès à l’adresse e-mail d’un ancien utilisateur
Pour donner accès aux messages électroniques, au calendrier, aux tâches et aux contacts de l’ancien employé à un autre employé, importez les informations dans la boîte de réception Outlook d’un autre employé. Pour connaître les étapes d’exportation des données Outlook, voir Importer des e-mails, des contacts et du calendrier à partir d’un fichier .pst Outlook.
Remarque
Vous pouvez également convertir la boîte aux lettres de l’ancien utilisateur en boîte aux lettres partagée ou transférer l’e-mail d’un ancien employé à un autre employé.