Cortana dans Microsoft 365
Cortana, votre assistante de productivité personnelle, offre des expériences basées sur l’IA pour gagner du temps et concentrer votre attention sur ce qui compte le plus. Cortana est conçue pour fournir des fonctionnalités qui traitent et raisonner de manière sécurisée et sécurisée sur Office 365 données telles que les e-mails, les fichiers, les conversations, etc., afin de gagner du temps, d’augmenter l’efficacité et d’améliorer la productivité de vos utilisateurs.
Lorsqu’ils sont connectés avec des comptes professionnels ou scolaires valides, les utilisateurs peuvent obtenir des services d’assistance cloud avec Cortana dans les expériences Microsoft 365 qui répondent aux promesses de confidentialité, de sécurité et de conformité au niveau de l’entreprise de Office 365 (« services d’entreprise Cortana »).
Les services d’entreprise Cortana incluent Cortana dans Windows 10 (version 2004 et ultérieures), Outlook pour iOS et Android, applications mobiles Microsoft Teams pour iOS et Android et affichages Microsoft Teams.
Ces différentes expériences sont soumises à des conditions de licence distinctes et ont des étapes de refus distinctes décrites ci-dessous.
Conformément aux autres services Office 365, les services d’entreprise Cortana répondent aux mêmes promesses de confidentialité, de sécurité et de conformité au niveau de l’entreprise que celles indiquées dans les Conditions des services en ligne (OST).
Les nouvelles expériences Microsoft 365, telles que l’e-mail de briefing et Lire mes e-mails, seront activées à l’aide des services d’entreprise Cortana et respecteront entièrement ces promesses. Ces fonctionnalités sont actuellement disponibles dans le monde entier (multilocataire standard). Pour plus d’informations sur la recherche de l’emplacement d’utilisation, consultez Afficher des valeurs de propriétés supplémentaires pour les comptes.
Les expériences des consommateurs existantes, y compris Cortana dans Windows 10 (version 1909 et antérieure), sont régies par le Contrat de services Microsoft et la Déclaration de confidentialité Microsoft (voir la section « Services existants pour les consommateurs » ci-dessous). Ces conditions régissent également les services d’entreprise Cortana fournis à l’utilisateur lorsqu’il est connecté avec ses informations d’identification de consommateur.
Quelles données sont traitées par les services d’entreprise Cortana ?
Les services d’entreprise Cortana traitent les requêtes de l’utilisateur, les données Office nécessaires pour répondre à la demande de l’utilisateur et d’autres données de télémétrie générées par les systèmes Microsoft pour exécuter le service. Les données collectées par les services d’entreprise Cortana incluent la représentation textuelle des requêtes vocales de l’utilisateur (c’est-à-dire les transcriptions à partir de la reconnaissance vocale). Ces données textuelles sont des données client et sont gérées conformément aux conditions des services en ligne. Il est utilisé uniquement pour développer et améliorer des modèles Machine Learning cohérents avec les conditions du service en ligne.
Quel est le modèle de gouvernance des données client dans les services d’entreprise Cortana ?
Conformément aux autres services Office 365, les services d’entreprise Cortana sont sécurisés et soumis aux conditions des services en ligne. Cela inclut un ensemble de promesses de protection des données client contre la perte accidentelle, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé, ou la destruction illégale. Les données client sont également soumises à des limitations d’accès strictes. Microsoft utilise les données client uniquement pour fournir les services convenus et à des fins compatibles avec ces services. Pour plus d’informations, consultez le tableau ci-dessous.
Comment Microsoft stocke-t-il, conserve, traite et utilise-t-il les données client dans Cortana ?
Le tableau ci-dessous décrit la gestion des données pour les services d’entreprise Cortana.
| Nom | Description |
|---|---|
| Stockage | Les données client sont stockées sur des serveurs Microsoft à l’intérieur du cloud Office 365. Vos données font partie de votre locataire. L’audio vocal n’est pas conservé. |
| Reste dans la zone géographique | Les données client sont stockées sur des serveurs Microsoft à l’intérieur du cloud Office 365 dans la zone géographique. Vos données font partie de votre locataire. |
| Retention | Les données client sont supprimées lorsque le compte est fermé par l’administrateur du locataire ou lorsqu’une demande de suppression des droits de la personne concernée par le RGPD est effectuée. L’audio vocal n’est pas conservé. |
| Traitement et confidentialité | Le personnel engagé dans le traitement des données client et des données personnelles (i) traitera ces données uniquement sur instructions du client, et (ii) sera tenu de maintenir la confidentialité et la sécurité de ces données même après la fin de leur engagement. |
| Utilisation | Microsoft utilise les données client uniquement pour fournir les services convenus et à des fins compatibles avec ces services. Le Machine Learning pour développer et améliorer des modèles est l’un de ces objectifs. Le Machine Learning est effectué à l’intérieur du cloud Office 365, et il n’y a pas d’affichage, de révision ou d’étiquetage humain de vos données client. Vos données ne sont pas utilisées pour cibler la publicité. |
Services d’entreprise Cortana dans les expériences Microsoft 365
Cortana dans Windows 10 (version 2004 et ultérieure)
L’application Cortana dans Windows 10 permet aux utilisateurs d’obtenir rapidement des informations dans Microsoft 365, à l’aide de requêtes typées ou orales pour se connecter à des personnes, consulter des calendriers, définir des rappels, etc.
Cortana dans Windows peut aider les utilisateurs à mieux gérer leur planification et leurs tâches. Ils peuvent ajouter à leurs listes dans Microsoft To Do, rechercher des informations locales, obtenir des définitions et suivre les dernières actualités, météo et informations financières avec recherche Bing.
Cortana dans Windows 10, version 2004 et ultérieures, répond aux mêmes promesses de confidentialité, de sécurité et de conformité au niveau de l’entreprise pour les services d’entreprise Cortana, comme indiqué dans les Conditions des services en ligne (OST).
Comment désactiver Cortana dans Windows 10
La désactivation de Cortana dans Windows 10 ne désengage pas les autres expériences qui sont contrôlées séparément. Les administrateurs peuvent configurer Cortana dans Windows 10 pour leur organisation à l’aide de la stratégie GPM Experience\AllowCortana ou via le stratégie de groupe : Configuration ordinateur\Modèles d’administration\Composants Windows\Recherche\Autoriser Cortana.
À compter de Windows 10 version 2004, Cortana est une application plateforme Windows universelle (UWP) préinstallée avec Windows et régulièrement mise à jour via le Microsoft Store. Pour recevoir les dernières mises à jour de Cortana, vous devez activer les mises à jour via le Microsoft Store.
En savoir plus sur Cortana dans Windows 10
Assistance vocale Cortana dans teams mobile et affichage Teams
Remarque
L’assistance vocale Cortana est prise en charge dans les applications mobiles Microsoft Teams pour iOS et Android. Microsoft Teams s’affiche en anglais pour les utilisateurs des États-Unis, du Royaume-Uni, du Canada, de l’Inde et de l’Australie. Salles Microsoft Teams sur Windows n’est pris en charge que pour les utilisateurs du États-Unis. L’assistance vocale Cortana n’est actuellement pas disponible pour les locataires GCC, GCC-High, DoD et EDU. L’extension à d’autres langues et régions se produira dans le cadre des futures versions et les clients administrateurs seront avertis par le biais du Centre de messages et de la feuille de route Microsoft 365.
L’assistance vocale Cortana dans l’application mobile Teams et sur les appareils d’affichage Microsoft Teams permet aux utilisateurs Microsoft 365 Entreprise de simplifier la communication, la collaboration et les tâches liées aux réunions à l’aide du langage naturel parlé. Les utilisateurs peuvent parler à Cortana en sélectionnant le bouton microphone situé dans le coin supérieur droit de l’application mobile Teams, ou en disant « Cortana » dans l’affichage de Microsoft Teams. Pour se connecter rapidement à leur équipe en mode mains libres et en déplacement, les utilisateurs peuvent dire des requêtes telles que « appeler Megan » ou « envoyer un message à ma prochaine réunion ». Les utilisateurs peuvent également participer à des réunions en disant « participer à ma prochaine réunion » et utiliser l’assistance vocale pour partager des fichiers, consulter leur calendrier, etc. Ces expériences d’assistance vocale sont fournies à l’aide de services d’entreprise Cortana qui sont entièrement conformes aux promesses de confidentialité, de sécurité et de conformité de Office 365, comme indiqué dans les Conditions des services en ligne (OST).
contrôle Administration
L’assistance vocale Cortana sera activée par défaut pour les locataires. Les administrateurs peuvent contrôler qui dans leur locataire peut utiliser l’assistance vocale Cortana dans Teams via une stratégie (TeamsCortanaPolicy). Cette stratégie peut être définie au niveau du compte d’utilisateur ou du locataire. Les administrateurs peuvent également utiliser le champ CortanaVoiceInvocationMode dans ce contrôle de stratégie pour déterminer si Cortana est désactivée, activée avec l’appel de bouton poussoir uniquement ou activée avec l’appel de mot de veille (applicable aux appareils qui la prennent en charge, comme l’affichage Microsoft Teams).
Contrôle utilisateur
Les utilisateurs individuels peuvent essayer l’assistance vocale Cortana dans l’application mobile Teams en cliquant sur le bouton du micro. Ils peuvent essayer l’assistance vocale Cortana sur les appareils d’affichage Microsoft Teams en disant simplement « Cortana ». Ils peuvent également contrôler si Cortana répond à l’appel du mot de veille.
- Ouvrir Teams mobile
- Accédez à Paramètres
- Sélectionner Cortana
- Basculer l’activation vocale
En savoir plus sur l’utilisation de l’assistance vocale dans Teams
Assistance vocale Cortana dans la salle de réunion Teams
L’assistance vocale Cortana dans les salles de réunion Teams va au-delà de ce qui peut être fait avec Teams sur les appareils personnels en fournissant des fonctionnalités uniques dans la salle, telles que la participation à une seule interaction tactile, des caméras de contenu pour partager des tableaux blancs physiques dans la réunion de manière intelligente, et des fonctionnalités de proximité telles que le transfert transparent de la salle dans une réunion Teams à partir de votre propre appareil personnel. Les utilisateurs peuvent utiliser le push to talk (PTT) en appuyant sur le microphone pour lancer Cortana, puis en disant : « Démarrer ma réunion ». Avec la détection de mots clés (KWS) activée, Cortana commence à écouter quand les utilisateurs disent « Cortana ».
contrôle Administration
L’assistance vocale Cortana dans Teams est fournie à l’aide de services entièrement conformes à la Office 365 promesses de confidentialité, de sécurité et de conformité au niveau de l’entreprise. Pour plus d’informations sur le traitement des données dans les services d’entreprise Cortana, consultez Cortana dans Microsoft 365. Cortana est activée par défaut dans les salles de réunions Teams pour les locataires. Les administrateurs informatiques peuvent désactiver l’assistance vocale pour la salle de réunion Teams dans le Centre d'administration Microsoft 365.
Comment désactiver toutes les fonctionnalités de Cortana dans les salles de réunion Teams :
- Connectez-vous au Centre d'administration Microsoft 365
- Sélectionner des appareils
- Sélectionner salles Teams
- Choisissez un ou plusieurs appareils sur lesquels vous souhaitez apporter des modifications
- Sélectionnez Modifier les paramètres.
- Accédez à Cortana et sélectionnez Remplacer la valeur existante par Désactivé
- Sélectionnez Appliquer.
Comment refuser l’activation vocale dans les salles de réunion Teams :
- Connectez-vous au Centre d'administration Microsoft 365
- Sélectionner des appareils
- Sélectionner salles Teams
- Choisissez un ou plusieurs appareils sur lesquels vous souhaitez apporter des modifications
- Sélectionnez Modifier les paramètres.
- Décochez la case Détection de mot de veille
- Sélectionnez Appliquer
Configurer Cortana à distance à l’aide d’un fichier de configuration XML
Pour plus d’informations sur la façon de gérer à distance les paramètres d’une console Salles Microsoft Teams avec un fichier de configuration XML, consultez Gérer à distance Salles Microsoft Teams paramètres de l’appareil.
En savoir plus sur l’assistance vocale Cortana dans Teams
IA conversationnelle dans Outlook pour iOS avec Cortana
Dans Outlook pour iOS, l’expérience d’IA conversationnelle vocale de Cortana permet aux utilisateurs de demander à leur assistant de productivité de planifier des réunions, de composer des e-mails, de gérer leur calendrier et leur boîte de réception, et de trouver toutes sortes d’informations.
À l’aide du langage naturel, de la reconnaissance vocale, du Machine Learning et de la linguistique basée sur la technologie d’IA Microsoft, Cortana apprend à connaître votre contexte pour vous aider à rester organisé, connecté aux personnes et aux choses qui sont importantes pour vous, et à contrôler votre journée.
Utilisez simplement le bouton du microphone pour demander à Cortana d’ajouter des destinataires de réunion ou de modifier des dates, des heures ou des emplacements. Vous pouvez également demander à Cortana de rechercher des événements spécifiques. Enfin, vous pouvez demander à Cortana de composer des e-mails rapides, de transférer des messages ou de répondre à des threads. Le micro de Cortana peut également vous aider à démarrer Lire mes e-mails dans Outlook pour iOS, afin que vous puissiez écouter votre boîte de réception en mains libres.
Initialement, cette nouvelle fonctionnalité d’IA conversationnelle avec Cortana sera disponible en anglais pour les clients du États-Unis utilisant Outlook pour iOS avec un compte professionnel Microsoft 365. Pour en savoir plus, accédez à Démarrer une conversation avec votre assistant de productivité personnel dans Outlook avec Cortana.
L’IA conversationnelle avec Cortana dans Outlook avec iOS est une expérience d’adhésion
Les utilisateurs individuels sont invités à choisir l’expérience d’IA conversationnelle la première fois qu’ils sélectionnent le bouton micro « Utiliser la voix » dans Outlook sur iOS.
Lire mes e-mails
Lire mes e-mails (comme connecté à via Outlook Mobile) est une expérience vocale et mains libres permettant aux utilisateurs d’écouter les nouveaux messages dans leur boîte de réception Prioritaire et les modifications apportées à leur journée via les haut-parleurs de leur téléphone, casque ou périphérique audio connecté. Les utilisateurs peuvent demander à Cortana de lire leurs e-mails récents à voix haute et demander à Cortana d’effectuer des actions telles que marquer, archiver, supprimer et ignorer les messages. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour rattraper votre courrier électronique lors de la navette, de la multitâche ou en déplacement. Lorsque l’utilisateur communique avec Cortana dans Lire mes e-mails, la demande audio vocale est envoyée directement aux services d’entreprise Cortana. Une lecture vocale de l’e-mail de l’utilisateur est traitée à l’intérieur du cloud Office 365. Pendant ce processus, aucune donnée Office 365 n’est traitée sur l’appareil mobile de l’utilisateur et aucune donnée de messagerie n’est enregistrée. Une transcription des commandes vocales (par exemple, « marquer comme lu », « suivant », « indicateur », etc.) peut être conservée conformément aux conditions de protection des données dans les conditions de Microsoft Online Services.
Cortana appelle lorsqu’un e-mail est protégé et met brièvement en pause avant de lire le message pour donner aux utilisateurs suffisamment de temps pour suspendre la lecture ou passer au message suivant. À l’instar d’un appel téléphonique privé, les utilisateurs doivent faire preuve de prudence lorsqu’ils lancent la lecture dans des emplacements où des informations confidentielles peuvent potentiellement être entendues. Dans ces cas, il est recommandé que les employés de votre organisation portent des écouteurs dans des environnements appropriés lors de l’utilisation de Lire mes e-mails dans Outlook Mobile.
Comment désactiver l’option Lire mes e-mails
Les utilisateurs peuvent refuser l’option Lire mes e-mails en procédant comme suit.
Ouvrez Outlook mobile.
Accédez à Paramètres.
Sélectionnez Lire mes e-mails.
Déplacez le bouton bascule vers désactivé sur les comptes que vous souhaitez désactiver.
En savoir plus sur Lire mes e-mails
En quoi la livraison des services d’entreprise Cortana est-elle différente de la livraison d’autres fonctionnalités Cortana que j’ai peut-être déjà rencontrées ?
Voici les deux façons de penser au fonctionnement de Cortana dans votre entreprise :
Nouvelles expériences pour les organisations disposant de services d’entreprise Cortana : les services d’entreprise Cortana sont conçus pour répondre aux besoins de sécurité et de conformité des organisations :
Il s’agit d’un nouveau service qui est abordé ici dans ce document.
Pour les services soumis aux Conditions d’utilisation des services en ligne, Microsoft est un responsable du traitement des données : Microsoft collecte et utilise les données client des clients uniquement pour fournir les services en ligne demandées par nos clients et aux fins demandées par nos clients. En vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE, le client est le contrôleur de données de ses données. Consultez les Conditions des services en ligne et Présentation d’une plus grande transparence en matière de confidentialité pour nos clients cloud commerciaux.
Par exemple, Lire mes e-mails est un service Cortana auquel vos utilisateurs peuvent se connecter via Outlook pour iOS et qui utilise les services d’entreprise Cortana.
Les administrateurs informatiques disposent toujours de contrôles pour les expériences connectées facultatives pour Cortana, comme les expériences connectées facultatives lors de l’utilisation des applications Office ProPlus.
Services existants pour les consommateurs : les services connectés facultatifs Cortana sont principalement conçus pour les expériences des consommateurs et sont actuellement fournis dans Windows 10 (version 1909 et antérieure) et l’application Cortana sur iOS et Android.
Ces expériences permettent d’activer des fonctionnalités telles que la météo, les actualités et le trafic.
Les administrateurs de locataires peuvent contrôler si Cortana dans Windows 10 (version 1909 et antérieure) et l’application Cortana sur iOS et Android sont en mesure d’autoriser Cortana à se connecter à Office 365 données client.
Désactiver l’accès Cortana aux données hébergées par Microsoft de votre organisation
Dans la Centre d'administration Microsoft 365, sélectionnez Paramètres Paramètres>Paramètres de l’organisation, puis Cortana.
Décochez la case Autoriser Cortana dans Windows 10 (version 1909 et antérieure) et l’application Cortana sur iOS et Android pour accéder aux données hébergées par Microsoft pour le compte de personnes de votre organisation afin de désactiver les expériences connectées à Cortana.
Sélectionnez Enregistrer les modifications.
Pour les services régis par le Contrat de services Microsoft et la Déclaration de confidentialité Microsoft, Microsoft est le contrôleur de données. En tant que responsable du traitement des données, Microsoft utilise les données pour améliorer les produits et services conformément à la Déclaration de confidentialité Microsoft.
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