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Dans cet article, vous allez découvrir les types de réunion, les réunions publiques et privées, et comment créer et modifier des types de réunion.
Bookings personnels
Les réservations personnelles sont la façon dont vous gérez vos propres horaires de rendez-vous. Elles vous permettent de configurer et de partager facilement votre disponibilité avec vos clients, clients ou collègues. Vous pouvez être en charge de votre propre temps et éviter les allers-retours de planification. Vous pouvez également réserver du temps pour des activités spécifiques en créant des types de réunion. Une fois que vous avez créé une page de réservation personnelle, vous pouvez partager un lien avec toute personne qui peut alors voir votre disponibilité et planifier facilement un moment où vous êtes libre et pratique pour eux.
Présentation des types de réunion
Il existe plusieurs types de rendez-vous qui peuvent être réservés avec vous dans Microsoft Bookings. Par exemple, une consultation de 30 minutes, une case activée de 15 minutes ou une séance de coaching de 60 minutes. Vous pouvez personnaliser chaque type de réunion avec un nom, une description, une durée, un emplacement et une disponibilité. Une fois qu’un type de réunion est créé et partagé, les utilisateurs peuvent réserver du temps avec vous dans vos créneaux horaires préférés.
Vous pouvez également ajouter une durée de mémoire tampon, ainsi que des e-mails de confirmation et des rappels pour améliorer l’expérience de réservation.
Types de réunions publiques et privées
Dans Microsoft Bookings, les types de réunion peuvent être classés à l’aide de balises publiques et privées pour contrôler leur visibilité et leur accessibilité sur votre page de réservation.
- Réunions publiques : Un type de réunion défini comme public s’affiche sur votre page de réservation personnelle.
- Réunions privées : Un type de réunion défini comme privé n’apparaît pas sur votre page de réservation personnelle. Pour partager ce type de réunion spécifique, vous devez partager le lien directement avec les destinataires souhaités.
Créer un type de réunion
Dans la page d’accueil, sélectionnez Créer un type de réunion dans la section Page de réservation personnelle.
Personnalisez votre type de réunion en :
- Choix d’un nom.
- Ajout d’une catégorie de couleur.
- Ajout d’une description permettant aux utilisateurs de savoir ce que vous proposez.
- Choix de votre mode de réunion (en ligne ou hors connexion).
- Sélection de la durée de la réunion.
- Choisir entre une balise de réunion publique ou privée.
- Déclaration de votre disponibilité à l’aide de l’option de personnalisation de planification.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.
Autres paramètres
- Catégorie de couleur L’attribution de catégories de couleurs aux types de réunion permet d’identifier facilement les réservations dans le calendrier.
- Durée Choisissez la durée de votre événement.
- Planifier la personnalisation Définissez votre disponibilité qui vous convient. Vous pouvez utiliser les heures normales, ce qui permet de lire votre disponibilité à partir d’Outlook. Les heures de disponibilité personnalisées vous permettent de déclarer votre disponibilité pour tous les jours de la semaine.
- Tampons Ajoutez du temps avant et après les réunions pour incorporer des pauses ou du temps de préparation dans votre calendrier.
- Délai minimal Définissez un délai minimal avant qu’une réservation puisse être effectuée, ce qui garantit un temps de préparation adéquat.
- Délai maximal Spécifiez la durée maximale à l’avance pendant laquelle les rendez-vous peuvent être planifiés, ce qui permet de gérer la disponibilité et d’éviter les conflits de planification à long terme.
Modifier un type de réunion
Les types de réunion que vous créez s’affichent sur la page d’accueil. L’option Voir plus sur la vignette type de réunion vous permet de copier le lien type de réunion, de le dupliquer pour réutiliser le type de réunion configuré, de basculer entre une balise de réunion privée et publique et même de supprimer un type de réunion.
Pour modifier un type de réunion, sélectionnez la vignette Type de réunion sur la page d’accueil. Vous pouvez mettre à jour le nom du type de réunion, la catégorie de couleur, la description, l’emplacement, la durée, la balise publique/privée et modifier votre disponibilité.
Exemple
Mona, une conseillère financière, a une page de réservation personnelle avec plusieurs types de réunions, y compris la planification de l’assurance et la gestion des placements. Elle définit ces types de réunion comme publics afin qu’ils soient visibles par tous ses clients sur sa page de réservation. Mona propose également des sessions personnalisées de planification de la mise hors service, disponibles uniquement pour un groupe de clients sélectionné. Elle définit ce type de réunion comme privé et partage le lien uniquement avec des clients spécifiques intéressés par la réservation de sessions personnalisées. En utilisant des balises publiques et privées dans les types de réunion, Mona peut gérer efficacement la visibilité et l’accessibilité de ses services, répondant aux besoins des deux groupes de clients.