Prise en main de la gestion des enregistrements

Conseils de gestion des licences Microsoft 365 pour la conformité de la sécurité&.

Etes-vous prêt à démarrer la gestion du contenu à forte valeur de votre organisation relatif aux obligations légales, professionnelles ou réglementaires à l’aide d’une solution de gestion des enregistrements dans Microsoft 365? Utilisez les conseils suivants pour commencer :

  1. Comprendre le fonctionnement de la rétention et de la suppression dans Microsoft 365 et déterminer si vous devez utiliser des stratégies de rétention pour compléter les étiquettes de rétention qui gèrent les documents et les e-mails au niveau de l’élément : En savoir plus sur les stratégies de rétention et les étiquettes de rétention

    Si nécessaire, créer des stratégies de rétention pour la gouvernance de base des données sur Microsoft 365 charges de travail.

  2. Comprendre la solution de gestion des enregistrements et comment les étiquettes de rétention peuvent être utilisées pour autoriser ou bloquer des actions lorsque des documents et des e-mails sont déclarés des enregistrements : En savoir plus sur la gestion des enregistrements

  3. Créer votre plan de fichiers pour les paramètres et actions de rétention et de suppression, et quand les éléments doivent être marqués comme enregistrements en important un plan existant si vous en avez un, ou créez de nouvelles étiquettes de rétention : Utilisez le plan de fichiers pour créer et gérer des étiquettes de rétention

  4. Publiez et appliquez vos étiquettes de rétention. Les étiquettes de rétention sont des blocs de construction réutilisables dans plusieurs stratégies et qui peuvent être incorporés dans les flux de travail des utilisateurs :

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Si vous migrez des enregistrements vers Microsoft 365 et que vous devez vérifier qu’ils n’ont pas été modifiés, consultez Validation des enregistrements migrés.

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Si vous n’êtes pas client E5, vous pouvez essayer toutes les fonctionnalités Premium dans Microsoft Purview gratuitement. Utilisez la version d’évaluation des solutions Purview de 90 jours pour découvrir comment des fonctionnalités Purview robustes peuvent aider votre organisation à gérer les besoins en matière de sécurité et de conformité des données. Commencez maintenant au hub d’essais portail de conformité Microsoft Purview. En savoir plus sur l’inscription et les conditions d’évaluation.

Conditions d’abonnement et de licence

Différents abonnements prennent en charge la gestion des enregistrements et les conditions requises pour les licences des utilisateurs dépendent des fonctionnalités utilisées.

Pour voir les options de licence permettant à vos utilisateurs de tirer parti des fonctionnalités de Microsoft Purview, consultez les conseils de licences Microsoft 365 pour la conformité à la sécurité&. Pour la gestion des enregistrements, consultez la section Gestion du cycle de vie des données Microsoft Purview & Gestion des enregistrements Microsoft Purview pour connaître les exigences en matière de licences au niveau des fonctionnalités.

Autorisations

Les membres de votre équipe de conformité qui sont chargés de la gestion des enregistrements ont besoin d’autorisations pour accéder au Portail de conformité Microsoft Purview. Par défaut, l’administrateur client (administrateur général) a accès à cet emplacement et peut accorder aux responsables de la conformité et à d’autres personnes un accès sans leur donner toutes les autorisations d’un administrateur client. Pour accorder des autorisations pour cette administration limitée, nous vous recommandons d'ajouter les utilisateurs au groupe de rôles d’administrateur de la Gestion des Enregistrements qui autorise toutes les fonctionnalités liées à la gestion des enregistrements, y compris l'examen et la vérification de la suppression.

Pour un rôle en lecture seule, vous pouvez créer un nouveau groupe de rôles et ajouter le rôle de Gestion des enregistrements en lecture seule à ce groupe.

Pour obtenir des instructions pour ajouter des utilisateurs aux rôles par défaut ou créer vos propres groupes de rôles, consultez Autorisations dans le Portail de conformité Microsoft Purview.

Ces autorisations sont requises uniquement pour créer, configurer et appliquer des étiquettes de rétention qui déclarent des enregistrements et gère la suppression. La personne qui configure ces étiquettes n’a pas besoin d’accéder au contenu.

Scénarios courants

Utilisez le tableau suivant pour vous aider à faire correspondre vos besoins métier aux scénarios pris en charge par la gestion des enregistrements.

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Vous devez vous conformer à une réglementation spécifique du secteur ? Consultez Exigences réglementaires pour la gestion du cycle de vie des données et la gestion des enregistrements pour obtenir des conseils spécifiques à la réglementation.

Je veux... Documentation
Déclarer un enregistrement Déclarer des enregistrements à l’aide d’étiquettes de rétention
Mettre à jour un enregistrement Utiliser le contrôle de version des enregistrements pour mettre à jour les enregistrements stockés dans SharePoint ou OneDrive
Permettez aux administrateurs et aux utilisateurs d’appliquer manuellement les actions de rétention et de suppression pour les documents et e-mails :
- SharePoint
- OneDrive
- Outlook et Outlook sur le web
Publier des étiquettes de rétention et les appliquer dans les applications
Permettez aux administrateurs de site de définir les actions de rétention et de suppression par défaut à tout le contenu dans une bibliothèque, un dossier ou un ensemble de documents SharePoint Publier des étiquettes de rétention et les appliquer dans les applications
Permettez aux utilisateurs d’appliquer automatiquement les actions de rétention et de suppression aux courriers électroniques à l’aide des règles Outlook Publier des étiquettes de rétention et les appliquer dans les applications
Permettez aux administrateurs d’appliquer des actions de rétention et de suppression à un modèle de compréhension de document afin que celles-ci soient automatiquement appliquées aux documents identifiés dans une bibliothèque SharePoint Publier des étiquettes de rétention et les appliquer dans les applications
Appliquez automatiquement les actions de rétention et de suppression pour les documents et e-mails Appliquer automatiquement une étiquette de rétention au contenu
Démarrez la période de rétention lorsqu’un événement se produit, par exemple :
- Des employés quittent l’organisation
- Des contrats expirent
- Fin de vie d’un produit
Débuter la rétention lorsqu’un événement se produit
Effectuer des actions personnalisées ou les intégrer à d’autres solutions à la fin de la période de rétention Personnaliser ce qui se passe à la fin de la période de rétention
Limiter les modifications apportées aux stratégies afin de répondre aux exigences réglementaires ou de protéger contre les administrateurs malveillants Utiliser le verrouillage de conservation pour restreindre les modifications apportées aux stratégies de rétention et d’étiquettes de rétention
Gérer le cycle de vie de différents types de documents dans SharePoint Utiliser les étiquettes de rétention pour gérer le cycle de vie des documents stockés dans SharePoint
Appliquer une étiquette de rétention à un fichier lorsque je reçois une alerte indiquant que le contenu contenant des données personnelles est stocké ou reste intact pendant trop longtemps Examiner et corriger les alertes dans gestion des risques liés à la confidentialité
Vérifiez que le contenu est révisé et approuvé avant sa suppression à la fin de sa période de rétention Révisions avant destruction
Obtenez une preuve de destruction permanente du contenu à la fin de sa période de rétention. Destruction des enregistrements
Contrôler la manière dont les paramètres conserver et supprimer sont appliqués aux éléments Surveillance des étiquettes de rétention
Créer et gérer par programmation des étiquettes de rétention, une rétention basée sur des événements et automatiser des tâches répétitives pour la gestion des enregistrements API Microsoft Graph pour la gestion des enregistrements (préversion)

Documentation de l’utilisateur final

Si vous utilisez des stratégies de rétention pour la gouvernance des données de base, elles fonctionnent généralement de manière discrète en arrière-plan sans intervention de l’utilisateur. Par conséquent, ils ont besoin de peu de documentation pour les utilisateurs. Les stratégies de rétention pour Teams informe les utilisateurs lorsque leurs messages ont été supprimés avec un lien vers Messages Teams concernant les stratégies de rétention.

En comparaison, les étiquettes de rétention étant présentes dans Microsoft 365 applications, veillez à fournir des conseils aux utilisateurs finaux et au support technique avant de déployer ces étiquettes sur votre réseau de production. Pour aider les utilisateurs à appliquer des étiquettes de rétention dans SharePoint et OneDrive, ainsi que des informations sur le déverrouillage des enregistrements à modifier, consultez Appliquer des étiquettes de rétention aux fichiers dans SharePoint ou OneDrive.

Toutefois, la documentation la plus efficace pour l’utilisateur final sera la personnalisation des instructions que vous fournissez pour les noms et configurations d’étiquettes de fidélisation que vous choisissez. Consultez la page suivante et les téléchargements que vous pouvez utiliser pour former vos utilisateurs : Formation des utilisateurs finaux pour les étiquettes de rétention.